Halkla İlişkilerin Araçları

Yerel yönetimler yerel halkın ortak ihtiyacını karşılamak amacıyla kurulmuş birimlerdir. Bu amaçlara ulaşabilmek için sadece “Doğruları” yapmak zorunda olmayıp, yaptıklarının neden “Doğru” olduğunu da halka açıklamak ve halkın onayını almak zorundadırlar. Halkın onaylamadığı “Doğrular” “Doğru “olma özelliğini yitirmemekle birlikte ertelenme zorunda olan “Doğrular” olarak kabul edilmektedir. İşte bu noktada yerel yönetimlerde, halkla ilişkiler için anılan bütün araçları kullanmaktadırlar.

Toplumun hizmetler üzerindeki düşüncesini öğrenmeye yönelmiş bir halkla ilişkiler programı aracılığıyla; hizmet politikasının saptanması ve hizmet ilişkin kararların alınmasında, yönetsel usullerdeki aksaklıkların saplanmasında yaralanılacak bilgilerin halktan toplanması mümkündür (Yalçındağ, 1974: 29).

Bu noktada basını sistemli bir biçimde izlemek, yakınma ve istek mektuplarını ya da dilekçelerini incelemek, kamuoyu araştırmaları yapmak ya da yaptırmak, farklı yerlere şikâyet ve dilek kutucukları koymak, radyo ve televizyon yayınlarını izlemek, elektronik postalar için sistem kurmak gerekmektedir. Halka örgütün işleyişi ve ürettiği mal ve hizmetleri tanıtıcı ve açıklayıcı bilgiler vermek için de yerel yönetimler halkla ilişkiler araçlarını kullanmak zorundadırlar.

Yerel yönetimde her çalışan halka hizmet vermekle yükümlüdür. Bu yükümlülük belirli halk kesimleriyle doğrudan ve sıkı ilişkiyi doğurur. Bu ilişkiler günlük faaliyetlerle ilgilidir. Hizmetlerin ifası sırasında ya da diğer zamanlarda halkın hizmetlere ilişkin sorularını yanıtlamak, bilgi ihtiyaçlarını karşılamak gibi günlük ilişkiler tekdüzen olmalarına karşın, çoğunlukla halk tarafından önemli sayılır(Anderson, 1966:79).

Yerel hizmetleri sunan çalışanların tutum ve davranışları, hizmet ifası sırasında ortaya çıkan sorunlar ve aksaklıklar uzun dönemde halkın yerel yönetimlere karşı ön yargılı davranmasına neden olmaktadır. Bu tutum, hizmetlerin başarısını ve yönetimin diğer

(Yalçındağ, 986: 234). Halkla yüzyüze ilişkiler içinde olan yerel çalışanlar, hizmet isteyenlere karşı sabırsız, kızgın, dinlemeyen ve baştan savan bir tutum içinde olması, türlü başvurulara ilişkin kural ve yöntemlerin açıklanmaması ya da olumsuz tutum ve davranışlarla açıklanması, diğer alanlardaki başarılı hizmetleri gölgeleyebilmektedir (Yalçındağ 1986: 238; Anderson, 1966:79)

Çalışanların yanlış tutum ve davranışları kişilik yapılarından da kaynaklanabilir. İş konusunda yeterli bilgi ve becerilerinin bulunmaması, sahip oldukları tutum ve davranışların örgüte zarar verdiğinin farkında olmamaları gibi nedenler hizmet içi eğitimin eksiliğinden de kaynaklanabilir.

Yöneticiler ve çalışanlar en etkili halkla ilişkiler temsilcileridir. Halkla ilişkiler bir işbirliği anlayışıdır. Bu anlayış özellikle yerel yönetim örgütlerinin olmazsa olmazdır. Bu nokta halkın güvenini kazanmak ve desteğin devamı için halkla ilişkilerin gerekliliğinin önemi bir kat daha artmaktadır.

