Tersane Tedarik Zincirinde İşbirliği Uygulamaları ve Bilgi Yönetiminde Kutupsallaşan Anlayış

Bilgi ve bilginin yönetimi çok geniş bir yazındır. Bilimsel bir yazından öte bir felsefedir. Bilginin ne olduğu anlamak için eski Yunan doğa filozoflarına, Aristo’ya, Eflatun’a uzanan bir referans listesi vardır. Bilgi denince zihinlerde canlanan kavram dünya tarihinde akılcılık, pozitivizm, modernizm ve benzeri birçok akımı oluşturmuştur. Bilginin nesnelliği, evrenselliği ve kesinliği üzerine algısal kaymalar bilim tarihinin paradigmalarıdır.

Bilgiyi öğrenerek içselleştiririz, paylaşarak örgütü sosyalleştiririz. Nonaka’nın bu kabul görmüş yaygın kuramı yanı sıra bilgiyi anlamak isteyen Polanyi açık bilgi/örtük bilgi kuramıyla farklı bir pencere daha açmıştır. Bazı bilgiler rahatlıkla kodlanabilir ve paylaşılabilirken; bazıları zihinlerde kendiliğinden oluşmakta ancak kısıtlı olarak sosyal yöntemlerle paylaşılabilmektedir. İşte bu çalışmanın kuramı bu felsefenin üzerine kurulmuş; Polanyi’nin artçı görüşleri ışığında bu iki bilgi türünün birbirinden ayrılabilmesi için hangi ölçütlerin

kullanılabileceği kapsamlı bir ikincil kaynak taraması sonrasında geniş bir uluslararası Delphi çalışmasıyla belirlenmiştir.

“Açık ve örtük bilgilerin birbirinden yönetici seviyesinde ayırt edilebilir olması, “kodlama” ve “kişiselleştirme” bilgi yönetimi stratejilerinden birini tercih edebilme açısından önemlidir” ifadesi bu çalışmanın en temel varsayımıdır. Akademik ve kuramsal seviyede anlam taşıyan araştırma sorusunun uygulama alanı olan gemi inşa sektörü için de fayda taşıması amacıyla “işbirliği” odağı çalışmaya eklenmiştir. Bilgi yönetimi ve tedarik zinciri yönetimi ortak yazınından tercih edilen bu kavram sayesinde soyut ve teorik ibareler uygulayıcılar (tersane çalışanları) zihninde vücut bulmuş, anlaşılabilir hale gelmiştir. İşletmeci gözüyle de yönetimin mutlaka performans, kalite, maliyet, rekabet üstünlüğü gibi kabul görmüş bir “değer”e ulaşması gerekmektedir.

Polanyi’den temellerini alan kuramda kodlanmış bilgi-kişiselleşmiş bilgi ifadeleri tercih edilmiş ve bu iki bilgi türünü ayırt etmek için modellenen kuram için “bilgi yönetiminde kutupsallaşan anlayış (BYKA)” ifadesi kullanılmıştır. Çünkü Bilgileri kodlanmış/kişileşmiş olarak ayırırken kullanılan ölçütler kesin çizgilere sahip değildirler. Bu ölçütler Delphi çalışması sonrasında “bilgi” ve “yönetim” alanlarına ait olma özelliklerine göre sınıflanarak ikinci bölümde modellenmişlerdir. Bu modelden türetilen vaka çalışması araştırma soruları Ek – 9’de ayrıntılı tablolar halinde verilmiştir. Araştırma sorularında Tablo 29’da özetlenmiştir.

Modellenen 40 BYKA ayrım ölçütü; dört ana boyutta (inşa süreci, kullanılan bilgi fonksiyonu, bilgi yönetimi aracının türü, işbirliğinin yönü) ve 17 alt boyutta ilgili tersane yöneticisine sorulmuştur. Her bir alt boyut için farklı kombinasyonlarda (40x3x8x2x4= 7680) araştırma sorusunun tersane yönetici personelinin kısıtlı zamanı ve çalışmanın uygulamayı yansıtabilmesi amacıyla her bir BYKA ölçütü için ayrı bir değerlendirme sorusu eklenerek özetlenmesi sağlanmıştır. Böylelikle BYKA kuramı ve ayrımı hakkında bilgilendirilen yönetici sektöre ilişkin uygulamaları işbirliği odağında aklına ilk gelen uygulamalarla açıklayabilme imkânını bulmuştur. Çalışmanın hedefi olan kuramın uygulamada keşifsel araştırılması amacı bu yolla gerçekleştirilmiştir.

