2.3 Proje Üretim Süreçlerinin Denetimi 68
2.3.4 Eğilimler, Analizler ve Tahminler 78
Eğilimler, analizler ve tahminler projelerin ilerleme ve verimlilik ölçümlerinin değerlendirilme araçlarıdır.
Proje Temel (anahat) İş Programı’nın o dönem için güncellemesi hazırlanıp, bu güncellemenin projenin esas iş programına olan performans etkilerinin değerlendirilmesi ile projenin eğilimleri, analizleri ve tahminleri hesaplanmaktadır.
Toplam İlerleme eğrisi
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 03. K as. 06 10. K as. 06 17. K as. 06 24. K as. 06 01. A ra. 06 08. A ra. 06 15. A ra. 06 22. A ra. 06 29. A ra. 06 05. O ca. 07 12. O ca. 07 19. O ca. 07 26. O ca. 07 0 2 .Ş ub .0 7 0 9 .Ş ub .0 7 1 6 .Ş ub .0 7 2 3 .Ş ub .0 7 02. M ar .07 09. M ar .07 16. M ar .07 23. M ar .07 30. M ar .07 06. N is. 07
Belirlenen eğilimler, analizler ve tahminler, o dönemin haftalık Proje İlerleme Raporu’na eklenip projedeki ilgili tüm taraflara dağıtılmakta ve Planlama Uzmanı /Mühendisi’nin güncellediği o döneme ait bu Güncel İş Programı ise ilerisi referansları için kaydedilip arşivlenmektedir.
Eğilimler: Proje Maliyet Denetim Uzmanı, Planlama Uzmanı’nın hazırladığı Güncel İş
Programı'na bağlı olarak projenin o dönemi için projedeki kazanılmış değer hesap analizlerine bağlı bir önceki bölümde anlatılan projenin tüm grafiklerini ve s-‐eğrilerini hesaplayarak projedeki tüm eğilimleri analiz etmektedir. Projedeki tüm eğilimlerin bu analizleri daha sonra projenin toplam ilerleme analizlerini gösteren toplam proje s-‐ eğrilerine aktarılmaktadır. Bu toplam proje ilerleme s-‐eğrileri de o takvim tarihi için, projenin ilk planlanan bütçesinde, kazanılması varsayılan iş miktarının kümülatif bütçelendirilmiş maliyet değerini, hem iş programında kazanılması planlanmış takvim tarihiyle, hem de o dönemdeki gerçek tamamlanan değeri olan işin gerçekleşen kazanılmış maliyet değeriyle karşılaştırmaktadır. Tüm bu anlatılan kazanılmış değer yöntemiyle hesaplanan proje eğilimleri, projelerin denetiminde maliyetlerin kontrolü, kaynak yönetimi ve proje üretiminin sağlıklı olarak sağlanması için önemli ve gerekli yöntem ve araçlardır.
Diğer taraftan kazanılmış değer ile belirlenen analizler ise her bir proje iş programı aktivitesi, teslimat paketi veya denetlenecek iş grubu için aşağıdaki kilit proje ölçüm değerlerinin geliştirilip hesaplamasını içermektedir. Bu formüller bir çok farklı yazar tarafından farklı kaynaklarda aşağıda olduğu şekliyle aynı olarak verilmektedir. Formüller Lipke [140], Henderson [141] gibi daha bir çok araştırmacının da verdiği gibi şu şekilde olmaktadır;
• Planlanan Değer (Planned Value-‐PV) veya
Planlanan İşin Bütçelenen Maliyeti (Budgeted Cost of Work Scheduled-‐BCWS), • Kazanılmış Değer (Earned Value-‐EV) veya
Yapılan İşin Bütçelenen Maliyeti (Budgeted Cost of Work Performed-‐BCWP) • Gerçekleşen Maliyet (Actual Cost-‐AC) veya
• İşin Tamamlanma (Onaylanan) Bütçesi (Budget at Completion-‐BAC)
• Maliyet Sapması (Cost Variance-‐CV): formülü CV=EV-‐AC veya CV=BCWP-‐ACWP • İş Programı / Takvim Sapması (Schedule Variance-‐SV): formülü SV=EV-‐PV veya
SV=BCWP-‐BCWS
• Maliyet Performans İndeksi1 (Cost Performance Index-‐CPI): formülü CPI=EV/AC veya CPI=BCWP/ACWP (CPI > 1, başarılı)
• İş Programı / Takvim Performans İndeksi2 (Schedule Performance Index-‐SPI): formülü SPI=EV/PV veya SPI=BCWP/BCWS
• Tahmini Bitiş Maliyet (Estimate at Completion-‐EAC): formülü EAC=BAC/CPI, (sapma analizlerinde sonra hesaplanabilir)
• Bitişteki Sapma (Variance at completion-‐VAC) VAC= BAC-‐EAC
Bu yukarıda verilen maddelerdeki değerler ve formüller proje yönetiminin standart ve bilinen hesaplarıdır ve analizlerin belirlenmesi için hesaplanmaktadır. Bu noktada projelerin analizlerinin de proje yönetimi terminolojisi içinde tanımlanması gerekecektir.
