TTK Yönetim Kurulu‘nun 30.06.1994 tarih, 174 sayılı kararı çerçevesinde, tüm kuruluşun mal ve hizmet alım işleri, Genel Müdürlük adına, tek elden, Makine ve İkmal Dairesi ve Satınalma Dairesi Başkanlığı tarafından gerçekleştirilmektedir.
Satınalma Dairesi, maden direği alımlarında İşletmeler Dairesi ile diğer özellikli mal gruplarına ait alımlarda ilgili daireler ile işbirliği içinde çalışmaktadır.
Kurumun tedarik işlerinde esas olarak 4734 sayılı Kamu İhale mevzuatı uygulanmaktadır. Ayrıca, 4734 Kanunun istisnalara ilişkin 3/g maddesi kapsamında, Kamu İhale Kurumu tarafından her yıl belirlenen limitin altında kalan alımlarda
30.10.2003 tarih, 25274 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan TTK Mal, Hizmet Alımları ve Yapım İşleri Yönetmeliği hükümleri uygulanmaktadır.
Genel Müdürlükçe tek elden yapılan toplu alımlar dışında, çok acil olup ambarlarda bulunmayan malzemeler, TTK Yönetim Kurulunun 14.04.2006 tarih, 124 sayılı kararıyla yeniden düzenlenen Küçük Kasalar Yönergesi hükümleri çerçevesinde tanınan limitlere göre Müesseselerce satın alınmaktadır.
1-Alımlar :
a) İlk madde ve malzeme alımları :
2012 yılında öngörülen ve gerçekleştirilen malzeme alımları geçen yılla birlikte aşağıdaki çizelgede gösterilmiştir.
2011 yılı 2012
Alımlar gerçekleşen Program Ödeneği Gerçekleşen Ödeneğin
İlk
Durum Son
Durum İlk Durumuna
Göre Sapma
Bin TL Bin TL Bin TL BinTL %
1-Maden Direği 3.542 4.396 3.816 3.352 (24)
2-Demir Tahkimat
malz 3.155 2.950 2.540 2.282 (22)
3-Patlayıcı Maddeler 320 300 280 325 8,3
4-Akaryakıt ve Yağlar 164 158 183 193 (22)
5-İş Makine Lastikleri
6-Demir ve Çelikler 146 117 137 117 0
7-Alet Edevat 318 1.961 1.496 1.609 (18)
8-Sosyal İşler Malz 329 608 458 297 (51)
9-Kırtasiye ve Matbu 44 44 42 45 2,3
10-Sair Malzeme
- İç 2.214 2.314 1.930 2.085 (10)
-Dış 553 578 482 521 (10)
Toplam(10) 2.767 2.892 2.412 2.606 (10)
11-Yedekler
-İç 2.730 2.631 3.139 2.296 (12,7)
-Dış 683 657 784 573 (12,7)
Toplam(11) 3.413 3.288 3.923 2.869 (12,7)
-İç Alımlar Toplamı 12.962 15.479 14.021 12.602 (18,6) -Dış Alımlar Toplamı 1.236 1.235 1.266 1.094 (11,4)
Genel Toplam 14.198 16.714 15.287 13.696 (18,1)
Verilen Sip. Avansları 911 1.515
Müessesenin 2012 yılı alım programında 16.714 bin lira tutarında alım yapılacağı, bunun 15.479 bin liralık kısmının iç alım, 1.236 bin liralık kısmının da dış
20
Sayıştay
30.10.2003 tarih, 25274 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan TTK Mal, Hizmet Alımları ve Yapım İşleri Yönetmeliği hükümleri uygulanmaktadır.
Genel Müdürlükçe tek elden yapılan toplu alımlar dışında, çok acil olup ambarlarda bulunmayan malzemeler, TTK Yönetim Kurulunun 14.04.2006 tarih, 124 sayılı kararıyla yeniden düzenlenen Küçük Kasalar Yönergesi hükümleri çerçevesinde tanınan limitlere göre Müesseselerce satın alınmaktadır.