Tablo 29: Tersane Tedarik Zinciri BYKA Araştırma Soruları

Soru Kapsam

Ayrım ölçütünün alanı -Bilgi alanı

-Yönetim alanı -tanımsal -örgütsel -stratejik

Gemi İnşa süreci -Sipariş+kontrat

-İnşa

-Teslim+teslim sonrası

Kullanılan Bilgi Fonksiyonu Yaratma Kazanma Kullanma İletme Paylaşma Depolama Yayma Yeniden Kull.

Kullanılan Bilgi Yönetimi Aracı

Kodlanmış:

Web konferans, e-posta, grupware, wiki sistemleri, ortak veritabanı, mültimedya sunum, tartışma forumları, internet, intranet, ekstranet, e-posta

Kişiselleşmiş:

İşçilere eğitim, takım çalışması, ziyaret, proje grubu, Koçluk-montörlük, toplantı, seminer, konferans, işten çıkanlarla görüşme

İşbirliği Yönü (Şekil 28) Tedarikçilerle Müşterilerle Rakiplerle İşletme içi

İşbirliği Uygulamaları Tablo 23

Kaynak: Yazar.

Vaka çalışmasının son aşaması olan bu bölümde araştırma sorularının yanıtlarının değerlendirilmesinde önemli olan konu başlıkları şu şekilde özetlenebilir:

• Çalışmada tedarik zinciri her ne kadar proje (tek bir kimyasal madde tankeri) için modellense de; tersane yöneticileri BYKA ve işbirliği uygulamalarına ilişkin sorularda işletmenin tüm fonksiyonlarını ve departmanlarını değerlendirerek yanıt vermişlerdir. Tedarik zincirinin proje bazında modellenmiş olması üyelerin ve kanalların sistematik modellenebilmesi amacıyla yapılmıştır. Bu nedenle çalışmanın hedefine ulaşmasında sakınca görülmemesi ve gemi inşa sanayisine

katkının daha fazla sağlanmış olması nedeniyle alınan yorum ve değerlendirmeler sınırlandırılmadan raporlanmıştır.

• Her ne kadar çalışma bilgi yönetimi alanından geliştirilen kuramın uygulamadaki yerini anlamak için yapılıyor olsa da; sektör temsilcileriyle yapılan görüşmelerde düşünce işletmenin geliştirilmesi ve sektör sorunlarının çözülmesi düzleminde ilerlemektedir. Zaten çalışmaya kuramsal seviyedeki katkının uygulamadaki beklenti ve kanaatler kadar olması beklenemez.

• Tedarik süreci geminin inşa öncesinde, esnasında ve sonrasında devam etmektedir. İşbirliği tüm yönleriyle (müşteri, tedarikçi, rakip) her aşamada sürdürülebilir bir ilişki türüdür. Ortak tasarım, ürün geliştirme gibi işbirliği uygulamaları tedarik sürecinden bağımsız olarak ilerlemektedir.

• Yazında işbirliğinin birçok seviyesinden bahsedilmektedir. “Standart tedarikçi ilişkisi”, “ortaklık”, “koordinasyon”, “dayanışma”, “stratejik ortaklık” bu hiyerarşik ilişki seviyelerinin tanımlarıdır. Ancak gemi inşa sanayisinde tedarik ve satış her proje için ayrı bir karakteristik göstermektedir. İşbirliği uygulamaları bu nedenle tekrar eder şekilde değildir, proje bazında özgüseldir. Öte yandan işbirliği seviyesinin ölçülmesi, sınıflandırılması ve buna yönelik ilişki yönetimi stratejisinin belirlenmesi sektör için anlam taşımamaktadır.

• Geliştirilen kurama göre bilgi kodlanmış ve kişiselleşmiş olarak kutupsallaşan bir yapı göstermektedir. Ancak kullanılan bilgi yönetimi araçlarının yazında birçok yerde karşılaşıldığı gibi kodlanmış/kişiselleşmiş olarak sınıflandırılması uygulamada geçerliliğini kaybetmiştir. İlk dönemde kodlanmış bilgiyi ya da enformasyonu kodlamak, iletmek, yaymak, depolamak gibi amaçlarla tasarlanan bilgi sistemleri artık birer iletişim araçları durumuna da gelmişlerdir. En yaygın söylemiyle örtük bilginin sadece yüz yüze iletişimle paylaşılabildiği birçok kaynakta belirtilmiştir. Ancak günümüzde video konferans, görüntülü konuşma gibi görsel iletişim araçlarıyla yapılan bilgi paylaşımlarında kullanılan “bilgi sistemleri”

kodlanmış bilgi depolama amaçlarının çok üzerinde kullanılmaktadırlar. Bu durumda telefonlar, bilgisayarlar kodlanmış bilgi paylaşım aracı olmaktan öte elektronik yüz yüze iletişim aracı olmuşlardır. Keza yazındaki bilgi yönetimi araçlarını sınıflama çabası uygulayıcılar gözünde anlam da ifade etmemektedir.

