El Kitab - 2004*
T an m lam a
Ö n d e erlen d irm e U y g u lam a
D e erlen d irm e &
D en etim
P ro g ram la m a
Bölümler:
Proje Çevrimi Yönetimi Operasyonel K lavuzu Mant ksal Çerçeve Yakla m
Kurumsal Kapasite De erlendirmesi
* ngilizce doküman n taslak tercümesidir.
4 PÇY OPERASYONEL KILAVUZU
4.1 Genel Bak +
4.1.1 Faaliyetler çevrimi
AB d yard m projelerinin yönetimine yönelik faaliyetler be a amadan olu maktad r. A a daki Figür 4’te bu a amalar gösterilmektedir.
Figür 4 – Faaliyetler Çevrimi
T an m lam a
Ö n d e erlen d irm e U y g u lam a
D e erlen d irm e &
D en etim
P ro g ram la m a
Bu çevrim üç ana prensibi vurgular. Bunlar:
1. Her a amada karar alma mekanizmalar ve süreçleri tan mlanmaktad r(önemli bilgi gereksinimleri ve kalite de erlendirme kriterleri de dahildir);
2. Çevrimin a amalar ileriye dönüktür – her a aman n kendinden sonraki birimin daha ba ar l olarak ele al nabilmesi için öncelikli olarak tamamlanmas gerekmektedir1; ve 3. Düzenli bir ekilde i leyen geribildirim ve kurumsal ö renim sürecinin bir parças olarak
izleme ve de erlendirme sonuçlar na bakarak yeni programlama ve proje tan mlama gerçekle tirilir.
Pratikte ölçeklerine, kapsamlar na ve kurulduklar belirli i letim modellerine ba l olarak çevrimde her a aman n süresi ve önemi bir di erinden farkl d r. Örne in, büyük ve kompleks bir mühendislik projesinin tan mlama a amas ndan uygulama a amas na geçi i y llarca sürerken beklenmedik bir ekilde ortaya ç kan bir sorunun ard ndan acil destek sa lamak amac yla olu turulan bir projenin faaliyetlerine ba lamas için sadece birkaç hafta ya da ay yeterli olabilir.
Bununla birlikte, uygun ve gerçekle tirilebilir projelerin tasarlanmas n n ve etkili bir ekilde
1Bu diyagramda bahsedilen de erlendirme çe idi ‘ex-post’ ya da ‘proje tamamland ktan sonra’ olmas na ra men proje’nin uygulanmas esnas nda da ‘biçim vermeye yönelik
uygulanmas n n sa lanabilmesi için projede, tan mlama ve önde erlendirme a amalar na yeterli zaman ve kaynak ayr lmas kritik bir önem ta r.
Ayn zamanda AB’nin kendi programlar nda finansman kararlar n uygularken özellikle zamanlama konusunda farkl l klar görülmektedir. Bu nedenle MEDA ve TACIS gibi
programlar n finansman karar Tan mlama a amas n n sonunda verilirken (Proje Fi leri ile bir Program içeren Finansman Önerisinin onay ve sunumu üzerine) ACP bölgeleri ve ALA ülkeleri söz konusu oldu unda fon karar sadece Önde erlendirme tamamland ktan sonra verilir.
Finansman kararlar n n nas l al nd n n daha detayl tarifini Bölüm 4.1.7’de bulabilirsiniz.
4.1.2 PÇY ve “Teklif Ça2r lar n n” yönetilmesi
“Teklif Ça r lar ” genellikle tematik bütçe kalemlerinin alt nda (Bnsan Kaynaklar , Cinsiyet, Çevre, Besin Güvenli i ve STÖ’ler ile ortak finansman gibi) özellikle devletten olmayan ki ilere hibe fonu sa lamak için kullan lmaktad r.2 Ayn zamanda co rafik bütçe kalemleri de artan bir
ekilde Teklif Ça r lar n devletten olmayan ki ilere (Asya Ba lant lar Program yoluyla örne in) finansman sa lamak için kullanmaktad r. Bu yakla m n ayr ca yeni Finansman
Faaliyetlerinde (Su ve Enerji Te ebbüsleri gibi) de kullan ld görülmektedir. Devletten olmayan ki iler söz konusu oldu unda Teklif Ça r lar n kullanmak art k genel bir kural haline gelmi tir.
Teklif Ça r lar n kullanmak ile ortak hükümetlerle “direk ayarlamalar ” kullanmak aras ndaki ba l ca ayr m proje çevriminin farkl a amalar ndaki AB yönetim sorumluluklar ile ilgilidir.
Örne in, Teklif Ça r lar yakla m nda AB gerçekle tirmek istedi i geni hedefleri, fon sa lamay dü ündü ü projelerin kapsamlar n , uygulama ve de erlendirme prosedürlerini ve ba vuran kimseler için uygunluk kriterlerini belirler. Dolay s yla projenin tan mlanmas , önde erlendirmesi ve uygulanmas sorumlulu u ortak fon sa lamaya ba vuran ki ilere geçer.3 Ortak Hükümet (ör. co rafik bütçe hatlar fon sa lama ayarlamalar ya da EDF) ile direk olarak çal l rken ise AB daha direk bir rol al r ve çevrimin tan mlama ve önde erlendirme a amalar n n yönetim sorumlulu unu üstlenir.
Dolay s yla PÇY’de bu bölüm (Bölüm 4) teklif ça r lar na/finansman faaliyetlerine de il, kilit ad mlar n tan mlanmas na ve co rafik bütçe kalemlerinin yönetim sorumluluklar na odaklan r.
Buna ra men K lavuzlar teklif ça r lar n n/finansman faaliyetlerinin tasar m na ve yönetimine dahil olmu kimselere faydal olacak bir çerçeve sa lar. Yaln z bunun sa lanabilmesi a a daki ko ullara ba l d r. Bunlar :
bütün AB destekli kalk nma projeleri ( fakat finansman sa lanm ve yönetilmi ) olu turulmu olan kalite vas flar na, kriterlerine ve standartlar na göre hala de erlendirilebilir olmas (Bölüm 4.1.6’ya bak n z), ve
proje çevrim yönetiminin ba ar l uygulama prensipleri (Bölüm 5 den 9’a kadar olan k s mda tan mlanm olan Araçlar da dahil ederek) AB fonlar n alan/yöneten kimse taraf ndan hala uygulanabilir olmas .
2Mevcut bir adet tedarikçi (monopolistik) olmas istisnai bir durumdur
3Ortak Hükümetlerle yap lan “direk ayarlamalar” ile Teklif Ça r lar yakla m n n di er bir fark ise hibe al c lar n n toplam uygun maliyetlere yapacaklar ola an katk oran gereklili idir (ayni yard m dahil de ildir).
4.1.3 PÇY prensipleri ve Mant ksal Çerçeve Yakla+ m
Proje Çevrim Yönetimi projenin süresi boyunca kullan lacak olan yönetim faaliyetlerini ve karar- alma prosedürlerini (kilit görevler, roller ve sorumluluklar, kilit dokümanlar ve karar
seçeneklerini de dahil ederek) tan mlar.
PÇY sayesinde:
projeler AB’nin ve kalk nma ortaklar n n tek emsiye alt nda toplanan politika hedeflerini destekler;
projeler kararla t r lm olan strateji ve hedef gruplar/faydalan c lar n gerçek problemleri ile uyum içinde olur;
projeler gerçekle tirilebilir ifadesi, uygulay c kurumlar n kapasitelerini ve projenin gerçekle tirilece i çevrenin k s tlamalar n göz önünde bulundurarak proje hedeflerinin gerçekçi bir ekilde elde edilece i anlam na gelir; ve
projeler ile elde edilen faydalar n proje bittikten sonra da devaml l sa lan r.
Bu amaçlar n elde edilmesini desteklemek için PÇY:
kilit payda lar n aktif kat l m na gerek duyar ve yerel sahiplenmeyi destekler;
Mant ksal Çerçeve Yakla m n (ayn zamanda di er araçlar ) birtak m kilit de erlendirmeler/analizleri desteklemek için kullan r ;
Kilit kalite de,erlendirme kriterini proje çevriminin her a amas na dahil eder;ve
Do ru bilgiler ile beslenen karar-alma mekanizmas n desteklemek için her a amada (ço unlukla anla lm olan konseptler ve tan mlar ile) iyi kaliteye sahip önemli dokümanlar n üretilmesine gerek duyar.
Mant ksal Çerçeve Yakla m u anda ço u iki tarafl ve çok tarafl yard m kurumlar , uluslararas STÖ’ler ve birçok ortak hükümet taraf ndan kullan lan (bir ya da di er biçimde) analitik bir yönetim arac d r. Asl nda, AB genellikle Mant ksal Çerçeve Matrisinin olu turulmas na gerçekle tirdi i d yard mlara yönelik olan proje önde erlendirme prosedürlerinin bir parças olarak gerek duyar. Bu K lavuz dolay s yla proje çevrim yönetiminin çe itli a amalar nda Mant ksal Çerçeve Yakla m n n uygulanmas na önem verir.
