İŞ SÜREÇLERİ TANIMLAMA FORMU

(1)

İş Adımı No İş Adımının Gerçekleştirilme Süresi

2.2.1.1 2 gün

2.2.1.2 1 hafta

2.2.1.3 1 gün

2.2.1.4 1 gün

2.2.1.5 3 gün

2.2.1.6

Verilerin sunu formatına işlenmesi Birim Personeli SUNU

Aylık olarak hazırlanan sunumun arşivlenmesi Birim Personeli Sunu, Mail, EBYS

TSİM’ de bulunmayan verilerin ilgili birimlerden veya başkanlıktan toplanması. Birim Personeli EBYS

Verilerin kontrolünün yapılması Birim Personeli Yok

Verilerin Sağlık Bakanlığı formatına uygun olarak konsolide edilmesi, birleştirilmesi Birim Personeli İstatistiki tablolar

Alt Sürecin Çıktıları: Verilerin değerlendirilmiş raporu, sunum

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: Aylık

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: Sürekli

İş Adımı****

İş Adımını Gerçekleştiren Personelin

Unvanı*****

İş Adımı İçerisinde Kullanılan Doküman ya da Sistem

Adı

TSİM’e girilmiş olan verilerin sistemden alınması Birim Personeli TSİM, HBYS

Süreç Adı**: İstatistik Analiz ve Raporlama Süreci Sürecin Sahibi: Birim Sorumlusu

Sürecin Amacı: Verilerin derlenmesi, değerlendirilmesi ve raporlandırılarak üst kurumlara sunulması

Harcama Birimi Adı: Balıkesir İl Sağlık Müdürlüğü

Ana Süreç Adı*: Kamu Hastaneleri Hizmetleri Ana Süreci

Açıklama

Ana Süreç No: 2

Süreç No: 2.2

*Ana Süreç Adı: Daire Başkanlığı/Başkanlığı ifade eder.

**Süreç Adı: Daire Başkanlığına/Başkanlığa bağlı birimleri ifade eder.

***Alt Süreç Adı: Birimlerde yürütülen işleri ifade eder.

****İş Adımı: İşin nasıl yürütüldüğünü ifade eden faaliyet adımlarıdır. İş Adımları yazılırken cümle sonu –mesi, -ması ifadeleri ile bitirilmelidir.

*****Kadro unvanı değil, yaptığı görevin unvanı yazılmalıdır. (Örneğin …….. Birimi Birim Sorumlusu, …….. Birimi Birim Personeli gibi) 2021 - 2022 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı E.2.6.1 ve E.2.6.3 eylemleri için doldurulacaktır.

Bu form Birim düzeyinde hazırlanacaktır.

İlgili çalışma yönergesinde belirtilen sıralama ile numaralandırmaya başlanacaktır.

Ana Süreç: 1.,2.,3.,……;

Süreç: Bağlı bulunduğu ana sürecin kodunu başına alarak 1.1., 1.2., 2.1., 3.1.,……;

Alt Süreç: Bağlı bulunduğu sürecin kodunu başına alarak 1.1.1., 1.1.2., 1.2.1., 2.1.1., 3.1.1.,……;

İş Adımı: Bağlı bulunduğu alt sürecin kodunu başına alarak 1.1.1.1., 1.1.2.1., 1.2.1.1., 2.1.1.1., 3.1.1.1.,……numaralarını alır.

(bknz: Süreç ve Risk Metodolojisi Rehberi)

Doküman Kodu: İÇK-FR-03 Yayın Tarihi: 01/01/2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi: 01/01/2021

Alt Süreç No: 2.2.1 Alt Süreç Adı***: Bakanlık Sunumu hazırlama alt süreci

Alt Sürecin Girdileri: TSİM’e girişi yapılmış veriler, istatistiki formlar

(2)

2.2.2.1 2 gün

2.2.2.2 1 hafta

2.2.2.3 1 gün

2.2.2.4 1 gün

2.2.2.5 3 gün

2.2.2.6 1 saat

İş Adımı No İş Adımının

Gerçekleştirilme Süresi

2.2.3.1 4 saat

2.2.3.2 15 gün

2.2.3.3 1 gün

Alt Sürecin Çıktıları: Sunu

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: Üç aylık,altı aylık,dokuz aylık,yıllık

Adı İş Adımını

Gerçekleştiren Personelin Unvanı*****

İş Adımı****

Verilerin Sağlık Bakanlığı formatına uygun olarak konsolide edilmesi, birleştirilmesi Verimlilik Birim Personeli İstatistiki tablolar

Alt Süreç Adı***:Verimlilik İl Sunumu hazırlama alt süreci

Alt Sürecin Girdileri: TSİM’e girişi yapılmış veriler, istatistiki formlar,HBYS Alt Süreç No: 2.2.2