Yerel yönetim birimlerinde meclislerin yerel halkın dilek, ihtiyaç ve beklentilerini tahmin etme ve dile getirme imkânları son derece kısıtlıdır. Meclis üyeleri ile halk arasında karşılıklı haberleşme son derece sınırlıdır (Yalçındağ 1986:246). Özellikle Belediye meclis üyelerinin birçoğu geniş bir seçmen kitlesini aydınlatmak şöyle dursun kendileri yerel yönetimin karmaşıklığını tamamen kavramış değillerdir. Türk köylüsü genellikle çekingen durur, birçok dileklerini idareye yansıtamaz, fakirlik durgun bir yaşantı biçimi okuma yazma bilmeme gibi nedenler bunda rol oynar. Hatta halkın bir kısmı çok basit işlerin görülmesi için bile bir aracı bulmayı gelenek haline getirmiştir (Tortop2003:164-165).

Halkın istek, ihtiyaç ve şikâyetlerini öğrenmek ve çalışmalar hakkında bilgilendirilmesi için çeşitli yol ve yöntemlerden faydalanılması gerekmektedir. Bunlar şöyle sıralanabilir:

Yüzyüze iletişim: Halkla ilişkilerde en etkili yöntemlerden biridir, halkın dilek ve şikâyetlerini öğrenmede hemde yerel yönetim örgütlerinin çalışmaları hakkında bilgi vermede kullanılır. İletişim alanında yapılan araştırmalar, yeni tutumların oluşmasında ya da eski tutumların değişmesinde yüzyüze yapılan konuşmalar; kitle iletişimin ise bilgi aktarılmasında daha etkili olduğunu ortaya çıkarmıştır (Cüceloğlu,1994). Hedef kitlenin kazanılması için yani güler yüzlü hal hatır soran, öğrenmeye gelmiş devleti karşılarında sık sık görebilmek, küçük toplumların dış dünyaya kapalı insanlar için büyük mutluluktur (Asna,1986:118).

Temsilcilere danışma: Danışmada karar verme yetkisi yönetime aittir. Yerel toplulukların fikirlerini almak için değil, çalışmalar hakkında bilgi vermek ve işbirliği için destek kazanmak içinde seçilebilir. Bu temsilciler yerel halkın özellikleri, ihtiyaç ve sorunları, gelişmişliği, kaynakları ve imkânları konusunda araştırmalar yaptırıp bunların sonuçlarını belediye yetkililerine ve kamuoyuna sunabilirler (Geray,1968:491).Ayrıca bilgilerin ulaştırılmasında bu gruplar etkili iletişime girilebilir. Belediye bir yönetmeliği veya bir kuralı yeni bir uygulamayı bir iki sayfalık bir bildiri hazırlayarak ve bundan bolca bastırıp yerel topluluklara göndererek bu oluşumların kendi dağılım şebekesi içinde bilginin üyelerine ulaşmasını sağlayabilir (Alpöğe ,1993:38).

Kamuoyu araştırmaları: Halkın isteklerinin ve hizmetler hakkında düşüncelerinin en iyi biçimde belirlenmesine yarayan, kararların alınmasında önemli olan kamuoyu araştırmaları; çok faydalı olmasına rağmen az kullanılan bir yöntemdir. Kamuoyu araştırmaları yönetimin çözmesi gereken sorunların özelliklerini ortaya koymakta, halkın bu sorunları nasıl anladığını ve bu konuda neler yapılması gerektiği konusunda bilgi vermektedir. Referandum: Vatandaşlara meclisler ve yetkili kurullar aracılığıyla ve benzeri karar verme makamlarının aldığı karaları, koydukları kuralları ve getirdikleri düzenlemeleri ya da bazı durumlarda önerilen belirli program ve politikaları kabul veya reddetme olanağı sağlar (Yıldırım,1993:166). Halkın belediyesini oluşturmaya yönelik faaliyetler yerel halkın oldukça uzun bir süre olan 4 ya da 5 yıllık seçim süresi sonunu beklemeden yasal yollarla belediyeyi etkileme olanağını da verebilmelidir. Böylece belediyenin halka karşı her zaman duyarlı ve sorumlu bir tutum içinde olması da sağlanmış olur (Yalçındağ,1996:133).