• Bir işbirliğinde bilginin hangi fonksiyonunun aktif olarak kullanıldığının, ya da işbirliğinin yönünün ne olduğu gibi ayrıntıların belirlenmesi görüşmeler sonrası raporlama sürecinde yapılmıştır. Gemi inşa ve tedarik süreçlerine hâkim olan tersane yetkililerinin benzer olarak “bilgi yönetimi” ve “işbirliği” alanının kuramsal çerçevesine hâkim olması beklenemez.

• “Veri”, “enformasyon” ve “bilgi” olarak özetlenebilecek hiyerarşik yapı uygulamada ve terminolojide yer bulmamaktadır. Bir takım dilbilimsel ya da tercüme hataları nedeniyle bu ayrım yapılmamaktadır. Enformasyondan bilgi üretimi yapılmakta, ya da eldeki bilgiler raporlanarak verilere dönüştürülmektedir. Ancak sektörün terminolojisinde bilgi bilgidir.

• Çalışmada “bilgi”, gemi inşa tedarik zincirinde, yönetim anlamında tersane üst düzey yönetiminin bilmesi gereken uygulamaların tanımsal başlığıdır. Kimyasal madde tankeri, tank üretim malzemesi ya da kaplamasının geminin taşıyabileceği yükü belirliyor olmasının bilinmesi beklenirken; gemi inşa mühendisi seviyesinde tasarım ve inşa konularına hâkim olunması yada kaynak atölyesi çalışanları kadar işçilik bilgisine sahip olunması beklenemez. Her ne kadar yöneticiler bu konularda da bilgi sahibi olsalar da bu tezin gemi inşa mühendisliği alanından kuramsal temellerini alan bir yapısı ya da amacı bulunmamaktadır. Gemi inşa sanayisindeki tersaneler kuramın araştırıldığı örnek işletmelerdir.

• İşbirliğinin dört farklı yönü (müşteri, tedarikçi, rakip, tersane içi) taslak modelde (Şekil 28) verilmiştir. Ancak üniversitelerle yürütülen ürün geliştirme projeleri, sektörün denetim mekanizmaları olan kamu kurumlarıyla sürdürülen iyi ilişkiler, sektör sivil toplum kuruluşları

(GESAD, GİSBİR, GMO) ile kurulan ilişkilerin bu işbirliği modelindeki yeri ya da tedarik zinciri ile olan dolaylı bağı için ayrı bir bakış açısına daha ihtiyaç duyulmaktadır.

İkinci bölümde açıklanan Delphi çalışması sonrası modellenen kurama dair araştırma sorularında 4 ana başlık bulunmaktadır: bilginin tanımına ilişkin ölçütler, yönetim kavramına ilişkin ölçütler, organizasyona ilişkin ölçütler, stratejik yönetime ilişkin ölçütler(Tablo 30).

Tablo 30: Gemi İnşa Süreçleri ve BYKA

Gemi İnşa Süreci

Bilgi Türü

Kodlanmış/Kişiselleşmiş Bilgi Yönetimi Temel

araç

Organizasyon içi iletişim aracı

Strateji

Tasarım

AR-GE Kişiselleşmiş Bilgi

-yenilikçi fikir Toplantı Yüz etkileşim yüze Odaklanma Projelendirme _{Kodlanmış Bilgi}

-mühendislik YBS ET, Bilgi işçisi Maliyet Finans Her ikisi

-bürokrasi(Kod. Bilgi) -kaynak(Kiş. Bilgi)

Planlama Uzmanlık Maliyet etkin

İnşa

Tedarik Kişiselleşmiş Bilgi

-doğru tedarikçi İlişki yönetimi Kurumsal Hafıza Kalite/maliyet

İnşa/ montaj

Kodlanmış Bilgi

-mühendislik Eğitim Öğretme koordinasyon Kalite/maliyet

Teslim

Kati

Teslim Her ikisi _{-kalite yönetimi(araç)} -ilişki yönetimi(insan)

Kontrol listeleri

Bağlılık Müşteri memnuniyeti

Kaynak: Lin vd., 2002:85; Volpato ve Stocchetti, 2007:195 çalışmasından gemi inşa işletmesine uyarlanarak geliştirilmiştir.

