Yazılı İletişim Araçları

Hem özel hem de kamu kesiminde kurum veya kuruluşları gerçekleştirdiği yada gerçekleştireceği faaliyetleri, hedef kitlelerine tanıtmak amaçlı hazırlanmış basılı materyaller yazılı iletişim araçları kapsamındadır. Halkla ilişkiler faaliyetlerinde en sık kullanılan iletişim araçlarını şu şekilde sıralayabilmek mümkündür.

-El Kitapları ve El İlanları: El kitapları, kurumun uğraş alanlarıyla ilgili konular, yeni projeler, karşılaşılan sorunlara ilişkin bilgilerin yer aldığı ve görselden çok yazıya ağırlık veren basılı materyallerdir. Bu kitaplar, kurumun kuruluş yıldönümlerinde, kurumun geçmişini, kurucuların hayatlarını anlatan türde hazırlanabileceği gibi, kurumun ürettiği mal veya hizmetlerin tanıtımı da yapan yardımcı kaynak niteliğindedir (Tutar vd., 2005:149). El ilanları ise, kurum tarafından hedef kitlelere iletilmek istenen mesajların, tek sayfalık metni şeklinde sunulmasıdır. El ilanlarındaki mesajlar sadece yazıyla hazırlanabileceği gibi; bazen de fotoğraf, resim, grafik gibi görsel unsurlarla da sunulabilir (Kazan, 2007:26).

-Broşürler ve Afişler: Broşürler, kurum ve kuruluşların faaliyetlerini, ürünlerini tanıtmak amacıyla hazırlanan materyallerdir. Broşürler, genel ve özel olarak iki farklı şekilde tasarlanabilir. Genel amaçlı broşürler, kurum için olumlu imaj yaratmaya yönelik, kurumun tarihçesi, faaliyetleri gibi genel konuları etkili bir şekilde aktaracak biçimde tasarlanır. Özel amaçlı broşürler ise, belirlenmiş bir hedef kitleye yönelik olarak, kurumun ihracat hacmi, üretim teknolojisi ve yeni ürün çeşitleri gibi daha özel konulara ilişkin bilgi vermeyi amaçlamaktadır. Genel anlamda afiş, insanların ilk bakışta görebilecekleri ve mesajı alıp, etkilenmelerini sağlayacak şekilde hazırlanan bir yazılı iletişim aracıdır. Afişler genelde görsel destekli tasarlanır. Afişlerin en önemli özelliği, herkesin dikkatinin çekebilmektir. Bu nedenle, bir afişte yazıdan çok, fotoğraf ve resim gibi görsel öğelere ağırlık verilir. Afişteki görsel öğeler, konuyla ilişkili olmalı, sözlerle görsel öğe birbirini desteklemelidir (Tutar vd., 2005: 150-151).

-Bültenler: Kamu kurumları ve özel kurumlar tarafından herhangi bir konuyla ilgili olarak süreli veya süresiz çıkarılan yayınlardır. Bültenler kurum içi olduğu kadar, kurumun dış çevresiyle olan iletişimini sağlayan önemli yazılı iletişim araçlarıdır. Bültenlerin dergilerden farkı, bültenler daha çok haber ve görsel içerikli iken, dergiler yazı ağırlıklıdır ve konular bilimsel olarak ele alınır (Tutar vd., 2005: 204). Bültenler, kurum ve kuruluşların iletişimde bulunduğu firmalara çeşitli kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilmek için yayınlanır. Bültenlerin amacı bilgi vermektir ve ekonomik olmasıyla halkla ilişkiler faaliyetlerinde sıklıkla kullanılmaktadır (Kazan, 2007: 26).

-Yıllıklar ve Raporlar: Yıllıklar, kurumun on iki aylık süre içerisinde yürüttüğü faaliyetlerin yer aldığı bir yayın türüdür. Kurumun şeffaflık politikası bağlamında bilançosu, kar ve zarar tablosu gibi muhasebe kayıtlarının yanında, tarihçesi, yönetim kurulu, üretimde kullandığı teknoloji gibi kurum ile ilgili detaylı bilgiler yer alır. Kurumun ilişkide bulunduğu kişi ve kurumlara, ücretsiz olarak gönderilen yıllıklar aynı zamanda basın kuruluşları için de önemli bir haber kaynağıdır. Kurumların toplumsal sorumluluk anlayışı çerçevesinde geliştirdiği çalışmaların bir uzantısı olan raporlar, örgütsel iletişim aracı olduğu kadar, bir halkla ilişkiler aracı olarak da oldukça etkilidir (Tutar vd., 2005:151). Yıllık raporların amacı, hedef kitlelere örgütün geçmiş bir sene içinde gerçekleştirdiği projeleri aktarmak ve geleceğe yönelik yatırımlarını duyurmaktır (Oktay, 1996:167).

