SAĞLIK ENFORMASYON YÖNETİMİ 1 SAĞLIK ENFORMASYON YÖNETİMİ 1
DERSİ DERSİ
7. DERS : HASTA DOSYALARI ARŞİVİ 2
7. DERS : HASTA DOSYALARI ARŞİVİ 2
Hasta Dosyalarının Gizliliği- Hasta Dosyalarının Gizliliği-
Mülkiyeti Mülkiyeti
Dosyalar yasal zorunluluklar dışında Dosyalar yasal zorunluluklar dışında kurum dışına çıkarılmamalıdır.
kurum dışına çıkarılmamalıdır.
İçindeki bilgiler hastanın yazılı izin İçindeki bilgiler hastanın yazılı izin verdiği kişiler dışında kimse ile
verdiği kişiler dışında kimse ile paylaşılamaz.
paylaşılamaz.
Dosyaların gizliliğinin ve kişiye Dosyaların gizliliğinin ve kişiye
Tıbbi Kayıtların Saklanması Tıbbi Kayıtların Saklanması
Aktif hasta dosyası Aktif hasta dosyası (hastanın en son (hastanın en son gelişinden itibaren en fazla 3-5 sene gelişinden itibaren en fazla 3-5 sene
geçmiş yani en fazla 3- 5 senede geçmiş yani en fazla 3- 5 senede
yeniden başvuru yapılmış, aralıklı yeniden başvuru yapılmış, aralıklı
olarak kullanılan dosya.
olarak kullanılan dosya.
Pasif hasta dosyası Pasif hasta dosyası (Uzun süredir (Uzun süredir tekrar kullanılmayan dosya
tekrar kullanılmayan dosya
İngiltere -Müşteriyi Koruma İngiltere -Müşteriyi Koruma
Koruma Kanunu (1987) Koruma Kanunu (1987)
Kadın-doğum kayıtları-25 yıl-hasta Kadın-doğum kayıtları-25 yıl-hasta öldükten 8 sene sonra
öldükten 8 sene sonra
Çocuk kayıtları-25.yaşa kadar-hasta Çocuk kayıtları-25.yaşa kadar-hasta öldükten 8 sene sonra
öldükten 8 sene sonra
Zihinsel hastalık kayıtları-hasta Zihinsel hastalık kayıtları-hasta öldükten 8 sene sonra
öldükten 8 sene sonra
Diğer kayıtlar- 8 yıl Diğer kayıtlar- 8 yıl
Belgeleri Saklamada Belgeleri Saklamada
Seçenekler Seçenekler
Tüm hasta belgelerinin seçilmiş hastanelerde Tüm hasta belgelerinin seçilmiş hastanelerde sürekli saklanması (Özel dal, eğitim )
sürekli saklanması (Özel dal, eğitim )
Tüm hasta belgelerinin seçilmiş yıllarda Tüm hasta belgelerinin seçilmiş yıllarda saklanması (Çift yıl, iki senede bir )
saklanması (Çift yıl, iki senede bir )
Hasta belgelerinin belirli kısımlarının saklanması Hasta belgelerinin belirli kısımlarının saklanması
Hasta belgelerinin sayısına ve dosyaların Hasta belgelerinin sayısına ve dosyaların kalınlığına göre saklanması
kalınlığına göre saklanması
Sistematik örneklem ile saklama Sistematik örneklem ile saklama
Tavsiye Edilen Saklama Periyotları Tavsiye Edilen Saklama Periyotları
Hükümete gönderilen yıllık raporlar (Sürekli)Hükümete gönderilen yıllık raporlar (Sürekli)
Doğum belgeleri kopyaları (Sürekli)Doğum belgeleri kopyaları (Sürekli)
Ölüm belgeleri kopyaları (Sürekli)Ölüm belgeleri kopyaları (Sürekli)
Hastalık indeksleri (10 yıldan sürekliliğe kadar)Hastalık indeksleri (10 yıldan sürekliliğe kadar)
Acil servis kayıtları, doktor indeksleri (10 yıl)Acil servis kayıtları, doktor indeksleri (10 yıl)
Operasyon indeksleri(10 yıl-sürekliliğe kadar)Operasyon indeksleri(10 yıl-sürekliliğe kadar)
Hasta indeksleri, tümör kayıt dosyaları (sürekli)Hasta indeksleri, tümör kayıt dosyaları (sürekli)
Hastaların sağlık belgeleri (En son kullanımdan Hastaların sağlık belgeleri (En son kullanımdan itibaren
itibaren en az 10 yıl )en az 10 yıl )
4 4,5 24
9 7
13
4 5 3
10 8
0 0 0 0 1
