2.1. Zaman Yönetimi
2.1.2. Zaman Yönetimi Kavramı ve Önemi
Zaman, kişinin amaçlarına ulaşabilmesi için kullanabileceği bir araç olarak da tanımlanabilir. Bu aracı iyi planlayıp, erken davrandığınızda başarıyı elde ediyorsunuz; davranmadığınızda boşa geçen yıllar olarak size geri dönüyor (Bayramlı, 2009, s. 4). Dolayısıyla da insan hayatındaki bu sınırlı kaynağın etkin bir şekilde yönetilmesi gerekmektedir. Zamanı etkin yönetmek, az zamana çok iş sığdırmak değildir; zaman yönetimi belli bir zaman diliminde işlerin etkin yönetimidir (Tutar, 2011, s. 45).
2.1.2.1. Zaman Yönetimi
“Zaman en güç bulunan kaynaktır ve o yönetilmeden hiçbir şey yönetilmez.”
Peter F. Drucker
Son yıllarda araştırmacıların ilgi alanı insan yaşamının amacı ve kişiliğinin verimliliğini doğrudan etkilediği fark edilen zaman önem kazanmış, zamanın etkili ve üretken kullanılabilmesi için zaman yönetimi gündeme gelmiştir (Tektaş ve Tektaş, 2010, s. 222). Zaman yönetimi, salt düzenli olmak ya da hızlı çalışmanın ötesinde bir şeydir (Atkinson, 1997, s. 13).
Zamanımızı iyi kullanabilmek, çok önemli bir yaşam becerisidir (Jones, 2000, s. 8). Zaman yönetimi amaçlara ve hedeflere ulaşmak isterken zamanı etkili ve verimli kullanma kullanmayı beceri haline getirebilmektir. Burada amaçları belirlemek, amaçlara ulaşmak için planlama yapmak, hemen işe başlamak ve bitişini belirlemek yani amaca ulaşana kadar çaba göstermek gerekmektedir. Zamanı kontrol etmeyi öngören zaman yönetimi kavramı; yeri doldurulamayacak eşsiz bir kaynak olan zamanın denetim altına alınması ve öncelikler esasına göre planlanarak yönetilmesi anlamına gelmektedir (Gürel ve Gürüz, 2009, s. 367). Kıngır (2007, s. 7)’a göre zaman yönetimi, “zaman faktörü göz önünde bulundurularak, kaynakların etkin kullanımı” demektir. Zaman yönetimi, zaman dâhil olmak üzere sahip olduğumuz kaynaklarımızın, önemli kişisel hedeflere ulaşmamızda etkin olabilmemiz için verimli bir biçimde kullanılmasıdır (Ensari, 1995, s. 97).
Zaman yönetiminde söz konusu olan yanlış işleri kısa sürede yapmak değil, doğru işleri kısa sürede yapmaktır. Zaman yönetimi, amaçlara ulaşmak, yapılan işleri denetlemek, kişinin kendi motivasyonunu yükseltmek açısından önemli görülen bir kişisel performansı geliştirme tekniğidir (Aydın ve Gürbüz, 2012, s. 12).
24
Zaman yönetimi yalnız bir defalık düzenlenen bir iş değil, insanın ömrü ile birlikte devam eden bir programdır (Bayramlı, 2009, s. 16). Bir insanın hayatını devam ettirebilmesi için her gün düzenli bir şekilde yemek yemesi, başarılı olmak isteyen bir öğrencinin düzenli ve programlı bir şekilde ders çalışması gibi zaman yönetiminin de bir beceri haline gelip uygulanabilir olması gerekmektedir.
Zaman yönetimi, sabit bir akış seyri olan gerçek zamanın yönetilmesi değildir; kendimizi zaman içinde yönetebilmektir (Tutar, 2011, s. 44). Zaman yönetimi aslında bir öz yönetimdir; yaşadığımız olayların kontrolünü sağlamaktır; bireyin kendisinin yönlendirerek olayları yönetmesidir (Güçlü, 2001, s. 89). Bu nedenle, akrep ve yelkovanı durduramayacağımıza göre saati yönetmekten vazgeçip kendimizi yönetmenin yollarını aramalıyız, bu çabanın adı “zaman yönetimi”dir (Kaymaz vd., 2010, s. 5).