Mant ksal Çerçeve Yakla m n olu turan araçlardan Bölüm 4’deki uygun noktalarda
bahsedilmektedir ve ayn zamanda Bölüm 5’te (Mant ksal Çerçeve Yakla m ) detayl bir ekilde aç klanmaktad r.
MÇY yeterince anla ld ve ak ll ca uyguland nda çok etkili bir analitik yönetim arac olarak kullan l r. Yaln z buna ra men tecrübenin ve profesyonel hükümlerin yerini hiçbir zaman alamaz ve her zaman di er araçlar n (Ekonomik ve Finansal Analiz ile Çevresel Etki De erlendirmesi gibi) ve payda lar n etkili kat l m n destekleyen çal ma tekniklerinin uygulanmas yoluyla tamamlanmal d r.
4.1.4 Kilit dokümanlar ve sorumluluklar
AB proje çevrim yönetimi kapsam nda haz rlanan kilit dokümanlar ve kimlerin ba l ca sorumlu oldu u Figür 5’te gösterilmektedir.
“Bireysel Proje” yakla m (finansman kararlar önde erlendirmeden sonra al n r) ile “Program”
yakla m (program n ya da projeler “paketinin” tam nlanmas n n ard ndan finansman karar al r) aras nda fark vard r. Bu iki ana yakla m, fonlar n kalk nma projelerine verilmesi için halen uygulanabilir olan iki yasal (finansman) araca dayand r lmaktad r ve bunlar EuropeAID çal anlar n n aralar ndan seçecekleri fon “seçeneklerini” temsil etmezler.
Figür 5 – Porje çevrimi, as"l dokümanlar ve sorumluluklar
Ulusal Gösterge Program Ülke Strateji
Belgesi
Ön-fizibilite çal mas
Fizibilite tasar m çal mas
Finansman önerisi Y ll k operasyonel planlar
(faaliyet ve kaynak planlamalar ve bütçe de
dahildir) De*erlendirme &
Denetim raporlar
,zleme raporlar (üç ayl k, y ll k,
vb)
Programlama
Tan"mlama
Ön de&erlendirme Uygulama
De&erlendirme &
Denetim Tan mlama Fi i
Ulusal Politika, PRSP AB Kalk nma Politikas
Ortak sorumlulu u (AB deste i ile) AB sorumlulu u (ortak ülke ile baz lar payla! l r) CRIS ‘Uygulama Raporu’
Penceresindeki güncellenmi bilgiler
Kilit
ve ya
Finansman Önerisi - Proje Fi i ile Eylem
Progrma
ve ya
,dari ve Tknik hükümlerin ileri spesifikasyonlar ve her proje için gerekli olan Görev Tan mlar
Bireysel Proje Yakla+"m"
‘Program’
Yakla+"m"
Finansman Anla mas Finansman
Anal amas
Finansman Karar
Finansman Karar
Dolay s yla PÇY’ni destekleyen resmi AB dokümanlar ve bilgi kaynaklar unlard r:
AB’nin Kalk nma Politikas , Ülke Strateji Belgeleri ve Ulusal Gösterge Program dokümanlar ;
Tan mlama Fi i (bazen Tan mlama Döküman n n Sonu olarak adland r l r);
Finansman Önerisi (FÖ) – ya bireysel projeler için ya da projelerin Program için (bazen
“Eylem Program ” olarak adland r l r);
Finansman Anla mas ve ilgili Teknik ve Bdari Provizyonlar ve Görev Tan m ; Uygulama Raporu penceresinin de dahil oldu u CRIS’de bulunan bilgiler (Common Relex Information System); ve
De erlendirme ve Denetleme raporlar .
Bu dokümanlar n her birinin genel yap s ndan ve dü ünülen içeri inden proje çevriminin ilgili a amalar nda bahsedilmektedir.
Ön-fizibilite ve fizibilite çal malar n n haz rlanmas ve y ll k i leyen planlar n üretilmesi ve düzenli izleme raporlar n n ba l ca sorumlulu u AB’ye de il (AB’nin katk da bulunmas na veya bu i leri desteklemek için kaynak sa lamas na ra men) uygulay c ortaklara aittir. Dolay s yla bu
dokümanlar as l olarak uygulay c ortaklar taraf ndan “sahiplenilece inden” AB dokümanlar n kesin format ile ilgili aç klama yapmaz.4Yat r m kararlar n n de erlendirilmesi, uygulaman n izlenmesi ve tahsis edilen kaynaklardan sorumlu olmalar n n sa lanmas için yine de AB dokümanlar n yeterli bilgi (nitelik ve nicelik aç lar ndan) içermesini temin etmelidir.
4.1.5 Karar alma noktalar , seçenekleri ve ba+l ca sorumluluklar
Proje çevrimindeki AB için olan ana karar alma noktalar a a daki tabloda özetlenmektedir.
A+ama & Odaklan"lan
Soru Kilit AB karar
noktalar"
Ba+l"ca sorumluluk Karar seçenekleri Programlama
Orta, n kalk nma öncelikleri nelerdir ve Yard m için AB’nin oda, nedir?
• Ülke Strateji Belgesi ve Ulusal Gösterge Program üzerinde karara var lmas (National Bndicative Programme)
• Temsilcilikler, EuropeAID ve Ortak Hükümetler ile DEV/RELEX i birli i içerisinde
• Program
önceliklerinin, sektör oda n n, yard m tipinin ve finansman modalitelerinin seçimi
Tan mlama
Projenin konsepti yerel önceliklerle ilgili mi ve AB’nin politik öncelikleri ile uyum içinde mi?
• Tan mlama Fi inin ya da Finansman Önerisinin (Proje Fi leriyle Program) tamamlanmas ve sunulmas (bireysel projeler)
• Temsilcilik, Ortak Hükümet e i/di er ba l ca olan payda larla ilk de erlendirmeyi gerçekle tirir
• Birinci inceleme KDG taraf ndan gerçekle tirilir – kailte deste i sa lamak için
• Uzmanlar AB
perspektifinden bakarak di er ad mlar üzerine karar verir
• Proje fikrinin (fikirlerinin) kabul edilmesi veya düzenlenmesi veya reddedilmesi
• Projelerin Program finanse edilsin ya da edilmesin
Önde erlendirme
Proje gerçekle tirilebilir mi ve sürdürülebilir faydalar getirebilecek mi?
• Finansman
Önerisinin ve Teknik ve idari
provizyonlar n/Görev Tan mlar n n (TOR) tamamlanmas
• Temsilcilik Ortak Hükümet e i/di er ba l ca payda larla ilk
de erlendirmeyi gerçekle tirir
• Bkinci inceleme KDG taraf ndan gerçekle tirilir – kalite de erlendirmesi sa lamak için
• Uzmanlar AB
perspektifinden bakarak di er ad mlar üzerinde karar verir
• Önerinin kabul edilmesi, reddedilmesi veya düzenlenmesi
• Bireysel projeler için, finanse edilsin ya da edilmesin
Uygulama
Sonuçlar elde edilmekte mi ve kaynaklar etkili ve verimli kullan lmakta m ?Hangi düzenleyici eylemler
gerçekle tirilmelidir?
• Y ll k
B letim/Çal ma Planlar ve di er izleme/de erlendirme raporlar n n
sunulmas
• Temsilcilik Ortak Hükümet e i/di er ba l ca olan payda larla
de erlendirme yapar
• Proje
kapsam nda/finansman nd a gereken önemli herhangi bir de i iklik hakk nda Merkez nihai karar verebilir.
• Finansmana devam edilmesi, AB deste inin kapsam n n düzenlenmesi ya da deste in
sonland r lmas
De erlendirme
Planlanm olan faydalar elde edildi mi, süreklilikleri
sa,lanabilecek mi ve
• De erlendirme çal malar n n tamamlanmas
• Görev Yöneticisi çal man n uygulanmas n planlar ve yönetir
• EuropeAID uzmanlar taraf ndan takip
• Politikalar n, gelecekteki programlar n kapsamlar n n ya da AB i letim
A+ama & Odaklan"lan
Soru Kilit AB karar
noktalar"
Ba+l"ca sorumluluk Karar seçenekleri ç kar lan dersler
nelerdir? eylemlerine karar verilir
(DG DEV/RELEX ile konsültasyon içerisinde)
modellerinin de i tirilmesi
Denetim
Uygulanabilir olan yasalar ve kurallar ile uyum var m ? etkililik, verimlilik ve ekonomik kriterlerkar land m ?
• Denetimin
tamamlanmas • Denetim Görev Yöneticisi denetimi yönetir
• Görev (proje) Yöneticisi denetime bilgi ve girdi sa lar
• Görev (proje) Yöneticisi denetim ç kt lar na ve tavsiyelerine
denetlenenlerin verdikleri kar l klari takip eder.
• Proje faaliyetlerinin devam etmesi, düzenlenmesi ya da sonlanmas
• Proje fonlar n n telafi edilmesi
• Gelecek proje tasar lar n n düzenlenmesi
• Politikalar n de i tirilmesi
Programlama ve tan mlama a amalar na gereken zaman ay rman n ve yeterli çaba göstermenin önemi belirtilmelidir çünkü projeler bir kez önde erlendirme a amas na geldikten sonra projenin uygulanmas n durdurmak çok zor hale gelir (uygun olmayabilir).