Bilgi ve BYKA

“Bilgi” işletme için bir varlıktır ve paylaşılabilir. Kodlanmış bilginin paylaşımının desteklenmesi için enformasyon sistemlerinin etkin kullanımının gerçekleşmesi, kişiselleşmiş bilginin paylaşımı için eğitim, toplantı gibi yüz yüze iletişim araçlarının etkin kullanımı gerekmektedir. Tersanede işletme içi enformasyon sistemlerinin kullanımı üst düzeydedir ancak tedarikçi ve müşteri

ilişkilerinde sektörün yapısı ya da teknoloji uyum sürecinin yeni yeni gelişen yapısı nedeniyle aynı altyapı bulunmamaktadır. Tersanede her gün birçok koordinasyon toplantısı gerçekleşmektedir. Hafta bitimi cumartesi günleri genel değerlendirilmeler yapılmaktadır. Tersane yöneticilerine göre paylaşılan bilgiler raporlanabildiği sürece kodlanabilir ve dolayısıyla yeniden kullanılabilir duruma gelmektedir.

“Bilginin öğretilmesi” başlangıçta yüz yüze iletişimlerle olmakta ancak her eğitim sonunda raporlanarak yazılı kaynaklar oluşturulmaktadır. Hedeflenen sahip olunmak istenen bilgi kişilerden bağımsız gerçek ve formel bilgilerdir. Bu tip bilgilerin yeniden kullanımı kadar periyodik değerlendirilebilir olması da bir üstünlük sağlamaktadır. Enformasyon sistemlerine aktarılan bu bilgiler karar destek sistemlerinin verileri olmaktadır. Ancak kodlanmış bilgileri tercih eden işletme son karar aşamasında düzenlenen toplantılarla örtük bilgi paylaşımını ön plana çıkarmakta ve kararları yazılı hale getirerek kodlanmış bilgi hedefine geri dönmektedir.

Kodlanmış bilgiler “ne” sorusunun, kişileşmiş bilgiler “nasıl” sorusunun yanıtlarıdır. “Nasıl” sorusunun yanıtı her zaman farklı, öznel ve uzundur. Yanıtların uygun ve kodlanabilir olması için çalışanların pozisyonları yerine iş tanımlarının detaylı yapılması gerekmektedir.

Karmaşık bir çevre; tahmin edilemeyen siparişleri, değişken bir piyasayı, planlama değişikliklerini, ürünlerde kalite farklılıklarını, hızla gelişen bir teknolojiyi, değişen rakip sayısı ve faaliyetlerini beraberinde getirebilir. Her ne kadar yazın bu değişken çevrede kişiselleşmiş bilgilerin önem kazandığını vurgulasa da incelenen tersanede hedef her zaman mümkün olduğunca hızlı bir kodlama sürecinin sağlanmasıdır. Bu şekilde süreçler ve uygulamalar yeniden gözden geçirilerek düzenlenebilmektedir.

Yönetim Kavramı ve BYKA

Örtük bilgi yerine açık bilgilerin bulunduğu organizasyonlarda; bilginin transferi kolaydır, bilgiyi öğretmek kolaydır, kontrol listeleri hazırlanabilir, öngörüler ve gelişmeler uyumludur, yanıtlar için deneme-yanılma yöntemine ihtiyaç duyulmaz. Bu nedenle incelenen tersanede yöneticiler bilgilerin açık hale getirilmesini hedeflemektedirler. Bu sayede işlerin istediği gibi yürümesi için kadrolar yeterli

olacak kişilere gerek kalmayacaktır. Ancak açık bilgiler teknik konularda bulunur ve rahatlıkla kodlanabilirler, örtük bilgiler ise çoğunlukla kişilere, işletmelere dair yargılardır ve kodlanabilmesi her zaman mümkün olmamaktadır.

Bilgiler kodlandıkça enformasyona ve hatta veri tablolarına dönüşmektedir. Bu veri tablolarının ET araçları ya da uzmanlar tarafından yeniden yorumlanmasıyla yeni bilgiler elde edilmektedir. Kazanılan bilgilerin paylaşımı için yüz yüze iletişim araçları yerine yine enformasyon sistemlerinin kullanımı tersane tarafından tercih edilmektedir. Bilgi paylaşımındaki enformasyon sistemlerinin rolü son kararlarda kişilere devredilmektedir. Bilgi üretilir, depolanır, paylaşılır ancak toplantılar neticesinde kararlar alınır.