1-Alımlar :
a) İlk madde ve malzeme alımları :
2012 yılında öngörülen ve gerçekleştirilen malzeme alımları geçen yılla birlikte aşağıdaki çizelgede gösterilmiştir. yapılacağı, bunun 15.479 bin liralık kısmının iç alım, 1.236 bin liralık kısmının da dış
alım olacağı öngörülmüş, yıl içindeki ihtiyaçlar dikkate alınarak toplam alım ödeneği 15.287 bin lira tutarına indirilmiştir.
Yıl içinde gerçekleşen toplam alım tutarı ise 13.696 bin lira olmuştur. Toplam alımların; % 24,5 oranında 3.352 bin liralık kısmını maden direkleri, % 16,6 oranında 2.282 bin liralık kısmını demir tahkimat malzemesi, % 19 oranında 2.606 bin liralık kısmını sair malzemeler, % 21 oranında 2.869 bin liralık kısmını yedekler, % 11,7 oranında 1.609 bin liralık kısmını alet ve edevat, % 7,2 oranındaki kalan kısmı da diğer malzemeler oluşturmaktadır.
Tüm alımların % 92 oranında 12.602 bin liralık kısmını iç alımlar, % 8 oranında 1.094 bin liralık kısmını da dış alımlar teşkil etmektedir.
TTK Genel Müdürlüğü ve bağlı müesseselerde satınalma faaliyetinin topluca planlanıp izlenebilmesi amacıyla satınalma programı, önceki yıllardan beri yapılmakta olan yatırımlarda kullanılacak malzemeleri de kapsayacak şekilde hazırlanmaktadır.
Yatırımlar için satınalınan malzemeler, yapılmakta olan yatırım hesaplarına aktarılarak tüketildiğinde, ilgili maddi duran varlığın veya özel tükenmeye tabi varlığın maliyetine girdiğinden, bünyesine girdiği varlıkla birlikte amortisman veya özel tükenme payı olarak tabi olduğu itfa süresine göre gelecek yıllarda üretim maliyetine yansıtılmaktadır. İşletme malzemeleri ise tüketildiğinde doğrudan cari yıl üretim maliyetlerine yansıtılmaktadır.
Bu uygulama, yatırımlara ilişkin malzeme ödeneklerinin hem satınalma ödeneği, hem de yatırım ödeneği içinde yer almasına ve ödeneklerde mükerrerliğe yol açmakta, kaynak ihtiyacının olduğundan fazla görünmesine neden olmaktadır.
Genel Müdürlükçe Satınalma Dairesi Başkanlığı tarafından yapılan alımlar ile küçük kasa alımları birleştirilmek suretiyle gerek konsolide bazda Kurumun, gerekse birimlerin satın alma tablosu oluşturulmaktadır. Ancak, müesseselerde yapılan incelemelerde Genel Müdürlükçe hazırlanarak müessese bilânçolarına eklenen satın alma tablosu ile müessese stoklarına girişi yapılan malzeme toplamları arasında uyumsuzluklar olduğu görülmüştür.
Sayıştay’ın TTK Genel Müdürlüğü’ne ilişkin 2010 yılı Denetim Raporunda;
“Tedarik işleri konusunda görülen uyumsuzluk ve belirsizliklerin giderilmesine yönelik önlemler almak üzere, kurum bazında tüm mal ve hizmet alım program ve uygulamaları ile muhasebeleştirmelerine ilişkin usul ve esasların TTK Teftiş Kurulunun katılımı ile oluşturulacak bir komisyon tarafından ayrıntılı şekilde incelenmesi,”
7 numaralı olarak yer almıştır.