4.1.6 Kalite deste2i ve de2erlendirme sistemi Kalite Destek Grubu
Kalite Destek Grubu (KDG) kalite destek ve de erlendirme sürecinin sürekli olan geli imini ve yönetimini denetlemek için olu turulmu tur. Hedefleri unlard r:
Program/proje fikirlerinin ve dokümantasyonlar n n kalite düzeylerindeki art n desteklenmesi;
Kalite kriterlerini ve standartlar n kullanarak izleme faaliyetinin uyumlu bir ekilde gerçekle tirilmesi;
Uygun raporlaman n ve takibin sa lanmas ; ve
En ba ar l uygulamalar n ve yenilikçi yakla mlar n tan mlanmas ve de i toku edilmesi.
KDG önerileri gözlemler ve proje çevrimindeki iki kilit noktada proje yöneticilerine tavsiyede bulunur. Bu noktalar:
(i) Tan mlama a amas n n sonunda – Tan mlama Fi i (bireysel projeler) ya da Finansman Önerisi (projelerin program için) incelendi inde; ve
(ii) Önde erlendirme a amas nda – Finansman Önerisinin tasla haz rland nda (bireysel projeler için) ya da Teknik ve Bdari Provizyonlar n daha detayl olan
spesifikasyonlar n n ele al nd nda (bir Program n alt ndaki projeler için).
KDG Ofis ve Ba kanl k seviyeleri olarak iki ana seviyede çal maktad r. Ofis ve Ba kanl k Kalite Destek Gruplar n n sorumluluklar ve olu umu a a daki tabloda gösterilmektedir.
Seviye
Olu+um ve görevler
Ofis seviyesindeki KDG Olu um. Genel Müdür Yard mc s , Koordinasyon Biriminin Ba kan , Relex/Dev
Sekreterlik: Birim O3
Görevler: Minimum standartlar, prosedürler ve de erlendirme kriteri olu turulmas , ofisi ilgilendiren kilit konular n incelenmesi, ç kt lar n sentezinin yap lmas , ç kt lar hakk nda raporlar yaz lmas
Ba kanl k seviyesindeki KDG Olu um: Yönetici, Koordinasyon Biriminin Ba kan , kalifiye memurlar Görevler: Önerilerin meslekta larla birlikte incelenmesi (Tan mlama Fi leri ve Finansman Önerileri), program/proje kalitesinin artt r lmas için tavsiyeler verilmesi, ç kt lar n raporlanmas
Pratikte kalite deste i ve de erlendirme çal mas da genellikle “Meslekta Bncelemeleri”
yöntemiyle Delegasyon seviyesinde gerçekle tirilir (asl nda ba lang ç).
Kalite Destek ve De erlendirme çal mas hakk nda daha fazla bilgi a a da gösterilen intranette bulunabilir:
X:/Europeaid/Thematicnetworks/qsg/Home_Page_QSG_en.htm
Kalite Çerçevesi
Proje çevrim yönetimi dahilindeki her ana karar alma noktas nda tutarl analizi ve karar alma yap s n desteklemek için bir tak m kalite de erlendirme kriterleri sa lanm t r. Tan mlama Fi i ve Finansman Önerisi gibi kilit dokümanlarda mevcut olan bilgilere de bu kriterler aksettirilir.
Kalite de erlendirmesi için ortak genel bir çerçeve olu turulurken (Kalite Çerçevesi) farkl durumlar söz konusu oldu unda baz konular n daha fazla ya da az detay ile analiz edilmesi gerekti i fark edilmi tir. Bu nedenle kriterlerin ve standartlar n uygulanmas na dahil olan uzmanlar ve di erleri çal t klar kontekse uygun olarak hangilerinin daha fazla ya da az öneme sahip oldu una karar verirken kendi tecrübelerini ve yarg lar n kullanmal d rlar.
A a daki Figür 6’da Kalite Çerçevesi gösterilmektedir:
Figür 6 – Kalite Çerçevesi
A Uygunluk
Proje, kan tlanm ve yüksek önceli,e sahip ihtiyaçlar
kar lar
B Fizibilite
Proje iyi bir ekilde tasarlan r ve hedef gruplar na sürdürülebilir faydalar sa,lar
C Etkili& iyi yönetim
Proje, beklenen faydalar sa,lamakta ve iyi bir ekilde
yönetilmektedir 1
2
3
4
5
AB kalk nma ve i birli i politikalar yla uyum içerisindedir ve onlar destekler
Ortak Hükümet politikalar ve ilgili sektör programlar yla uyum içerisindedir ve onlar destekler 5
Kilit payda lar ve hedef gruplar aç kça tan mlan r, özvarl klar ve kurumsal kapasite konular analiz edilir ve yerel sahiplenme ortaya konulur
Problemler uygun ekilde analiz edilmektedir Tecrübelerden ç kar lan dersler ile birlikte devam eden/planlanm olan di er projeler/programlar de erlendirilir ve strateji seçimine dahil edilir
6
7
8
9
10
11
Hedefler (Genel hedef, amaç ve sonuçlar) ve çal ma program (faaliyetler) net ve mant ksald r, ve tan mlanm ihtiyaçlara aç kça de inir
Kaynak ve maliyet uygulamalar nettir, proje finansal aç dan gerçekle tirilebilir ve olumlu bir ekonomik kazanç sa layacakt r Koordinasyon, yönetim ve finansal ayarlamalar nettir ve kurumsal güçlendirmeyi ve yerel sahiplenmeyi destekler
Bzleme ve de erlendirme (B&D) sistemi ve denetim ayarlamalar nettir ve pratiktir
Varsay mlar/Riskler tan mlan r ve uygun risk ayarlamalar gerçekle tirilir
Proje çevre, teknik ve sosyal aç lardan uyumlu ve sürdürülebilir durumdad r
12
13
14
15
16
Proje’nin uygunlu u ve yap labilirli i muhafaza edilir Proje hedefleri elde
edilmektedir
Uygulamadan direk sorumlu olan ki iler taraf ndan proje ba ar l bir ekilde yönetilir Süreklili in sa lanmas etkili bir ekilde ele al n r
Proje yönetiminin iyi uygulama prensipleri AB Görev Yöneticileri taraf ndan uygulan r
5 Bu kriter alt nda listelenen standartlar sivil örgütler arac l yla uygulanan projelere do rudan uygulanamayabilirler.
Görüldü ü gibi kalite çerçevesi üç adet kilit kalite niteli i ta maktad r. Bunlar:
Uygunluk – proje ispatlanm ve yüksek önceli e sahip olan ihtiyaçlar kar lar
Fizibilite – proje ba ar l bir ekilde tasarlan r ve hedef gruplar na sürdürülebilir faydalar sa lar
Etkili ve iyi yönetim – Proje, beklenen faydalar sa lar ve ba ar l bir ekilde yönetilir Yukar da belirtilmi olan 3 as l kalite niteli inin her birinin alt nda kalite üzerinde bir karara varabilmek için incelenmesi gereken kilit konular belirten bir tak m kilit kriterler vard r (toplam 16 tanedir). Kaliteyi artt rmaya yönelik olarak daha ileri rehberlik sa lamak amac yla her kriter daha sonra bir grup kalite standart taraf ndan desteklenir. Proje çevriminin her ana a amas yla s ras yla ilgilenen bu standartlar K lavuzun 4.3 – 4.5 aras ndaki Bölümlerinde metin içerisinde sunulmu tur.
Figür 7 – Kalite Nitelikleri, Kriterler ve Standartlar
N ite lik le r x 3
K r ite r le r x 1 6
S ta n d a r tla r x 6 4
A rtt r lm d e ta y
Kalk nma Destek Komitesi6taraf ndan tan mland üzere projenin sa layaca faydalar n sürdürülebilirli ini etkileyen kilit faktörler farkl kriter grubu olarak sunulmas yerine Kalite Çerçevesinin içine dahil edilmi tir.
Kalite kriterleri ve standartlar üç as l seviyede uygulanabilir/kullan labilir. Bunlar:
Görev/proje yöneticileri taraf ndan (Temsilciliklerde ve Merkezde) halihaz rda devam eden proje çevrim yönetimi sorumluluklar n yerine getirirken;
Teknik ve di er destek personeli taraf ndan (ör. tematik ebekeler, KDG, dan man Teknik Destek) EuropeAID uzmanlar’a teknik destek ve de erlendirme hizmeti verirken;
ve
Uzmanlar taraf ndan tasar m kalitesi, hedeflerin gerçekle tirilmesi ve proje yönetiminin kalitesi aç lar ndan EuropeAID’in program/proje portfolyosunun genel kalite
de erlendirmesine destek olurken.
Kalite Çerçevesi her bir kriter ya da standart için olan de erlendirme ölçe ini kullanarak ya da kullanmadan uygulanabilir. E er projeler aras nda kar la t rma yap lmas isteniyorsa ya da amaç projelerin zaman içerisinde olu mu olan geni portfolyolar n n kalitesi hakk nda genel bir bilgi edinmek ise de erlendirme ölçe inin kullan lmas faydal olacakt r.
