İletişim Araçlarının Etkili Kullanılması Telefon

Telefonlar en sık kullanılan iletişim araçlarının başında gelmektedir. Yönetici ve çalışanların örgüt içi ve dışı iletişimini sağlayan en hızlı ve önemli araçlardan biri olan telefonun, zaman tasarrufuna önemli katkıları olmaktadır. Taraflar arasındaki mesafeyi kapatarak, bir görüşme için harcanacak, gidiş geliş için gereken zamandan tasarruf edilmesini sağlaması, yazışmaların önemli bir kısmını ortadan kaldırması ve böylece yazıların yazılması, hazırlanması, iletilmesi ve cevabın gelmesi için gereken zamanlardan tasarrufu mümkün kılması, telefonun belli başlı katkılarındandır [22].

Telefon, yöneticilerin en büyük yardımcılarından biri olabileceği gibi iyi kullanılmadığında beklide en çok zaman kaybettiren araçlardan biridir. Ahizeyi kaldırıp telefon ettiğinizde diğer şahsın ne yapmakta olduğunu bilemeyeceğiniz için bu telefon o şahıs için hep bir engel olacaktır. Telefonun etkili kullanılmasının amacı, telefonla aranmaları süzgeçten geçirerek yöneticinin ilgisinin dağılmamasını sağlamaktır. Bu da, becerikli bir sekreterin sizin adınıza hareket etmesini gerektirir. Telefonla arandığınızda sekreterinizin ilk yapacağı şey, konunun ne kadar acil olduğuna ve kim tarafından halledilmesi gerektiğine karar vermektir. Zamana hükmetmekte kararlı yöneticiler, bir çok telefonun gereksiz yere kendilerine iletildiğini keşfedeceklerdir. Zira, işletme bünyesinde çalışanlar arasında, istenilen bilgiyi daha hızlı ve daha iyi cevaplayabilecek olanlar vardır. Bunlar cevaplanması kolay telefon görüşmeleridir. Daha zor olanlar, yöneticinin sorumluluk alanı içinde olan bir konu ile ilgili olan görüşmelerdir [24]. Yöneticinin yaptığı bir çok telefon konuşması, aslında başka bir görevlinin, ya da müdürün sorumluluğu altında olan konularla ilgilidir. Bu durumda sorumlu personeli çağırıp, arayan kişi hakkında bilgi edinilmesi de gerekir. Telefon açanın gerçek muhatabına bağlanması bunları engelleyecektir.

Yöneticinin telefon etmeden önce dikkat etmesi gereken hususlar şunlardır [22, 24]: - Önce kiminle konuşulacağı sekretere söylenmeli, bu kişinin olmadığı durumlarda

aynı bilgiyi verebilecek kişinin olup olmadığı saptanmalıdır. - Sorulacak yada söylenmek istenen şey kısaca not edilmelidir. - Konuyla ilgili dosya varsa, el altında bulundurulmalıdır. - İstenilen kişiye ulaşıldığında kimlik ve konu belirtilmelidir.

- İstenilen yanıt anında alınamıyorsa, beklemek yerine bir süre sonra tekrar aranılacağı söylenerek telefon kapatılmalıdır.

- Telefon sisteminin modası geçmişse, telefon sistemi tamamen değiştirilmelidir. Günümüzde modern ve zaman kazandıran cihazlar kullanılmaktadır. Zamanın para olduğu ve yeni bir sistemin yetersiz bağlantılardan, bağlantısızlıklardan ve meşgul hatlardan kurtaracağı unutulmamalıdır [22].

- Dışarıyla yapılan konuşmalar guruplara ayrılıp, her gün üç veya beş telefon görüşmesi yapmak için belirli bir zaman ayrılmalıdır. Aynı fonksiyonu gören faaliyetleri gruplara ayırmak her zaman en büyük zaman kazandırıcı unsurdur [24].

Telefon görüşmelerinde size zaman kazandıracak ilk adım, telefonu çevirmeden önce gerekliliğini tartmaktır. Arama amacınız net olmalıdır. Birden fazla konuyu görüşmek istiyorsanız, başlıkları not alın. Sonra hemen konuya girin. Telefon konuşmalarınızı çabuk bitirebilmek için zaman tutarsanız, bu size kendi aradığınız telefon görüşmelerini daha verimli kılmayı öğretecektir. Düzenli olarak aradığınız kişilerin uygun ve en az meşgul oldukları saatlerin bir listesini tutun. Böylece “meşgul” yada “dışarıda” cevabından kurtulmuş olursunuz.

