Zaman Tutanağı Hazırlama ve Akşam Analiz

Zaman tutanağı, belirli dilimlere ayrılmış zamanın nereye harcandığını gösteren bir listedir [22].

Bu listenin hazırlanmasında temel amaç, bireyin zamanını etkin kullanmak ve daha iyi yönetmek için, onu nasıl harcadığını görmesi ve bir sonraki gününü geçmişteki zaman tuzaklarını dikkate alarak planlamasını sağlamaktır. Zaman tutanağı, akşam analizi ile birlikte kullanılır.

Akşam analizi, gün içerisinde yapılan ve kaydedilen tüm faaliyetlerin olması gereken ile karşılaştırılması ve olumsuz sapmalara neden olan eylemlerin belirlenerek denetim altına alınması sürecidir [22].

Zaman tutanağı hazırlamak, “yapacaklarınız konusunda temel bir takım verilere ulaşmanızı sağlayacak, ne zaman nerede gibi soruların yanıtını bulmanıza yardımcı olacaktır. Kesintilerin ve kayıpların nerelerde olduğunu bulacak ve ne kadar zamanınıza mal olduğunu göreceksiniz” [35, s. 39].

Zaman tutanağı hazırlamak için zaman izleme tablosundan yararlanılabilir. Bu tablonun bir örneği aşağıda Tablo 3.7 ’de verilmiştir. Bu tabloya göre sabah mesaiye başlandığında A grubu acil işlerin öncelikli olarak yapılması, öğlene doğru ve sonrası B grubu diye sınıflandırabileceğimiz önemli işlerin, akşama doğru ise C grubu şeklinde sınıflandırabileceğimiz diğer iki gruba göre daha az öneme sahip işlerin yapılmış olması gerekir. Eğer gün sonunda zaman envanteri çıkarıldıktan sonra tabloda gruplanmış işlerin bu formattan farklı olduğu görülürse işlerin yeniden planlanması gerekliliği ortaya çıkar.

Tablo 3.7 Zaman izleme Tablosu

Saat Yapılan İşler İş Grubu

A B C 9.00-10.00 10.00-11.00 11.00-12.00 12.00-13.00 13.00-14.00 14.00-15.00 15.00-16.00 16.00-17.00 17.00-18.00

Yapılacak işlerin önceliğe göre sıralanması için en uygun yöntem, basit bir kart kullanmaktır. Bu karta o gün yapılacak işler önem derecelerine göre gruplandırılarak işlenir. O gün kalan iş varsa, ertesi günün kartına geçirilir. Kartın arka tarafına ise randevu ve telefonlar yazılır. Bu kart, yapılacak işler kartı olarak adlandırılabilir. Kart örneği aşağıda Tablo 3.8 ’de ve Tablo 3.9 ’da verilmiştir.

Tablo 3.8 Zaman Kartı Ön Yüzü Yapılacak işler:

Tarih:

A Grubu B Grubu C Grubu

1. 1. 1. 2. 2. 2. 3. 3. 3.

Tablo 3.9 Zaman Kartı Arka Yüzü Randevular

Saat Kişi Yer

Yapılması Gereken Telefon Görüşmeleri

Saat Kişi Konu

Zaman tutanağı değişik şekillerde olabilir. Günlük, haftalık ya da daha uzun süreli hazırlanabilir. Zaman tutanağı hazırlanırken ilk aşamada ertesi gün yapılacak işlerin listesi oluşturulmalı, işler öncelik ve aciliyet sırasına göre zaman tutanağına kaydedilmelidir. Örneğin günlük hazırlanan bir zaman tutanağında yapılacak işler yöneticinin kendi mesleğine veya işine göre belirli başlıklar altında toplanarak sıralanabilir. Ayrıca bu aşamada, listedeki her bir iş için zaman tahsisi yapılmalıdır. Diğer bir ifade ile işlerin tamamlanması için gerekebilecek ortalama tahmini süre belirlenmelidir. İkinci aşamada, iş günü başladıktan sonra listedeki ilk işten başlayarak sırasıyla her yapılan iş, başlangıç ve bitiş saatleri ile birlikte tutanağa kaydedilmelidir. Üçüncü aşamada, listede olmayan ancak gün içinde yapılan işler de tutanağa harcanan zamanla birlikte kaydedilmelidir [22].