AB’nin de&erlendirme ve denetleme kriterleri ile kalite çerçevesi aras"ndaki ba&lant"
Avrupa Komisyonu projelerin ya da programlar n ba ar s n de erlendirirken be as l kriteri kullan r. Bunlar:
(i) uygunluk; (ii) verimlilik; (iii) etkinlik; (iv) etki ve (v) sürdürülebilirlik (bölüm 4.6.4’e bak n z).
Avrupa Komisyonu taraf ndan projelerin veya programlar n performans n n denetlenmesi esnas nda ise iki kriter kullan l r. Bunlar: (i) verimlilik (ekonomiyi dahil ederek); ve (ii) etkinlik (bölüm 4.7.4’e bak n z).
Kalite çerçevesinin kilit kalite nitelikleri kapsam nda Fizibilite kelimesi uygulama ba lamadan önce projeden beklenen verimlili i, etkinli i ve etkiyi tarif eder. Etkili ve iyi yönetim proje uygulamas esnas nda gerçekle en as l verimlili i ve etkinli i tarif ederken etki konusu ise sadece ex-post de erlendirme yoluyla görülebilir. Daha öncede belirtildi i gibi, sürdürülebilirli i
destekleyen faktörler ise Uygunluk, Fizibilite ve Verimlilik ve Byi-yönetim niteliklerini kullanarak uygulanabilir.
4.1.7 Finansman karar
Avrupa Komisyonu Finansman Tüzü üne ba l olarak ortak hükümetlerle “direk ayarlamalar n”
alt nda finansman yaparken iki as l yakla m halihaz rda kullanmaktad r. Birinci yakla m bireysel projelerin Önde erlendirme A amas n geçtikten sonraki finansman karar n kapsar (ör.
ACP ve ALA projeleri için). Di er yakla m ise Tan mlama a amas n n sonunda projelerin
“program/paketinin” finansman karar n kapsar (ör. MEDA ve TACIS projeleri için). Bu durum Figür 8’de örneklendirilmi tir.
6(i) Faydalan c lar taraf ndan sahiplenilmesi, (ii) politika deste i, (iii) uygun teknoloji, (iv) çevre, (v) sosyo-kültürel konular, (vi) cinsiyet e itli i, (vii) kurumsal ve yönetsel kapasite, ve (viii) ekonomik ve finansal sürdürülebilirlik
Figür 8 – Finansman Karar"n"n Zamanlamas"
T an m lam a
Ö nde erlendirm e U ygulam a
D e erlendirm e &
D enetim
Program lam a
F inansm an K arar
F inansm an K arar"
veya
Finansman karar na yönelik olan kilit görevler ise Avrupa Komisyonu’nun Merkezde bulunan personelinin ba l ca sorumlulu udur. Genel olarak bunlar:7
1. Taslak Finansman Önerisi üzerinde kalite de erlendirme çal mas gerçekle tirilmesi (KDG);
2. Taslak Finansman Önerisinde gerekli olan herhangi bir de i ikli i yerine getirilmesi (uzmanlar);
3. Finansman Önerisinin onaylanmas ya da reddedilmesi (Finansman Karar" yetkili otorite taraf ndan verilir);
4. Onaylanm projeler için (bireysel ya da bir program/paket dahilinde olan) uygulama esnas nda gerekli olan teknik ve idari hükümlerinde dahil oldu u Avrupa Komisyonu ile uygulay c ortak(lar) aras nda imzalan cak olan Finansman Karar"(lar")n"n
haz rlanmas ve görü ülmesi.
Ortak hükümetler (ya da sivil uygulay c ortaklar), Finansman Karar na ya da Memoranduma ve ilgili hükümlere olan resmi ba l l da içeren sözle meye dair görü melerin
sonuçland r lmas ndan sorumludur.
7Merkezde ve Temsilcilikte bulunan personelin sorumluluklar merkezi olan ve devrolan
Kalite Destek Grubu ve Hizmetleraras" Dan"+manl"k taraf"ndan ön de&erlendirme Taslak Finansman Önerisinin ön de erlendirmesi gerçekle tirilince bu durum ya ilgili operasyonel birim müdürünün ba kanl k edece i Kalite Destek Müdürlü ü (b-KDG) ya da Yard mc Müdürün ba kanl k edece i Kalite Destek Grubu Ofisi (o-KDG) taraf ndan yönlendirilir.
(b-KDG) veya (o-KDG) taraf ndan gerçekle en ön de erlendirme üç as l noktaya odaklan r.
Bunlar:
Önerilen projenin ya da program n Uygunluk ve Fizibilite’ye ait kalite kriterleriyle ba lant l olarak de erlendirilmesi;
PÇY K lavuzunun gerekli gördüklerinin yeterince yerine getirilip getirilmedi ine karar verilmesi; ve
KDG taraf ndan daha önce yap lm olan yorumlar n göz önünde bulunduruldu unun do rulanmas .
o-QSG/b-QSG’ye ait fikirlerin FÖ’ne dahil edilip edilmeyece ine karar vermesi için bu fikirler Müdüre iletilir. Müdür daha sonra hizmetleraras dan manl k sürecini ba lat r.
Karar seçenekleri unlard r:
Taslak Finansman Önerisinin kabul edilmesi ve finansman ayarlamalar n n tamamlanmas ve daha sonra Uygulaman n ba lamas ;
Devam etmeden önce Taslak Finansman Önerisi üzerinde daha fazla aç kl k aranmas ya da de i ikli e gidilmesi; veya
Taslak Finansman Önerisinin reddedilmesi.
Finansman Komitesi ve Komisyon karar"
Toplam de erine ba l olarak Finansman Önerisi daha sonra EuropeAID taraf ndan DGs DEV/
RELEX ba kanl nda Üye Ülkelerin ilgili komitelerine sunulur. Genel kural olarak, Finansman Önerileri Komite toplant s ndan 45 gün önce haz r olmak zorundad r (ilgili tüm bölümlerin onaylar n n al nmas yla). Bu zaman sürecinde bunlar n çevirisi gerçekle tirilir ve Üye Ülkeler taraf ndan ileri incelemesinin yap lmas için gönderilir.
Komite FÖ’ne olumlu fikir belirtmesiyle EuropeAID finansman karar prosedüründen sorumlu hale gelir. Genel kural olarak, Komisyon finansman kararlar n ya yaz l prosedür ya da istisnai durumlarda yetkilendirme prosedürü yoluyla benimser.
Komisyonun FÖ’ü onaylamas n n ard ndan EuropeAID Finansman Anla mas n haz rlar ve Finansman Anla mas ile Finansman Önerisi’nin birbiriyle tam bir uyum içerisinde olmas n sa lar. FA, EuropeAID taraf ndan haz rlanan model bir Finansman Anla mas na dayand r l r.
Kural olarak proje’nin bütün uygulama ayarlamalar Finansman Anla mas nda (Teknik ve Bdari Hükümler yoluyla) belirtilmelidir. Bununla birlikte FA’ya dahil edilemeyecek baz hükümler söz konusu oldu unda (zaman nedeniyle ya da teknik faktörlere ba l olarak) bu hükümler için tamamlay c sözle meye dair prosedüre aç kça Finasman Anla mas nda yer verilmelidir. E er ortak uygulama zapt olas ise tercihen bu durum Mektuplar n De i imi biçiminde yer alacakt r.
Proje kapsam n n ve zamanlaman n de i en ko ullar ve ihtiyaçlar kar layabilmesi için Finansman Anla mas n n yeterli esnekli e sahip olmas önemlidir. Etkili proje uygulamas n k s tlamamal aksine desteklemelidir.
4.2 Programlama
4.2.1 Giri+
Avrupa Komisyonu kalk nma deste i çok y ll bir programlama olup ortak ülke otoritelerinin katk lar yla Komisyon Hizmetleri taraf ndan koordine edilir. Ç kt ise çok-y ll Ulusal Gösterge Program n içeren kararla t r l m Ülke Strateji Belgesidir. Bu belge DG RELEX/DEV’den EuropeAid’e resmi olarak gönderilen “Order For Service” (OFS) içerir.
Programlama a amas nda problemlerin, k s tlamalar n ve f rsatlar n tan mlanmas için ulusal ve sektör seviyesindeki durum analiz edilir ve bu sayede ortak çal malar söz konusu olabilir. Bu durum sosyo-ekonomik göstergelerin, ulusal ve donör önceliklerinin incelenmesini içerir.
Buradaki amaç ise i birli i için as l hedeflerin ve sektör önceliklerinin tan mlanmas ve bu sayede programlar n ve projelerin içerisinde tan mlanabilece i ve haz rlanabilece i uygun ve
gerçekle tirilebilir programlama çerçevesinin sa lanmas d r. Tecrübelerden edinilen dersler göz önünde bulundurularak bu önceliklerin her biri için stratejiler yeniden belirlenir.
Süreci detaylar yla aç klayan “Ülke Strateji Belgesi için olan Ortak Çerçeve’nin Uygulama K lavuzu” Avrupa Komisyonu intranette mevcuttur8. Programlama’n n genel prosedürü ve sorumluluklar Hizmetleraras Anla mas nda tarif edilmi tir.