Bu önerideki hususların yerine getirilmesi amacıyla TTK Genel Müdürlüğü’nün 29.11.2011 tarih, 7832 Sayılı oluru ile bir komisyon oluşturulmuştur. Söz konusu Komisyonun çalışmaları sonucunda hazırlanan 15.02.2012 tarihli raporda;
-Kurumun Tedarik faaliyetleriyle görevli olan satınalma, makine ikmal, ve muhasebe birimleri arasında işbirliği ve koordinasyon sağlanarak özellikle yıl sona erdikten sonra yapılan envanter çalışmaları sırasında Kurum ve müesseselere ait
satınalma bilgi ver tablolarının tüm alım ve tedarik giderlerini ayrıntılı olarak gösterecek şekilde stok giriş-çıkışları ve maliyet tabloları ile uyumlu şekilde hazırlanması,
-Muhasebe kayıtları ile Satınalma Dairesi kayıtları arasında tutarlılık sağlanması amacıyla aralık ayının 20’sinden sonra fatura kesilmemesi ve ödeme yapılmaması,
-İşletme, yatırım ve hizmet alımlarına ilişkin tablolarda yer alan ödenek ve harcamalarda mükerrerlik görüntüsü veren karışıklıkların giderilmesi,
- Bedeli ödenmiş ve mülkiyeti TTK’ya geçmiş olmasına rağmen henüz teslim alınmamış ve müesseselere sevk edilmemiş maden direklerine ait tutarların, muhasebe hesap planında “0.150.10.01 Yurt İçi yoldaki Direkler” hesabında izlenmesi,
Konularında TTK Genel Müdürlüğü tarafından önlemler alınması ve gerekli düzenlemelerin yapılması önerilmiştir.
Denetim tarihinde (Mayıs 2013) yapılan incelemelerde; yukarıda özetlenen hususların yerine getirilmesi amacıyla “TTK Genel Müdürlüğü Malzeme Hareketleri, Stok Kontrol Ve Ambarlama Yönergesi” adıyla yeni bir düzenleme yapıldığı ve diğer konularda da gerekli önlemlerin alındığı görülmüştür.
b) Hizmet alımları:
Kuruluşun 2012 yılında ihtiyaç duyduğu hizmet alımlarının öngörülen ve gerçekleşen tutarları aşağıdaki çizelgede gösterilmiştir.
Hizmet Alımları
2012
2011 Program ödeneği Gerçekleşen Ödeneğin ilk
gerçekleşen Durumuna
İlk
durum Son
durum göre
sapma Bin TL Bin
TL Bin
TL Bin TL %
1-İnşaat işleri 101 500 30 23 (95,4)
2-Makine-teçhizat onarımı
ve demirbağ bükümü 382 550 550 518 (6)
3-Taş ve kömür nakli 998 1.230 1.230 1.209 (2)
4-Maden direği
tahmil,tahliye 690 929 929 731 (21)
5-Lavvar kömür yıkama 3.255 3.630 3.630 3.618 (1)
6-Kömür torbalama 135 225 225 214 (5)
7-Kozlu kriblaj tesisleri işleri
Toplam 5.561 7.064 6.594 6.313 (4)
22
Sayıştay
satınalma bilgi ver tablolarının tüm alım ve tedarik giderlerini ayrıntılı olarak gösterecek şekilde stok giriş-çıkışları ve maliyet tabloları ile uyumlu şekilde hazırlanması,
-Muhasebe kayıtları ile Satınalma Dairesi kayıtları arasında tutarlılık sağlanması amacıyla aralık ayının 20’sinden sonra fatura kesilmemesi ve ödeme yapılmaması,
-İşletme, yatırım ve hizmet alımlarına ilişkin tablolarda yer alan ödenek ve harcamalarda mükerrerlik görüntüsü veren karışıklıkların giderilmesi,
- Bedeli ödenmiş ve mülkiyeti TTK’ya geçmiş olmasına rağmen henüz teslim alınmamış ve müesseselere sevk edilmemiş maden direklerine ait tutarların, muhasebe hesap planında “0.150.10.01 Yurt İçi yoldaki Direkler” hesabında izlenmesi,
Konularında TTK Genel Müdürlüğü tarafından önlemler alınması ve gerekli düzenlemelerin yapılması önerilmiştir.
Denetim tarihinde (Mayıs 2013) yapılan incelemelerde; yukarıda özetlenen hususların yerine getirilmesi amacıyla “TTK Genel Müdürlüğü Malzeme Hareketleri, Stok Kontrol Ve Ambarlama Yönergesi” adıyla yeni bir düzenleme yapıldığı ve diğer konularda da gerekli önlemlerin alındığı görülmüştür.
b) Hizmet alımları:
Kuruluşun ihale konusu hizmet alımları Genel Müdürlükçe yapılmakta, işlerin takibi ve yürütülmesi Müessese tarafından gerçekleştirilmektedir. 2012 yılında hizmet alımları için bütçeye başlangıçta 7 milyon lira tutarında ödenek konulmuş, daha sonra yıl içinde yapılan revizyon sonucunda bu ödenek 6,5 milyon liraya indirilmiş, yıl sonunda ise 6 milyon lira tutarında hizmet alımı harcaması gerçekleşmiştir. Hizmet alımları toplamının % 59;3 oranında 3.618 bin liralık kısmını kömür yıkama ve zenginleştirme ( Lavvar) tesisleriyle ilgili harcamalar oluşturmaktadır.
