Verilerin Elde Edilmesinde Kullanılan Yöntem

Araştırmada ülkemizin önde gelen işletmelerinin üst düzey yöneticilerinin kişisel ve yönetimsel zamanlarını nasıl kullandıklarını belirlemek amacıyla, İstanbul Sanayi Odasının yayınlamış olduğu Sanayi Dergisi ’nin “Türkiye ’nin 500 Büyük Sanayi Kuruluşu 2003” adlı özel sayısından üretimden satışlarına göre ilk 300 şirket belirlenmiş ve bu şirketlerin genel müdürlerine zaman yönetimi konulu bir anket uygulanmıştır. Araştırmada veri toplama aracı ankettir. Anketlerin uygulanması sırasında posta yöntemi kullanılmıştır. Uygulama çalışmaları Ağustos – Eylül 2004 döneminde yoğun olarak Türk uyruklu üst düzey yöneticilerle gerçekleştirilmiştir. Kasım 2004 döneminde ise çalışmanın kapsamı hedef kitlede yer alan yabancı uyruklu genel müdürler üzerinde yoğunlaştırılmıştır.

Hazırlanan anketler hedef kitle üzerinde uygulanmadan önce Balıkesir Üniversitesinde görevli akademik personel üzerinde test edilmiş, anketi dolduran kişilerin görüşlerine yer verilerek, anketteki ifadelerde ve kapsamda bazı değişiklikler yapılmıştır. Böylece uygulama aşamasında ortaya çıkabilecek yanlış anlaşılmalar ve eksikliklerin ortadan kaldırılmasına çalışılmıştır.

Araştırmada kullanılan anket, hedef kitledeki her bir üst düzey yöneticinin ismine özel düzenlenmiş ve çalışmanın amacını açıklayan bir sayfalık bir kapak yazısı ve kendi içinde dört bölümden oluşan ve toplam 32 soru içeren, kapak dahil 6 sayfadan oluşan bir çalışmadır. Geri dönüş oranının yüksek olması ve hedef kitledeki üst düzey yöneticilerin anket çalışmasına olan katılımını arttırmak amacıyla, kapak yazıları her bir üst düzey yöneticinin ismine özel düzenlenmiştir. Bu yolla ankete katılan her bir yöneticinin çalışmaya yapacakları katkının önemli olduğu vurgulanmak istenmiştir. Böylece anketlerin postalandıktan sonra geri dönüşlerinin izlenmesi de daha kolay olmuştur.

Kapak yazısında, zamanın ve zaman yönetiminin önemi, yapılan araştırmanın amacı, kişi ismine düzenlenmiş olması nedeniyle cevaplayıcının isminin hangi kaynaktan ve hangi kriterlere göre tespit edildiği kısaca anlatılmıştır. Kapak yazısının sonunda çalışmanın kapsamı ile ilgili ayrıntılı bilgi almak isteyen katılımcılar için irtibat telefonu ve e-mail adresi verilmiştir. Kapak yazısı ve anket örneği Ek 1 ’de verilmiştir.

Anketin birinci bölümde kişiden kaynaklanan zaman tuzaklarından hedef kitledeki üst düzey yöneticilerin ne ölçüde etkilendiği tespit edilmeye çalışılmıştır. İkinci bölümde ise, yine hedef kitledeki üst düzey yöneticilerin yönetsel zamanlarını nasıl kullandıklarına ilişkin verilerin elde edilmesini sağlayacak sorulara yer verilmiştir. Üçüncü bölümdeki sorularla, zamanın etkin kullanılmasını sağlayan zaman planlama tekniklerinin hedef kitledeki üst düzey yöneticilerce ne ölçüde etkin kullanıldığının tespit edilmesi amaçlanmıştır. Dördüncü bölümde ise kontrol soruları mevcuttur. Kontrol sorularıyla, ilk üç bölümde yer alan ve yanlış veya farkında olmadan yanıltıcı cevap verilebileceği düşünülen soruların güvenilirliğinin test edilmesi amacıyla, aynı soru farlı bir yolla sorulmuş ve güvenilirliği kontrol edilen sorunun cevabı ile kontrol sorusuna verilen cevabın karşılaştırılması yoluyla arada önemli bir fark olup olmadığının tespit edilmesi amaçlanmıştır.

Anket 4 bölümden oluşmaktadır, ancak bölümlere ait sorular karışık sırada yer almaktadır. Bundaki temel amaç anketlerin posta yoluyla hedef kitlenin eline ulaştırılarak cevaplanmalarının talep edilecek olması nedeniyle, kısa soruların anketin ilk sayfalarında, daha uzun soruların ise anketin sonlarına doğru yer almasının cevaplayıcıda cevaplama isteği uyandırıp geri dönüş miktarını arttıracağının düşünülmesidir.