4.2.2 Programlama Süreci
Farkl tüzüklerde tan mland üzere çok-y ll programlama dokümanlar ortak ülke/bölge’ye göre stratejik çerçevenin bir parças d r. Ayr ca EDF, ALA ve MEDA programlama dokümanlar na uygulanan Ülke Strateji Belgesi’nin standart Çerçevesi ise Avrupa Komisyonundan finansal destek gören di er tüm ülkelere de uygulanacakt r. Bu nedenle hem programlama hem de
uygulama, mant ksal olarak tutarl olan tek bir dokümana dayand r larak yönetilir (yönetilecektir) – Ülke Strateji Belgesi (ÜSB).
ÜSB ortak ülkeyle olan tart malara dayand r larak taslak haline getirilmelidir. Ba ar l uygulamay kolayla t rmas aç s ndan ÜSB haz rl k süreci net “yerel” sahiplenmeyi desteklemelidir. Bunun gerçekle tirilmesi ise zamana, finansal kayna a ve uygun kalifiye personele ihtiyaç duyar.
ÜSB bir dizi kilit ö e içerir. Bunlar:
1. Avrupa Komisyon’unun i birli i hedeflerinin tarifi;
2. Ortak ülkenin politik hedefleri;
3. Güncel politikalar n ve orta-vadeli zorluklar n sürdürülebilirli ini de dahil ederek politik, ekonomik ve sosyal durumun analizi;
4. Avrupa Komisyonun eski ve halihaz rda devam eden i birli i çal malar (dersler ve tecrübeler), AB Üye Ülkelerin ve di er donörlerin progrmalar hakk nda bilgi;
5. Di er donörler taraf ndan gerçekle tirilen müdahaleleri tamamlayan k s tl say daki müdahale sektörünü tan mlamak için olan Avrupa Komisyonu yan t stratejisi;
6. Yan t stratejisinin tan mlanmas n n ard ndan Ulusal Göstege Program na yans t lmal d r (UGP). Bu ise ÜSB doküman n n integral bir parças olabilir. UGB birkaç y ll k bir dönemi kapsayan bir yönetim arac d r (uygulanabilir Tüzü e/Anal maya ba l olarak 3-5 y l aras nda de i ir). Olu turulmu strateji hedeflerinin elde edilmesi için gereken ölçüleri
ve eylemleri tan mlar ve tarif eder. Ulusal Gösterge Plan önceki analizlerle uyum içinde olmal ve tamamen onlardan elde edilmelidir.
Gösterge program a a dakileri belirtir. Bunlar:
1. Global hedefler: AB ve ülke önceliklerine dayand r lan Avrupa Komisyonu i birli i çal malar na dair stratejik seçimlerini ortaya koyan programlama dokümanlar
sektördeki ve kar l kl sektörler aras ndaki önceliklerin belirtilmesini ve uygun yard m sa layan modalitelerin (ör. proje, sektör program deste i ve/veya bütçesel yard m) seçilmesini mümkün k lar.
2. Uygun oldu u yerlerde, göstergesel zamanlamay ve Toplulu un katk da bulundu u her taksidin miktar n da içeren her i birli i alan na dair finansal zarflar;
3. Herhangi bir art ve as l performans ve sonuç göstergelerini de içeren her alandaki özel hedefler ve beklenen sonuç göstergeleri. Bu göstergeler orta vade de ölçülebilir olan geli melerle ilgili olmal d r. E er ortada Yoksulluk Azaltma Strateji Belgesi (YASB) varsa, göstergeler bu çerçevede gerçekle mi olan geli melerle benze melidir;9 4. Crosscutting konular nas l dikkate al nmaktad r (cinsiyet, çevre, vb.); ve
5. Bu hedefleri, hedeflenen faydalar ve sa lanacak olan yard m tipini (ör. makroekonomik destek, teknik yard m, e itim, yat r m, teçhizat n tedari i, vb.) gerçekle tirmek için uygulanacak olan programlar. Bununla birlikte proje fikirleri belki belirlenebilir ve gerçekle tirilmeleri için genel kriterler tan mlanabilir (co rafik alan, uygun proje süresi gibi).10
Programlama süreci Mant ksal Çerçeve Yakla m n n temel analitik ö eleriyle uyum içerisinde olmal d r. Ö eler unlard r:
Kilit payda lar n tan mlanmas ve onlar n ihtiyaçlar n n, ilgilerinin ve kapasitelerinin de erlendirilmesi;
Öncelikli kalk nma problemlerinin/k s tlamalar n n ve f rsatlar n n tan mlanmas ve analiz edilmesi;
Tan mlanm öncelikli problemlere de inen kalk nma hedeflerinin tan mlanmas ; ve Kapasite k s tlamalar n n, tecrübelerden edinilen derslerin ve di er donörlerin
halihaz rdaki ya da planlanm olan faaliyetlerinin de bulundu u analizleri hesaba katan Avrupa Komisyonu kalk nma deste i için bir strateji belirlenmesi.
9 Kalk nma için ortak planlanm uluslararas eyleme yönelik olarak OECD, Birle mi Milletler ve Dünya Bankas “Milenyum Kalk nma Hedefleri”nin elde edilmesi do rultusunda gerçekle en ilerlemenin tespiti için bir sistem üzerinde anla t lar. Bu hedefler ve ilerlemenin izlenmesinde kullan lan göstergeler AB ‘ülke performan de erlendirmesinde kullan lan göstergelere dair K lavuzlar’da bulunmaktad r, DG DEV, December 2002.
10 ACP ülkeleri için NIP’e ulusal bir içerik vermek yasal zorunluluktur (Cotonou Anla mas na Ek IV). Dolay s yla k sa ve/veya orta vade de fon gerektiren önceden tan mlanm projeler/programlar olabildi ince NIP’e dahil edilmelidir. Cotonou Anla mas programlar n devam etmesini öngördü ünden, kesin olmayan fakat tan mlanabilir önerilerin daha sonraki y llarda takip edilmesi için bu öneriler ACP ülkeleri için olan NIP’lere dahil edilmelidir.
4.3 Tan mlama
4.3.1 Amaç
Tan mlama a amas n n amaçlar unlard r:
Avrupa Komisyonu ve ortak ülkenin kalk nma öncelikleri ile uyumlu olan proje fikirlerinin tan mlanmas ;
Bu proje fikirlerinin gerçekle tirilme olas l n n ve uygunlu unun de erlendirilmesi;
“Program yakla m ” alt nda Finansman Önerisinin haz rlanmas (ör. MEDA ya da TACIS tüzüklerinin alt nda) ya da bireysel projeler için Tan mlama Fi inin haz rlanmas (ör. ACP ve Ala fon ayarlamalar n n alt nda); ve
Projelerin program için finansman karar n n haz rlanmas ya da ön de erlendirme a amas nda bireysel projeler için gerekli olan daha detayl çal ma kapsam n n belirlenmesi.
4.3.2 Kilit görevler ve sorumluluklar
Proje fikirleri birçok farkl kaynaktan gelebilir. Bunlardan en önemlisi muhtemel uygulay c ortakt r (ya ortak hükümet, sivil aktörler ya da çok tarafl ya da bölgesel kalk nma kurumlar ).
Potensiyel projelerin yerel olarak sahiplenilmesi kilit kalite de erlendirme kriteridir.
Ayr ca proje fikirleri ilgili Ülke Strateji Belgesi ve Ulusal Gösterge Program nda tan mlanan hedefler ve öncelikler göz önünde bulundurularak olu turulur. Dolay s yla genellikle her projenin
“Genel Hedefi” ÜSB/UGP’nda bulunan uygun hedef ifadesinden ya da ilgili sektör politikas ya da program hedefinden al n r.
Bu a amada, Avrupa Komisyonu’nun kilit görev ve sorumluluklar finansman karar n n hangi a amada al nd na ba l olarak de i ir (bu a amada m yoksa Ön de erlendirme a amas n n sonunda m ). Görevler iki as l seçenek ile ili ki içindedir. Bunlara a a da özetlenmektedir:
Bireysel projeler – bu a+amada finansman karar" verilmez Kilit ad mlar genellikle unlard r:
1. A ama boyunca kilit payda larla olan konsültasyonlar organize et ve kat l (ör. ortak hükümet kurumlar , sivil giri imler, sivil-toplum gruplar , di er donörler, vb.) ve onlar n karar alma mekanizmas na aktif kat l mlar n sa la.
2. Haz rlanm olan ve yetkinli e sahip kimselerin sundu u proje konseptlerini/önerilerini analiz et ve mevcut olan ek bilgiyi gerekti i ekilde topla.
3. Proje konseptlerinin/önerilerinin de erli olup olmad na ve Tan mlama Fi ini sonland rmadan daha fazla geli tirilmelerine gerek olup olmad na karar ver (ör. ön- fizibilite çal mas gerçekle tir).
4. Gerekli oldu u üzere, ön-fizibilite çal mas n (çal malar n ) gerçekle tirmek için Görev Tan m (TOR) haz rla, çal man n uygulanmas n yönet, çal ma raporlar n n içeri ini ve kalitesini de erlendir ve sonraki ad mlar üzerinde karar ver.
