Toplantı Yönetim

Birden çok bireyin, bir sorun, olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmelerine toplantı denir. Başka bir ifadeyle toplantı, önceden planlanarak bireylerin belirlenen bir zaman ve yerde bilgi alışverişinde bulunmak veya bir karara varabilmek için bir araya gelmesidir [22].

Toplantılar, her düzey yöneticinin sık sık yerine getirmek zorunda oldukları en önemli görevlerinden birisidir. Çünkü toplantılar sayesinde görev dağılımı, yetki ve sorumluluk paylaşımı, karar alma, iletişim kurma, motivasyon, yönetime katılma, yaratıcılığı ortaya çıkarma gibi bir çok fonksiyon yerine getirilebilir [24].

Örgütsel kademelerde yukarı gidildikçe toplantıların sayısı artar. Genel müdür, zamanının önemli bir kısmını toplantılarda geçirir. Hatta kimi zaman alt kadro, genel müdürün görevinin, toplantı yapmaktan başka bir şey olmadığını düşünebilir. Yöneticiler de zaman zaman toplantıların yoğunluğundan bunalarak toplantı yaparken, iş yapamaz hale geldiklerinden yakınırlar. Oysa toplantılar, yöneticinin işini bölmez, tam aksine işlerin ayrılmaz bir parçasıdır. Şu halde sorun toplantı yapmak değil,

Her ne kadar çalışanların bilgilendirilmesi ve işlerin yürümesi açısından faydalı olsa da, toplantılar, zaman kavramının iş dünyasındaki bir numaralı düşmanıdır. Dikkat edilmediği zaman, toplantıların akışı kontrolden çıkar, uzadıkça uzar, ana konudan uzaklaşılır, kişilerin ilgisi azalır ve en önemlisi zaman boşa harcanmış olur [24].

Toplantılarda kaybedilen zaman iki kaynaktan beslenir [39]:

1- Düzenlediğiniz toplantılar: Bir toplantı düzenlediğinizde ne elde etmek istediğinizi iyi planlayın. Toplantıya çağırdıklarınız o iş için en uygun kişiler olsun ve sayıca olabildiğince az olsun. Kısaca gündeminizi açıklayıp doğrudan toplantı konusuna geçin, bir zaman sınırı koyun, ara ara nerede olduğunuzu özetleyerek görüşmeyi konunun üzerinde tutun, iş tamamlanınca sorumlulukları verin, kararları eyleme geçirmek için izleme tarihleri saptayın sonra da toplantıya son verin.

2- Katıldığınız toplantılar: Başkasının düzenlediği bir toplantıya katılmadan önce sizin gerçekten de orada olmanız gerekiyor mu diye düşünün. Eğer öyleyse zamanında gidin, görüşmeye katılmaya hazırlanın. Görüşmeyi konudan uzaklaştırmaktan ya da uzatmaktan kaçının. Toplantıyı üretken yapmaya çalışın. Yapılması gereken şeyler listesine uygun, öncelik sırasına göre izlenecek maddeler ekleyin.

Toplantıda zaman kaybetmenin önüne geçmek için uzmanlarca önerilen aşağıdaki altın kurallara uymak, toplantının etkinliğine olumlu katkılar yapabilir:

Toplantı yapılmasının uygun olmadığı durumlar [22]: - konu önemli değilse,

- telefonla daha rahat iletişim kurma imkanınız varsa,

- işe alma, işten çıkarma ve maaşların tartışılması gibi personelle ilgili konular üzerinde çalışırken,

- yeterli veri ve hazırlık yoksa,

- toplantının konusuyla ilgili kararları zaten vermişseniz.

Toplantılara karşı alternatifler kapsamında aşağıdaki şıklar sayılabilir [22]:

- Yönetici kararı: Bazen bir yönetici başkalarına danışma gereği duymadan karar alabilecek bilgiye sahiptir. Bu durumda toplantı yapmak gereksiz zaman kaybıdır.

- Memo, mektup, faks ya da elektronik posta mesajı: Eğer amaç sorun yaratmayacak bilgilerin dağıtımı ise bazen yazılı iletişim kurmak daha ucuz ve etkili olabilir.

- Video telekonferans: Video bağlantılı olarak özellikle uzak mesafelerde kurulacak telefon iletişimi yabancı ülkelerle yapılacak pahalı yolculukları engelleyebilir.

- Telefon: Anahtar kişilerle birkaç önemli noktayı karşılıklı olarak telefonda görüşmek, bazen bir toplantının düzenlenmesini gereksiz hale getirebilir.