Deneyimli birçok yönetici bir telefon görüşmesindeki açılış sözlerinden, konuşmanın içeriğini saptayabilir. Karşıdakinin, selamlarını ileterek konuşmaya başlaması, hal hatır sorması; aile olaylarını, tatil, maç, vb. konuları içerecek uzun bir sohbete girileceğinin bir işaretidir. Oysa karşıdakinin uygun olup olmadığını sorması, konuşmanın kısa tutulacağının bir göstergesidir. Bu durum, her iki tarafı da rahatlatır.

Konuşmaya başlamak kadar bitirmek de önemlidir. Bunu nasıl yapacağını bilmeyen insanlar yüzünden, telefon konuşmaları uzayıp gidebilir [24].

Telefonu, bir mesaj alıp verme aracı olarak değerlendirmek gerekir ve hat mümkün olduğu kadar çabuk terk edilmelidir. Yönetici telefon etmeden önce, konuşmak için zamanın uygun olup olmadığını değerlendirmelidir. Gerek astlara gerekse üstlere sık sık, yerli yersiz telefon edilmemelidir [24].

Telefon konuşmalarında zaman kaybetmemek için uygulayabileceğiniz bazı kurallar aşağıdaki gibidir:

- Nezaket sözlerini ve gereksiz konuşmaları çok kısa tutmaya çalışın. - Cevaplarınızın kısa ve kesin olmasına özen gösterin.

- Sizi arayan kişinin ne söylediğini dikkatle dinleyin; telefon çaldığı sırada yaptığınız ya da düşündüğünüz şeyi tamamen unutmaya çalışın ve konuştuğunuz kişiye odaklanın.

- Eğer mümkünse, telefonlara cevap verme görevini başkasına devredin. Acil görevlerle uğraşırken gelen telefonlar sizin için bir sorun oluşturuyorsa, telesekreter ya da sesli posta kullanmayı ciddiyetle düşünün.

- Telefonun yanında mutlaka kalem ve kağıt bulundurun.

- Kelimeleri olduğu kadar, ses tonunu da dinleyin. Ses tonu size karşınızdakinin duyguları hakkında ipuçları verecektir.

- Karşınızdakinin söylediği her şeyi duyduğunuzdan emin olmak için telefonu en son siz kapatın.

Ses Kayıt Cihazı

Yöneticilerin büyük bir bölümünün mektup ve raporları el yazılarıyla yazıp daktiloya çekmek ya da bilgisayar ortamına aktarmak için sekreterlerine verdiklerini

dakikada konuşulan sözcük sayısı 150 ’dir. Sekreterler kayıt aracından dinledikleri sözleri yazıya daha hızlı geçirmektedir.

Cep Telefonları ve çağrı cihazları

Cep telefonu sayesinde dünyanın neresinde olursa olsun tüm yöneticilere en kısa zamanda ulaşılabilmekte ve kendilerini ilgilendiren konular hızlı bir şekilde aktarılabilmekte ve zamandan azami tasarruf edilerek yönetim sorunları en kısa sürede çözümlenebilmektedir. WAP teknolojisi sayesinde internet aracılığıyla cep telefonlarıyla irtibat kurulabilmekte ve yöneticinin bilgisayarın bulunmadığı ortamlarda bile e-mail ile kendi görüş ve düşüncelerini iletme imkanı sağlanmaktadır. Böylece yöneticiler, dünyanın neresinde olursa olsun işletme içi faaliyetleri en hızlı bir şekilde ve en kısa zamanda öğrenebilmekte ve işletmenin sahip olduğu sorunlara çözüm getirmede etkin olabilmektedirler.

Çağrı cihazları da, yöneticilerin en kısa zamanda işletme içinde gelişen olaylardan haberdar olmalarını sağlar.

Fax Cihazları

Fax cihazları sayesinde yazılı ve grafiksel metinler telefon sistemleri üzerinden gönderilebilir. Sonuçta yazılı materyalin anında teslimi sağlanır. Kullanım kolaylığı ve fiyatların fazla olmayışı nedeniyle hemen hemen her firmada ve bir çok evde kullanılmaktadır.