Performans Ölçüm Sistemi

Performans ölçüm sistemi, faaliyetlerin etkinliğini ve etkililiğini ölçmek için kullanılan ölçütler kümesidir. Performans ölçüm modelleri, katma değerli aktiviteler ve değerlendirilmiş sonuçlar arasındaki sebep sonuç ilişkilerini yansıtan iş modellerini ortaya koymaktadır140. Bir faaliyetin verimliliğinin ve etkinliğinin belirlenebilmesi amacıyla kullanılan göstergeler, performans ölçütü olarak belirtilmekte ve bu göstergelerin oluşturduğu bütün performans ölçüm sistemi olarak nitelendirilmektedir141. Bir örgütün uygun performans ölçme sistemine sahip olması sürdürülebilir başarı için çok önemlidir142.

Performans yönetim sistemleri önemli konular hakkında bilgi sağlar, iletişim kurar, uygun davranışları yükseltir, çalışanları motive eder, izlenebilirlik ve kontrol mekanizması sağlar, müdahale ve öğrenme için yapı oluşturur143. Bu sistemler, öncelikleri aktarmada ve yeni beklentilerle ilgili çalışanları memnun etmeye yardımcı olmada ve geribildirim sağlamada önemli araçlardır144. Stratejik karar almayı, planlamayı ve kontrolü destekleyen sistematik uygulamalardan oluşur. Bu süreçler içinde ölçütlerle yöneticileri bilgilendirir ve işletmenin farklı bölümleri ile ortak bir dil sağlar145_.

Her organizasyonun performans yönetim sistemini planlama ve uygulama sürecinde cevaplaması gereken sorular şunlardır146;

1. Organizasyonun vizyon ve misyonu nedir? Misyon, vizyon yöneticilere ve çalışanlara nasıl bir dikkat gerektirmektedir?

2. Organizasyonun gelecekteki başarısının merkezindeki anahtar faktörler nelerdir?

3. Organizasyonun kabul ettiği stratejiler ve planlar nelerdir? Belirlenen stratejiyi ve planları başarı ile uygulamak için hangi faaliyetler ve süreçler gereklidir?

4. Organizasyon yapısı nasıldır? Performans yönetimi ve kontrol sistemini oluşturma ve uygulamada neler etki eder?

140 _{Yüreğir ve Nakıboğlu, ÖN. VER., s. 546.} 141 _{Yüksel, ÖN. VER., s. 144.}

142 _{Hoşcan Ensari, 21. yy. Okulları İçin Etkili Bir Yönetim Aracı: Balanced Scorecard, Sistem Yayıncılık, İstanbul, 2005, s. 54.} 143 _{Radnor, ÖN. VER., s. 443.}

144 _{Risher, ÖN. VER., s. 29.}

145 _{Busco, Giovannoni ve Scapens, ÖN. VER., s. 104.} 146 _{Broadbent ve Laughlin, ÖN. VER., s. 285, 286.}

5. Organizasyonların anahtar başarı faktörlerinden türetilen performans amaçları, ölçütleri, stratejileri ve planları nelerdir? Organizasyonun bu eylemlere ulaşma başarısı nasıl ölçülür ve değerlendirilir?

6. Organizasyonun her bir alanda performansa ne düzeyde ihtiyacı vardır? Performans amaçları için uygun hedefler nasıl oluşturulur?

7. Organizasyon kişisel, grup ve kurumsal performansı değerlendirmek için nasıl bir süreç takip eder?

8. Belirlenen hedefler başarıldığında yöneticiler ve çalışanlar nasıl ödüllendirilir?

9. Organizasyon içinde iletişim, geri bildirim ve ileriye dönük bilgilendirme nasıl gerçekleşecektir?

10. Çeşitli kontrol mekanizmaları içinde ne tür geribildirim ve ileri besleme bilgileri yer alacaktır?

11. Çevresel etkenler ve değişimler doğrultusunda, organizasyonun performans yönetimi ve kontrol sistemleri değişikliklere nasıl uyum sağlayacaktır? 12. Performans yönetimi ve kontrol sistemlerinin bileşenleri arasında güçlü ve

tutarlı bağlantılar nasıl olacaktır?

Performans ölçüm sistemlerinin tasarımında neden ölçmek istiyoruz ve neyi ölçmek istiyoruz olmak üzere iki sorunun cevaplandırılması gerekmektedir. İşletme yönetimini ölçüm yapmaya yönelten temelde beş neden bulunmaktadır. Bu nedenler, geçmiş duruma ilişkin bilgi sağlamak, mevcut durumun ne olduğunu belirlemek, faaliyet planlarının tasarımında amaçların ve hedeflerin belirlenmesinde destek sağlamak, tasarlanan faaliyet planlarına, belirlenen hedeflere ve amaçlara nasıl ulaşılabileceğini saptamak, belirlenen amaçlara ve hedeflere ne derece ulaşıldığına ilişkin bilgi sağlamaktır147. Bir performans yönetim sistemi işgörenlerin işteki performansını tanımlayan, cesaretlendiren, ölçen, değerlendiren, geliştiren ve ödüllendiren süreçlerden oluşmaktadır. Söz konusu sistem, örgütsel strateji ile örgütsel sonuçlar arasında bir bağlantı oluşturmalıdır148. İşletmelerin performans ölçüm sistemlerini yapılandırabilmesi için genel olarak takip edilmesi gereken aşamalar şu şekilde sıralanabilir149;

1. İşletme misyonunun belirlenmesi ya da amacının ifade edilmesi,

147 _{Yüksel, ÖN. VER., s. 145.}

148 _{Mehmet Marangoz ve Levent Biber, “İşletmelerin Pazar Performansı ile İnsan Kaynakları Uygulamaları Arasındaki İlişkinin}

Araştırılmasına Yönelik Bir Çalışma”, Doğuş Üniversitesi Dergisi, 8(2), 2007, s. 205, 206.

