Örgütler için bilgi yönetiminin bir süreç olarak ele alınması 1990'lı yıllardan bu yana geniş kabul gören bir yaklaşımdır (Kalkan ve Keskin, 2005: 183). Bu yaklaşıma göre bilgi yönetimi, bir örgütün sahip olduğu bireysel ve kolektif bilgiyi stratejik amaçlarına ulaşmak üzere kullanmasını ifade eden bir süreçtir (Calvo-Mora vd., 2015: 1642). Örgütlerin sürdürülebilir rekabet avantajına sahip olabilmeleri için bu süreci başarılı bir şekilde yönetmeleri gerekmektedir. Deneyim ve uzmanlıkların biçimsel hale getirilmesi, böylece bilginin örgütsel bir varlığa dönüştürülerek paylaşılabilir ve kullanılabilir olmasının sağlanması, bu sürecin başarısını sağlayan temel uygulamalar olarak ifade edilmektedir (Çetinkaya, 2012: 158).
Bilgi yönetimi, farklı araştırmacılar tarafından farklı aşamalarla değerlendirilen bir süreçtir. Alavi ve Leidner (2001: 115), Wong ve Aspinwall (2004: 53-55), Zaim (2004: 37), Calvo-Mora ve arkadaşları (2015: 1643), Downes ve Marchant (2016: 60- 61) çalışmalarında, bilgi yönetimi sürecini birbiriyle ilişkili dört aşamayla ele almışlardır. Bu aşamalar; (1) bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi, (2) tasnif edilmesi ve saklanması, (3) transfer edilmesi ve paylaşılması, (4) kullanılması ve değerlendirilmesidir. Bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi aşamasında bir örgütün çeşitli yöntemlerle bilgiyi oluşturarak, satın alarak ya da geliştirerek yeni ve faydalı fikirler ile
çözümler üretebilme kabiliyetinden söz edilmektedir. Bilginin doğru zamanda, doğru kişiler tarafından kullanılabilmesi için gereken ikinci aşama ise bilginin tasnif edilmesi ve saklanmasıdır. Bu aşamada bilginin amacına, kullanım alanına, yeniden kullanılabilirliğine göre tasnifi söz konusudur. Bilgi yönetimi sürecinin üçüncü aşaması olan bilginin transfer edilmesi ve paylaşılması, çalışanların ihtiyaç duydukları bilgiye olabildiğince kolay ve hızlı biçimde ulaşabilmelerini sağlamak için gerçekleştirilen uygulamaların tümünü kapsamaktadır. Bilginin kullanılması ve değerlendirilmesi aşamasıyla ise bilginin, örgüte yarar sağlayacak davranışlara dönüştürülmesi kastedilmektedir. Benzer şekilde Turner ve Makhija (2006: 201), bilgi yönetimi sürecinin, (1) bilgi yaratma ve bilgi edinme, (2) bilginin diğer bireylere veya birimlere aktarılması, (3) bilginin örgüt hedeflerine uygun şekilde yorumlanması, (4) bilginin örgütsel amaçlar doğrultusunda uygulanması olmak üzere dört kritik aşamadan oluştuğunu vurgulamaktadırlar.
Davenport ve Völpel (2001: 217), bilgi yönetimi sürecini (1) bilginin yaratılması, (2) bilginin depolanması, (3) bilginin işlenmesi, (4) bilginin yayılması, (5) bilginin kullanılması ve (6) bilginin kontrol edilmesi/gözlemlenmesi olmak üzere altı aşamalı şekilde ifade ederek, kontrol etme aşamasının ardından bir "geri besleme" gerekliliğini belirtmektedirler. Şekil 3'te gösterilen bu süreçte diğer çalışmalardan farklı olarak vurgulanan, bilgi yönetiminin sürekliliğini ve başarısını sağlayan unsur olarak sürecin sonundaki kontrol aşamasıyla sürecin başındaki bilgi yaratma arasında kurulan bağlantıdır.