Alt Süreç No: 2.2.3 Alt Süreç Adı***: Faaliyet Raporu ve Brifing Dosyasının Hazırlanması Alt Süreci

Sürecin Girdileri: Valilikten gelen faaliyet raporu yazısı

Sürecin Çıktıları: Faaliyet Raporu ve Brifing Dosyası

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: : Altı aylık, yıllık

Verilerin kontrolünün yapılması Birim Sorumlusu ve

Verimlilik Birim Sorumlusu Yok

TSİM’ de bulunmayan verilerin ilgili birimlerden veya başkanlıktan toplanması. Birim Personeli EBYS

Verilerin PDF formatına işlenmesi Verimlilik Birim Personeli SUNU

3 Aylık olarak hazırlanan sunumun üst yönetime sunulması, üçer aylık dönemlerde ise Verimlilik Yerinde Değerlendirme Giriş Sistemine yüklenilmesi Verimlilik Birim Sorumlusu VYDG Sistemi

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: Ocak, Temmuz

İş Adımı****

Unvanı*****

Adı

Valilikten gelen yazı üzerine birimlere yazı gönderilmesi Birim personeli EBYS

Hazırlanan Brifing Raporu ve Faaliyet Raporunun üst yazı ile Valiliğe sunulması. Birim personeli EBYS, Brifing Dosyası

Birimlerden toplanan faaliyetlerin formata uygun olarak düzenlenmesi Birim personeli EBYS

(3)

2.2.4.1 1 Gün

2.2.4.2 1 Gün

2.2.4.3 1 Gün

2.2.5.1 3 gün

2.2.5.2 2 gün

2.2.5.3 1 gün

2.2.5.4 5 gün

2.2.5.5 1 hafta

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: Günlük

İş Adımı****

Unvanı*****

Adı

Kurumlardan şifre yenileme, yetkilendirme ve iptal talep yazılarının gelmesi Birim Personeli EBYS

Sürecin Çıktıları: Yetki ve Şifre Oluşturulması

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: Günlük

Alt Süreç No: 2.2.5 Alt Süreç Adı***:İl Koordinasyon İzleme ve Değerlendirme Sistemi Faaliyetleri Alt Süreci

İstenilen yetkilerin sistemden verilmesi ya da iptal edilmesi, şifre yenileme işleminin yapılması Birim Personeli ÇKYS

Yetkilendirilen personele kullanıcı adı ve şifresinin bildirilmesi, Yenilenen şifrenin kullanıcıya bildirilmesi Birim Personeli e posta /telefon

İl Koordinasyon İzleme ve Değerlendirme Sistemi kapsamında ziyaret edilecek sağlık tesislerinin belirlenmesi Birim personeli KİD

Değerlendirme ekibinin belirlenmesi Birim personeli Yok

Sürecin Girdileri:İl İzleme ve Değerlendirme Sistemi(KİD)

Sürecin Çıktıları: Değerlendirme Raporu (puan), DÖF

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: 4

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: Ocak, Nisan, Temmuz, Ekim

İş Adımı****

Unvanı*****

Adı

Düzeltici ve önleyici faaliyet gerektiren durumlar için işlem yapılması Birim personeli KİD

Sağlık Tesisleri ziyaret bilgilerinin sisteme yüklenmesi Birim personeli KİD

Değerlendirme sonucuna göre yapılacak işlemlerin belirlenmesi Birim personeli Yok

(4)

2.2.6.1 2 gün

2.2.6.2 1 gün

2.2.6.3 1 gün

2.2.6.4 2 gün

2.2.6.5

2.2.7.1 5 gün

2.2.7.2 1 saat

2.2.7.3 2 saat

2.2.7.4 30 gün

2.2.7.5 4 saat

Aylık olarak hazırlanan sunumun arşivlenmesi Birim Personeli Sunu, Mail, EBYS

Alt Süreç No: 2.2.7 Alt Süreç Adı***: Balıkesir Kamu Hastaneleri Başkanlığına Bağlı Sağlık Tesislerindeki Laboratuvar Hizmet Süreçlerinin işlemleri ve takibi Alt Süreci

Alt Sürecin Girdileri: Tıbbi Laboratuvarlar Yönetmeliği

Alt Sürecin Çıktıları: Faaliyetin Gerçekleşmesi

Verilerin kontrolünün yapılması Birim Personeli Yok

Verilerin Sağlık Bakanlığı formatına uygun olarak konsolide edilmesi, birleştirilmesi Birim Personeli İstatistiki tablolar

Verilerin sunu formatına işlenmesi Birim Personeli SUNU

Alt Süreç No: 2.2.6 Alt Süreç Adı***: Kamu Hastaneleri Başkanlık Sunumu hazırlama alt süreci

