Maliyet bilgilerinin içeriği ve niteliği yöneticilerin kullandıkları karar modellerine bağlı olarak gelişerek, artmış ve karmaşık hale gelmiştir. Yöneticinin vereceği karar ile bu kararın ortaya çıkaracağı maliyet yükü arasındaki ilişkiyi etkin bir biçimde ölçümleme gereksinimi maliyet bilgilerine duyulan gereksinimi de artırmıştır. İşletmenin ve ilgili dış çevrenin işletme faaliyetlerini değerlendirmek için gereksinimi olan
106
• Birim maliyetleri hesaplama,
• Maliyet kontrolü,
• Yönetici etkinliğini ölçümleme,
• Planlama,
• Özel kararların alınması.
Maliyet Bilgi Sistemi işletme faaliyetlerinin değerlendirilmesi için gereksinim duyulan maliyet bilgilerini sunmayı amaçlamaktadır.
Maliyet Bilgi Sistemi, “bir işletmede üretilen mamul ve hizmetlerin elde edilmesi ve bunların alıcılara ulaştırılıp paraya çevrilmesi amacıyla, işletmelerin katlandıkları fedakarlığın parasal ölçüsünü gösteren maliyetlerin, hangi giderlerden oluştuğunu belirleyen, söz konusu giderleri, türleri, işlevleri ve gider yerleri itibariyle hesap planındaki sınıflandırmalara paralel olarak kaydetmek suretiyle analiz etmeye ve yorumlamaya olanak sağlayacak raporların hazırlanmasını, maliyetlerin kontrolünü ve performans değerlemeyi amaçlayan muhasebe bilgi sisteminin bir alt sistemidir” (Sürmeli vd., 2008: 171).
Şekil 5.1: Maliyet Muhasebesi Sisteminin Alt Sistemleri
Kaynak: Karakaya, 2007: 9.
Mamul ve hizmetlerin üretim maliyetini oluşturan unsurların ölçümlenmesinden, birim maliyetlere kadar geçen süreçte maliyet hesaplama konusunda uygulanan yöntem, esas ve ilkeler bütünü maliyet hesaplama sistemini ifade eder. Maliyet hesaplama sürecinde maliyetleri oluşturan unsurların kaydedilmesi, izlenmesi ve elde edilen maliyet bilgilerinin raporlanması konusunda uygulanan yöntem, esas ve ilkeler bütününe maliyet kayıt sistemi denir. Maliyet unsurlarının planlanması, kontrolü, analizi vb. konularda uygulanan yöntem, esas ve ilkeler bütünü de maliyet yönetim sistemini ifade eder. Maliyet yönetim sistemi, maliyetlerin düşürülmesi, etkinliğin sağlanması ve yönetim kararlarının alınmasında önemli bir karar destek aracıdır. Maliyet yönetim sisteminin amacı, işletme yapı ve faaliyetlerinin maliyetlerin etkilenebilmesi için düzenlenmesi suretiyle, dünya pazarlarına kalite, maliyet (fiyat), zaman (hız) ve fonksiyonellik açısından rekabet edilebilir mamul ve hizmetlerin üretilerek sunulmasında kaynakların verimli ve etkin kullanımı için yönetimin gereksinimi olan bilgileri hazırlamaktır. Burada maliyet hesaplama ve kayıt sistemi daha çok finansal muhasebe ile bağlantılı iken, maliyet yönetim sistemi, ağırlıklı olarak yönetim muhasebesi ile bağlantılıdır. Bu alt sistemler birbirleriyle karşılıklı ve sürekli olarak etkileşim halindedir. Birbirlerine veri sağlarken, gerektiğinde birbirlerinden veri alırlar.
Maliyet bilgi sisteminin bir bütün olarak amacı, maliyet bilgilerinin üretilmesi, bunların bilgi kullanıcı ve karar alıcılara sunulmasıdır.
Maliyet bilgi sisteminin görevi ise, maliyet yönetimini gerçekleştirmek için özel maliyet hesaplamalarına olanak sağlayacak ve işletme yönetiminin bilgi gereksinimini karşılayacak bir raporlama sistemini oluşturmaktır. Maliyetlerin büyük bir bölümünün üretim öncesi, mamul tasarım ve geliştirme
safhasında ortaya çıkması nedeniyle mamul ve hizmet üretim maliyetlerinin düşürülmesi açısından maliyetler henüz oluşmadan etkilenmelidir. Maliyet etkileme, maliyet yönetimi anlamına geldiğine göre maliyet bilgi sistemi, işletme yönetiminin gereksinim duyduğu bilgileri sunarak maliyet yönetimi sisteminin işletilmesine destek olmalıdır (Karakaya, 2007: 9-10; Erdoğan ve Saban, 2010: 530-532).