5. E er kapsam n ön de erlendirme a amas na geçmesi beklenirse, ön de erlendirme a amas için olan Görev Tan m n n da dahil oldu u Tan mlama Fi ini haz rla.
6. Tan mlama Fi ini KDG’ye gözden geçirmesi için ve onaya yönelik de erlendirme yapmas için Tan mlama Fi ini uzmanlara teslim et (ön de erlendirme a amas na geçmesi için).
Bu görevlerin idaresinin ba l ca sorumlulu u Merkezdeki personel taraf ndan uygunca
Projelerin program" – bu a+amada finansman karar" verilir Kilit ad mlar genellikle unlard r:
1. A ama boyunca kilit payda larla olan konsültasyonlar organize et ve kat l (ör. ortak hükümet kurumlar , sivil giri imler, sivil-toplum gruplar , di er donörler, vb.) ve onlar n karar alma mekanizmas na aktif kat l mlar n sa la.
2. Proje fikirlerinin tan mlanmas için haz rl k çal mas n gerçekle tir ( Merkezden uygun bir ekilde destek al narak Temsilcilik taraf ndan yönetilir)
3. Ortak önerilerine dayand r lan bireysel proje fi lerini de içeren taslak proje listesini haz rla.
4. Taslak proje listesi ve proje fi leri hakk ndaki iç anla malara ula (EuropeAID ve DG Relex aras ndaki).
5. Ortakla (ortaklarla) proje listesini onayla.
6. Finansman Önerisinin tasla n haz rla (ör. Proje fi lerinide içeren “Eylem Program ya da “Ulusal Finansman Plan ”) ve KDG süreci yoluyla onaya sun.
7. Onaylanm olan Finansman Önerisini Üye Ülkelere gönder, Yönetim Komitesinde tart ve finansman üzerinde Komisyon karar n ara t r.
Merkezden al nan uygun destekle beraber 1’den 3’e ve 5’den 6 ‘ya kadar olan görevlerin idaresinin ba l ca sorumlulu u Temsilciliklerdedir.
4.3.3 Kilit de2erlendirmeler ve araçlar
Tan mlama a amas nda proje fikrinin fizibilitesinin ve uygunlu unun sa lanmas için gerekli olan kilit de erlendirmeler unlard r: (i) politika ve programlama çerçevesinin de erlendirilmesi; (ii) kurumsal kapasite de erlendirmesinin dahil oldu u payda analizi; (iii) cross-cutting konular n (ör. cinsiyet, yönetim, çevre) kapsam n da içeren problem analizi; (iv) mevcut ya da planlanm olan di er giri imlerin ve ö renilen derslerin de erlendirilmesi; (v) ön hedef ve strateji analizi;
(vi) kaynak ve maliyet parametrelerinin ön de erlendirmesi; (vii) proje yönetiminin, koordinasyonun ve finansal ayarlamalar n ön de erlendirmesi; ve (viii) ekonomik/finansal, çevresel, teknik ve sosyal sürdürebilirlilik konular n n ön de erlendirmesi.
Kullan labilecek esas PÇY araçlar unlard r:
1. Kalite de erlendirme kriteri (a a daki bölüm 4.3.4 bak n z). Kriterler ve standartlar çevrimin bu a amas nda önerilmi proje fikrinin gerçekle me olas l na ve uygunlu una odaklanarak de erlendirilmesi gereken kilit konular n listesini sa lar.
2. Mant ksal Çerçeve Yakla m – ismen payda analizi, problem analizi, ön hedef belirleme ve strateji analizi (Bölüm 5’e bak n z). Mant ksal Çerçeve Yakla m K lavuzlar bu araçlar n neler oldu unu ve nas l uygulanaca n tan mlar.
3. Kurumsal Kapasite De erlendirmesi (Bölüm 6’a bak n z). Bu araç kurumsal ve örgütsel kapasite de erlendirmesinde sorulmas ve cevaplanmas gereken kilit sorular vurgular.
4. Kat l mc yakla mlar n desteklenmesi ve kolayla t r c becerilerin kullan lmas (Bölüm 8’e bak n z). Kat l m n desteklenmesi (ve dolays yla sahiplenme) ve proje çevrim yönetimini kolayla t ran becerilerin kullan lmas hakk nda fikirler verir ve rehberlik sa lar.
5. Görev Tan m n n (TOR) Haz rlanmas (see Section 9). Proje çevriminin her ana a amas nda Görev Tan m n n içeri i ve yap s ile ilgili Rehberlik sa lan r.
6. Tan mlama Fi i, Eylem Program ve Proje Fi i formatlar (a a daki Bölüm 4.3.5’e bak n z).
7. Ekonomik ve Finansal Analizler (Ekofin K lavuzlar na bak n z).
Belirtildi i üzere di er teknik ve sektöre özel K lavuzlar da uygun bir ekilde kullan lmal d r.
4.3.4 De2erlendirme kriteri ve standartlar
Kalite Çerçevesine uygun olarak bireysel projelere ya da projelerin program/paketlerine
uygulanacak olan de erlendirme kriterleri ve standartlar a a daki tabloda gösterilmektedir. Tüm bireysel standartlar n her projeye ya da programa uymayaca dü ünülürse bunlar pratik bir
ekilde uygulanmal d rlar.
Tan"mlamadaki Kalite Nitelikleri, Kriterler ve Standartlar
A UYGUNLUK – Proje kan tlanm + ve yüksek önceli2e sahip ihtiyaçlar kar+ lar
1 Avrupa Komisyonu kalk"nma ve i+birli&i politikalar"yla uyum içerisindedir ve onlar" destekler 1.1 Öneri, Avrupa Komisyonu kalk nma politiklar ve kararlar yla uyum içerisindedir ve projenin
bunlar nas l destekleyece ini göstermek için esasl bir sav ortaya konulur (ör. yoksullu un azalt lmas ve/veya ekonomik entegrasyon, sürdürülebilir kalk nma ve cinsiyet e itli inin desteklenmesi).
1.2 Kalk nma konteksine verilecek uygun yan t “Proje Yakla m d r”.
1.3 Te ebbüs Ülke Strateji Belgesi ile uyum içerisindedir (ve/veya di er çerçeve dokümanlar ) 2 Ortak Hükümet politikalar" ve ilgili sektör programlar"yla uyum içerisindedir ve onlar"
destekler 11
2.1 Ülke Yoksulluk Azaltma Stratejisi’ni de içeren (ilgili oladu u yerde) ilgili OH dokümanlar na ve kararlar na ba vurulur
2.2 Mevcut kilit giri imlerin, sektör hedeflerinin ve kaynak taahütlerinin de dahil oldu u ilgili sektör politikas tan mlan r
2.3 Blgili politika, program ve proje ba lant lar tan mlan r. Projenin program ve politik çerçeve ile aç kça uyum içerisinde oldu u ve mevcut giri imleri destekledi i gösterilir.
3 Kilit payda+lar ve hedef gruplar" aç"kça tan"mlan"r, özvarl"k ve kurumsal kapasite konular"
analiz edilir ve yerel sahiplenme ortaya konulur
3.1 Hedef gruplar n n sosyo-ekonomik statüsünde ayr t r lm cinsiyet verisi sa lanm t r (ör. sa l k, e itim, gelir, insanm kaynaklar ) ve özürlü kimseler gibi di er hassas gruplarla ilgili olarak özvarl k konular aç kça de erlendirilir.
3.2 Geçmi te kalan ve devam eden payda tan mlama ve konsültasyon süreci tarif edilir– kim, nas l, ne zaman – ve farkl payda ilgileri (beklentiler ve endi eler) uygun bir ekilde analiz edilir.
3.3 Payda lar aras nda varolan ya da olmas muhtemel çat malar aç kça tan mlanm t r ve analiz edilmi tir.
3.4 Özellikle proje uygulamas ndan ba l ca sorumlu olan kurum(lar) n yap s , kapasitesi ve idari durum de erlendirmesi haz rlan r (güçlü ve zay f taraflar ).
3.5 Blgili faaliyetlere daha önce ya da halihaz rda tahsis edilen kaynaklar (nakit para veya ayni) ve karar- alma mekanizmas na aktif yerel kat l m gibi proje fikirlerinin yerel olarak sahiplenildi inin
kan tlanmas .