Medyadan yararlanma: Halkın dilek, ihtiyaç ve şikâyetlerini yerel yönetimlere ulaştırmasında gazetelerin şikâyet köşelerine gönderilen yazılar, röportajlar, haberler, inceleme yazıları ve araştırma sonuçları önemlidir. Ülkemizde çok sık kullanılan yöntemdir. Özellikle son yıllarda kitle iletişim araçlarının hızlı ilerleyişi ile beraber yerel medyadaki gelişmeler bunun önemini bir kat daha artırmıştır. Yerel kararların halka bildirilmesinde basın toplantıları etkili olmaktadır. Radyo ve televizyonda halkın katılımıyla gerçekleşen birçok toplantı, tartışma programları bu konuda faydalı olmaktadır. Yazılı ve sözlü basında yapılan eleştirilere yönetimin daha duyarlı olduğu görülmektedir. Hemen her türlü eleştiriye yönetim tarafından yanıt verilmeye ve en önemlisi yakınma konusu aksaklık giderilmeye çalışılmaktadır. Özel televizyon ve radyoların hızla çoğalması, internet olgusunun baş döndürücü bir hızla gelişmesi, yerel gazetelerin sayısındaki artış yönetim- yönetilen

(Kazancı,2004:235-236). Yerel halk işlerine giderken veya gelirken yaşadığı yerdeki olaylardan yerel radyolar, televizyonlar aracılığıyla haberdar olmak isterler (Topuz,1990:157). Kişisel başvurular: Yönetimin bir şey yapmasını gerek kalmadan halkın kendiliğinden sağladığı bilgilerdir. Fakat halk istek ve beklentilerini bildirirken tereddütlü davranmaktadır. Halk idareye başvuruda bulunurken işlemlerin uzamaması ve olumlu sonuç almak için aracı kullanmaktadır. Çözüm bulamadığı zamanda medyayı kullanmaktadır. Halkın dilek ve şikâyetlerini bildirmesi bazen yönetim tarafından hoş karşılanmamaktadır. Bütün bu aksaklıklar giderilirse halkın dilek ve beklentilerini en ucuz olarak öğrenme şansıda elde edilmiş olur. Dilekçesine kendi seçtiği yerel yöneticiden cevap alamayan toplulukta “yerinden yönetim” ilkesinden söz edilemez (Devlet Planlama Teşkilatı(DPT) ,1994: 48).

Halk Meclisleri: Yerel yönetimlerin hizmet politikalarını, işlem ve kararlarını halka tanıtması, halkın çalışmalar hakkındaki düşüncelerinin, dilek ve şikâyetlerinin öğrenilebilmesi için tüm yerel halkın katıldığı meclislerin düzenlenmesi önemli bir halka ilişkiler çalışmasıdır. Periyodik kent kurultayları, danışma toplantısı düzenlenerek halkın yerel yönetim sürecine katılması bu günkü halkla yönetim arasındaki iletişim kopukluluğunu ortadan kaldırmak için bir başlangıç olabilir (Keleş,1993: 8). Ankara da düzenlenen kent kurultayları buna güzel bir örnek olabilir. “Kent kurultayı kentin her kesiminden katılımı sağlamakla, hemşerilerin kent yönetimiyle ilgili istemlerinin toplu olarak algılanabildiği platformlar olmaktadır. Bu kurultayların etkinliğini sağlayacak olan temel süreç, bir önceki kurultayda ortaya konan önerilerin ne denli yaşama geçirildiğinin bir sonraki kurultayda değerlendirilmesi olacaktır. Bu gelişmenin sağlanmasının temel gereği hemşerilerimizin Kent Kurultayına sahip çıkmaları ve örgüte katılmalarıdır” (Ankara Büyükşehir Belediyesi,1992).