- Lavvar hizmet alımı:
Kozlu TİM ve Üzülmez TİM üretimi tuvönan kömürler önceki yıllarda Zonguldak Liman sahasında kurulu bulunan lavvarda yıkanarak zenginleştirilmekte ve satışa sunulmakta iken, bu lavvarın; eski, yüksek maliyetli ve düşük verimli olması nedeniyle hizmet dışı bırakılarak sökülmesi, bu iki müessesede üretilen kömürlerin hizmet alımı yoluyla üçüncü kişiler tarafından kurulacak lavvarda yıkatılması kararlaştırılmıştır. Konuya ilişkin ihale 09.02.2005 tarihinde yapılmış, ihaleyi kazanan Park Enerji Ekipmanları Madencilik Sanayi ve Ticaret A.Ş. ile 28.03.2005 tarihinde sözleşme imzalanmıştır. Bu firma tarafından Kozlu TİM ve Üzülmez TİM için yapılan modüler lavvarlar Nisan 2006 ayında tamamlanmış ve hizmete girmiştir.
İmzalanan sözleşmeye göre işin süresi lavvarların hizmete girmesinden itibaren 5 yıldır. Ancak, hizmet alımları için ödenek tahsis etmeye yetkili Hazine Müsteşarlığının izin vermesi halinde sözleşmenin 5’er aylık sürelerle uzatılması kabul edilmiştir. Lavvarların hizmete alındığı tarih itibarıyla mevcut sözleşme Nisan 2011 tarihinde sona ermiştir.
Süre bitimini takiben taraflar arasında 04.04.2011 tarihinden geçerli olmak üzere 1 yıl süreyle 05.04.2011 tarih ve 4270 sayılı ek sözleşme imzalanmıştır. Buna göre, eski sözleşmede torbalama 6,77 Amerikan Doları/ton, yıkama 2,45 Amerikan Doları/ton iken, süre uzatımıyla ilgili yeni sözleşmede 1.380 bin ton kömürün 4,90 TL/ton fiyattan yıkatılması ve 20 bin ton parça kömürün de 3,00 TL/tondan torbalanması konusunda anlaşma sağlanmıştır.
Hizmetin kesintisiz sürdürülmesi amacı ile, 23.12.2011 tarihli Genel Müdürlük onayı ile bir komisyon kurulmuş, Yönetim Kurulunun 28.12.2011 tarih ve 440 sayılı kararı ile yeniden ihaleye çıkılmış, ihale 27.02.2012 tarihinde yapılmış, ihaleye tek firma katılmış, ancak teklif yaklaşık maliyetin çok üzerinde olduğundan ihale 01.03.2012 tarih ve 75 sayılı Yönetim Kurulu kararı ile iptal edilmiştir. Yeniden ihale edilmesi için ihale şartnamelerinde gerekli değişiklikler yapılmış ve Yönetim Kurulunun 16.03.2012 tarih ve 97 sayılı kararı ile ihale onayı alınmış, ihale süreci devam etmektedir. Kozlu Müessesesinin lavvar hizmet alımı konusunda geçici olarak anlaşma sağlanmakla birlikte bu konuda 5 yıllık sınırlama olduğu sürece bu sorunun aynen diğer müesseselerdeki gibi sürekli hale geleceği anlaşılmış ve Sayıştay’ın 2011 Yılı Denetim Raporunda;
“Ana üretim birimi olan lavvarlarda hizmet alımı konusunda oluşacak risklerin üretimin durmasına, kuruluşun gayri faal duruma gelmesine yol açabileceği göz önüne
alınarak, özellikli bir iş olan lavvar hizmet alımında sürenin 5 yılla sınırlı olmasından kaynaklanan sorunların ortadan kaldırılması amacıyla, ilgili mevzuatta gerekli düzenlemenin yapılabilmesi için biran önce yetkili merciler nezdinde girişimde bulunulması,”
3 numaralı öneri olarak yer almıştır.