2.1.2.2. Zaman Yönetiminin Önemi
Bir gün 24 saatten ibarettir ve bu herkes için sabittir. Fakat benzer koşullarda bulanan bireylerin yetenek ve becerilerinden dolayı zamanı algılayışları bazı farklılıklar gösterebilmektedir. Bu farka neden olan etkenlerden biri de zamanı nasıl yönettikleridir. Zamanın değeri, insanın onu yönetmesine ve anlamlı kılmasına bağlıdır (Genç, 2007, s. 387). Zaman yönetimi aslında bir yaşam becerisidir. Önceliklerin belirlenmesi ve gerekli olduğu düşünülen görevlerin yerine getirilmesi esasına dayanan zaman yönetimi kavramı, kişilerin hayatlarında bir denge oluşturmalarını ya da dengesizliğin kaynaklarını belirlemelerini sağlamaktadır (Gürel ve Gürüz, 2009, s. 369). Zaman yönetimi, zamanı akılcı kullanarak daha verimli sonuçlar elde edilmesini sağlar (Özer, 2011, s. 487).
Zaman geçmişten günümüze kadar en değerli bir o kadar da kıt olan bir kaynaktır. Kıt olan bu kaynaktan etkili bir şekilde yararlanmak için an’ların bile değerini bilmek gerekmektedir. Bu bakımdan, “zamanın değerini sadece yapacak işi olanlar takdir edebilir” sözü anlamlıdır (Genç, 2007, s. 387). Unutmamak gerekir ki hayat yaşadığımız ve yaşamakta olduğumuz andan ibarettir. Burada önemli olan da anı değerlendirmektir. Ortadoğulu bir bilgenin dediği gibi, “Yarın yaparım deme. Nice yarınlar geçti ve geçecek.” bu aşamada ise soru şudur; “Eğer hemen değilse ne zaman?” (Doğan, 2009, s. 659).
Zaman yönetimi, pratik bir yaşamı ifade ettiği gibi kişi de davranış ve psikolojik boyutun da denetlenmesinde etkilidir. Zaman yönetimini sadece çalışma hayatı olarak değil tüm yaşam
25
olarak düşünmek gerekmektedir. Zamanı etkili ve verimli bir şekilde yönetmeyi beceri haline getiren kimselerde gerek iş hayatında gerekse özel hayatında stres azalabilmektedir. Bundan dolayı zaman yönetimi hayat planlaması ve stres yönetimiyle sıkı sıkıya ilişkilidir (Özer, 2011, s. 499).
Smith (2000, s. 19), hayatın ve zamanın yönetimini ele geçirmekle doğal yasaların ilgili olduğunu belirterek, bireysel üretkenliği ve doyumu belirleyen on doğal yasadan beşini zamanı yönetme yasaları olarak şu şekilde sıralamıştır:
1. Yasa: Zamanınızı kontrol ederek hayatınızı kontrol edersiniz.
2. Yasa: Sizi yönlendiren değerler kişisel başarı ve doyumunuzun temelidir. 3. Yasa: Günlük uğraşlarınız temel değerlerinizi yansıttığında, iç huzuru duyarsınız. 4. Yasa: Önemli bir amaca ulaşmak istiyorsanız, rahatlık bölgenizden çıkmak zorundasınız. 5. Yasa: Tutarlı günlük planlama yapmak, odaklanmayı arttırarak zamanınızı çoğaltır (Kaymaz
vd., 2010, s. 7).
Zamanı yönetmek kişisel bir beceri ve kararlılık gerektirir. Zamanı başkalarına iyi görünmek için boşa geçiremediğimiz gibi onu ekonomik kullanarak dolu dolu ve doya doya yaşamak gerekmektedir. Zaman yönetimi ile düşünülmesi gereken serbest zamanların üretken, verimli ve katılımcı bir şekilde değerlendirilerek yaşamın bir parçası haline getirilmesi ve israf edilmemesi esastır (Doğan, 2009, s. 656).
Zaman yönetimini beceri haline getirebilen bir kimse aslında zamanı faaliyet dilimlerine başarılı bir şekilde bölebiliyor demektir. Zamanı iyi kullanan kişi, sanılanın tersine kendine ait süreyi bir tek konuda yoğunlaşarak değil, çalışma yaşamı, özel yaşam, bireysel zevkler gibi değişik etkinlikler arasında paylaştırabilen kişidir (Tutar, 2011, s. 18).
