Çalışma Ortamı, Masa Düzeni ve Dosyalama Sistemi 1 Çalışma Ortamı

“Çalışma alanınız iyi düzenlenmemişse, fark etmeden zaman ziyanına neden olabilir. Büronuz, yaptığınız işe uygun olarak düzenlenmelidir. En sık kullandığınız büro araç ve gereçleri elinizin altında olmalıdır” [33, s. 96].

İyi bir çalışma ortamı düzenlemesi için dikkat edilmesi gereken hususlar şu şekilde sıralanabilir [24, 22]:

- çalışılan yerin ışığının tek yönden, yapılabilirse tek kaynaktan gelmesi, ışık kaynağının sabit olması ve renk değişimlerinden kaçınılması,

- aydınlatma gücünün yapılan işin niteliğine uygun olması,

- uzun süre aynı yerde kapalı kalmak hava bileşimini bozacağından, odanın havalandırma koşullarının iyi olması,

- ısı, basınç, hava değişimi ve nem oranlarının çalışmayı engellemeyecek tarzda olması,

- gürültü kaynaklarını önleyecek önlemler alınması, - oturulan koltukların rahat seçilmesi,

- çalışma alanının çevresinde gereksiz ve dikkat dağıtıcı şeyler bulundurulmaması,

- gidiş gelişlerin, çalışılan bölümler ve dosya dolaplarıyla masaların uygun bir biçimde düzenlenmesi,

- her düzeyde personelin işini iyi yapabilmesi için en iyi araç ve gereçlerin bulundurulması,

- sık sık kullanılan araç ve gereçlerin kolay ulaşılabilir bir yerde olması, - yönetici kadar sekreteri için de uygun bir çalışma ortamının planlanması.

3.3.7.2 Masa Düzeni

Yöneticiler zamanlarının önemli bir bölümü masa başında geçirmektedir. İyi dizayn edilmemiş gereksiz doküman ve büro malzemeleriyle dolu bir masa; yöneticinin iş üzerindeki kontrolünü kaybetmesine, dikkatinin dağılmasına, yorgunluk ve gerginlik hissetmesine, üretkenliğinin yok olmasına ve önemli ölçüde zaman kaybetmesine neden olmaktadır.

Mackenzie, dağınık masa sendromundan kurtulmak için aşağıdaki üç kuralı önermiştir [22]:

- Şu anda çalıştığınız iş ile ilgili olmayan her şeyi masadan kaldırın. Onlarla ilgilenmeye hazır olana kadar, diğer malzemelerin masanızın üzerinde birikmesine izin vermeyin.

- Kağıtları günlük işlem programınıza göre derece derece koyun.

- Yapmanız gereken işe özel önem verin ve mümkün olduğunca görev dağılımı yapın. Yayınları, okunması zorunlu olanlar ve okunabilecekler olmak üzere ikiye ayırın, kalanları mümkün olduğunca saklamamaya çalışın.

En çok önerilen ilke, her evrakı yalnız bir kere elden geçirmektir. Elinize almış olduğunuz bir mektup ya da notu, cevabını hazırlamadan bırakmayın. Zaten bu gibi yazıları okur okumaz yanıtlamak çok daha kolaydır [33].

Bütün evraklar hemen ve nihai olarak halledilemezler. Bazı evraklar haftalarca hatta aylarca sürünür ve onlarla işinizin bitebilmesi için geniş bir zamana yayılmış bir çok iş gerektirir. Bazı projelerde yazılı her kelime önemlidir ve iyice gözden geçirilmesi gerekir. Bazen bunları erteler ve bir süre üzerinde düşünürseniz daha iyi kararlar alabilirsiniz [34].

Bu yüzden daha kapsamlı kural şudur: her kağıt parçası sadece bir kere ele alınmalıdır. Eğer bu yapılamıyorsa, bir kağıt parçası her ele alındığında temsil ettiği projeyi ilerletmek için üzerinde gereği kadar çalışılmalıdır. Büyük bir adım atılamıyorsa, en küçük adımın bile bir önemi olacaktır.

3.3.7.3 Dosyalama Sistemi

Çalışma alanını ya da masasını gereksiz dokümanlardan arındırmanın bir yolu da iyi bir dosyalama sistemidir.

Dağınık ve depo olarak kullanılan masa yerine düzenli ve temiz bir masa düzeni ve dosyalama sistemi kurulmalıdır ve masa üzerinde sadece şu malzemeler bulunmalıdır:

- kurşun, tükenmez ve renkli kalemler, - kırmızı dosya: acil işler doyası, - sarı dosya: önemli işler dosyası, - mavi dosya: ayrıntılı işler dosyası.