Bu önerinin gereğini yerine getirmek ve lavvar hizmet alımı süresinin 15 yıla çıkarılmasını sağlamak üzere TTK Genel Müdürlüğü tarafından Hazine Müsteşarlığı ve Kalkınma Bakanlığı nezdinde girişimlerde bulunulmuştur.
Hazine Müsteşarlığı’nın 22.02.2013 tarih, 3047 sayılı yazısının sonuç bölümünde; “maliyetlerin düşürülmesi ve sağlanan faydanın artırılmasını teminen…ileri yıkama tekniklerini de içeren lavvarların TTK tarafından kurulması, tesis kurulduktan sonraki aşamada işletme faaliyetlerinin hizmet alımı yoluyla gerçekleştirilmesi” şeklinde görüş bildirmiş, Kalkınma Bakanlığı ise 22.04.2013 tarih, 2029 sayılı yazısında; bu konudaki nihai kararın Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı’nca verilmesinin uygun olacağı doğrultusunda görüş bildirmiştir.
Denetim tarihinde (Haziran 2013) yapılan incelemelerde; Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı’nın 31.05.2013 tarih, 147 sayılı Bakan Oluru ile TTK Genel Müdürlüğüne bağlı müesseselerdeki lavvar tesislerinin hizmet alımı suretiyle kurulması ve bu ihalelerde sözleşme süresinin 15 yıl olması konusunda uygun görüş bildirildiği görülmüştür.
2-Taşıma ve gümrükleme:
Müessese adına yapılan alımlara ilişkin şartname ve sözleşmelerde teslim yeri Müessese olarak belirtildiğinden maden direği dışındaki iç alımlarda taşıma işleri satıcılar tarafından yapılmaktadır. Maden direği ve diğer yurt içi taşımalar Genel Müdürlükçe yapılan ihalelerle gerçekleştirilmektedir. Dış alımlara ilişkin taşıma ve gümrükleme işleri doğrudan Genel Müdürlük tarafından yürütülmektedir.
3-İlk madde ve malzeme stokları:
Müessesenin 2012 yılındaki ilk madde ve malzeme stok hareketi aşağıdaki çizelgede gösterilmiştir.
24
Sayıştay
alınarak, özellikli bir iş olan lavvar hizmet alımında sürenin 5 yılla sınırlı olmasından kaynaklanan sorunların ortadan kaldırılması amacıyla, ilgili mevzuatta gerekli düzenlemenin yapılabilmesi için biran önce yetkili merciler nezdinde girişimde bulunulması,”
3 numaralı öneri olarak yer almıştır.
Bu önerinin gereğini yerine getirmek ve lavvar hizmet alımı süresinin 15 yıla çıkarılmasını sağlamak üzere TTK Genel Müdürlüğü tarafından Hazine Müsteşarlığı ve Kalkınma Bakanlığı nezdinde girişimlerde bulunulmuştur.
Hazine Müsteşarlığı’nın 22.02.2013 tarih, 3047 sayılı yazısının sonuç bölümünde; “maliyetlerin düşürülmesi ve sağlanan faydanın artırılmasını teminen…ileri yıkama tekniklerini de içeren lavvarların TTK tarafından kurulması, tesis kurulduktan sonraki aşamada işletme faaliyetlerinin hizmet alımı yoluyla gerçekleştirilmesi” şeklinde görüş bildirmiş, Kalkınma Bakanlığı ise 22.04.2013 tarih, 2029 sayılı yazısında; bu konudaki nihai kararın Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı’nca verilmesinin uygun olacağı doğrultusunda görüş bildirmiştir.
Denetim tarihinde (Haziran 2013) yapılan incelemelerde; Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı’nın 31.05.2013 tarih, 147 sayılı Bakan Oluru ile TTK Genel Müdürlüğüne bağlı müesseselerdeki lavvar tesislerinin hizmet alımı suretiyle kurulması ve bu ihalelerde sözleşme süresinin 15 yıl olması konusunda uygun görüş bildirildiği görülmüştür.