2.1.2.3. Zaman Yönetimi Yaklaşımları
Çeşitli araştırmalarda zaman yönetimiyle ilgili farklı yaklaşımlar ortaya atılmıştır. Her yaklaşımın bir değeri vardır ve önemli katkılarda bulunabilir. Ancak, bu yaklaşımların bazılarına gitgide artan bir çaba harcadığımız halde sonuçlarda anlamlı bir gelişme olmaması, temel bir paradigma sorununun göstergesidir (Güçlü, 2001, s. 87).
Yapılan araştırmaların incelendiğinde zaman yönetimi yaklaşımlarının güçlü ve zayıf yönleri birlikte ele alınarak, zaman yönetimi yaklaşımlarını; düzenli yaşam yaklaşımı, savaşçı yaklaşımı, ABC yaklaşımı, sihirli araç yaklaşımı, beceri yaklaşımı, hedef belirleme
26
yaklaşımı, iyileştirme (rehabilitasyon) yaklaşımı, kendini akıntıya bırak yaklaşımı olarak sıralandırılmıştır (Güçlü, 2001; Kaymaz, vd., 2010; Tutar, 2011).
Düzenli Yaşam Yaklaşımı: Düzenli Yaşam Yaklaşımı aynı zamanda Kendi Toparla
Yaklaşımı olarak da bilinmektedir. Bu yaklaşım, zaman yönetiminde ortaya çıkan sorunların büyük bölümünün bireylerin hayatındaki düzensizlikten kaynaklandığını savunur (Aydın ve Gürbüz, 2012, s. 13). Örneğin; istenilen şeylerin arandığında bulunamaması, randevuların ve üstün körü yapılan planların uygulanamaması, dosyalar ve arasında sıkışıp kalmak gibi. Bu yaklaşımda çoğu kez cevap sistemde yatar.
Bu sistemler genellikle üç alandaki düzenleme üzerinde odaklanır:
Nesneleri Düzenlemek: Anahtarlardan bilgisayar ekranlarına, dosyalama sistemlerinden evrak depolarına, büro alanından mutfak alanına kadar her şeye çeki düzen vermek. Görevleri Düzenlemek: Basit listelerden karmaşık planlama tablolarına ve proje yönetim
yazılımlarına kadar çeşitli araçlar kullanarak, “yapılacak işleri" bir düzene ve sıraya sokmak. İnsanları Düzenlemek: Gerek kendinizin gerekse başkalarının yapabileceği işleri
tanımlamak, yetki devretmek, olup bitenlere hakim olmak için izleme sistemleri yaratmak (Güçlü, 2001, s. 99).
Bu yaklaşım, kişisel uygulamanın ötesinde örgütsel uygulamayı da kapsar. Zor durumda olan bir örgüt her şeyi yeniden düzenlemeye yani kendini toparlamaya gider.
Güçlü Yanları: Zaman kazandırarak daha verimli olmayı sağlar. Çabaların boşa harcanmasını önler. Düzenleme, zihni açar ve tertip sağlar (Kaymaz vd., 2010, s. 30). Zayıf Yanları: Tehlikeli olan düzenlemenin, amaçlara ulaşmak için bir araç olarak kullanılması yerine aracın amaç haline dönüşmesidir. Burada zamanın önemli kısmı üretime değil de planlamaya ayrılır. Birçok kişi, planlarla meşgul olduğu için işini yaptığını sanır, oysa aslında, önemli işi bitirmek yerine ertelemiş olabilirler (Kaymaz vd., 2010, s. 30).
Savaşçı Yaklaşım: Adından da yönlendirdiği gibi savaşçı yaklaşım, her türlü zaman
tuzağına karşı kişinin kendi zamanını koruma ve üretim üzerinde odaklanır (Tutar, 2011, s. 63). Dolayısıyla savaşçı yaklaşım, kişinin bağımsız ve verimli çalışabilmesi için zaman tuzaklarının üstesinden gelerek, zamana sahip çıkabilmesi üzerine kuruludur.
Aşağıdaki gibi güçlü teknikleri içerir.
Kendini Yalıtmak: Sekreteri devreye sokmak, kapıları kapatmak, tele sekreter kullanmak, anlamsız iletişimleri reddetmek.
