Alt Sistem Olarak Halkla İlişkiler

Açık sistem içerisinde yer alan örgütler her zaman çevresiyle iletişim içerisindedir. Özellikle günümüzde hem kamu kesiminin hem de toplumsal yapının değişmesi, örgütler ile çevresi arasındaki ilişkilere yeni boyutlar kazandırmıştır. Örgütler büyümüş daha karmaşık hale bürünmüşlerdir. Bunun sonucunda kamuoyu da uzun süre umursanamaz ya da baskı altına alınmaz olmuştur (Grunig ve Hunt, 1984: 8). Toplumlarda demokratikleşme olgusunun artması, halkın yönetime katılma, kararları ve politikaları belirleme arzusu, eğitim seviyesinin yükselmesi kitle iletişim araçları başta olmak üzere iletişim alanındaki gelişmeler, iletişim araçlarının sayısının ve gücünün artması, kamuoyunun bilinçlenmesine, talep ve arzuları yönünde örgütleri etkileme tutum ve davranışların geliştirilmesinde önemli paya sahiptir.

Bütün bu değişim ve gelişmeler sonucunda, örgütlerin yöneticilerinin kamuoyuyla olan ilişkileri, örgütü onlara anlatmaları yada onların örgütten talep ve beklentilerini anlamaları daha çok zaman, bilgi, beceri ve uzmanlık gerektirmiştir (Grunig ve Hunt 1984:8- 9).

Kendilerini toplumdan soyutlayamayan örgütler, uzun zaman gerektiren, yöneticilerin zaman, bilgisi ve becerisinin yeterli olmadığı işlerin yapılabilmesi için ayrı bir halkla ilişkiler oluşumuna ihtiyaç duymuş, böylece büyük örgütlerde, halkla ilişkiler örgütsel sistemin bir alt sistemi olarak geliştirilmiştir. Büyük örgütler başarılı olabilmeleri için hedef gruplarıyla mutlaka bir iletişim içerisinde olmaları gerekmektedir. Bu görevi de hakla ilişkiler yerine getirmektedir.

Halkla ilişkilerin örgüt içindeki yeri:

Bilindiği gibi örgütler karşılıklı ilişki içinde bulunan ve etkileşen parçalardan veya alt sistemlerden oluşmaktadır. Her bir alt sistemin diğer alt sistemleri olduğu kadar örgütün bütününü de etkilemektedir. Grunig ve Hunt (1984) birçok değişik örgütte benzer alt sistemlerin bulunduğunu dile getirmişlerdir. Genellikle bu alt sistemler şunlardır:

Bazı bölümler çalışanlara yönelik olarak, örgütü bir arada tutarlar ve çalıştırılacak elemanları bulurlar. Burası insan kaynakları bulma ve geliştirme bölümlerini kapsayan sürdürme alt sistemleridir.

Bazı bölümler ürün ya da hizmet üretirler. Bunlar üretme ve mühendislik bölümlerini kapsayan üretim alt sistemleridir.

Dağıtımın ya da ürün veya hizmetin pazarlanmasının sağlandığı, promosyon ve başka servis faaliyetlerinin yapıldığı düzenleme alt sistemleridir.

Araştırma geliştirme ya da planlama bölümlerini kapsayan uyum alt sistemleri Örgütün çevresi değiştiğinde bu değişime ayak uydurması ve hedef grupların desteğinin sağlanarak hayatta kalmasına yardım ederler.

Yönetim alt sistemi, örgüt yönetiminin iletişim aktivitelerinin planlanması ve uygulamasında yardımcı olur. Aynı zamanda diğer alt sistemleri denetler bütünleştirir. Yönetim alt sistemi çevrenin istekleri ile örgütün hayatta kalması için ihtiyaçlarını karşılaştırır ve aralarındaki çatışmayı denetler.