-Dergi: Kamu ve özel sektörde genel veya özel olarak yayınlanan dergiler konuları itibarıyla farklı içerikleriyle, hedef kitleler ve ilgi alanlarına yönelik yayınlardır. Gazetelere göre daha uzun zaman aralığı içinde yayınlanan, haftalık, aylık, iki veya üç aylık, altı aylık veya yıllık olarak çıkarılan örnekleri mevcuttur (Oktay, 1996: 73). Kurumlar hedef kitlelerine ulaşabilmek için onların ilgi alanlarına yönelik dergilerde makale, röportaj, kurumsal haber ve reklam gibi metotlar kullanabilir. Bu dergilerde bilimsel makalelerin yanında kuruluşun yaptığı etkinlikler, kuruluş personeliyle ilgili haberlere, sosyal, kültürel ve sportif faaliyetlere de yer vermektedirler. Bu sayede hem kurumun dış hedef kitleye

tanıtılması hem de iç hedef kitlesi olan personeline bilgi aktarımı gerçekleşmiş olur (Tengilimoğlu ve Yüksel, 2004:149).

-Gazete: Hem kurumun personeli hem de kurumun bağlantılı olduğu diğer kurum ya da müşterileriyle ilişkilerini geliştirmek ve güçlendirmek için kullanılan basılı halkla ilişkiler aracıdır (Çamdereli, 2000:83). Gazeteler kuruma iki yönden fayda sağlarlar. İlki kuşkusuz tanıtım faaliyetidir. Kurumlar gazete aracılığıyla tüm çalışanlarını ve faaliyetlerini müşterilere veya kuruluşun ilişki içerinde olduğu kuruluşlara ve kişilere tanıtma imkanı bulmaktadır. Gazetelerin ikinci faydası ise, çalışan personeli motive gücüdür (Tengilimoğlu ve Yüksel, 2004:147).

-İlan Panoları: Halkla ilişkiler uygulamalarında ilan panoları iç hedef kitle için kullanılır. Kurum içi mesajlar genelde ilan panolarına yazılarak ya da bir yazılı metnin yerleştirilmesi şeklinde duyurulmaktadır (Bülbül, 1998:202). Kurum personeline bir mesaj iletilecek, bir bilgi veya haber verilecek ise bir yere ilan panosuna yerleştirilir ve iletilecek olan mesaj burada sergilenir. İlan panoları, az masraflı ve hızlı bir örgüt içi iletişim olanağı sağlar. İlan tahtalarındaki metinler güncel olmalı ve eski mesajlar çok zaman geçmeden kaldırılmalıdır (Tutar vd., 2005: 150).

-Fotoğraf: Halkla ilişkiler araçlarından fotoğrafın da önemli bir yeri vardır. Görsel bir malzeme olarak kullanılan fotoğraf, ünlü bir fotoğraf sanatçısının dile getirdiği gibi, “konuyu daha hızlı anlatma sanatı” olarak ifade edilebilir. Halkla ilişkilerde basın bülteni, basın toplantısı, kuruluş gazetesi, sergiler vs. alanlarda iletişim yöntemlerini desteklemek ve güçlendirmek amaçlı kullanılmaktadır. Halkla ilişkilerle ilgili fotoğraf seçimi doğrudan bu alanda çalışanların görevidir. Fotoğraf seçiminde önemli olan, verilmek istenen mesajla/ içerikle örtüşmesidir (Bülbül, 1998: 202).

-Mektuplar ve Davetiyeler: Mektuplar, kurum yöneticilerinin personeline yazdıkları son derece etkili bir kurumsal iletişim aracı olarak değerlendirilebilir. Yazılı iletişim araçlarından daha samimi ve daha kişisel bir özelliğe sahip olan mektuplar, kişisel ve iş mektupları olmak üzere iki çeşittir. İş mektupları, bir olayın

ya da yeniliğin duyurulması, belirli bir konuda mektup yazılan kişinin görüş ve düşüncelerinin sorulması veya bir etkinliğe davet için kaleme alınırlar (Gürgen, 1997: 100-101).

Davetiyeler, halkla ilişkiler uygulamalarında çeşitli toplantılara, organizasyonlara çağırmak için gönderilir. Mektupta etkinliğin yapılacağı yer, saat, tarih, daveti yapan kişinin adı, geri bildirim yapılacağında ulaşılabilecek kişinin adı,telefonu, e-mail adresi vs. olması gerekmektedir (Bülbül, 1998:201).