Bu renkli dosyaların her birinde ilgili yazı ve belgeler bulunur. Dosyalarda işlemi biten yazılar ise sayısal veya alfabetik olarak daha önce hazırlanan klasörlere aktarılır. Böylelikle masa üzerinde günü geçmiş yazı kalmaz, sade ve düzenli bir masa düzenine geçilmiş olur [24].

Zamanlarını etkili bir biçimde kullanan yöneticiler, aşırı ve dağınık belgeler, dokümanlar veya evraklar ile karşı karşıya kalmazlar. Onlar, yetki aktarımında başarısızlığı yansıtan böyle bir durumun; kararsızlığa, işlerin sürüncemede bırakılmasına ve önceliklerin şaşırılmasına yol açacağını bilirler. Zamanlarını etkili bir biçimde kullanan yöneticiler, etkili bir dosyalama sisteminin yazışmalar ile mektupların düzenli bir şekilde korunmasının önemini kavramışlardır [22].

Yazışmaların korunması ve örgütlenmesinde dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır [22]:

- Kağıtlar (telefon mesajları, talimatlar, notlar, öneriler, mektuplar), masanın üzerinde dağınık şekilde bırakılmamalı, etkili bir dosyalama sistemi ile kullanılabilir duruma getirilmelidir.

- Her kağıt sadece bir kez ele alınarak incelenmeli, gerekiyorsa iş hemen yapılmalı, dosyalanmalı veya imha edilmelidir.

- Düzenli olmayan yazışmalarda kısa yanıtlar verilmeli, düzenli yazışmalarda ise belirli kalıplarla düzenlenmiş kağıtlar veya standart talimat verme şekilleri kullanılmalıdır.

- Telefonla veya kısa görüşmelerde kolayca ilgilenilecek konular yazılı hale getirilmekten kaçınılmalıdır. Talimatların bilgi kanallarını tıkayabileceği göz önünde tutularak; sadece yeniden hatırlatmak, açıklık kazandırmak, desteklemek veya bilgilendirmek amacıyla kullanılmalıdır.

- Yazışmalar ve iletişim sistemi, ilgilenilmesi gereken çok önemli konuların ilk önce ele alınmasını sağlayacak şekilde oluşturulmalıdır. Yazışmalarda “imzalanacak, hemen eyleme geçilecek, başkasına devredilecek, okunacak veya yalnızca bilgilenilecek” nitelikteki evraklar özel işaretlerle işaretlenmelidir.

- Yazışmaları periyodik olarak gözden geçirmek önemli değildir. Dosyalarda tarih dışı kalmış veya zamanla önemini kaybetmiş ve kullanılmayan bilgiler imha edilmelidir.

- Zamanın etkili bir şekilde kullanılmasında; herkes tarafından anlaşılan, ihtiyaç duyulan bilginin anında bulunduğu, karışıklığa yol açmayan iyi bir dosyalama sistemi önemli bir etkendir.

Etkili bir dosyalama sistemi oluşturmak için dikkat edilecek hususlar şu şekilde sıralanabilir [22]:

- Kağıtlar daha sonra dosyalanmak üzere bekletilmemeli ve hemen dosyalanmalıdır.

- En yeni, güncel belgeler dosyanın ön kısmına konulmalıdır.

- Yazışmalarda verilen yanıtların kopyaları, gelen yazıların ön yüzüne yerleştirilmelidir.

- Dosya çekicileri aşırı şekilde yüklenmemeli, çekicilerde dosyalar arasındaki aralıklar geniş tutulmalıdır. Böylece onları kolayca inceleme ortamı oluşturulmalıdır.

- Dosyalama, evrakların geliş ve gönderiliş tarihleri ile değil, ilgili konuları temelinde yapılmalı, kullanılan dosyalarda ilişki kurulan bireylerin soyadları öne yazılmalıdır.

- Çok büyük boyutlu dosya oluşturmaktan kaçınılmalıdır. Dosyada fazla evrak bulunması ilgilenilen konuyu karmaşıklaştıracağından, bu gibi durumlarda, bilgi için başka bir sınıflama oluşturulmalıdır.

- Bütün dosyalanmış belgelerdeki tarihler, izlemeyi kolaylaştıracak şekilde işaretlenmeli, parlak kalemlerle üzerlerinden geçilmelidir.

- Herhangi bir nedenle dosyadan bir kağıt alınması durumunda, dosyadan hangi belgenin hangi tarihte alındığını gösteren bir kart dosyaya yerleştirilmelidir. - Dosyalar düzenli aralıklarla gözden geçirilerek güncelleştirilmelidir.

- Evraklar sorununu çözme çabaları, neyin nasıl dosyalanacağının bilinmesi durumunda çok kısa sürmektedir. Bu nedenle dosyalama sistemi, bu işi yapabilecek şekilde eğitilmiş nitelikli bir elemana verilmelidir. Doğal olarak büyük örgütlerde bu genellikle yönetici sekreterinin ya da özel dosya memurlarının görevi olmaktadır.