Projelerin üretim süreçleri ana başlıklarıyla dörde ayrılabilir; 1. Teklif öncesi süreç,
2. Teklif Süreci,
3. Teklif Sonrası Süreç, 4. Proje Süreci.
Buradaki “Teklif Öncesi Süreç” proje teklifinin henüz daha resmi olarak istenmesinden önceki süreçtir ve teklifin bir fırsat olarak belirmesiyle başlamakta ve resmi olarak istenmesiyle son bulmaktadır.
“Teklif Süreci” ise en temel tanımıyla, proje teklifinin resmi olarak istenmesinden sonra başlayan ve proje teklifinin hazırlanmasının tüm eylemlerini içeren süreçtir ve eğer teklifte düzeltme talep edilmediği varsayılırsa da teklifin resmi olarak teslimine dek sürmektedir. Eğer teklifte düzeltme talep edilirse de bu süreç düzeltmelerin tamamlanmasını da içermekte ve teklifin düzletmeleriyle eksiksiz olarak müşteriye teslim edilip tekrar bir düzeltme talep edilmeden resmi olarak kabul edilmesiyle son bulmaktadır.
“Teklif Sonrası Süreç” ise esasen teklifin hazırlanmasından sorumlu olan Proje Yönetim Departmanı ve/veya Teklif Hazırlama Departmanı’nın sorumluluğundan çok, İş Geliştirme Departmanı’nın görev kapsamı içinde kalmaktadır ve genellikle projenin kazanılması için yapılan iş ve eylemleri içerir. Bu iş ve eylemler ise genel olarak proje tasarım şirketinin teklif konusu olan muhtemel proje için getirdiği orijinal bir tasarım
fikri veya bir yöntem gibi konuların teklifi kazanmak için proje sahibi şirkete bir prezantasyon şeklinde sunulması konularıdır. Teklif sonrası süreç, teklifin teslim edilip Malsahibi Şirket tarafından resmi olarak kabul edildiği nokta başlar ve teklifin sonucunun resmi olarak duyurulması anına dek sürer.
Teklif Sonrası Süreç esasen şirketlerin İş Geliştirme Departmanları’nın çalışma konusu olduğu için Proje Yönetimi Departmanı bu sürece destek verse bile, teklif sonrası süreç herhangi bir proje yönetimi konusu içermediği için tezin bu bölümde proje süreçleri anlatılırken bilgilendirmek amacı ile verilmiştir fakat çalışma içinde detaylı incelenmesi gerekmeyecektir.
Şekil 2. 1 Proje Üretiminin Geliştirilmesi ve Denetim Süreçleri-‐I
Diğer taraftan gene bilgi olarak verilirse, projelerin teklif öncesi süreçten daha öncesi süreçleri de vardır. Bunlar Due Diligence1 ve Fizibilite süreçleridir. Fakat bu süreçler
tasarım üretim şirketleri tarafından bir eylemi gerektirmeyen ve projeyi yaptıran
1 Due Diligence, Durum Tespiti olarak tanımlanabilir -‐fakat aynı zamanda “Özenli/Hassas” anlamı da taşıdığı için “Hassas Durum Tespiti” demek daha doğru olacaktır. Yapılacak projeyle ilgili tüm durumların ele alınıp detaylı incelendiği, projenin sözleşmesi imzalanmadan önceki araştırmaları içeren süreçtir. Bu sürecin sonunda hazırlanan rapora da aynı ad verilip Hassas Durum Tespiti Raporu (Due Diligence Report) diye isimlendirilir. Genellikle Due Diligence-‐I ve Due Diligence-‐II olarak çift aşamada yapılır. bu aşamalar kısaca DD1 ve DD2 olarak adlandırılır (y.n.).
