Sistem Tasarımı ile Đlgili Kararlar

Faaliyet tabanlı maliyet sisteminin tasarlanması ve işletmeye adaptasyonu oldukça zorlu bir süreçtir. Bu yapılandırma sürecinin birinci aşaması, sistemin hangi özelliklere sahip olacağına dair bir takım kararlar alınmasını gerektirir. Örneğin, kurulması düşünülen sistem varolan sisteme dokunulmadan ilave bir sistem olarak mı tasarlanacaktır yoksa varolan sistemle bütünleştirilmiş yeni bir sistem olarak mı şekillendirilecektir? Bu karar verildikten sonraki aşama uygulama metodolojisinin belirlenmesi ile ilgilidir. Đkinci aşamada sistemin kimler tarafından tasarlanacağı, verilerin toplama yöntemleri, sistemin gelişmişlik düzeyi gibi kararlar verilecektir.

Burada açıklanan yapılandırma yaklaşımı iki kısımdan oluşmaktadır: Birinci kısım uygulama başlamadan önce yapılması gereken tasarımla ilgili çalışmalardır. Bu çalışma sonucunda sistemin özellikleri belirlenmiş olur. Đkinci kısım ise faaliyet tabanlı maliyet sisteminin başarıyla uygulanması için atılması gereken adımları içerir. Belirlenen adımlar

62 sistemin gerçek tasarımının nasıl olacağına ve kabul edilebilirlik düzeyinin saptanmasına yardım eder.

Faaliyet tabanlı maliyet sisteminin uygulama çalışmalarından önce bazı temel kararların alınması gerekir. Bu kararlar şöyle sıralanabilir.

i. Sistem, mevcut olan sistemle bütünleştirilmeli mi yoksa bağımsız mı kalmalı?

ii. Sistem finansal raporlama yapabilmeli mi?

iii. Kurulacak sistemden kim sorumlu olmalı?

iv. Sistem ne derece doğru olmalı?

v. Sistem, tarihi maliyetleri mi yoksa hedeflenen maliyetleri mi raporlamalı?

vi. Đlk tasarım basit mi yoksa karmaşık mı olmalı

i. Entegre Bir Sistem veya Bağımsız Bir Sistem

Đşletmelerin sistem tasarım ekipleri ilk aşamada varolan maliyet sistemine dokunmaksızın bağımsız olarak kullanılabilen faaliyet tabanlı maliyet sistemleri tasarlamayı tercih etmektedirler. Bunun nedenleri şöyle açıklanabilir: Varolan sistem üzerinde önemli değişiklikler yapmak için son derece detaylı ve hassa çalışmalar yapmak gerekmektedir; çünkü kullanılan bu sistem işletmeye finansal bilgi sağlayan sistemdir. Đkinci olarak, bağımsız bir faaliyet tabanlı maliyet sisteminin yazılımı, şirketin diğer bilgi sistemleriyle bütünleştirilerek oluşacak bir sistemin yazılımına göre çok daha hızlı ve ucuzdur. Son olarak, mevcut sistemler resmi kurumlar tarafından onaylanmış ve işletmenin finansal tablolarının hazırlanmasında kullanılan sistemlerdir. Bu sistemlerde yapılacak değişiklikler uzun ve pahalı bir dış denetim işlemi gerektirmektedir.

Bununla beraber bağımsız olarak tasarlanacak yeni bir maliyet sistemi de maliyetsiz değildir. Faaliyet tabanlı maliyet sistemi için gerekli olan bazı veriler mevcut sistemde bulunmakta ve bu bilgilerin yeni sisteme tekrar girilmesi gerekmektedir. Bu bilgilerin sisteme girilmesi yanında onların saklanması ve güncellenmesi de ayrı bir maliyet unsuru olarak değerlendirilmektedir. Ayrıca bir işletmede iki ayrı sistemden elde edilen birbirinden farklı raporlar sonucunda ortaya çıkacak görüş ayrılıkları bağımsız olarak tasarlanacak yeni bir sistemin getireceği başka bir sorundur.

63

ii. Finansal Raporlama Gerekli mi?

Đşletmelerin kullandıkları bilgi akış sistemleri ile elde edilen finansal raporların işletmenin tüm birimleri tarafından kabul edilmesinin yanı sıra resmi kurumlar tarafından da onaylanması gerekir. Tasarım aşamasındaki yeni bir maliyet sisteminin bu yükümlülükleri yerine getirebilmesi için uygulamanın çok uzun zaman alacağı düşünülerek uygulamacı işletmeler faaliyet tabanlı maliyet sistemini ilk aşamada yönetsel amaçlı olarak tasarlama yolunu tercih etmektedirler.

Finansal raporlamayı da içeren resmi bir tasarımın geliştirilmemesinin nedenlerinden biri de yeni bilgilerin sisteme eklenmesine imkan vermek içindir. Zaman içinde deneyim kazanan tasarım ekipleri sistemde her an bir değişiklik yapma yoluna gidebileceklerdir. Onaylanmış bir sistemde bu tür değişikliklerin yapılması mümkün değildir. Bu nedenle başlangıç aşamasında kurulacak sistemin finansal raporlama yapması gerekli değildir.

iii. Kurulacak Sistemden Kim Sorumlu Olacak?