Tan"mlamadaki Kalite Nitelikleri, Kriterler ve Standartlar
4 Problemler uygun +ekilde analiz edilir
4.1 Problem analizi neden-sonuç ili kisinin de erlendirmesini içerir ve hedef gruplar etkileyen problemleri tan mlar
4.2 Yoksullu u da içeren farkl sosyo-ekonomik gruplar n kar la t klar problemler uygun bir ekilde analiz edilir (cinsiyet farkl l klar ve özürlü kimselerin ihtiyaçlar gibi)
4.3 Projenin de inmeyi amaçlad problemler ve/veya f rsatlar tan mlan r
5 Tecrübelerden ç"kar"lan dersler ile birlikte devam eden/planlanm"+ olan di&er projeler veya programlar de&erlendirilir ve strateji seçimine dahil edilir
5.1 Sektörde ya da benzer çevrede uygulanan projeler/programlardan ç kar lan derslere ba vurulur (inceleme ve de erlendirme raporlar ndan) ve bu dersler öneriye yans t l r
5.2 Di er donörlere ait olanlar da kapsayan devam eden ya da planlanm olan programlar/projeler ile olan bütünlük de erlendirilir
5.3 Daha kapsaml ön de erlendirme/ tasar m çal mas n n gereksinimlerini de içeren uygulama seçenekleri/stratejileri uygun bir ekilde analiz edilir
B FCZCBCLCTE - Proje iyi bir +ekilde tasarlan r ve hedef gruplar na sürdürülebilir faydalar sa2lar
6 Ön12 hedefler aç"k ve mant"ksald"r ve net bir +ekilde tan"mlanm"+ olan ihtiyaçlar" kar+"lar 6.1 Proje’nin (ön) Genel Hedefi ile ilgili politika veya sektör hedefi aras nda net ba lant kurulur ve bu
sayede projenin uzun vadedeki kalk nma hedefine nas l katk da bulundu u gösterilir.
6.2 Proje (ön) amac , proje’nin uygulanmas yla hedef grup(lar) n elde edecekleri direk fayday (lar ) aç kça belirtir ve hedef grup(lar )n n kar la t klar problemlerin analizi ile uyum içerisindedir 6.3 Proje’nin (ön) sonuçlar /ç kt lar proje amaçlar n n elde edilimini direk etkileyen hizmetlere,
kolayl klara ve bilgilere yönelik somut geli meleri tan mlar
7 Önkaynak ve maliyet uygulamalar" nettir ve ön ekonomik ve finansal analizler gerçekle+tirilmektedir
7.1 Projeyi uygulamak için gerekli olan kaynaklar aç kça tan mlan r (ön de erlendirme)
7.2 Farkl payda lar n finansal katk lar n da içeren proje yat r m ve i letim maliyetleri yeterli detay ile tan mlan r ve analiz edilir
7.3 Tekrar eden maliyet uygulamalar tahmini olarak hesap edilir ve proje yat r m a amas n n sonunda yerel kapasitenin bu maliyetleri kar lamas na yönelik de erlendirme yap l r
7.4 Uygun oldu u yerde, projenin finansal ve ekonomik uygulanabilirlik olas l n n ilk tahminleri gerçekle tirilir ve proje’nin maliyetlerinin ve sa layaca faydalar n n Ekonomik ve Finansal aç dan daha kapsaml analizi için gerekenleri belirtir
8 Ön koordinasyon/yönetim ve finansman ayarlamalar" nettir ve kurumsal güçlendirmeyi ve yerel sahiplenmeyi destekler
8.1 Önceden tahmin edilen proje yönetim sorumluluklar aç kça tan mlan r, kurumsal ayarlama ve kapasite analizlerinin üzerine kurulur ve yerel sahiplenme ile kapasite olu umunu destekler 8.2 Farkl payda lar n çal malar n n koordinasyonuna yönelik önceden tahmin edilen ayarlamalar
aç kça tarif edilir, hedef gruplar na “anlat l r”, muhtemel ilgi çat malar na de inilmesine izin verilir
12 proje ile neler gerçekle tirilece ini veya maliyetlerinin ne kadar olabilece ini ya da nas l yönetilece ini belirtilirken “ön” terimi kullanarak bunlar n sadece ilk tahminler oldu u vurgulan r. Ön de erlendirme s ras nda bu konular daha detayl bir ekilde geli tirilir, test edilir ve dokümante edilir.
Tan"mlamadaki Kalite Nitelikleri, Kriterler ve Standartlar ve uygulamas n n pratik oldu u gösterilir.
8.3 Projeye genel bir yön sa lamak için önceden tahmin edilen ayarlamalar tarif edilir (ör. proje yönlendirme komitesinin rolü ve kompozisyonu).
8.4 Yeterli seviyedeki genel iç kontrolü sa lamak için önceden tahmin edilen finansal yönetim ayarlamalar tarif edilir (ör. muhasebe ve finansal bilgi ve raporlama sistemleri).
9 Bu kriter (izleme ve de,erlendirmede) Tan mlama A amas nda uygulanmas gerekmez
10 Varsay"mlar/Riskler tan"mlan"r ve de&erlendirilir ve kabul edilebilir görünür
10.1 Mant ksal Çerçeve Matrisindeki (taslak) varsay mlar, projeyi olumsuz yönde etkilemesi muhtemel olan ve proje yönceticisinin direk kontrolünün d ndaki kilit faktörleri vurgular (riskler)
10.2 Hedeflerin gerçekle tirilmesini olumsuz yönde etkileme derecesini de içeren farkl risklerin önem de erlendirmesi yap l r.
11 Proje çevre, teknik ve sosyal aç"lardan (muhtemelen) kabul edilir ve sürdürülebilir 11.1 Uygun seviyede çevresel etki analizi gerçekle tirilmekte ve daha detayl çal malar n kapsam
belirlenmektedir
11.2 Proje teknik aç dan (muhtemelen)gerçekle tirilebilir, ilgili endüstri standartlar n kar lar ve hedef grubun ihtiyaçlar na/kaynaklar na uygun teknolojiyi uygular/kullan r
11.3 Cinsiyet analizi gerçekle tirilmektedir ve kad nlar ve erkekler aras nda faydalar n uygun bir ekilde payla m n sa lamak için projenin (ön) aç k bir stratejisi vard r
11.4 Faydalar n uygun bir ekilde tan mlanm olan hassas gruplar hedeflemesi için projenin net bir stratejisi bulunur (ör yoksul, kad nlar, çocuklar, özürlü kimseler ve ya l lar ya da hastalar)
C CYC YÖNETCM – Proje haz rl 2 iyi bir +ekilde yönetilmektedir (Avrupa Komisyonu görev yöneticileri taraf ndan)
16 Proje çevrim yönetiminin ba+ar"l" uygulama prensipleri Avrupa Komisyonu Görev Yöneticileri taraf"ndan uygulan"r
16.1 Avrupa Komisyonu taraf ndan fon sa lanan çal malar/i lerin Görev Tan m (TOR) net ve kapsaml d r ve ilgili personel taraf ndan anla l r
16.2 Karala t r lm /ilgili Kalite De erlendirme süreçlerini ve kriterlerini kullanarak proje çevrim yönetimi yoluyla proje uygun bir ekilde de erlendirilir
16.3 Kilit proje dokümanlar n n (ör. Tan mlama Fi i, Finansman Önerisi) kalitesi de erlendirilir ve dokümanlar n kalitesi ise kalite standartlar n kar lar
16.4 Analizleri ve karar-alma mekanizmas n desteklemek amac yla Mant ksal Çerçeve Yakla m ve onunla birlikte kullan lan araçlar proje çevirimi yoluyla uygulanmaktad r.
16.5 Yüksek kaliteye sahip sözle me dokümanlar n n üretiminin, yüklenicilere verilen brifinglerin, rapor
incelemelerinin ve onaylanm faturalar n zaman nda ödemesinin de dahil oldu u sözle meler etkili bir ekilde yönetilir
4.3.5 Kilit dokümanlar
Dolay s yla, çevrimin tan mlama a amas nda Avrupa Komisyonu taraf ndan gerekli görülen dokümanlar unlard r:
Avrupa Komisyonunun fon sa lad tüm ön-fizibilite çal malar için Görev Tan m ; Fizibilite/tasar m çal mas için uygun olan taslak görev tan m n da içeren Tan mlama Fi i; veya
Projelerin program /paketi için olan bir Finansman Önerisi (ör. Proje Fi i ile birlikte Eylem Program ).
Bu dokümanlar n formatlar n EuropeAID’in intranetinde bulabilirsiniz (Kalite Destek Grubu).
Proje yönetimi perspektifinden bakild nda ise Tan mlama a amas n n sonunda bir proje dair gerekli olan bilgiler unlard r (bu a amada kullan lan kilit de erlendirmeler ve Kalite Kriteleri ile uyum içerisinde):
Tan"mlaman"n sonunda bir proje hakk"nda gerekli olan bilgiler 1. Politika ve program konteksi (Ortak ve Avrupa Komisyonu)
2. Payda analizi
3. Ortak noktalar olan konular n kapsam n n da dahil oldu u problem analizi 4. Ö renilen dersler ve di er devam eden ya da planlanm olan giri imler 5. Ön proje tan m – göstergesel hedef hiyerar isi
6. Göstergesel kaynak ve maliyet uygulamalar
7. Göstergesel koordinasyon, yönetim (finansal yönetim/kontrol) ve finansal ayarlamalar 8. Ön ekonomik/finansal de erlendirme, çevresel, teknik ve sosyal sürdürebilirlik 9. Ön de erlendirme a amas için takip çal ma plan
4.3.6 Sonraki ad mlara karar verilmesi
As l karar verme seçenekleri finansman karar n n bu a aman n sonunda al n p al nmad na göre de i ir.