2. Kurumsal hedeflerin belirlenmesi,

3. İşletme içindeki her bir ana birim ve alt birim için hedef ve eylem planlarının yapılması,

4. Çalışanların bireysel hedeflerinin belirlenmesi,

5. İşletme içi ve dışı faaliyetlerin ölçüm kriterlerinin belirlenmesi, 6. İşletmeye uygun performans ölçüm sisteminin yapılandırılması,

7. Performans ölçüm sisteminin uygulamasını izleyerek olası sorunların çözümlenmesi,

8. Kurumsal ve bireysel gelişmenin değerlendirilmesidir.

Etkin performans ölçümleri; bir işin ne kadar iyi yapıldığı, amaçların karşılanıp karşılanmadığı, müşterilerin tatmin olup olmadığı ve gelişmelerin nerede gerekli olduğu hakkında bilgi sağlamalıdır. Tasarlanan performans ölçüm sistemleri ile işletmelerin problem yaşadıkları alanlar belirlenmeli ve örgütlerin genel performansı üzerinde önemli etkileri olacak faaliyetlere odaklanılabilmelidir150. Performans ölçüm sistemleri kullanılarak performansın istenilen seviyeye ulaştırılması hedeflenmektedir151. Ölçüm sistemlerinde etkili performans ölçütleri belirlemek için denge, zamana uygunluk, tarafsızlık ve güvenilirlik olmak üzere dört temel ilke vardır152.

Geleneksel performans değerlendirme sistemleri işletmelerin performanslarını değerlendirmek için “kârlılık” ve “büyüme” gibi daha çok niceliksel (finansal) göstergeler kullanılmaktadır. Eğer işletme kâr ediyor ve satışlarda bir önceki dönemlere göre artışlar var ise çoğu zaman pek sorun algılanmaz. Performans ölçümü sadece işletmenin bugünkü durumunu göstermekle kalmamalı, geleceği hakkında da bilgi vermelidir. Bundan dolayı finansal performans göstergeleri kadar finansal olmayan performans göstergeleri de belirlenerek işletmenin başarısının ölçülmesi, hedefler ile ortaya çıkan sonuçların bu göstergelere göre karşılaştırılması gerekmektedir153.

Son yıllarda faaliyet tabanlı maliyetleme ve paydaş değeri gibi yeni performans ölçüm yaklaşımlarının geliştiği görülmektedir. İşletme performansını ölçme muhasebe, ekonomi, insan kaynakları yönetimi, pazarlama, işletme yönetimi, psikoloji ve sosyolojiyi içeren farklı görev ve disiplinleri içermektedir154.

150 _{Yüksel, ÖN. VER., s. 183.}

151 _{Ali Coşkun, “Büyük Sanayi İşletmelerinde Kurumsal Performans Ölçüm ve Yönetim Uygulamaları”, Muhasebe ve Denetime} Bakış, 6(19), 2006a, s. 123.

152 _{Toni Doolen, Mike Traxler ve Ken McBride, “Using Scorecards for Supplier Performance Improvement: Case Application in a}

Lean Manufacturing Organization”, Engineering Management Journal, 18(2), 2006, s. 26.

153 _{Veysel Ağca ve Ender Tunçer, “Çok Boyutlu Performans Değerleme Modelleri ve Bir Balanced Scorecard Uygulaması”, Afyon} Kocatepe Üniversitesi, İ.İ.B.F. Dergisi, 8(1), Afyon, 2006, s. 176.

154 _{Bernard Marr, Gianni Schiuma ve Andy Neely, (2004). “Intellectual Capital-Defining Key Performance Indicators for}

Performans sisteminin başarısını sorgulamak için yönetimler altı soruyu cevaplamak durumundadır155.

• Performans ayrıntıları ile belirlenmiş mi? • Görev desteği yeterli mi?

• Sonuçlar hedeflenen performansa göre sıraya dizilmiş mi? • Geri bildirim sağlanmış mı?

• Performansı yerine getirenler gerekli bilgi ve beceriye sahip mi? • Çalışanlar uygulama için yeterli kapasiteye sahip mi?

Performans ölçüm sistemlerinin uygulanmasında başarısızlığın dört nedeni vardır. Bunlar156;

• Vizyon ve strateji eyleme dönüştürülebilir değildir.

• Strateji, bölümlerle, takımlarla ve kişisel amaçlarla ilişkilendirilmemiştir. • Strateji, kaynak tahsisi ile ilişkilendirilmemiştir.

• Geri bildirim taktikseldir ve stratejik değildir.

Performansı çok boyutlu olarak değerleyen modellerin başlıcaları BSC, Paydaş Temelli Performans Değerleme Modeli, EFQM Mükemmellik Modeli, Makro Süreç Modeli, Performans Ölçüm Matrisi ve Performans Piramidi’dir 157, 158, 159.