Yeni sistemin uygulanmasındaki önemli noktalardan biri de yeni sistemin işletmenin bütün birimleri tarafından kabul edilen bir yönetim sistemi olarak benimsenmesini sağlamaktır. Yeni sistemin sadece finansal bir sistem olmaması nedeniyle üretim ve mühendislik bölümlerinin de sistemin kullanıcıları olması ve dolayısıyla sisteme sahip çıkmaları gerekmektedir.

Sistem tasarımında çalışacak uygulama takımında finans dışındaki çeşitli bölümlerden de katılım gerekir. Çeşitli bölümlerden katılacak kişilerin takıma dahil edilmesinin nedeni kurulacak sistemin bu bölümler tarafından kabul edilebilirliğinin artırılmasını sağlamak içindir. Ortaya çıkacak olan ürün tüm bölümlerin katkısıyla hazırlanmış bir ürün olacağı için sisteme bağlılık özendirilmiş olacaktır. Farklı disiplinlerden oluşan takım üyelerinin sağlayacağı asıl avantaj ise üretim ve mühendislik konularındaki teknik bilgi birikimleri dolayısıyla sistem tasarımına yapacakları katkıdır.

Değişik disiplinlerden kurulan takımların karşılaşabileceği bazı sorunlar da vardır. Örneğin, ne sonuç alınacağı pek belli olmayan projeler için bölümler kalifiye elemanlarını bu takımlarda görevlendirmeyebilirler. Ya da finans dışındaki kollardan gelen takım

64 üyeleri maliyet sistemlerinin tasarımı ile ilgili böyle bir projede çalışmak için yoğun bir eğitim programı talep edebilirler.

Takım üyelerinin seçilmesinde önemli unsurlar şunlardır: Belli bir entelektüel kapasiteye sahip olmak, konulara analitik yaklaşabilmek, işletme ve üretim hakkında geniş bir bilgiye sahip olmak.

iv. Sistem Ne Derece Doğru Bilgi Vermeli?

Faaliyet tabanlı maliyet sisteminin temel felsefesi şöyle özetlenebilir: “Yaklaşık olarak doğru olmak, kesinlikle yanlış olmaktan daha iyidir.” Bu yaklaşımı kabul etmek faaliyet tabanlı maliyet sisteminde mülakat verilerinden üretilen tahminlere ağırlıklı olarak güvenilmesine izin vermektedir. Bu tahminler tahmin oldukları için görece tam doğru olmayabilir ama yapılan iş hakkında doğruya yakın bilgi verirler.

v. Ortalama Yıllık Tarihi Maliyetler

Faaliyet tabanlı maliyet sistemi eğer bir yönetim aracı olacaksa bu sistemin geleceğe ait bilgi üretmesi beklenmektedir. Fakat daha tasarım aşamasında olan bir sistemin ileriye yönelik projeksiyon yapabilmek için gereken veri tabanlarını oluşturmadan bu hedefe yönelmesi çok da akılcı görülmemektedir. Bu nedenle, yapılan uygulamalarda faaliyet tabanlı maliyet sistemi gelecek maliyetler yerine ortalama yıllık tarihi maliyetleri raporlayacak şekilde tasarlanmalıdır.

Tarihi maliyetlere yönelmenin iki nedeni vardır. Birinci olarak bu yaklaşım, bütün üretim ekonomisini ve fiili üretim süreçlerini yansıtmaktadır. Faaliyet tabanlı maliyet sistemini planlayan ekip geleceğe ait tahmini maliyet sistemlerinin geliştirilmesine çalışırsa, daha tasarım aşamasında olan bu sistemden elde edilen rakamların güven vermeyebileceği düşünülmektedir.

Başlangıç aşamasında faaliyet tabanlı maliyet sisteminde elde edilecek raporlarda bazı hatalara sebep olacağı bilinse de uygulamacılar genellikle tarihi verilerin kullanımı yönünde karar vermektedir.

65

vi. Basit mi Yoka Karmaşık Bir Sistem mi?

Basit veya karmaşık bir sistem kurmanın farklı riskleri vardır. Örneğin basit bir sistem yeterince güven yaratmayabilir. Ayrıca basit bir sistemde elde edilen doğruluk derecesi ile ölçüm maliyetleri arasındaki ilişkiyi saptama şansı da yoktur. Bu nedenlerle bazı işletmeler önce karmaşık bir sistemin tasarlanmasını ve daha sonra onun basitleştirilmesini tercih etmektedirler.

Diğer taraftan karmaşık sistem oluşturmanın da riskleri vardır. Kullanıcılar, sistemin sunduğu ayrıntılarla bocalayabilirler. Ayrıca karmaşık bir sistemin uygulanması ve korunması oldukça maliyetlidir.