Bu a+amada finansman karar" yok (bireysel projeler)
E er proje fikri tamamen ya da yeterince kalite de erlendirme kriterlerini kar larsa (gerekli dokümantasyonun de erlendirmesine ve payda larla olan tart malara dayand r l r) projenin önde erlendirme a amas na geçmesi dü ünülmelidir.13
E er proje kapsam bir ya da daha fazla kritere göre aç kça ba ar s z bulunursa karar seçenekleri a a dakilerden biri olur:
Blave bilgi toplan r ve ortak hükümet ve/veya di er kilit payda larla beraber bilgi bo luklar aç kl a kavu turulur;
Bilgi bo luklar n n kapanmas için Komisyonun daha detayl çal malar ; veya Proje konsepti reddedilir.
Bu a+aman"n sonunda finansman karar" var (Projelerin program")
E er projeler, projelerin Program n n/paketinin bir parças olarak sunulursa as l karar seçenekleri unlard r:
Program için Finansman Önerisi kabul edilir ve Finansman Karar al n r;
Finansman Karar n almadan önce Finansman Önerisinin modifikasyonuna gerek duyulur (bireysel proje fi leride dahil); veya
Finansman Önerisi reddedilir.
13 Baz durumlarda, bir proje ön de erlendirme a amas n atlayarak direk finansman n n dü ünülmesi a amas na geçebilir. Bu durum e er tan mlanm olan proje zaten iyi bir ekilde tasarlanm sa ve ön de erlendirme a amas n n tüm de erlendirme kriterlerini kar l yorsa gerçekle ebilir.
4.4 Ön de2erlendirme
4.4.1 Amaç
Önde erlendirme a amas n n amaçlar unlard r:
Tan mlama Fi inde ya da Proje Fi inde önerildi i üzere proje fikrinin fizibilitesinin ve uygunlu unun onaylanmas ;
Yönetim ve koordinasyon ayarlamalar n n, finansman plan n n, maliyet-fayda analizinin, izlemenin ve denetim ayarlamalar n n da dahil oldu u detayl proje tasar m n n
haz rlanmas ; ve
Finansman Önerisinin (bireysel projeler için) ve finansman karar n n haz rlanmas . 4.4.2 Kilit görevler ve sorumluluklar
Tan mlama a amas yla birlikte muhtemel uygulay c ortaklar ve di er yerel payda lar
sahiplenmeyi ve taahhütü sa lamak amac yla genellikle ön de erlendirme a amas nda ba rolde olurlar. Bunula birlikte, donörlerde (Avrupa Komisyonunda dahil oldu u) genellikle teknik yard m/dan manl k girdi hükümlerini de içeren fizibilite/tasar m çal malar n n finansman ve yönetimi ile ilgili olarak aktif destekleyici rol al rlar.
Ön de erlendirme a amas nda farkl payda lar n (Avrupa Komisyonunda dahil oldu u) rolleri ve sorumluluklar birtak m faktörlerden etkilenecektir. Bunlar:
Projenin yerel kurumsal yap larla hangi boyutta entegre olmay ve yerel kapasite olu turmay amaçlad ;
Önceden tahmin edilen proje koordinasyon ve yönetim ayarlamalar (finansal yönetim, iç kontrol ve raporlama çerçevesininde dahil oldu u); ve
Payda lar n ön de erlendirme sürecini finansman etme ve kat l m kapasitesi.
Bu a amada Avrupa Komisyonu’nun kilit görevleri ve sorumluluklar finansman karar n n bu a amada m yoksa Tan mlama a amas n n sonunda m al naca na ba l olarak de i ir. Bu iki seçene e yönelik as l görevler a a da özetlenmi tir. Bunlar:
Bireysel projeler – Ön de&erlendirmenin sonunda finansman karar" al"n"rsa
1. A ama boyunca kilit payda larla kosültasyonlar organize et ve kat l (ör. ortak hükümet kurumlar , s,vil giri imler, sivil toplum gruplar , di er donörler, vb.) ve karar alma mekanizmas na etkin kat l m destekle.
2. Fizibilite/tasar m çal mas için Görev Tan m n ve herhangi bir ihale doküman n , onaylanm olan Tan mlama Fi ine ve di er ön-fizibilite çel ma dokümanlar na dayand rarak/üzerine kurarak tamamla.
3. Tercih edilen yüklenicinin seçimi ve ön-görev brifinglerinin gerçekle tirilmesini de içeren ihale sürecini (gerekti i gibi) yönet.
4. B /görevin ilerlemesini izle, çal ma raporlar n n içeri ini ve kalitesini de erlendir ve sonraki ad mlara karar ver.
5. E er Finansman Karar için proje sunulucaksa, Taslak Finansman Önerisini haz rla ve de erlendirmesi için KDG’na teslim et.
6. Finansman Komitesi süreci yoluyla Öneriyi yönet.
7. Finansman Anla mas n haz rla ve sonuçland r.
Ön de erlendirme a amas n n süreci farkl proje tiplerine göre büyük de i kenlik gösterebilir ve süreç gerekli bilginin mevcudiyeti/ula labilirli inden, yerel payda lar n kapasitelerinden ve yerel
ortaklar n sa lad politik ve idari deste in derecesinden etkilenecektir. Daha küçük, daha sade ve çok acil olan projeler (ör. acil yard m için) birkaç hafta ya da ay içerisinde de erlendirlirken çok acil olmayan büyük ölçekli, kar k yat r m projelerinin tamam yla de erlendirmesi aylar ya da y llar alabilir.
Ön de erlendirme a amas ndaki as l görevler genellikle mümkün oldu u yerlerde uygun kaynaklarla donat lm olan “ekipler”(görevi bireylere b rakmaktansa ekipler tercih edilir) kullan larak Temsilcilikler taraf ndan idare edilmelidir. Merkez ise nispeten avantajl ö elerin yönetilmesine odaklan r ve/veya i letim & finansal prosedürlerin merkezi yönetimi gerektirdi i durumlar Merkez üstlenir.
Projelerin program" – finansman karar" Tan"mlaman"n sonunda zaten al"nm"+ olursa Programda bulunan onayl Proje Fi leri aç k ve faydal araçlar olarak uygulamaya rehberlik yapmadan önce ayr nt l aç klamalara gerek duyabilir. Dolay s yla bu a amada Finansman Anla mas n sonuçland rmadan önce Teknik ve Bdari Hükümleri olu turmak için daha kapsaml de erlendirme çal mas gerçekle tirilebilir.
Kilit görevler genellikle a a dakileri içerir. Bunlar:
1. Daha detayl analiz ve de erlendirme/tasar m çal mas gerektiren konular n tan mlanmas için her Proje Fi ini incele ve i in gerçekle tirilmesi için gereken sorumluluklara karar ver.
2. Kapsaml de erlendirme/tasar m çal malar n kontratland rmak için Görev Tan m n (uygun oldu u ekilde) haz rla.
3. Tasar m çal mas n kontratland r ve yüklenicileri idare et.
4. Uygulama dokümanlar n n (Görev Tan m / Teknik ve Bdari Hükümler) KDG taraf ndan incelenmesi için onlara gönderilmesi (örnek baz nda).
5. Yerel taahhütü sa lamak/desteklemek amac yla proje payda lar yla halihaz rda gerçekle en diyaloglar da dahil ederek uygulamadan önce gerekli olan di er eylemleri yerine getir.
6. Finansman Anla ma(lar) n haz rla ve tamamla.
4.4.3 Kilit de2erlendirmeler ve araçlar
Ön de erlendirme a amas nda gerekli olan kilit de erlendirmeler unlard r (Tan mlama a amas nda gerçekle tirilen de erlendirmelerin üzerine kurulan) : (i) politika ve programlama çerçevesi ile uyum içerisinde oldu unu onaylanmas ; (ii) kurumsal kapasite de erlendirmesinin dahil oldu u payda analizi; (iii) cross-cutting konular n dahil oldu u problem analizi (ör.
cinsiyet, yönetim, çevre); (iv) di er devam eden ve planlanm olan giri imleri tamamlanmas ve ç kar lan derslerin dahil edilmesi; (v) strateji de erlendirmesi; (vi) hedef hiyerar i
de erlendirmesi (Hedef, amaç, sonuç ve göstergesel faaliyetler); (vii) kaynak ve maliyet ihtiyaçlar n n de erlendirmesi; (viii) yönetim, koordinasyon ve finansal ayarlamalar n de erlendirilmesi (finansal yönetim ve iç kontrol/raporlama dahil); (ix) izlemenin, de erlendirmenin ve denetim ayarlamalar n n de erlendirmesi; ve (x) ekonomik/finansal, çevresel, teknik ve sosyal aç lardan risk ve sürdürebilirlik de erlendirmesi.
Byi kalitedeki projelerin formülasyonunu desteklemek için kullan lan araçlar unlard r:
Kalite de erlendirme kriteri (a a daki bölüm 4.4.4’e bak n z);
Mant ksal çerçeve Matrisinin (proje tan mlama, kilit varsay mlar/riskler, göstergeler ve do rulama kaynaklar n içerir) haz rlanmas n da içeren Mant ksal Çerçeve Yakla m ve destekleyici faaliyetler, kaynak ve maliyet programlar (Bölüm 5’e bak n z);