27
Yetki Devretmek: Daha etkili işlere zaman ayırabilmek için başkalarına görev vermek (Güçlü, 2001, s. 100).
Güçlü Yanları: Bu yaklaşımla kişi zaman sorumluluğunun çoğunu üstlenmeyi tercih eder. Verimli ve bağımsız çalışabilmek için kendisiyle baş başa kalan biri daha üretken olabilmektedir.
Zayıf Yanları: “Onlar senin programına müdahale etmeden, sen onlarınkine et.” (Kaymaz, 2010, s. 32). Bu yaklaşım temelde başkalarını düşman olarak görmektedir. Hayır de, kimseyi odana kabul etme telefonu konuşma bitmeden kapat. Bu korumacı, tecritçi yaklaşım, yasam kalitesinin karşılıklı bağımlı olduğu gerçeğini göz ardı eder ve çoğunlukla, ancak sorunu katmerleştirmeye yarar (Güçlü, 2001, s. 100).
Hedef Belirleme Yaklaşımı: Bu yaklaşımın temelinde ne istediğini bilmek ve
başarmak için çaba harcamak felsefesi yatmaktadır. Uzun, orta ve kısa vadeli planlama, amaç belirleme, canlandırma, kendini motive etme ve olumlu bir düşünce tarzı yaratma gibi teknikleri içerir (Kıngır, 2007, s. 21).
Güçlü Yanları: Daha az yeteneğe sahip kişilerin, bedelini ödemeye razı olarak yani kuvvetleri örgütleyerek, enerjiyi yoğunlaştırarak, araya engel girmesine izin vermeyerek daha büyük yeteneklerin performansını asma gücüdür (Güçlü, 2001, s. 101). Hedeflerini belirleyip bunlara ulaşmak için çaba gösteren kişilerin, genellikle, hedeflerine ulaştıkları bilinmektedir.
Zayıf Yanları: Belirlediği hedefe ulaşmak için çaba gösterip hedefe ulaşamayan ya da ulaştığında bekledikleri sonuç ile karşılaşamayan birçok kişi vardır. Böyle anlarda kişilere hayat bomboş gelir. Hedefler ilkelere ve temel ihtiyaçlara dayalı değilse, ulaşmayı olanaklı kılan tek bir hedefe kilitlenme hali, insanları yaşamlarında dengesizliğe yöneltir (Kaymaz, vd., 2010).
ABC Yaklaşımı: ABC Yaklaşımına, Önceliklerin Sıralanması ve Değerlerin
Belirlenmesi Yaklaşımı da denilmektedir. Hedef yaklaşımından yola çıkarak çabaların öncelikle en önemli işlerin üzerine yoğunlaştırılması gereği üzerinde durur (Aydın ve Gürbüz, 2012, s. 14). İddiası şudur: Neye ulaşmak istediğinizi biliyorsanız ve çabalarınızı öncelikle o işlerin üzerinde yoğunlaştırırsanız, o işte başarılı ve mutlu olursunuz (Kaymaz, 2010, s. 34).
28
Güçlü Yanları: Düzen ve ardışıklık sağlar. Günlük yaşamda bu yaklaşım yapılacak işler ile en öncelikli görevler üzerinde odaklanma teşvikini birbirinden ayırt eden bir takım teknikler sunar (Güçlü, 2001, s. 101).
Zayıf Yanları: Bu yaklaşımla değerler netleşirken yaşam kalitesi ilkeleri göz ardı edilmektedir. İnsan hayatında belli dönemlerde değer verdikleri şeyler değişmekte ona ulaştıklarında da bekledikleri başarı ya da mutluluk ile karşılaşamayabilmektedirler. Temelde, değerlerimiz doğru ilkelerden kaynaklanmıyorsa, asla derin bir doyum ve yaşam kalitesine kavuşamayız (Kaymaz vd., 2010, s. 36).
Sihirli Araç Yaklaşımı: Bu yaklaşım, “iyi işler, iyi araçlarla kurulur” düşüncesi
üzerine kuruludur. Doğru araç, yaşam kalitesini ve zaman yönetimini geliştirmek için en önemli etkendir. Bu yaklaşım, sistem ve teknolojik araçların iyi kullanılmasının, zamandan tasarruf sağlayacağı üzerinde durmaktadır (Tutar, 2011, s. 66).