Şekil:3.1.Alt Sistem Olarak Halkla İlişkiler Kaynak: Grunig ve Hunt 1984:9

Halkla ilişkiler çalışanları örgüt içinde, örgüt kuramcılarının sınır adını verdikleri bir konum içinde olduğunu belirtirler. Bunun anlamı; örgütün sınırında, örgüt ile dış gruplar ve bireyler arasında bir bağlantı aracı olarak hizmet görür yani bir ayağı örgütte bir ayağı dıştadır. Halkla ilişkiler burada bir hücrenin zarı gibi işlevsel fonksiyonu vardır. Bu konum halkla ilişkileri diğer alt sistemlerden ayrı tutan, onların hem kendi aralarındaki hem de bir

bütün olarak örgütü temsil etmesi açısından ayrı bir konum ve avantajı sağlar (Grunig ve Hunt 1984:9).

Halkla ilişkilerin etkinliğinin o kadar önemli bir safhaya ulaşmıştır ki halkla ilişkilerde sorumluluk örgüte yön veren kişilerin sorumluluğunda olması gerekmektedir(Nolte,1979: 80). Örgütte halkla ilişkilerin sorumluluğu üst yönetimdedir. Bu sorumluluk uzmanlık gerektiren bir olgu olduğu için halkla ilişkiler için oluşturulan bölüm direkt üst yönetime bağlı olmalı ve ona rapor vermelidir. Buradan da şu sonuca ulaşılabilir, halkla ilişkiler bölümü örgütsel sistem içindeki yeri diğer alt sistemlerle aynı düzeyde değil, diğer alt sistemlere hatta üst yönetime danışmanlık ve destek veren bir konumdadır.

Halkla ilişkiler hemen hemen her aşamada bir iletişim yönetimi, iletişimi düzenlemekle görevli bir yapı olarak karşımıza çıkmaktadır.

Halkla ilişkilerin işlevi:

Örgüt yönetim alt sistemince alınan kararlar kamuoyu veya hedef kitle üzerinde etkiler yaratabilir.Bu etkilerden dolayı ortaya çıkan sorunlar halkla ilişkiler sorununu yaratmıştır. Kamuoyu örgüt veya örgütün işlevi ile bilgiler öğrendiğinde, örgütler üzerinde etkili eylemler yapabilirler (Grunig ve Hunt, 1984:10). Çağdaş yöneticilik anlayışının temel olan halkla ilişkiler örgütlerin kamuoyu ilişkilerini düzenleyen ve karşılıklı etkileşimi sağlayan bir yönetim fonksiyonu olarak başlıca dört nitelik taşır. Halkla ilişkiler bir yönetim felsefesidir. Bu felsefenin eylem ve politikalarının görüntüler. Bir yönetim fonksiyonudur ve kamuoyu ile araçları vasıtasıyla örgüt felsefesinin, politikasının, uygulamalarının ve eylemlerinin açıklanmasıdır (Asna,1993:2).

Halkla ilişkilerin işleyişinde temel olarak iki yön vardır. İlki halkla ilişkiler temeline göre oluşturulmuş bir yönetim felsefesinin gereği olarak kamuoyunun tutum ve davranışlarının belirlenmesi, taleplerin öğrenilmesi ve bunların örgüt eylem planlarına yansıtılmasıdır. İkinci olarak örgütün karar ve politikalarını kamuoyuna açıklayarak istenilen yönde değişikliklerin gerçekleştirildiğini görmek bir bütün olarak örgütü kamuoyuna anlatmak ve böylece karşılıklı anlayış, iyi niyet, onaylama ve benimsenme sonucuna ulaşmaktır (Özkara, 1993:117 ).

Şekil 3.2’de görüldüğü gibi Grunig ve Hunt (1984) halkla ilişkiler sürecinin devamlılık arz edecek şekilde ifade etmişlerdir. Şekilde görüldüğü gibi yönetim alt sistemleri halk kesimiyle doğrudan iletişim halinde bulunduğu gibi dolaylı olarak da halkla ilişkiler departmanı aracılığıyla da halkla iletişim kurmaktadır. Halkla ilişkiler çalışanları, kamuoyu iletişiminde örgütü nasıl gördüklerini öğrenmek için kamuoyu araştırmaları yapar, kitle iletişim araçları vasıtasıyla örgütü kamuoyuna anlatır. Örgütün her hareketi, halkı etkiler.olumsuz sonuçlar için her zaman hazırlık olmak gerekir.