Danışma merkezleri: Halkın yerel yönetim birimleri ile ilgili işlemleri daha önceden bilmesi ve dilek, şikâyetlerini bildirmesi için danışma merkezlerinin önemli rolleri vardır. Danışma merkezlerinde çalışan görevlilere halkla ilişkiler konusunda hizmet içi eğitim verilmeli, halkla iyi ilişkiler kurulması, güler yüzlü ve anlayışlı davranışlar öğretilmeli ve çalıştığı konuda bilgilendirilmelidir. Günümüzde halkın yoğun olduğu yerlere danışma merkezlerini ikame edecek bilgisayarlarda kullanılmaktadır. Yine “Alo” hatları kullanılarak bilgi alışverişinde bulunulmaktadır. “Beyaz masa” bu konuya örnek verilebilir.

Hizmet rehberi: Halka, çalışmalar hakkında bilgi veren ve işlemlerin nasıl yapılması gerektiğini, neyin nerede nasıl takip edileceği, ne tür evraklar gerekeceği hakkında bilgileri

içeren hizmet rehberleri halkla ilişkilerde önemli yere sahiptir. Hazırlanan bu tür hizmet rehberlerinin açık anlaşılır bir dille yazılması gerekmektedir.

Mahalle toplantıları: Haftanın belirli günlerinde yerel idarecilerle halk arasında yapılan mahalle toplantılarında halkla ile yönetim arasındaki ilişkileri pekiştiren bir olaydır. Bu tip toplantılar, yöneticilerin yanlarında birim amirleriyle o günün bir programını yaparak halkın ilgili olduğu konu hakkında bilgi alması, yönetim açısından gerekçelerin açıklanması, dilek ve şikâyetlerin öğrenilmesi, yerel çalışmalar hakkında halkla yüzyüze iletişim yöntemini kullanarak bilgi verilmesi önemli ve faydalı bir yoldur. Yerel yöneticiler yerel halkı ilgilendiren sorunlar ve projeler ile ilgili olarak mahalle düzeyinde ya da hemşeri grupları ile belirli aralıklarla ya da gerektikçe görüşmeler yapmalıdırlar. Bu yöntemle elde edilen görüş ve değerlendirmeler, mevcut sorunların giderilmesine yardımcı olmakla kalmayarak, geleceğe yönelik politikaların ve projelerin hazırlanmasına da katkıda bulunur (Emeralp,1993: 16). Bazı üst yönetici ve belediye başkanlarının halka açık telefonla görüşme günlerinin bulunması, yolsuzluk ve rüşvet olaylarının dile getirilmesi konusunda yararlı olmaktadır. Görevli memur yolsuzluk veya hukuka aykırı işlemlerinin halk tarafından bu görüşmelerde belediye başkanına duyurulabileceği endişesi ile bu tür eylemlere teşebbüs edemez (Tortop, 1995:15)

Meclis toplantılarının halka açık olması: Meclis toplantıları mevzuatımızda halka açıktır ama halk burada sadece seyircidir söz alamaz, kararlara katılamaz. Belediye meclisi halk temsilcilerinden olmasına rağmen etkili olduğu söylenemez, belediye başkanları çeşitli yollarla halkın dileklerine kulak vermeleri başarılarını artırır (Tortop,1968:52-69). Türkiye’de meclis ve belde halkının hemen hemen hiçbir ilişkisi yoktur. Meclis toplantıları ve gündem halka duyurulmadığı için konuyla ilgili olanlar bile toplantı kararlarını izlemekten yoksun kalmaktadır (Çiftçi,1989: 11). İletişim alanındaki gelişmelerden dolayı elektronik belediye meclisi toplantıları yapılabilmektedir. Ohio’da ilk elektronik belediye meclisi donanımı kullanılmıştır. Burada halk oylamaya katılabildiği gibi görüşmelerde fikirlerini de açıklayabiliyor (Toffer,1979:490). İnternet halkla ilişkiler için vazgeçilmez bir araçtır. Özellikle belediyelerin yaptıklarını anlatmaları noktasında Web sayfaları önemli bir araçtır. Yine bilgisayar ortamında elektronik posta iletişimi ve sohbet odaları halkla iletişim kurmada vazgeçilmeyecek araçlardandır. Yerel yönetimlerin internet’i daha etkin kullanabilmeleri için vatandaşların bilgisayar ve interneti bilmeleri gerekmekte tabi ki bunun yanında erişim, gizlilik ve bilgi güvenliği gibi sorunların çözülmesi gerekmektedir (Yıldız, 2006: 1).