Üretim işletmelerinde olduğu gibi lojistik hizmetlerde de işletme faaliyetlerini planlama, yürütme ve kontrol etmek için gerekli, zamanlı, ilgili ve anlamlı bilgileri sağlamada önemli bir rol oynayan maliyet bilgi sistemi, işletmelerde şu amaçlara yönelik olarak oluşturulur (Ceran, 2009: 61);
• Giderleri gereksinim duyulan biçim ve ayrıntıda sınıflandırarak kayıtlarda izlenmek,
• Giderleri gider yerlerine dağıtmak,
• Giderlerden maliyet unsuru olarak kabul edilenleri doğrudan (direkt), diğer giderleri dolaylı (endirekt) olarak mamul maliyetlerine yüklemek ve böylece her bir mamulün birim maliyetini saptamak,
• İş akışı, gider ve maliyetlere ilişkin bilgilerin işletme içinde ilgili kişilere ve bölümlere iletilmesini sağlayan belge, hesap, defter, kayıt ve rapor düzenini sağlamak.
Maliyet bilgi sisteminin kullanım amaçlarını ise şöyle sıralamak olanaklıdır (Sürmeli vd. 2008:171);
• Üretilen mamul ya da hizmetlerin birim ve sipariş maliyetlerini saptayarak, bilançoda mamul ve yarı mamul stoklarının ve gelir tablosunda satılan mamullerin ya da hizmetlerin maliyetini göstermek,
• Yönetimin kısa vadeli planlama ve fiyatlandırma çalışmalarına ışık tutacak fiili, tahmini ya da standart gider ve maliyetleri belirlemek,
• Geleceğe yönelik planların ve bütçelerin yapılmasına yardımcı olmak,
• Yapılan giderleri sorumluluk merkezleri ve gider yerleri itibariyle ayrıntılı biçimde izleyerek ve bunları gider standartları ile karşılaştırıp, sapmaları nedenlerine göre çözümleyerek, yöneticilere maliyet kontrolü ve başarım (performans) değerlemesi için gerekli temel bilgileri sağlamak,
• Maliyet kontrolünü ve kalite standardını korumak koşuluyla olanaklar çerçevesinde maliyetlerin azaltılmasını sağlayacak yöntemler geliştirmek,
• Uzun vadeli ya da olağandışı kararlarla ilgili seçeneklerin maliyetlerini saptayıp, karşılaştırmalı bir biçimde ortaya koyarak, özel yönetim kararlarına ışık tutmak.
Maliyet bilgi sistemi işletmelerde hangi amaçla oluşturulur ve kulla-nım amaçları nelerdir?
Bir işletmede maliyetlerin ayrıntılı olarak hesaplanabilmesi için uygulanan maliyet bilgi sistemi, mamul türüne olduğu kadar, işletmenin büyüklüğüne, organizasyon yapısına ve üretim tekniğine de sıkı sıkıya bağlıdır. Bu nedenle her işletme tarafından kullanılabilecek standart bir maliyet sistemi yoktur. Her işletme kendi yapısal özellik ve gereksinimlerine en uygun sistemi kurmak, sürekli geliştirmek ve değişen koşullara uydurmak zorundadır. Dünya standartlarında üretim yapabilmek ve rekabet edebilmek için verimlilik, kalite, bilgi akışı ve kullanımı gibi koşulların sağlanması gerekir. Verimlilik ve kalite değerlendirmelerinin yapılabilmesi, stratejik kararların alınabilmesi ve üretim maliyetlerinin daha doğru belirlenebilmesi için işletmelerde mutlaka bir bilgi üretim sürecinin oluşturulması gereklidir. İşletmelerin küresel rekabet ortamında pazar paylarını artırabilmesi ve koruyabilmesi için maliyet bilgi sisteminin oluşturulması işletmelerin gereksinim duyduğu bilgilerin üretilmesi açısından yaşamsal bir öneme sahiptir. Maliyet bilgi sistemi tarafından üretilen maliyet bilgileri, çıktı ve üretim maliyet raporlarının ve bütçelerin hazırlanmasında, nakit analizlerinin yapılmasında ve stratejik kararların alınmasında kullanılır.