Her bir soru 5 şıktan oluşmaktadır ve 5 ’li likert ölçeğine uygundur. Şıklar ağırlıklı olarak “1 = Her Zaman, 2 = Genellikle, 3 = Bazen, 4 = Nadiren, 5 = Hiçbir Zaman“ veya “1 = Kesinlikle Katılıyorum, 2 = Katılıyorum, 3 = Kararsızım, 4 = Katılmıyorum, 5 = Kesinlikle Katılmıyorum “ şeklinde ifade edilerek 5 ’li likert ölçeğine

gelişine uygun olacak biçimde farklı ifade edilmiştir. Bu tür sorularda da yine 5 ’li likert ölçeği kullanılmıştır. Ek 1 ’de verilen anket çalışmasının 21 nolu sorusu bu soru tipine örnek gösterilebilir. Bazı soruların şıkları ise ters uçludur.

Ankette yer alan sorulara ilişkin özet bilgi bölümler bazında aşağıdaki gibidir: 1. bölüme ait sorular:

8. soru: Öz disiplin yokluğu konu başlığı altında değinilen ve yöneticinin kendisini ve kendi faaliyetlerini ne ölçüde organize ettiğinin araştırılması bu soru yoluyla yapılmıştır. 9. soru: Bireysel hedeflerin belirsizliği konu başlığı altında değinilen ve kişinin bireysel hedefleri ile bu hedeflere ulaşmak için ön gördüğü zamanı nasıl belirlediğinin araştırılması bu soru yoluyla yapılmıştır.

10. soru: Erteleme konu başlığı altında değinilen ve yöneticinin asli görevi gereği öncelikle yapması gereken işlerin zamanında tamamlanmasına gösterdiği özenin araştırılması bu soru yoluyla yapılmıştır ve ters uçlu bir sorudur.

11. soru: Sağlıksız çalışma ortamı konu başlığı altında değinilen ve kişinin çalışma ortamının, çalışmalarını rahatlıkla sürdürebileceği bir biçimde dizayn edilip edilmediğinin araştırılması bu soru yoluyla yapılmıştır.

12. soru: Dağınık masa konu başlığı altında değinilen ve kişiye zaman kaybettiren etkenlerden biri olan dağınık bir masayla çalışma konusunda yöneticilerin aldığı önlemler ve bu konuda ne kadar başarılı olduklarının araştırılması bu soru yoluyla yapılmıştır ve ters uçlu bir sorudur.

13. soru: Kırtasiyecilik konu başlığı altında değinilen ve işletmelerin kırtasiye yükünü hafifletmeye yönelik olarak yaptıkları çalışmalarda ne ölçüde başarılı olduklarının araştırılması bu soru yoluyla yapılmaktadır.

14. soru: “Hayır” diyememek konu başlığı altında değinilen ve zaman tuzaklarından biri olan “hayır” diyememek konusunda hedef kitledeki üst düzey yöneticilerin ne ölçüde başarılı olduklarının araştırılması bu soru yoluyla yapılmaktadır ve ters uçlu bir sorudur.

15. soru: Aşırı sosyal ilişkiler konu başlığı altında değinilen ve yöneticilerin zaman tuzağına düşmeden sosyal ilişkilerini ne ölçüde başarıyla yönettiklerinin araştırılması bu soru yoluyla yapılmıştır ve ters uçlu bir sorudur.

16. soru: Karasızlık konu başlığı altında değinilen ve yöneticilerin karar verme sürecinde zamanlarını ne ölçüde etkili kullandıklarının değerlendirilmesi bu soru yoluyla yapılmıştır ve ters uçlu bir sorudur.

17. soru: Mükemmeliyetçilik konu başlığı altında değinilen ve yöneticilerin detaylı çalışma ile işin doğru ve bir seferde yapılması arasındaki dengeyi korumakta ne ölçüde başarılı olduklarının araştırılması bu soru yoluyla yapılmaktadır.

2. soru: Açık ofis politikası konu başlığı altında değinilen ve yöneticilerin ziyaretçi ve astlarıyla olan görüşme saatlerini düzenleme konusunda nasıl bir tutum izlediklerinin değerlendirilmesi bu soru yoluyla yapılmaktadır ve ters uçlu bir sorudur.

18. soru: Önceliklerin belirsizliği konu başlığı altında değinilen ve yöneticilerin yapmaları gereken öncelikli işleri organize etmekteki başarılarının ölçümü bu soru yoluyla yapılmaktadır.

1. soru: Stres ve zaman baskısı konu başlığı altında anlatılan ve yöneticinin zaman baskıları sonucu stres yaşayıp yaşamadığının araştırıldığı sorudur ve ters uçlu bir sorudur.

2. bölüme ait sorular:

19. soru: Telefon görüşmeleri konu başlığı altında değinilen ve en büyük zaman kazandıran araçlardan biri olmasının yanında etkili ve verimli kullanılmadığında en büyük zaman tuzaklarından birine dönüşen telefon görüşmelerini düzenlemekte, yöneticilerin ne ölçüde başarılı olduklarının ölçülmesi bu soru yoluyla yapılmaktadır. 20. soru: Beklenmeyen ziyaretçiler konu başlığı altında değinilen ve yöneticilerin ziyaretçi trafiklerini düzenleme konusunda ne ölçüde başarılı olduklarının ölçülmesi bu soru yoluyla yapılmaktadır.