Gemi inşa sürecinde tekrarlı kullanılan bilgilerin ve özgüsel bilgilerin ayrımı bakış açısına göre değişebilmektedir. Sınıfı ve boyutu ne olursa olsun her gemi için kullanılabilecek standart inşa bilgileri olduğu gibi yapılan kontrat gereği ya da gelişen teknolojinin baskısı sonucu anlık ve projeye özgü yeni bilgilere ihtiyaç duyulabilir. Standart inşa bilgileri için kaynaklar hazır ve ulaşılabilir iken, yeni bilgiler için araştırma ve koordinasyon sürecine ihtiyaç vardır.

Tablo 31: Tersane Bilgi Yönetimi Araçları

Bilgi ve Enformasyon Saklama

Bilgi iletme Enformasyon ve

veri iletim

Bilgi yaratma

Yazın Yazın Yazın Yazın -Personel -Veri tabanları -Klasörler -Bilgi/ilan panosu X X X -Toplantı -Görüşme -Eğitim/Kurs -Oryantasyon -Kısa mesaj -Video konferan -Çağrı merkez X X X X -ET -WEB/Portal -YBS -Barkod -İntranet -Ekstranet X X X - Ar-Ge - Toplantı - Öğrenilen dersler - Anket - Şikayet/öneri kutusu - Uzman personel tedariki - En iyi uygulama - Hikaye paylaşımı X X X Kaynak: Yazar.

Bilgilerin depolanması için sunucu bilgisayarlar, paylaşımı için kişisel bilgisayarlar kullanılmaktadır. Geliştirilen model ile uygun olmayan bu uygulamaya göre depolama ve paylaşım açık bilgi kanalları olan bilgi sistemleriyle yapılmaktadır.

Aslında depolanan bilgi değil enformasyondur. Bilgisayardan bilgisayara paylaşım için veri aktarımı ya da iletimi ifadesinin kullanılması; bilgilerin paylaşımı için öncelikle yüz yüze iletişimin kullanılması yazına ve kurama göre daha uygundur. Tersane için “bilgi yönetimi” yeni bilgi üretme mekanizmasından çok eldeki bilgilerin değerlendirme aracıdır.

Organizasyon ve BYKA

Tersanede gerek enformasyon iletimi gerek bilgi paylaşımı için enformasyon teknolojileri desteklenmektedir. Enformasyon teknolojileri, insan bağımlılığının azaltılması için yöntemdir. Zaten tedarik zincirindeki bilgi akışındaki gecikmeler sistem değil insan kaynaklıdır.

İşletmenin organizasyon yapısı mekaniktir. Ancak proje bazlı organik yapıya geçiş için yeniden örgütlenme sürecine girilmiştir. İşletmenin güdüleme ve ödüllendirme anlayışı kısa vadede teknik bilgi, uzun vadede organizasyona bağlılık üzerinedir.

Tersanenin gemi inşa stratejisi ölçek ekonomisine uygun değildir. Asya’daki seri gemi üretimiyle rekabet edebilme koşulları bulunmamaktadır. Ancak butik çalışan Avrupa tersaneleriyle rekabet edilebilmektedir. Bu nedenle projeler standart değil müşterilerin taleplerine göre oluşan siparişe göredir.

Organizasyonun kültürü eğitim yerine iletişimle öğrenmeye yatkındır. Bu nedenle kararlarda benzer etkileşimlerin olduğu görüşmelerde alınmaktadır. Bu durum enformasyon teknolojileri yatırımlarının artmasını engellememiştir.

Stratejik Yönetim ve BYKA

Batı felsefesi - Doğu felsefesi kavramı akademik çevrelerde Batı yazını-Doğu yazını olarak belirtilmektedir. Batının rekabetçi ve sert yapısı olduğu kabul edilirken, organizasyon ve insana daha çok önem veren doğu anlayışının bulunduğu farz edilir. Bilgi ve insan arasındaki bağ BYKA’nın felsefi temelidir. İnsanın; bilginin tek yaratıcısı ve taşıyıcısı olup olmadığı temel tartışma sorusudur. Kartezyen ve bütünsel yaklaşımlarla bu tartışma başlatılmıştır. Ruh ve beden bütünlüğü ya da