Alt Sürecin Girdileri: TSİM’e girişi yapılmış veriler, istatistiki formlar

Alt Sürecin Çıktıları: Verilerin değerlendirilmiş raporu, sunum

İş Adımı****

Unvanı*****

Adı

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: Aylık

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: Sürekli

İş Adımı****

Unvanı*****

Adı

Yönetmelik ve hizmet gereklerine uygun olarak laboratuvar hizmetlerinin planlanması Birim Personeli Yok

Başvuru tescil dosyasının hastaneden temini Birim Personeli EBYS

Sağlık Hizmetleri Başkanlığına tescil yapılmak üzere dosyanın gönderilmesi. Birim Personeli EBYS

Denetim sonucuna göre eksikliklerin giderilmesi. Birim Personeli Yok

Tescil belgesinin hastaneye tebliğ edilmesi. Birim Personeli EBYS

(5)

2.2.8.1 3 GÜN

2.2.8.2 10 GÜN

2.2.8.3 3 GÜN

2.2.8.4 3 GÜN

2.2.8.5 2 SAAT

2.2.8.6 HER GÜN

2.2.8.7 1 GÜN

2.2.8..8 1GÜN

2.2.9.1 5 GÜN

2.2.9.2 10 GÜN

2.2.9.3 1 saat

2.2.9.4 1 saat

2.2.9.5 10 GÜN

2.2.9.6 5 GÜN

2.2.9.7 SÜREKLİ

2.2.10.1 1 GÜN

2.2.10.2 1 SAAT

2.2.10.3 1 GÜN

2.2.10.4 1 GÜN

2.2.11.1 1 GÜN

2.2.11.2 1 -20 GÜN

2.2.11.3 1 GÜN

2.2.11.4 2 saat

2.2.11.5 1 GÜN

2.2.11.6 1 GÜN

2.2.11.7 SÜREKLİ

2.2.11.8 3 GÜN

Gerekli hallerde radyasyon güvenliği ile ilgili eğitimlerin planlanması, iş ve işlemlerin takip edilmesi. Birim Personeli

Görevlendirme EBYS

Eksikliklerin giderilmesinin takip edilmesi. Birim Personeli

Yeni kurulacak veya tadilat düzenlem yapılan radyoloji birimlerinde Nükleer Denetleme Kurulundan (NDK) önce gerekli ön çalışmaların yapılarak tesislerin hazırlanması.

Birim Personeli

Görevlendirme EBYS

Doz ölçüm raporlarının değerlendirilmesi. Birim Personeli Ölçüm Raporları

Doz sınırını aşan tesisler için gerekli önlemler ve yapılması gereken işlemlerin sağlık tesisine rapor ile bildirilmesi. Birim Personeli EBYS

Ölçüm raporları doğrultusunda;Düzenleyici faaaliyetler, eğitim vb. uygulamaların başlatılması ve sağlık teisisinin bilgilendirilmesi. Birim Personeli EBYS İş Adımı****

Unvanı*****

Adı Radyasyon güvenliği kapsamında TAEK lisans yenileme süreçleri öncesinde veya talep halinde doz ölçümü yapılacak sağlık tesilerinin belirlenmesi, gerekli

bildirimin kurumlara yapılması. Birim Personeli EBYS

İlgili tesise gidilerek radyasyon doz ölçümünün yapılması. Birim Personeli GEİGER CİHAZI

İlimiz dâhilinde temini yapılmayacak cihazlar ile ilgili gerekli çalışmaların başlatılması. Birim Personeli EBYS

Alt Süreç No: 2.2.11 Alt Süreç Adı***: Sağlık Tesislerinde radyolojik cihazların radyasyon güvenliğine yönelik doz ölçümü işlemleri alt süreci Sürecin Girdileri: Ölçüm Sonuçları

Sürecin Çıktıları: Değerlendirme Raporu, alınan önlenmler Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: Sürekli Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: Sürekli

Sağlık tesislerimiz tarafından talep edilen cihazların ilgili sağlık tesisleri bünyesinde kullanım gerekliliği ile ilgili değerlendirmenin yapılması. Birim Personeli TSİM/HBYS

Yapılan değerlendirme sonucu alınması uygun görülen cihaz ile ilgili görüşümüzün ilgili birimlere iletilmesi. Birim Personeli EBYS

Talep edilen cihaz ile ilgili ilimiz dâhilinde ilgili birimler tarafından genel sorgulamanın yapılarak, diğer sağlık tesislerinden temin edilip edilemeyeceği ile

ilgili değerlendirmenin koordinasyon içinde yapılması. Birim Personeli EBYS

Alt Süreç No: 2.2.10 Alt Süreç Adı***: Kamu sağlık tesislerimiz tarafından talep edilen tıbbi cihaz ile ilgili kamu kaynaklarının etkin ve verimli kullanımına yönelik Müdürlüğümüz ilgili birimleri ile koordineli olarak taleplerin değerlendirilmesi alt süreci.