Güçlü Yanları: Ne zaman, nerde, hangi aracın kullanılacağını bilmek kuşkusuz çok önemlidir. Teknolojinin de gelişmesi ile birlikte, tercih edilen doğru araçlar, işlerin etkin ve daha kısa sürede yapılmasını sağlamaktadır. Not almaktan, yapılan işleri liste üzerinde işaretlemekten, hayatımızdaki önemli işleri dikkatlice izlemekten gelen bir tatmin duygusu vardır (Güçlü, 2001, s. 102).
Zayıf Yanları: Teknolojiyi ve kullanılan araçları her şeyin yanıtı olarak düşünmemek gerekir. Sonuçta hiçbir araç insanın duygularının, değerlerinin ve yaratıcılığının yerine geçemez. Örneğin, çok iyi bir kamera ünlü bir fotoğrafçı yaratmaz. Bunun için his, yaratıcılık, beceri gerekir. Araçlar hayatın doyurucu olması gereken anlarını, önceden belirlenmiş gündelik zaman dilimlerine sıkıştırarak, doğal ritmi ve dengeyi bozarlar (Kaymaz vd., 2010, s. 38).
Beceri Yaklaşımı: Bu yaklaşım, zaman yönetiminin temelde muhasebe ya da kelime
işlem gibi bir beceri olduğu paradigmasına dayalıdır ve günümüz dünyasında etkili olabilmek için, şu tür becerilerde uzmanlaşmamız gerektiğini söyler (Güçlü, 2001, s. 102):
• Bir planlayıcı ya da randevu defteri kullanma. • "Yapılacak işler" listesi oluşturma.
• Hedef belirleme. • Yetki devretme.
29 • Planlama.
• Öncelikleri sıralama.
Güçlü Yanları: Bir kimsenin amaçlarına ulaşabilmesi ya da başarılı olabilmesi için çok çalışmak yetmemektedir. Bunun için yeterli bilgi ve becerilere de sahip olması gerekmektedir. Beceri, daha az zaman ve enerji ile daha etkin işlerin yapılabilmesini sağlamaktadır. İyi zaman yönetimi de zaten “zaman yönetimi becerisi”nden başka bir şey değildir (Tutar, 2011, s. 67).
Zayıf Yanları: Beceriler de tek başına bir yanıt oluşturmayabilir. Kişisel ya da kurumsal kalite, beceri ve teknikten çok, kişilerin karakter ve davranışlarını ilkelerle uyumlu kılma yeteneğine bağlıdır (Kaymaz, vd., 2010, s. 40).
Kendini Akıntıya Bırak Yaklaşımı: Uyum ve Doğal Ritimler Yaklaşımı da denilen
bu yaklaşıma göre; akıntıya kapılıp yaşam doğal uyumana döner, böylece yeni fırsatlar ortaya çıkar. Bu yaklaşımda, iç benliğin tutarlığı ile doğanın akışına uyumu vurgulanmaktadır (Aydın ve Gürbüz, 2012, s. 14).
Güçlü Yanları: İçinde bulunduğumuz anı düşünmeden, saatlerden bağımsız çevremizdeki ve içimizdeki doğal ritimleri hissettiğimiz doğada herhangi bir yerde olabilir. Bu yaklaşım üzerimize sürekli baskı yapan acil işlerin egemenliğinden bizi uzaklaştırır (Güçlü, 2001, s. 103).
Zayıf Yanları: Bu yaklaşım esasında zaman yönetimine karşı çıkarak, kişinin zaman içinde doğal akışla kendisini bütünleştirmesine dayalıdır. Bireysel sorumluluk, insanın kendini saatin tik-takları arasında zamanın akışına bırakmayı değil, zamanını ve dolayısıyla yaşamı yönlendirmeyi gerektirir (Tutar, 2011, s. 70).
İyileştirme (Rehabilitasyon) Yaklaşımı: Bu yaklaşıma göre, kendi amacına aykırı
ya da işlevsiz zaman yönetimi davranışları şeklinde kendini gösteren çevre, kalıtım ve diğer etkenlerin sonucunda ruh dünyasında temel eksiklikler oluşmaktadır (Aydın ve Gürbüz, 2012, s. 14). Bu yaklaşımda önerilen çözüm ise psikolojik ve sosyal faktörleri iyileştirmektir. Güçlü Yanları: Bu yaklaşım davranışlarımızdaki sorunun esas temeli üzerine odaklanarak, özbilincin gelişmesini sağlar.