Toplantı yapılmasının uygun olduğu durumlar şunlardır [22, 24]:

- toplantı amaçları çok açık biçimde belirlendikten sonra bu amaçlar doğrultusunda toplantı yapmanın uygun olduğu durumlarda,

- ekibinizin tamamıyla paylaşmak istediğiniz endişeleriniz varsa, - belli bir konunun aydınlatılması istendiğinde,

- grubunuzdan bilgi almak istediğinizde,

- bir soruna çözüm yolu arama veya bir konuda karar verme çabanıza ekibinizi ortak etmek istediğinizde,

- ekibinizden toplantı yapılması yönünde istek geldiğinde. İyi bir toplantıda şu koşullar aranır [22]:

- Ortak bir yöntem izlenmelidir.

- Konuşma akımının içten ve dengeli bir şekilde devamından sorumlu bir kişi bulunmalıdır.

- Katılanları, haksız kişisel hücumlardan korumaktan sorumlu biri bulunmalıdır. - Toplantının sonuna kadar, katılanların rol ve sorumlulukları ayrı ayrı açıkça

belirlenmiş olmalıdır. Toplantı öncesinde yapılacaklar [24]:

- Katılanların sayısını sınırlandırın. Siz de sadece katkıda bulunacağınız süre kadar toplantıda kalmaya çalışın.

- Sadece gerekli kişileri toplantıya çağırın.

- Toplantı için uygun zamanı seçin. Toplantıya gelecek kişiler rahatça ve hazır bilgilerle katılabilsin.

- Uygun bir yer seçin. Yerin kolayca bulunabilmesinin yanında, ihtiyaç duyulan gereçlerin sağlanması, salonun büyüklüğü ve toplantıya uygun fiziksel koşullara sahip olması önemlidir.

- Toplantı yapmadan önce amacınızı iyi saptayın.

- Katılanların maaşlarını göz önüne alarak toplantının saatinin kaça mal olduğunu hesaplayınız. Geç başlamanın, geç bitirmenin maliyetini ve gündemdeki konulara ayrılan zamanı ölçün.

- Gündemi hazırlayın ve toplantıyı zamanla sınırlayın. Her toplantıya önemine göre süre ayırın.

Toplantı sırasında yapılacaklar [22, 24]:

- Zaman tutma sorumluluğunu birine verin. Artan zamandan ve program dışına taşılmışsa bu durumdan haberdar olun.

- Ortam uygunsa, toplantıyı ayakta yapın. Bu yöntem işleri hızlandıracaktır. - Toplantıya gündemle başlayın.

- Toplantıyı aksatacak kesintileri önleyin. Ama gerektikçe kesintilere ve dinlenmelere izin verin.

- Hatırlatma yapın, fikir birliği sağlamak için dağıtılan görevleri tekrar belirtin. - Toplantıyı zamanında bitirin.

- Toplantıyı kapatmadan önce kararları ve sonuçları özetleyin. Toplantı sonrasında yapılacaklar:

- Toplantı tutanağını en geç 48 saatte hazırlatıp dağıtın. Tutanak yazarken toplantının saati, tarihi ve yeri, toplantıya katılanların ve gelemediklerinden ötürü mazeret gönderenlerin isimleri, tartışılan maddeler, varılan sonuçlar, verilen kararlar, onaylanan davranışlar, yapılacak işleri üstlenenlerin isimleri, bazı durumlarda karar verilmeden önceki önemli tartışmalar ve bu yolda atılan adımlar, toplantının sona erme zamanı ve son olarak bir sonraki toplantının tarihi, süresi ve yeri belirtilmelidir [33].

- Kararların uygulanmasını ve gelişme raporlarının hazırlanmasını sağlayın. Gerektiği zaman, kararların sonuçlarını takip edin [24].

Toplantı kararlarının uygulanması [22]:

- Uygulamaya geçmeden önce belirli bir görev aldığınızdan emin olun. - Bir dirençle karşılaştığınızda, kişiyle değil, dirençle uğraşın.

- Takım çalışması yapın. - Ricanızı yazıya dökün.

- Emir komuta zincirini kullanın.

- Diğer insanların zaman ve kaynak sınırlılıklarının farkında olun. - İstediğiniz onaylandıktan sonra, açıklayıcı bir notla takip edin. - Teslim tarihini geçirmeyin.

- İnsanlara yardımları için teşekkür edin.

4 UYGULAMA

4.1 Araştırmanın Amacı, Modeli ve Yöntemi