0 0 1
0 0 2 0
5 10 15 20 25
Süre
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Dosyaların Saklanma Süresi
Hasta Dosyası Saklama Süresi
2 0
2 3
2 17
5 18
0 0 6
0 2
0 0 4
0 0
2
0 0 0
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18
Kurum Sayısı
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
Rontgen Filmleri Saklama Süresi
0 0 2
4 4 8
4 21
2 2 9
0 1 0
2
0 0 2
0 0 0 0 0
5 10 15 20 25
yıl
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
BBT Saklama Süresi
Tıbbi Film Arşivi Tıbbi Film Arşivi
Ayrı bir yerde film arşivi oluşturulması Ayrı bir yerde film arşivi oluşturulması
Filmlerin 35.mm.lik mikro filmler halinde Filmlerin 35.mm.lik mikro filmler halinde saklanması
saklanması
Bilgisayar ortamında saklanması Bilgisayar ortamında saklanması
Tıbbi Belgelerin Taşıması Gerekli Özellikler 1
• Tıbbi bilgileri içeren formlar tüm ülkede standart ve tüm bilgileri içerecek sayıda olmalıdır
• Formlar gerekli bilgileri içermeli ve bu bilgilerin zamanında işlenmesi
sağlanmalıdır.
• Formlar basit ve anlaşılır olmalıdır.
Tıbbi Belgelerin Taşıması Tıbbi Belgelerin Taşıması
Gerekli Özellikler
Gerekli Özellikler 2 2
Formlar istatistiksel veri hazırlamaya Formlar istatistiksel veri hazırlamaya uygun düzenlenmelidir.
uygun düzenlenmelidir.
Her sağlık kurumunda formların tek bir Her sağlık kurumunda formların tek bir merkezde toplanması sağlanmalıdır.
merkezde toplanması sağlanmalıdır.
Formlara erişim kolay olmalıdır. Formlara erişim kolay olmalıdır.
Tıbbi belgelerin kaybolmaması ve görevli Tıbbi belgelerin kaybolmaması ve görevli personel dışındaki kişiler tarafından
personel dışındaki kişiler tarafından
kullanılmaması için gereken önlemler
kullanılmaması için gereken önlemler
Sağlık Kurumları İstatistikleri İçin Tutulacak Veriler
• Hasta ile ilgili veriler
• Hastalık ile ilgili veriler
• Sağlık kurumu ile ilgili veriler
Hastalık Sınıflama Sistemleri
• 17 başlıklı sınıflama
• 100 başlıklı P sınıflaması (Perinatal hastalık ve mortalite)
• 300 başlıklı D sınıflaması (Morbidite)
• 70 başlıklı C sınıflaması
• 50 başlıklı B sınıflaması
• 150 başlıklı sınıflama
Uluslararası Hastalık Sınıflama Sistemleri
• International Classification of Diseases Ninth Revision, Clinical Modification ICD-8M- 9-CM- 10 CM
• Hastalıklar-Tablolar
• Hastalıklar-Alfabetik İndeks
• Ameliyatlar-Tablolar ve Alfabetik İndeks
• Nümerik, Alfanümerik sistem
• HCFA - Health Care Financing Administration
• HCPCS-HCFA Common Procedure Coding System: Üç kodlama düzeyini içermektedir.
• Current Procedural Terminology (CPT)
• National Codes
Uluslararası Hastalık Sınıflama
Sistemleri
• Yatan Hastalar ICD-9-CM Teşhis ve işlemler için
• Poliklinik Hastaları ICD-9-CM Teşhis ve
HCPCS/CPT işlemler
• Doktor ofisleri ICD-9-CM Teşhis ve
HCPCS/CPT İşlemler
Doğru Sınıflama İçin Koşullar
• Tanıda hastalığın akut-kronik olduğunun belirtilmesi
• Hastalığın etiyolojisine göre belirtilmesi
• Tanı ve hastalığın birlikte olduğu durumların belirtilmesi
• Tanının kesin olup olmadığının belirtilmesi
• Hastalık için konulan tanının açık ve kapsamlı olarak belirtilmesi
• Tanıların okunaklı ve özenli yazılması kullanılan terimlerin uluslararası sınıflamaya göre yapılarak