Analizler: Proje analizleri, projenin ölçülen performansı ile projenin planlanan
performansının karşılaştırılmasıdır. Yada başka bir anlatımla proje analizleri, projenin belirlenen başarısı ile programlanan başarısı arasındaki karşılaştırmadır. Yukarıdaki maddelerde verilen değer ve formüllerle hesaplanan bu proje analizleri, proje ilerlemesinin herhangi bir zaman anındaki durumunun belirlenip anlaşılması için gerekli olan önemli temel bilgilerdir. Proje analizlerinin yukarıda anlatılan maddeleri hazırlanırken, elde edilen cevapların en az olarak aşağıdaki soruların tamamını kapsaması gerekmektedir;
• Proje performansı planlandığı hedef doğrultusunda ilerliyor mu?
• Eğer ilerlemiyorsa, performans planlanandan ileride mi yoksa gerisinde mi?
1 Maliyet Başarı Göstergesi olarak da adlandırılabilir (y.n.).
• Eğer ilerisinde veya gerisindeyse, planlananın ne kadar ilerisinde veya gerisinde? • Bu ilerisinde veya gerisinde olduğu rakamsal değerin sebebi projede oluşan
herhangi bir değişiklik mi?
• Eğer sebep değişiklik ise bu değişikliğin ana nedenleri neler? • Bu mevcut duruma bağlı proje eğilimleri nelerdir?
• Eğilimlerin açıkça görülen önemli içerik ve gerekleri nelerdir?
• Eğilimlerin açıkça görülemeyen az önemli içerik ve gerekleri nelerdir?
Bu yukarıdaki soruların tamamının cevaplarını içeren proje analizleri, bu bölümde verilen proje eğilimleri ve aşağıda açıklanacak olan proje tahminlerinin daha önce anlatılan proje raporlarında kullanılmasını sağlayan çok faydalı proje denetim ve değerlendirme hesaplarıdır. Bu noktada son olarak proje tahminlerinin de açılması gerekmektedir.
Tahminler: projedeki tahminler, proje eğilim ve analiz bilgi ve verilerinin, tahminlerin
yapıldığı andaki mevcut sonuçları doğrultusunda, projenin gelecekteki durumuyla ilgili yapılan hüküm, takdir ve öngörü eylemlerinin tamamıdır. Tahminler, proje üretilip ilerledikçe hesaplanan proje çalışma performansı değerleri temel alınarak oluşturulup ilgili taraflara dağıtılmakta ve proje üretiminin ilerlemesi süreci boyunca güncellemeleri yapılıp aynı ilgili taraflara tekrar gönderilmektedirler. Proje çalışma performansı bilgisi ise projenin geçmişteki performansı ve projeyi gelecekte etkileyebilecek tahmini bitiş maliyeti gibi herhangi her bir proje bilgisi konularını kapsamaktadır.