30
Zayıf Yanları: Bu yaklaşım değerli içgörüler sağlayıp sorunun bir parçasını tanımlamaya yardımcı olsa da, reçeteden çok teşhis değeri taşır (Güçlü, 2001, s. 104). Ayrıca çözüme bütüncül bir şekilde yaklaşmamaktadır.
2.1.2.4. Zaman Yönetimi Süreci
Zaman yönetimi, eldeki kaynakların, zaman faktörü göz önünde bulundurularak etkili bir şekilde kullanılmasıdır. Zaman yönetimi için yapılması gereken ilk ve önemli şeylerden biri de zamanın nasıl geçirildiğinin belirlenmesidir. Herkesin yaşamında sabit olan uyku, yemek, kişisel temizlik ve bakım, ulaşım gibi zorunlu işler için harcanan zaman çıkarıldıktan sonra kalan süre için planlama yapılabilir (Özer, 2011, s. 504).
Zaman yönetimi süreci aşağıdaki Şekil 1’de verilmiştir.
Şekil 1. Etkin zaman yönetimi süreci (Ferner’den aktaran Akgemci, vd., 2008, s. 236). ZAMAN KULLANIM ANALİZİ (ZAMAN
CETVELİ)
ZAMAN PROBLEMLERİNİ TANIMLAMA
KENDİNİ TANIMLAMA
AMAÇ VE ÖNCELİKLERİ BELİRLEME
PROGRAM HEDEFLERİNİ UYGULAMA PLANLARINA AKTARMA
GÜNLÜK PROGRAMLAR VE REHBERLER HAZIRLAMA
ZAMAN YÖNETİMİ TEKNİKLERİNİ GELİŞTİRME
SÜRECİN İZLENMESİ VE YENİDEN ANALİZ
G E R İ B E S L E M E
31
Şekil 1’de görüldüğü gibi; zaman kullanım analizi, zaman problemlerini tanımlama, kendini tanımlama, amaçları ve öncelikleri belirleme, program hedeflerini uygulama planlarına aktarma, günlük program ve rehberleri hazırlama, zaman yönetimi tekniklerini geliştirme ve sürecin izlenmesi olarak sekiz aşamadan oluşmaktadır:
Zaman Kullanım Analizi: Bireylerin zamanlarını en iyi şekilde yönetebilmeleri, gerçekte zamanlarını nereye ve nasıl harcadıklarını ortaya çıkarmalarına bağlıdır.
Zaman Problemlerini Tanımlama: Bu aşamada, hiçbir sonuç getirmeden sadece zaman israfına neden olan faaliyetler belirlenerek mümkün olduğunca bu sorunların ortadan kaldırılmasına çalışılmaktadır.
Kendini Tanımlama: Bireyin kendi yeteneklerini ve becerilerini değerlendirmesi, zaman kaybına neden olan davranışlardan uzaklaşması ve böylece mevcut zaman üzerinde kontrolün sağlanması açısından önemli olmaktadır.
Amaçları ve Öncelikleri Belirleme: Bu aşamada sırasıyla; amaçlar belirlenmekte, bu amaçlara ulaştıracak hedefler saptanmakta, öncelikli hedefler belirlenmekte ve bu hedeflere ulaşmak için yapılması gereken işler tespit edilmektedir.
Program Hedeflerini Uygulama Planlarına Aktarma: Faaliyetlere bir yön ve kesinlik kazandırmak için çabaların belirlenen hedeflere ulaşmak üzere planlanması gerekmektedir. Günlük Program ve Rehberleri Hazırlama: Bu aşamada kısa dönemli plan ve programlar ön
plana çıkmaktadır.
Zaman Yönetimi Tekniklerini Geliştirme: Bu tekniklerin yerinde ve zamanında kullanılması zaman konusunda sorunu olan yöneticilere özellikle bir zorunluluk halini almıştır.
Sürecin İzlenmesi ve Yeniden Analizi: Bu aşamada uygulamaların ölçümü ve denetlemesinin etkinliği açısından önem taşımaktadır (Ferner’den aktaran Akgemci, vd., 2008, s. 236).