Sürecin Girdileri: Sağlık Teisindeki Cihaz sayısı, Kullanan hekim sayısı Sürecin Çıktıları: Talep edilen değişklikler

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: Sürekli Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: Sürekli

İş Adımı****

Unvanı*****

Adı Bakanlığımızca hazırlanan yeni hizmet binası projelerinin; Sağlıkta Kalite Standartları, Verimlilik Yerinde Değerlendirme Rehberi ve Kamu Sağlık Tesisleri

Ruhsatlandırma Yönetmeliği kapsamında değerlendirilmesi. Birim Personeli EBYS

Değerlendirme neticesinde raporların hazırlanaması. Birim Personeli EBYS

Değerlendirilen yapı projelerdeki değişiklik taleplerinin Bakanlığımız ilgili birimlerine iletilmesi için Destek Hizmetleri Başkanlığına resmi yazı ile iletilmesi

ve takibinin yapılması. Birim Personeli EBYS

İhtiyaç programı tespit formunun Müdürlüğümüz bünyesinde incelenmesi. Birim Personeli TSİM/HBYS

İhtiyaç programı tespit formunun incelenmesi neticesinde eksik görülen kısımların düzeltilmesi yada revizyonunun yapılması için ilgili sağlık tesisne

gönderilmesi. Birim Personeli EBYS

Tamamlanan İhtiyaç programı tespit formunun KHGM Sağlık Tesisleri Yatırım Planlama ve Takip Dairesi Başkanlığı resmi yazı ile gönderilmesi. Birim Personeli EBYS Sürecin Çıktıları: Talep edilen değişkliklerin gerçekleştirilmesi

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: Sürekli Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: Sürekli

İş Adımı****

Unvanı*****

Adı Kamu sağlık tesisleri yeni hizmet binaları ile ilgili ihtiyaç programı tespit formlarının ilgili kurum tarafından; Hastanenin hizmet rol grubu, bölgelesel

etkinliği, sağlık hizmet sunumu göz önünde bulundurularak hazılanmasının sağlanması. Birim Personeli EBYS

Sağlık tesislerimizde verilemekte olan görüntüleme hizmetleri randevu sürelerinin takibinin yapılması. Birim Personeli HBYS-TSİM

Bakanlığımızın öngördüğü randevu süreleri dışında kalan hizmetlere yönelik yönelik iyileştirici uygulama ve düzenlemelerin,faaaliyetlerin planlanması ve

ilgili sağlık tesisine bildirilmesi. Birim Personeli EBYS

Alt Süreç No: 2.2.9 Alt Süreç Adı***: Kamu sağlık tesisleri yeni ve ek hizmet binaları plan/projelerinin sağlık hizmet sunumu, ruhsatlandırma, sağlıkta kalite standartları kapsamında Müdürlüğümüz ilgili birimleri ile koordineli olarak incelenmesi alt süreci.

Sürecin Girdileri: İhtiyaç programı tespit formu, Sağlıkta Kalite Standartları, Verimlilik Yerinde Değerlendirme Rehberi ve Kamu Sağlık Tesisleri Ruhsatlandırma Yönetmeliği, İlgili Bakanlık Yazıları Tespit edilen aksaklıklar ile ilgili iyileştirici faaliyetler, gerekli hallerde değerlendirme toplantıları planlanması ve katılımcıların belirlenmesi, görevlendirme

olurunun alınması. Birim Personeli EBYS

Üst kurumlardan gelen görüntüleme ile ilgili uygulamaya yönelik resmi yazıların, değerlendirme toplantıları kararlarının Sağlık Tesislerimize gönderilmesi. Birim Personeli EBYS

Teletıp Sistemi ve sağlık tessilerimizin veri gönderimi ile ilgili iş ve işlemlerin takip edilmesi, varsa eksiklerin tamamlanmasının sağlanması. Birim Personeli TELETIP

Sağlık Tesislerinden görüntüleme hizmetleri ile ilgili ihtiyaç duyulan verilerin dönemler halinde toplanması Birim Personeli E-Mail, EBYS

Sağlık Tesislerimizden gelen veriler ile TSİM ve HBYS verilerinin karşılaştırılması Birim Personeli HBYS-TSİM

Değerlendirilen hizmetler ile ilgili tespit edilen aksaklıkların belirlenmesi, ilgili kurumlara iletilmesi. Birim Personeli EBYS

Alt Sürecin Çıktıları: Faaliyet Raporu Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: Sürekli Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: Sürekli

İş Adımı****

Unvanı*****

Adı