Diğer araç ve yöntemler: Yukarıda sayılanların dışında birçok araç ve yöntemlerde vardır. Bunlara şunları ilave edebiliriz. Sergiler, halkın sınırlı bir alan içinde toplanmış olduğu yerel yönetimler de sergiler etkili bir halkla ilişkiler aracıdır. Bütçelerin ve imar planlarının sergilenmesi düşünülebilir. Kuruluş yıldönümleri gibi günler yanında, bültenler ve el kitapları, çeşitli faaliyetleri tanıtan ve halkın uyması gereken kuralları kapsayan broşürler afişler halka bilgi vermek açısından önemlidir. Basın toplantıları da çalışmalar hakkında bilgi vermek açısından vazgeçilmez araçlardandır.

Yerel yönetimler çalışmaları hakkında, halka bilgi vermek amacıyla yılda bir kez hazırlamak zorunda oldukları faaliyet raporlarını, halkın anlayacağı şekilde yeniden düzenlenerek tekrar halkın bilgisine sunabilirler. Halk ile kaynaşmak ve halkın hizmetlere katılımı için yarışmalar düzenlemek bu yarışmaları kazananları ödüllendirmekte başka bir yöntemdir. Yerel konular hakkında halkın görüşlerini açıklayabilecekleri toplantılar düzenlenebilir. Kültür ve sanat etkinlikleri de önemli araçlardandır. Özellikle küçük belediyelerde mektuplar ve kutlama yazısı ile kültürel etkinliklerin düzenlenmesine yardımcı olanlara teşekkür yazışlarının gönderilmesi de düşünülebilir. Çeşitli kampanyalar düzenleyerek halkın hizmetlere katılımı sağlanabilir. Danışma merkezlerinde emekli insanlar gönüllü olarak çalıştırılabilir. Törenlerde yerel örgütlerin tanıtılmasında araç olarak kullanılabilir. Vatandaşların kurum yöneticilerine dilek ve şikâyetlerini iletebilecekleri fırsatların yaratılması, saydamlığın sağlanmasında önemli bir araçtır.

4.Belediyelerde Halkla İlişkilerin Yönetimi

Yerel yönetimlerde halkla ilişkilerin yönetim sürecinin işlemesinde üç temel ilke vardır (Ross, 1977:48).

— Halkla ilişkiler faaliyetlerinin amacı, yerel yönetim örgütü için olumlu bir toplumsal iklim yaratmak ve sürdürmektir. Halkla ilişiler yönetiminin sorumluluğu bu olumlu toplumsal iklimi ve elverişli bir hizmet çevresi yaratacak biçimde, yerel yönetimin kararlarının yönlendirmektir.

— Yerel yönetim yalnızca halkın isteği ve seçimiyle vardır ve topluma katkılarıyla değerlendirilmektedir. Bu nedenle karar, politika ve eylemleri yeniden seçilmeyi sağlamaya değil, toplumun yararlarını ve çıkarlarını gözetmeye yönelik olmalıdır. Halkla ilişkilerde yerel yönetimin bu yönde çalışmasına katkıda bulunmalıdır.

— İyi halkla ilişkiler, halka dönük olarak düzenlenir. Halkla ilişkiler yöneticisi, örgütsel başarının halkın ihtiyaçlarına ve beklentilerine uygun olmasını sağlamak için tüm örgütsel işlevlerin başarısının incelemelidir. Başarıyı değerlendirmek için örgütsel işlevlerin ilişkili olduğu kamu kesimlerinin her birinde araştırmalar yapmalıdır.