Proje Üretim Süreçlerinin Geliştirilmesi ve Denetimi
Proje Geliştirilmesi Proje Denetimi
T
op
la
m
P
ro
je
S
ü
re
çl
er
i
Proje Üretim Süreçlerinin Geliştirilmesi ve Denetimi
Denetim Geliştirme
Teklif Öncesi Süreç Teklif Süreci
şirketin proje fikrinin uygulanabilir olup olmadığının tespiti, proje inşa edildiği taktirde karlılık oranlarının belirlenmesi, proje üretimi ve inşası esnasında belirebilecek muhtemel proje risklerinin ortaya konması gibi konuları içermektedir. Bu süreçler herhangi bir proje üretimi içermediği ve sadece geçmişe dayalı rakamlarla ve genel yüzdelerle proje üretim gereklerinin hesaplarını yaptığı için bu süreçlerde herhangi bir proje geliştirme ve denetimi de söz konusu olmamaktadır.
Buraya kadar anlatılanlar grafiksel olarak özetlenirse, yukarıdaki Şekil 2.1 elde edilir ve bu şekil, bu bölümde anlatılan proje üretiminin geliştirilmesi ve denetim sürecinin tamamını ve kendi içindeki ilişkileri örtüşmeli olarak bir zaman takvimine bağlı olmadan grafiksel olarak vermektedir. Bu şekilden de izlenebileceği gibi proje geliştirme ve denetim eylemleri kesin sınırlarla birbirlerinden ayrılabilen eylemler değildir ve birbiri içine girmektedir. Benzer şekilde bu eylemler proje süreçlerinde de kesin sınırlar ile birbirinden ayrılmayıp ikisi birden her süreçte farklı yoğunluklarda yer almaktadır. Örneğin teklif öncesi süreçteki geliştirme ve denetim eylemleri ortalama aynı yoğunluktayken, teklif sürecindeki geliştirme eylemleri daha yoğun olmasına karşın bu süreç az da olsa denetim eylemlerini de içermektedir.
2.1.1 Proje Öncesi Süreç
Proje öncesi süreç, projenin resmi olarak başlamasından önceki tüm süreçleri kapsar. Bunlar proje fikrinin ilk ortaya çıkmasından teklifin başarılıyla kazanılıp projenin resmi olarak başladığı noktaya kadar olan tüm proje üretim aşamalarıdır ve kendi içlerinde de ikiye ayrılır;
1. Teklif Öncesi Süreç 2. Teklif Süreci
Yukarıda Bölüm 2.1’de de anlatıldığı gibi bazı durumlarda Teklif Sonrası sürecin de oluşmasına karşın bu süreçte proje geliştirme ve denetimi söz konusu olmadığı için bu çalışmada ele alınmamıştır fakat eğer bu süreç aşamasında teklifte bazı değişiklikler istenirse bu durumda proje teklifi üzerinde yeniden çalışmalar gerekecek ama bu çalışmalar projenin üretiminden çok, projenin kazanılması amacıyla yapıldığı için proje
üretimi ve denetimi konularına bir etkisi olmayıp, esasen proje yönetimde teklif maliyetinin denetlenmesi konusu üzerinde etkili olacaktır.
2.1.1.1 Teklif Öncesi Süreç
Teklif öncesi süreç projenin bir fikir olarak hayata geçirilme olasılığı olduğu anda başlayıp, teklifin resmi olarak talep edildiği ana kadar devam eden süreçtir.
Bazı sektörlerde bu süreç çalışmanın izleyen 3. Bölümü’nde de verileceği gibi büyük bir titizlikle geliştirilip denetlenirken bazı sektörlerde ise neredeyse hiçbir faaliyet gerçekleştirilmez.
Teklif öncesi süreç teklifin bir fırsat olarak belirmesinin proje tasarım şirketi tarafından resmi olarak kaydedilmesi ile başlar ve teklifin Malsahibi Şirket tarafından Proje Tasarım Şirketi’nden resmi olarak istenmesi ile de son bulur.
Bu süreçte fırsatın kaydedilmesi, eğer fırsat teklif isteğine dönüşürse o teklifi hazırlama maliyeti, proje sahibi şirketin detayları ve bu şirketle gelecekteki muhtemel işbirlikleri ve başka proje yapabilme şansları gibi proje tasarım şirketinin, fırsat projeye dönüşürse durumunu değerlendirip, stratejik kararlar almasını sağlayan bilgilerin kaydedilip, şirket üst yöneticileri tarafından değerlendirilmesi sürecidir.