21. soru: Yetki devrinden kaçınma konu başlığı altında değinilen ve hedef kitledeki yöneticilerin yetki devri konusunda ne ölçüde başarılı olduklarının ölçümü bu soru

22. soru: Gereksiz toplantılar konu başlığı altında değinilen ve toplantı organizasyonu ve yönetimi konusunda hedef kitledeki yöneticilerin ne ölçüde başarılı olduklarının değerlendirilmesi bu soru yoluyla yapılmaktadır.

23. soru: Krizler konu başlığı altında değinilen ve kriz dönemlerinde kriz yönetimi konusunda yöneticilerin ne ölçüde başarılı olduklarının ölçümü bu soru yoluyla yapılmaktadır.

24. soru: Yetersiz iletişim konu başlığı altında değinilen ve yetersiz iletişimin şirkete ve kişilere kaybettirdiği zamanın önüne geçme konusunda yöneticilerin ne ölçüde başarılı olduklarının ölçümü bu soru yoluyla yapılmaktadır ve ters uçlu bir sorudur.

25. soru: Merkeziyetçi yönetim anlayışı konu başlığı altında değinilen ve tek bir merkezden yönetim veya yetkilendirme arasındaki dengeyi sağlama konusunda yöneticilerin ne ölçüde başarılı olduklarının ölçülmesi bu soru yoluyla yapılmaktadır. 26. soru: Koordinasyon eksikliği konu başlığı altında değinilen ve birimler arası koordinasyon eksikliğini giderme konusunda yöneticilerin ne ölçüde başarılı olduğunun ölçülmesi bu soru yoluyla yapılmaktadır ve ters uçlu bir sorudur.

3. bölüme ait sorular:

4.soru: Zaman tutanağı hazırlama ve akşam analizi konu başlığı altında değinilen ve yöneticinin ertesi gün yapması gereken işleri etkin bir biçimde planlayıp planlamadığının ölçümü bu soru yoluyla yapılmaktadır.

5. ve 6.sorular: Planlamaya önem verme ve zamanı programlama konu başlığı altında değinilen ve yöneticinin hangi işi hangi sırada, ne zaman ve ne kadar sürede yapacağını planlama yeteneğinin ölçümü bu soru yoluyla yapılmaktadır.

3. soru: Aşırı çalışma ile başa çıkma konu başlığı altında değinilen ve kişinin çalışma temposunu nasıl planladığının ölçümü bu soru yoluyla yapılmaktadır ve ters uçlu bir sorudur.

27. soru: İyi bir sekreterle çalışma konu başlığı altında değinilen ve yöneticinin sekreterini ne ölçüde etkili kullandığının ölçümü bu soru yoluyla yapılmaktadır.

28. soru: Astların zamanını etkin kullanma konu başlığı altında değinilen ve üst düzey yöneticinin astlarının zamanına karşı gösterdiği hassasiyetin ölçümü bu soru yoluyla yapılmaktadır ve ters uçlu bir sorudur.

7. soru: Enerji periyotlarını tanıma konu başlığı altında değinilen ve kişinin enerjisinin en yüksek olduğu saatleri ne ölçüde etkili kullandığının araştırıldığı sorudur.

29. soru: Etkin ve hızlı okuma tekniklerini geliştirmek konu başlığı altında değinilen ve kişinin ne ölçüde etkili bir okuma tekniğine sahip olduğunun araştırıldığı sorudur ve ters uçlu bir sorudur.

4. bölüme ait sorular:

30. soru: 2. ve 25. soruların kontrol sorusudur, 2. soruda 4. veya 5. şıkkı, 25. soruda ise 1. veya 2. şıkkı işaretleyen cevaplayıcının bu soruda 4. veya 5. şıkkı işaretlemesi beklenir. Aynı şekilde 2. soruda 1. veya 2. şıkkı, 25. soruda ise 4. veya 5. şıkkı işaretleyen bir cevaplayıcının benzer şekilde bu soruda 1. veya 2. şıkkı işaretlemesi beklenir. Eğer cevaplayıcı 2. ve 25. sorularda 3. şıkkı işaretlemişse bu soruda işaretlemesi beklenen şıklar, 2., 3. ve 4. şıklardır. Bu durumların dışında bir işaretleme söz konusu ise kontrol sorusu ile kontrolü yapılan sorulardan 2. ve 25. sorulara tekrar bakılır. Bu iki soruya verilen cevaplar birbirine benzer ise verilen cevap kabul edilir yoksa bu sorular değerlendirmeye alınmaz.

31. soru: 17. sorunun kontrol sorusudur. 17. soruda işaretlenen şıkkın aynısının veya bir alt veya bir üsteki şıkkının 30. soruda da işaretlenmesi beklenir. Aksi halde bu soruya verilen cevaplar değerlendirmeye alınmaz.

32. soru: 9. sorunun kontrol sorusudur, 9. soruda 1., 2. veya 3. şıklardan birini işaretleyen cevaplayıcının, 32. soruda da 1., 2. veya 3. şıklardan birini işaretlemesi beklenir.