Şekil: 3.3. Halkla İlişkilerin İşleyiş Süreci Kaynak: Nolte,1979:20

Halkla ilişkilerin süreç olarak işleyişi şekil 3.3’de gösterilmiştir. Kamuoyu: Halkla ilişkilerin başlangıç noktası ve hedef konumundadır. Kamuoyu hedef kitlenin örgütle ilgili olarak düşündükleri ve söylediklerinden oluşur. Kamuoyu güçlü ya da güçsüz, tepkili ya da

KAMUOYU DIŞ KAYNAKLARDAN GELEN İLETİŞİMLER KAMU KESİMLERİ Tutumlar ve İnançlar POLİTİKA ve EYLEM İÇE DOĞRU İLETİŞİM ÖRGÜT Özellikleri ve Değişkenleri DIŞA DOĞRU İLETİŞİM

Örgüte Çevreyi Uyarlama Halkla İlişkiler

Departmanı

Halk Kesimleri Yönetim

Alt Sistemi Etkiler ve Sonuçlar

İletişim İletişim

Şekil:3.2 Bir Örgütte Halkla İlişkiler Faaliyetinin Bir Modeli Kaynak: Grunig & Hunt 1984:10

tepkisiz, olumlu ya da olumsuz olabilir. Olumlu bir kamuoyu her örgütün hedefidir (Nolte, 1979: 20).

Örgüt kamuoyunu öğrenmeyi, etkisini ve önemini içe doğru iletişimle yapar. Örgütün yapısı, örgütsel değerler, örgütün amaçları ve içinde bulunduğu şartlar, yönetimin karar ve eylemlerini etkileyecektir. Örgütün yapısı halkla ilişkilerin işlevini ve örgüt içindeki konumu, tavsiyelerinin benimsenmesi ve uygulanmasını etkiler. Halkla ilişkiler özellikli çabalar gerektirir. Bu çabalar, halkla ilişkiler görevini yürüten personelin yeteneğine bağlıdır. Halkla ilişkiler işini yürütenler uzman kişilerse örgüt onların tavsiyelerini daha kolay benimseyecek ve uygulayacaktır (Nolte 1979:21).

Açık ve esnek bir yönetim tarzını seçen örgütler çevreye daha kolay uyum sağlamaktadırlar. İçe doğru iletişim aracılığıyla çevreye uymak için gereken politikaları öğrenirler. Ekonomik, toplumsal ve politik çevre sık sık değiştiği için bu süreç süreklilik kazanmaktadır. Örgütün izleyeceği eylem ve politikalar, değişen şartlara göre yeniden düzenlenmelidir (Nolte 1979 :21). Örgütün politika ve eylemleri dışa doğru iletişim aracılığıyla, kamuoyuna bildirmeleridir. Dışa doğru iletişim ihtiyaçlara bağlı olarak birkaç türde kamuoyuna gönderilebilir.

Kamuoyunu belirleyen en önemli etken belirli bir konumdaki, ortak amaç ve çıkarları ile bunlara ilişkin tutum ve inançlardır. Örgütün çevresine uyma süreci yukarıdaki unsurları dikkate alınacak olursak çok basittir. Televizyonlar, radyolar, gazeteler, dergiler, kitaplar, broşürler ve yüz yüze konuşarak kamuoyu bilgilendirilmektedir. Bunların tamamı kamuoyunun görüş ve tutumlarını etkileyerek yönlendirme özelliği taşır. Halkla ilişkiler uzmanlarının, bu kaynakların ve kamuoyunun ulaştırdıkları bilgilerin ayrımında olmaları gerekmektedir.

Yukarıda belirtildiği gibi kamuoyu halkla ilişkilerin ilk ve son aşamasıdır. Kamuoyunun talep ve beklentilerine uygun değişim yaratılmışsa ve dışa doğru iletişimde başarılıysa, kamuoyu olumlu yönde oluşacak ya da etkilenecek, ekonomik, toplumsal ve politik çevre örgüte uymuş olacaktır (Nolte 1979: 23).

Çevrenin hareketli ve değişken olması halkla ilişkilerin bitmeyen bir süreç olduğunu gösterir. Halkla ilişkiler etkisi uzun soluklu bir süreçtir. Buradan hareketle örgütün çevresine ve çevreninde örgüte uyması da aşamalı ve uzun bir süreçtir.