Bu süreçteki eylemler genel olarak aşağıdaki aktivite ve formlarının hazırlanmasından oluşmaktadır;
• Fırsatın bildirilmesi ve formlarla kaydedilmesi,
• Fırsat teklife dönüşürse teklifi kazanabilmek için gerekli stratejinin daha fırsat aşamasından planlanıp teklif başlaması durumunda yapılacaklara hazır olunması, • Teklif verilip verilememesini kararlaştırılabilmesi için teklif maliyetinin ön hesabı,
teklif hazırlama süresi, tasarım şirketinin o andaki yoğunluğu gibi konuların hesaplanması.
Teklif öncesi süreç, fırsatın resmi olarak istenmesiyle son bulmakta ve eğer teklif verileceği kabul edilirse ardından projenin aşağıdaki teklif süreci başlamaktadır.
2.1.1.2 Teklif Süreci
Teklif süreci ise yukarıda anlatılan teklif öncesi sürecin bitişiyle başlar -‐diğer bir değişle teklifin resmi olarak tasarım şirketinden istendiği an teklif sürecinin başlangıcıdır-‐ ve teklifin hazırlanıp teklifi isteyen şirkete resmi olarak teslim edilmesiyle de son bulur. Bu süreçte amaç teklif kapsamını ve şartnamelerini inceleyip her yönüyle eksiksiz bir teklif hazırlamaktır. Teklif sürecindeki eylem ve faaliyetler aşağıdaki konularından oluşmaktadır ve teklif süreci özetle esasen projenin kapsamının detayıyla fiyatlandırılması sürecidir;
• Proje dokümanlarının incelenmesi, • Teklif verilecek kapsamın anlaşılması, • Teklifin nihai maliyeti,
• Şirketin bu tasarıma getireceği yenilikler,
• Teklif kazanıldığı takdirde proje yönetiminin nasıl yapılacağı ve denetiminin nasıl raporlanacağı.
Teklifin hazırlanması tamamlanıp, kapalı ve mühürlü bir paket olarak işverene imzası alınarak teslim edilmesiyle, teklif süreci tamamlanır ve eğer teklif kazanılırsa ardından aşağıdaki proje süreci başlar.
2.1.2 Proje Süreci
Proje süreci, teklifin kazanılmasının ve tasarım hizmetleri sözleşmesinin imzalanmasının ardından yapılan ilk proje toplantısı olan “proje başlangıç toplantısı” ile başlar ve projenin sonlandığı proje kapanışı sürecinin tamamlanması ile de sona erer.
Bu süreç içinde, farklı proje tasarım evrelerinin (konsept tasarım, şematik tasarım, uygulama projesi v.b.) üretimi ile geliştirilmesi ve denetimi yapılır.
Daha önce verilen Şekil 2.1, bu noktaya kadar anlatılan proje öncesi ve proje süreçlerinin de dahil edilmesiyle grafiksel olarak tekrar oluşturulursa, bu kez aşağıdaki Şekil 2.2 elde edilir. Bu şekilde, projelerin tüm süreçleri, başlangıç ve sonlanmalarının birbiri ile ilişkileri de dahil olmak üzere, proje geliştirme ve denetim örtüşmeleri
içerecek biçimde verilmektedir. Bu şekil bu bölümde şu ana kadar anlatılan proje üretim süreçlerinin tüm özetini vermektedir.
Şekil 2. 2 Proje Üretiminin Geliştirilmesi ve Denetim Süreçleri-‐II
Çalışmanın Şekil 2.2 ile özeti verilerek sonlanan bu bölümünde proje süreçlerinin ne zaman başlayıp ne zaman bittiğinin ve içeriklerinin rahat anlaşılabilmesi için proje süreçlerinin sınırlarının tanımlanması yapılmıştır. Burada anlatılan bu proje süreçlerinde gereken eylemler ise çalışmanın 3. Bölümü’nde detaylı olarak verilecektir. Aşağıdaki Bölüm 2.2 ile Bölüm 2.3’de de bu bölümde anlatılan bu süreçlerde uygulanan ve bu doktora tezinin konusu olan “proje geliştirme ve denetim” eylemlerinin proje yönetimi bilimi içindeki işlemleri tanımlanacaktır.