Şekil 3. Bilgi Yönetimi Süreci
Kaynak: Davenport ve Völpel (2001), "The Rise of Knowledge Towards Attention Management", Journal of Knowledge Management, 5(3), p. 217
Bilgi yönetiminin gerekliliğini ve bu süreçte ortaya çıkabilecek sorunları ele alan Fischer ve Ostwald (2001: 61-62)'a göre bilgi yönetimi döngüsel bir süreçtir. Bilginin yaratılması, entegrasyonu ve dağıtılması aşamalarından oluşan bu süreç hiç durmadan
Bilginin kontrolü Bilginin kullanılması Bilginin yayılması Bilginin işlenmesi Bilginin depolanması Bilginin yaratılması Geri besleme
birbiri ardına devam etmektedir. Çalışmada örgütsel hafızanın örgütün bütün sorunlarını çözecek bilgiyi içermemesi, dolayısıyla bir örgütte sorunların çözümü için sürekli olarak yeni bilginin yaratılmasına ihtiyaç duyulduğu vurgulanmaktadır. Bilginin yaratılmasının ardından bilginin ihtiyaç duyulduğu anda, zaman kaybetmeden ulaşılabilir, anlaşılabilir halde bulunmasını sağlayan bilginin entegrasyonu aşaması gelmektedir. Üçüncü aşama ise bilginin çeşitli enformasyon teknolojileri veya öğrenme teknikleri kullanılarak çalışanlar tarafından bilinmesinin sağlandığı dağıtım aşamasıdır. Bu aşamadan sonra ise tekrar bilginin yaratılması aşaması gelir ve böylece döngü devam eder. Bilgi yönetiminin sürekliliği ve döngüsel olması, değişimin hızlı ve belirsizliğin yüksek olduğu günümüz ekonomik ortamında örgütlerin ayakta kalabilmeleri için sorunların olabildiğince hızlı ve doğru şekilde çözülme arzusuyla açıklanabilir.
Bilgi yönetimini, örgütlerin kurumsal veya kolektif olarak bilgi yaratarak bu bilgiyi kullanmaları süreci olarak tanımlayan Sarvary (1999: 95-96)'e göre ise bilgi yönetimi üç alt süreçle değerlendirilmektedir. Bu süreçler: (1) Örgütlerin enformasyon ve bilgi kazanımlarını sağlayan örgütsel öğrenme süreci, (2) Ham enformasyonu iş problemlerini çözmek için gerekli olan bilgiye dönüştüren bilgi üretimi süreci, (3) Örgüt üyelerinin, örgütün kolektif bilgisine ulaşabilmelerini ve bu bilgiyi kullanabilmelerini sağlayan bilginin dağıtılması sürecidir.
Doğrusal ya da döngüsel olarak ele alınabilen bilgi yönetimi süreci, otomatik ve mekanik bir süreç olarak değerlendirilemez. Her örgütün yapısı, kültürü, örgüt üyelerinin birbiriyle etkileşimi ve işbirliği, akışı gerçekleşen bilginin türü ve içeriği birbirinden farklı olduğu için bilgi yönetimi sürecinin yürütülmesinin de birbirinden farklı şekilde gerçekleşmesi doğaldır (Turner ve Makhija, 2006: 202). Örgütsel öğrenmenin gerçekleşmesinde ve örgütsel hafızanın oluşmasında önemli bir rolü olan bilgi yönetimi sürecinin sosyal etkileşimler sonucunda gerçekleştirilmesi (Akgün ve Keskin, 2003: 184), sürecin organik olmasının en temel nedenlerinden biridir. Literatürden de anlaşıldığı üzere, bilgi yönetimi dinamik ve kesintisiz bir süreçtir. Örgütün herhangi bir biriminde, herhangi bir zamanda bireyler ya da gruplar bilgi yönetimi sürecinin bir parçasında yer almakta olduğu için bilgi yönetimi, örgütün diğer süreçlerinden ayrık, bağımsız veya tekil bir süreç olarak düşünülemez (Alavi ve Leidner, 2001: 123)
Örgütlerin, sürdürülebilir rekabet avantajına sahip olabilmeleri için bilgiyi örgütsel bir varlığa dönüştürebilmeleri, deneyim ve uzmanlıklarını biçimsel hale
dönüştürerek kurumsallaşabilmeleri gerekmektedir. Böylece kişisel bilgi, deneyim ve uzmanlıkların paylaşılarak çoğalması, örgütün bütün süreçlerine yansıtılması ve sürekliliği sağlanmış olur. Farklı aşamalarla ifade edilse dahi bilgi yönetimi sürecinin nihai amacı; örgütsel hedefler doğrultusunda bilginin elde edilmesi, düzenlenmesi, paylaşılması, uygulanması ve böylece örgütün güçlü bir şekilde varlığını sürdürebilmesidir.