Zamanın nasıl kullanıldığına ilişkin kayıt tutulurken, gün içinde yapılan işler gerçekleştirildikleri anda kaydedilmelidir. Her aktivite rapor edilirse, önem sırasına göre halka içine alınırsa, önem kavramı zamanı kullanma konusunda, etkili bir görüntü sağlayacaktır. Aynı şekilde olayın ne kadar acil olduğu, neden belli bir zaman dilimi içinde yapılması gerektiği de not edilmelidir. Ayrıca kayıtlara kesintilerde eklenmelidir. Böylece zaman tutanağındaki günlük verimliliği hesaplamak mümkün olacak ve akşam analizi için gerekli olan veri bankası oluşturulacaktır.

Zaman tutanağı hazırlamada dördüncü aşama, günlük verimliliğin hesaplanması ve akşam analizinin yapılmasıdır. Bu aşamada, günün sonunda hedeflere ne ölçüde ulaşıldığı ve tahsis edilen zamanın nasıl kullanıldığına bakılmalıdır. Daha sonra söz konusu gün içinde ne kadar verimli olunduğu hesaplanmalıdır [22].

Günlük verimlilik (GV); her bir işin tamamlanması için gerekebilecek toplam gerekli zamanın (TGZ), her bir işin gerçekleştirilmesi sırasında toplam harcanan zamana (THZ) oranıdır. Zaman yönetimi bakış açısıyla; GV > 1 ise başarılı, GV = 1 ise normal ve GV < 1 ise kötü bir gün geçirilmiş demektir. Günlük verimliliğin hesaplanmasından sonraki aşama ise akşam analizidir [22].

Zaman tutanağı, yöneticinin gerçekleştirdiği işlere ayırdığı zamanı kullanış biçimine göre günlük verimliliğini hesaplamak, ertesi gün yapılması gereken işlerin günlük bir listesini yapmak ve bu sayede yöneticinin zamanını planlı olarak düzenlemek için kullanılır.

Akşam analizi bir denetleme işlemi olup, her bir faaliyetin yapılış biçimi, harcanan süre, yapılış zamanı, yapan birey ve yapılış yeri ile ilgili derinlemesine bir analiz yapılmasına imkan verir.

Zaman kartı ve zaman izleme tablosu ile elde edilen zaman verilerine dayalı zaman tutanağı oluşturulduktan sonra tutanak, aşağıdaki sorulara göre değerlendirilir ve akşam analizi yapılır.

Akşam analizi için cevapları aranacak sorular şu şekildedir [40, 24]:

− Günlük hedefleri belirlemek ve zaman sınırlamaları koymak verimliliği arttırdı mı?

− Herhangi bir engellemeye uğramadan en fazla çalışılan saatler hangileriydi? − Önem sırasına göre, bu engellemeler ne kadar zaman kaybettirdi?

− Bu engellemeleri ortadan kaldırmak ya da kontrol altına alabilmek için neler yapılabilir?

- Hangi telefon konuşmaları gereksizdi?

- Hangi telefon konuşmaları daha kısa ve daha yararlı olabilirdi? - Hangi ziyaretçiler ve ziyaretler gereksizdi?

- Hangi ziyaretler daha kısa ve daha yararlı olabilirdi? − Toplantılara ne kadar zaman harcandı?

- Aslında ne kadar süre yeterli olabilirdi?

- Daha kısa zamanda başarılabilir miydi?

− Faaliyetleri mi, yoksa sonuçları mı kaydetme eğilimi gösterildi? − Günlük hedeflerin kaçı, gelecekteki amaçlara yararlı oldu? − Faaliyetleri kaydederken kendini düzeltme eğilimi gösterildi mi? − Verimliliği artırmak için başka nelerin yapılması gerek?

− Benim veya herhangi başka biri için gerçekten gerekli olmayan hangi faaliyetleri yapıyorum?

− Zaman tutanağındaki hangi faaliyetler başka biri tarafından yapılabilir? − Diğerlerinin zamanını boşa harcayacak neler yapıyorum?

− Gün içerisinde karşılaştığım engellerin hangileri bana pahalıya mal oldu? − Bunları ortadan kaldırmak ya da kontrol altına almak için ne yapılabilir? − En önemli konulara yeterli ilgiyi gösterebiliyor muyum?

− Astlarımla çok mu vakit geçiriyorum? − Patronumla çok mu zaman geçiriyorum?

Analiz tamamlandıktan sonra yönetici, süresinde indirim yapılması gereken, başkalarına devredilmesi ya da iptal edilmesi gereken ve aynen sürdürülmesi gereken çalışmalarını belirlemeli ve bu konuda yapılması gereken faaliyetleri gerçekleştirmelidir.

3.3.2 Planlamaya Önem Verme, Zamanı Programlama, Aşırı Çalışma ile