108
Şekil 5.2: Maliyet Bilgi Sistemi Akış Şeması
Maliyet bilgi sistemi, finansal muhasebeden aldığı maliyetlere ilişkin verileri kullanır ve yardımcı üretim gider yerleri, yardımcı hizmet gider yerleri ile üretim yerleri yönetimi gider yerlerinde biriken maliyetler, dağıtım anahtarları yardımıyla dağıtılarak esas üretim gider yerlerinde toplanır. Esas üretim gider yerlerinde toplanan maliyetler, üretimle ilgili maliyetler olup, maliyet taşıyıcıları aracılığı ile mamul birim maliyetinin hesaplanmasında dikkate alınır. Bu şekilde maliyet bilgi sistemi tarafından üretilen maliyet bilgilerine dayanılarak çıktı raporları, bölümlere ilişkin faaliyet raporları ve üretilen her bir mamul için üretim maliyet raporları hazırlanır. Böylece, nakit akış analizlerinin yapılmasında, bütçelemede, yönetim raporlarının hazırlanmasında ve stratejik kararların alınmasında kullanılan bilgiler üretilmiş olur.
LOJİSTİK MALİYET BİLGİSİNE DUYULAN GEREKSİNİM
Maliyet muhasebesi, hem yönetim muhasebesi ve hem de finansal muhasebeye bilgi sağlar. Maliyet bilgi sistemi finansal ve finansal olmayan bilgileri raporlar ve ölçer. Bu sistem aynı zamanda işletme tarafından kullanılarak tüketilen kaynakların maliyetini ölçme ve raporlama görevini de üstlenir (Gümüş, 2007: 24). İşletmeler, maliyet bilgi sisteminden daha kesin ve daha detaylı lojistik bilgiler sağlamayı ister.
Lojistik yöneticileri de lojistik hizmet sunmada gerekli olan farklı mamul, müşteri veya talep kanallarına gereksinim duyacakları için maliyet bilgi sisteminden daha detaylı bilgiler bekler. Bu maliyet bilgilerinin detayı ve karmaşıklığı üretilen mamul ya da hizmetler, müşteri istek ve arzuları ve kullanılan talep kanallarına bağlıdır. Bu nedenle işletmelerin kesin ve net ölçülebilir bilgi gereksinimi, işletmelerin maliyet bilgi sisteminde birçok değişiklik yapılmasını gerektirmiştir. Bununla beraber, lojistik veriler işletme içinde genellikle hazır ve kullanılabilir şekilde değildir. Lojistik maliyet bilgilerinin birçok bilgi, belgelerde veya üretim, pazarlama, araştırma-geliştirme, yönetim ve finansman gibi diğer bölümlerdeki veriler içinde yer alması ve maliyet sistemlerindeki izleme ve raporlama zorlukları dolayısıyla elde edilmelerinde güçlükler yaşanmaktadır.
Lojistik maliyet bilgilerinin elde edilmesi ve net bir şekilde görülebilmesi için (Demir, 2008: 48-50);
• Lojistik faaliyet süreçlerinin süreç değer analizinin yapılması,
• Müşterinin istediği anahtar faaliyetin maliyetinin belirlenmesi,
• Lojistik faaliyetlerin maliyetinin kesin olarak belirlenmesi ve devam eden faaliyet süreci ile ilgili maliyet yönetiminin geliştirilmesi gerekir.
Rekabet avantajı sağlamada belirleyici rol üstlenen lojistik faaliyetlerin başka bir önemli rolü de bu faaliyetler sonucu oluşan maliyetlerin daha doğru hesaplanabilmesidir. Araştırmalara göre son yıllarda lojistik faaliyetlerin işletmelerde nitelik ve nicelik olarak önemli boyutlara ulaşması nedeniyle işletmelerdeki fiziksel dağıtım maliyetleri, satışların % 30’una kadar ulaşmıştır. Bununla beraber lojistik maliyetlerin yönetilmesi de ürün kârlılığı, ürün fiyatlaması, müşteri kârlılığı ve işletme kârlılığı gibi konular da önemli bir konuma gelmiştir. Lojistiğin işletme faaliyetlerindeki stratejik önemine karşın yönetim muhasebecileri lojistik maliyet analizleri için gerekli olan sayısal verileri izlemekte ve toplamakta gerekli olan özeni gösterememektedir.