Yukarıdaki paragrafta verilen proje tahminleriyle çalışmanın 2. Bölüm’ü tamamlanmış olmaktadır. Bu bölümde projelerin süreçleri, geliştirilmeleri ve denetimleri açıklanmıştır. Tezin 3. Bölümü’nde mühendislik ve mimarlık tasarımlarının yoğun başı çektiği tasarım sektörlerindeki proje üretim süreçlerinin geliştirilmesi ve denetimi, bu bölümde anlatılan proje süreçleri sınırları doğrultusunda incelenecektir. Aşağıdaki 3. Bölüm, tezin önereceği modelin parametreleri ve bulgularını da belirleyip kaydedecek ve 4. Bölüm’de bu modelin oluşturulması için kullanacaktır.
BÖLÜM 3
MÜHENDİSLİK ve MİMARLIK TASARIM SEKTÖRLERİNDE PROJE ÜRETİM
SÜREÇLERİNİN GELİŞTİRİLMESİ VE DENETİMİNİN İNCELENMESİ
Çalışmanın 1. Bölümü’nde verildiği üzere, günümüzün proje yönetimi yapım, petrol ve doğalgaz, mineral ve madencilik, nükleer endüstri, uzay araştırmaları, yapım, altyapı, gayrimenkul, bilgi teknolojileri, ağır sanayi, savunma sanayi, sağlık, bankacılık, gayrimenkul geliştirme gibi birçok farklı sektörlerdeki çok çeşitli projelerde karşımıza çıkmaktadır. Tüm bu kullanıldığı sektörler içindeki en yoğun kullanımlarından biri mühendislik ağırlıklı sektörlerdeki tasarım projeleridir.Rutin tekrar edebilen ve standart insan-‐saatleri belirlenebilen mühendislik tasarımı ağırlıklı projelerin üretim sürecinin geliştirilmesi İngilizcedeki Cost-‐Time-‐Resources (maliyet-‐ zaman-‐kaynaklar) kelimelerinin baş harflerinin alınarak kısaltılmasıyla oluşan CTR tabloları hesaplamalarıyla ve denetimi de kazanılmış değer yöntemi uygulamalarıyla sağlanır. İngilizcedeki CTR sisteminin kısaltmasının proje yönetiminin Türkiye’deki literatürüne daha girmediğinden bir Türkçe karşılığı olmadığı için, tanım bu doktora tezinde İngilizcedeki aynı baş harfleriyle kullanılacaktır.
CTR sistemi yaklaşık 30 yıl kadar önce Shell Petrol Şirketi tarafından ilk kez petrol ve doğalgaz sektöründeki çok disiplinli tasarım projelerinin geliştirilmesini sağlamak amacıyla hazırlanıp kullanılmıştır ve günümüzde petrol ve doğalgaz sektöründen mineral ve madencilik sektörüne, altyapı sektöründen uzay araştırmaları sektörlerine kadar pek çok sektördeki projelerin üretiminde bazen küçük farklılıklar göstererek proje yönetimini sağlayan esas geliştirme aracı olarak kullanılmaktadır.
Bu bölümde mühendislik tasarımı başat sektörlerdeki farklı proje üretimi süreçlerinde teklif ve proje geliştirilmesinin CTR’lar ile uygulanması ve proje üretim denetiminin
kazanılmış değer sistemiyle ölçülmesi uygulamaları yeri geldikçe örnekler üzerinden de gidilerek incelenecektir.
Ayrıca tezin bu bölümünde, mühendislik ve mimari tasarım başat projelerin geliştirme ve denetiminin inceleneceği toplam proje üretim süreci, tezin 2. Bölüm’ünde tanımlanan proje öncesi süreç ve proje süreci sistematiğine bağlı olarak iki alt-‐bölüme ayrılacaktır. Daha sonra benzer şekilde, proje öncesi süreç de kendi altında teklif öncesi ve teklif süreci alt-‐bölümlerine ayrılıp bu bölümde incelenecek mühendislik tasarım projelerinin geliştirilme ve denetim konusu, toplam süreçlerin belirlenmesinden dolayı sınırları kolaylıkla izlenebilen yalın ve anlaşılabilir bir sistematikle verilmiş olacaktır (bu süreçler daha önce verilen Şekil 2.1 ve Şekil 2.2’den izlenebilir).