Herhangi bir beceri gibi, zaman yönetimi de alışkanlık haline gelmeden önce uzun alıştırmalara gerek gösteren bir beceridir (Jones, 2000, s. 14).Yeni bir alışkanlık edinirken belli bir sürenin harcandığı gibi zamanı iyi kullanabilmeyi de alışkanlık haline getirebilmek için belli bir sürenin geçmesi gerekmektedir.
2.1.2.5. Zaman Yönetimi Teknikleri
İnsanlar zamanlarını nasıl kullanacaklarına dair kararlarını kendileri verebilir. Diğer kaynaklarda olduğu gibi zaman da etkili bir şekilde değerlendirilebilmekte ya da boşa harcanabilmektedir. Bu nedenle bir kaynak olarak zaman şu paradoksu arz eder; eğer zaman kullanılmıyorsa, herhangi bir şekilde kaybolur (Akgemci vd., 2008, s. 220). Dolayısıyla
32
zaman biz farkında olmadan akıp geçmektedir. Arkada kalan ise gurur ve mutluluk duyacağımız yaptıklarımız ile yapılması gereken ya da ertelenen birçok iş ve sorun kalmaktadır. Zamanı doğru kullanmak ve değerlendirmek bizim elimizdedir (Küçük, 2008, s. 45).
Zaman yönetimini kendimizden bağımsız düşünmemek gerekir. Zamanı yönetmek, aslında bireyin kendisini yönetmektir Bundan ötürü de zamanın etkili kullanılması için zaman yönetimi tekniklerini bilmek ve uygulamak gerekmektedir. Balcı’ya göre bu teknikler özde bireyi organize olmaya götürmektedir (Balcı, 1990, s. 102).
Yapılan araştırmalarda zaman yönetimi teknikleri farklı şekillerde sıralanmaktadır. Tutar (2011), zaman yönetimi tekniklerini iş zamanını etkin kullanma yöntemleri ve bireysel zamanı etkin kullanma yöntemleri olarak iki ana grupta toplamıştır. Unutmamak gerekir ki, zamanı etkin kullanmak için geliştirilen bu teknikleri bilmek yetmez bilineni uygulamaya dönüştürebilmek önemlidir.
2.1.2.5.1. İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri
Meşgul olmaktan daha kolay, zamanı değerli kılmaktan daha zor hiçbir şey yoktur (Tutar, 2011, s. 133). Esasında verimli olmak güç bir şeydir. Kişiyi verimli ve etkin yapan en önemli şey de; bir işi doğru yapmak değil, doğru olan işi yapmaktır. Doğru zamanda doğru işi yapmak içinde planlama yapmak gerekmektedir. Zamanları olmadığı gerekçesiyle planlamaya karşı olan kişiler, uzun dönemde kazanacakları zamana ve elde edecekleri verime ulaşamayacaklardır.
İletişim araçlarının etkin kullanımı: İnsanların birbirlerini anlamaları, işlerin daha
etkili ve verimli bir şekilde yürütülmesi, sorunların minimize edilmesi iyi bir iletişimle mümkün olmaktadır. Günümüzde teknolojinin karmaşıklığı, örgütlerin aşırı büyümesi sonucu, iletişim ağları genişlemiş, örgütün tepe yöneticisi ile en alt basamakta yer alan işgörenler arasındaki fiziksel da psikolojik mesafe artmıştır (Kıngır, 2007, s. 37).
Telefon: Telefon en çok zaman kazandıran araçlardan biri olduğu kadar en çok zaman kaybettiren, hatta bazen kişiyi esiri altına alan bir araç olarak da görülmektedir. Gereksiz uzun sohbetler ya da işe yoğunlaşan birine ansızın gelen ve dikkatini dağıtan aramalar, bir kimseye zaman kaybettiren nedenlerdendir.
33 - Nezaket sözlerini çok kısa tutmaya çalışın.
- Cevaplarınızın kısa ve kesin olmasına özen gösterin.
- Sizi arayan kişinin ne söylediğini dikkatle dinleyin; telefon çaldığı sırada yaptığınız ya da düşündüğünüz şeyi tamamen unutmaya çalışın ve konuştuğunuz kişiye odaklanın.
- Eğer mümkünse telefonlara cevap verme görevini başkasına devredin. Acil görevlerle