Yerel yönetimlerde halkla ilişkiler sürecinin örgütsel başarı ve iletişim yoluyla kamu kesimlerinin görüşlerini etkileme, elverişli bir hizmet çevresi ve olumlu bir toplumsal iklim yaratma amacına yönelik olarak işleyişi şekil 3.5’de görülmektedir.Yerel yönetimlerde halkla ilişkilerin işleyişi örgütsel ve toplumsal araştırmalar sonucunda elde edilen bilgilere dayanarak, halkla ilişkiler sorunlarının saptanması, amaçların belirlenmesi, amaçlara ulaştırılacak faaliyetlerin planlanması, örgütlenmesi, iletişimi, uygulanması, denetlenmesi ve insan öğesinin yetiştirilmesinden oluşmaktadır. Bu safhaları kısaca açıklamakta fayda vardır:

Araştırma: Sistemli bilgi toplama ve toplanan bilgileri değerlendirme olarak tanımlanan araştırma, halkla ilişkiler amaçlarına yönelmiş her türlü düzenli bilgi toplama çabası olarak ta tanımlanabilir (Mıhçıoğlu, 1971:92).

Halkla ilişkiler konusunda araştırmalarda kullanılan özel deyimler bulunmaktadır (Grunig&Hunt 1984:109).

Çevresel çözümleme; örgütün hedef kitlesi ve toplumsal politik iklimindeki eğilimlerini saptanmasıdır.

Toplumsal denetim; örgütün, ilişkili olduğu kamu kesimleri üzerindeki etkisini belirler.

Halkla İlişkiler denetimi: Örgütün ilişkili olduğu kamu kesimlerinin niteliği, örgütü nasıl algıladıkları, örgütle ilişkileri ve güçleri belirlenir

İletişim denetimi; hedef kitlenin mesajları algılayıp algılanmadığını değerlendirmek için mesajların içerik çözümlemesi ve sonuçları değerlendiren çabaları kapsar.

Halkla ilişkiler yönetimin ilk işlevi toplumsal iklimi ya da çevreyi etkili bir biçimde algılamak; toplumsal eğilimleri sürekli olarak incelemek, örgütün amaç, strateji, politika ve diğer eylem planları ile önemli etkinliklerinin kamu kesimi üzerindeki etkisini görmek ve bu konuda üst yönetimi sürekli olarak bilgilendirmektir. Halkla ilişkiler yönetimi bu işlevi çevresel çözümleme olarak adlandırılan araştırmalarla yerine getirecektir (Ross,1977: 49).

Örgüt içi araştırmalarda da amaç, kuruluşla ilgili tüm nitelik ve nicelik kapsayan bilgilerin toplanması ve sistemleştirilmesidir. Bu bilgiler imaj birikimi olarak ta kullanılacağı gibi kamu kesimlerini etkileyen yönleri belirlemek içinde kullanılabilir (Sabuncuoğlu,2005: 99).

Anderson (1966) yerel yönetimlerde halkla ilişkilerin araştırma sürecini sekiz aşamadan oluşan bir yapı olarak ele almıştır.

Bu süreç yerel yönetimlerde halkla ilişkiler araştırması, vatandaşların ihtiyaçlarını algılama ile başlamaktadır. Burada bireysel başvurular, yakınmalar ipuçları olarak değerlendirilebilir. Gerekli bilgiler toplandıktan sonra bunlar çözümlenir, yorumlanır ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin planlanması ve örgütlenmesi için alınacak kararlara ışık tutması için tepe yönetime sunulur. Araştırmanın ikinci bölümü ise uygulamaları değerlendirmek ve elde edilen bilgileri sürece yansıtmaktır. Bunlar daha çok denetleme aşamasında ortay çıkmaktadır.

Burada şu noktayı unutmamak gerekmektedir; yerel yönetimler tarafından sunulan bilgiler yerel halk veya hedef kitle tarafından algılanıp algılanmadığının ve amacına ulaşıp

ulaşmadığının belirlenmesine yönelik faaliyetler halkla ilişkiler araştırmalarının temel amaçlarındandır.

Şekil: 3.6.Halkla İlişkiler Araştırma Döngüsü (Rüzgâr Gülü)

Planlama: Araştırma ve bilgi toplama aşamasında elde edilen veriler ışığında Belediyelerde beklenenleri yerine getirmek ve sorunları çözmek, sonuçta olumlu toplumsal iklim yaratmak ya da sürdürmek için neler yapılması gerekir, bunların planlanması lazımdır.