Diğer taraftan işletmelerin karmaşık operasyonlarının yönetilmesi ve ağların kurulması için gerekli olan maliyet bilgileri de işletme yönetimlerinin gereksinimlerine yanıt veremez duruma gelmiştir.
İşletmelerin lojistik faaliyetler sonucu oluşan maliyet bilgilerine doğru bir biçimde ulaşabilmesi, bu faaliyetler sonucu oluşan maliyetlerin doğru bir biçimde ölçülebilmesi, hesaplanabilmesi ve aynı zamanda bütünleşik lojistik yönetimi yaklaşımının uygulanabilmesine bağlıdır. İşletmeler doğru ve ayrıntılı maliyet bilgisi gereksinimlerini maliyet bilgi sisteminden karşılarlar. İşletmelerdeki lojistik yöneticileri de farklı ürünlerin, müşterilerin veya tedarik kanalının lojistik hizmet sunma maliyetlerini nasıl etkilediğini bilmek için ayrıntılı bilgilere gereksinim duyarlar. Lojistik maliyetlerinin öneminin giderek artması ve bu maliyetlerin işletmeler tarafından bilinmek istenmesinin temelinde yatan nedenler, direkt maliyetlerin daha iyi biçimde belirlenme gereksinimi, maliyet – hacim – kâr arasındaki ilişkinin daha iyi analiz edilme gereksinimi, maliyet azaltımı için gerekli fırsatların yakalanabilmesi, yeni teknoloji yatırımlarının iyi değerlendirilmesinin sağlanması, vb. gibi sıralanabilir (Gümüş, 2008: 5-6; Karacan ve Kaya, 2011: 97).
İşletmelerin lojistik faaliyetler sonucu oluşan maliyet bilgilerine doğru bir biçimde ulaşabilmesi ve oluşan maliyetleri doğru ölçebilmesi, hesaplayabilmesi bütünleşik lojistik yönetimi yaklaşımının uygulanmasına bağlıdır. İşletmeler doğru ve ayrıntılı maliyet bilgisi gereksinimlerini maliyet bilgi sisteminden karşılarlar.
Lojistik maliyetlerin fiyatlama kararları için giderek daha da önem kazanmasıyla, lojistiğin gelişen ve değişen önemine paralel olarak işletmeler faaliyette bulundukları pazarlarda rekabetçi avantajlarını sürdürebilmek amacıyla maliyet azaltım yollarını aramaya başlamış ve bu durum işletmelerin maliyet ve yönetim muhasebesi sistemlerinde değişiklik yapmasını gerekli kılmıştır. Lojistik faaliyetlerin öneminin artması nedeniyle bu faaliyetlere ilişkin maliyetlerin de çok özenli ve ayrıntılı izlenmesi gerekir. Lojistik maliyetlerin önemine karşın, buradaki güçlük, bu faaliyetlere ilişkin maliyetlerin tek bir form halinde hazır olmamasıdır. Lojistik faaliyetlere ilişkin veriler ürün ve müşteri kârlılık analizleri sonucu elde edilebileceği gibi, tedarikçi faturalarında veya üretim, pazarlama vb. gibi gider yerlerinde de gizli kalmış olabilir. Bu bakımdan lojistik faaliyetlerdeki doğru maliyet bilgisi gereksiniminin karşılanabilmesi için yapılan faaliyetlerin özenli bir biçimde gözden geçirilerek her aşamada oluşan maliyet bilgilerinin yeniden sınıflandırılması gereklidir (Gümüş, 2008: 6; Karacan ve Kaya, 2011: 97).
İşletmeler ve lojistik yöneticileri neden ayrıntılı bilgilere gereksinim duyarlar? Bu bilgiler nereden ve nasıl karşılanır?
110
önemlidir. Bu bağlamda işletmede muhasebe bilgi sisteminin, lojistik bölümünün gereksinim duyduğu bilgileri karşılayacak biçime, yani maliyet bilgi sistemine dönüştürülmesi gerekir (Ceran, 2010: 64).