2-Taşıma ve gümrükleme:
Müessese adına yapılan alımlara ilişkin şartname ve sözleşmelerde teslim yeri Müessese olarak belirtildiğinden maden direği dışındaki iç alımlarda taşıma işleri satıcılar tarafından yapılmaktadır. Maden direği ve diğer yurt içi taşımalar Genel Müdürlükçe yapılan ihalelerle gerçekleştirilmektedir. Dış alımlara ilişkin taşıma ve gümrükleme işleri doğrudan Genel Müdürlük tarafından yürütülmektedir.
3-İlk madde ve malzeme stokları:
Müessesenin 2012 yılındaki ilk madde ve malzeme stok hareketi aşağıdaki çizelgede gösterilmiştir.
2011'den 2012 yılında giren2012 yılında çıkan Stoklar Devir Alım Süretiyle Bin TL Kuruluş İçi NakHur ve Say. Faz Bin TL Toplamİşletmede Kul.Yat. ve Özel Tük Kul. Bin TL Kuruluş İçi Nakil Bin TL İmha Edilen Bin TL
Toplam2013' e Devir Bin TL Bin TL Bin TL Bin TL Bin TL Bin TL A-İlk madde ve malzeme stokları 1-Maden direği 1.0873.352 3.3523.804 3.804635 2-Demirtahk.malzemesi 2.8692.283543 2.8262037 639 2.6763.019 3-Patlayıcı maddeler73325 325267 267131 4-Akaryakıt ve yağlar44193 193181 18156 5-Demirve çelikler2811177 124135 10 145260 6-Alet edevat ve teçhizat491.609 1.6091.481 1.481177 7-Sosyal yard.malzemesi2072972 299453 10 46343 8-Kırtasiye matbu evrak18453 4838 3828 9-Sair malzeme 1.8882.60691 272.7242.391 52 2.4432.169 10-Yedekler1.0542.869907 3.7763.932202 4.134696 Toplam (A)7.57013.696 1.553 15.275 14.719 202711 15.632 7.213 B-Diğer stoklar -Elden çıkarılacak stoklar3 6 6 9 9 -Yoldaki mallar ve tedarik gid. 24917 917941 941 -Ödünç veya imalata ver. Mal Toplam (B) 27917 6 923941 9 925 C-Verilen siparış avasları9112.183 2.1831.579 1.5791.515 Genel Toplam8.50816.796 1.5536 18.355 17.239 2027119 18.161 8.728
TTK’da malzeme yönetimi Genel Müdürlükçe çıkarılan “Malzeme Hareketi Genelgesi”ne göre yürütülmektedir. 19.12.2002 tarihinde yürürlüğe konulan 573 sayılı Genelge, 02.02.2009 tarih, 654 sayılı Genelge ile güncel gelişmelere göre yeniden düzenlenmiştir. Malzeme Hareketi Genelgesi ile ihtiyaçların tespiti, temini, tesellümü, stok giriş ve çıkışları Maden Makineleri Fabrikası (Merkez Atölye) tarafından üretilen malzeme ve demirbaşların birimlere dağılımı, müesseseler arası malzeme alım-satımı ile yatırım malzemelerine ilişkin hususların düzenlenmesi amaçlanmıştır.
Kuruluşta malzemeler “Etinorm” olarak adlandırılan sisteme göre tanımlanmakta, kodlanmakta ve gruplandırılmaktadır.
Müessesede 2011 yılından devreden 7.570 bin lira tutarındaki ilk madde ve malzeme stoklarına, 2012 yılında 13.696 bin liralık kısmı alım, 1.553 bin lirası da kuruluş içi nakil suretiyle toplam 15.249 bin liralık stok girişi olmuş, yıl içinde bu tutarın 15.632 bin liralık kısmı kullanılmış ve 2013 yılına 7.187 bin lira tutarında ilk madde ve malzeme stoku devredilmiştir.
Kurumda yılsonu sayımlarını düzenlemek üzere bir genelge yayımlanmaktadır.
Genelge ile sayımın genel esasları belirlenmiş, sayım ekiplerinin oluşturulması, maddi duran varlıklar, kömür stokları, malzeme ambarları, maden direkleri, koltuk ambarları, nakit ve kıymetli evrak sayımlarının usul ve esasları ayrıntılı şekilde belirlenmiştir.