Yerel yönetimlerin halkla ilişkiler çabalarından beklentileri halkı bilgilendirmek, örgütle ilişkilerini kolaylaştırma, işbirliği ve katılımım sağlayarak hizmetlerin daha çabuk ve kolay bir biçimde sunulmasını sağlamaktır. Halkın talep ve beklentileri öneri ve yakınmalarını dinleyerek hizmetlerdeki aksaklıkların giderilmesine yardımcı olmak gibi toplumsal amaçlara ulaşmaktır. Bu sebepten dolayı halkla ilişkilerin hedefleri de bu amaçlara göre biçimlenmektedir (Ataol,1987).

Halkla ilişkilerin hedeflerini gerçekleştirmek üzere, faaliyetlerin yapılacağı kamu kesimlerini tanımayı ve yapısal özelliklerinin bilinmesi gerekmektedir. Bu noktada yerel yönetimlerle ilgili kamu kesimlerinin bilinmesi gerekmektedir. Bunlar kimlerdir, çıkarları veya amaçları nelerdir, düşünceleri ve bunların nedenleri, nasıl tepki verirler gibi sorulara cevap verilmesi gereklidir. Kamu kesimleri tanımlanırken yapı çok önemlidir. Kamu kesimi yapılanmış ve biçimlenmişse yani kurumsallaşmışsa bu biçimdeki grupların görüşlerinin ve etkilerinin baskın olduğu aşikârdır. Tersi bir durumda ise kamu kesimi eylemlerinde etkisiz olacaktır (Anderson, 1966:75).

Örgütleme ve Yürütme: Örgütleme tasarlanan bir düşünceyi ya da amacı gerçekleştirecek yapısal bir modelin oluşturulmasıdır. Halkla ilişkiler faaliyetlerinde örgütlenme; örgütün halkla ilişkiler faaliyetine duyulan ihtiyacı ve gerçekleştirmeyi tasarladığı hakla ilişkiler amaçlarına göre en uygun örgüt yapısının oluşturulması anlamına gelmektedir.

Yürütme aşamasında, belirlenen amaçlara ve hedefler ulaşmak üzere, hazırlanan planların etkili bir iletişimle uygulamaya geçirilmesi ve değerlendirilmesine yöneliktir. Halkla ilişkiler faaliyetleri, kamu kesimlerini bilgilendirme, inandırma ve düşünceleri eyleme geçirmek için gerekli becerileri kazandırmak amacıyla, kamuoyunun eğitime, amaç ve stratejilerini, geliştirmeye yardım edecek iletişimi gerektirmektedir

Denetleme: Denetim uygulamaya konulan planların ve programların ne ölçüde başarıya ulaştığının ölçülmesidir. Yerel yönetimler uygulama sonuçlarında elde edilen bilgiler planlama aşamasında, başarılı planların sürdürülmesine başarısız olanların kaldırılması için kararın verildiği aşamadır. Aynı zamanda kamuoyunun yeni ihtiyaçlarının belirlenmesi veya yeni halkla ilişkiler sorunlarının çözecek yeni planların hazırlanmasına da bu safhada karar verilir.

Yerel yönetimlerde halkla ilişkiler genelde reaktif olarak yürütülmektedir. Medya ilişkileri ihtiyaç duyulduğu dönemlerde ve özelliklede acil durumlara göre değişik oranlarda gerçekleştirilir. Aslında yerel yönetimler proaktif olarak halkın sorunlarını giderecek ve talepleri karşılayarak doyum sağlayacak türde halkla ilişkiler programlarını hazırlamalıdır.

Yerel yönetimler akılcı davranarak sorunların üstesinden gelebilecek ve yönetimsel kontrolü sağlayabilecek yapıya ulaşabilirler.

Şekil: 3.7.Bilgi Sistemi

Kaynak: Gürdal,1997:180

Yerel yönetimlerin özellikle belediyelerin sorunların üstesinden gelebilmesi; belediye üzerindeki baskılar (şekil,3.8), örgütsel pazarlama sorunları (Finansman, satın alma,