Kurumsal Kaynak Planlamasında Karşılaşılan Sorunlar

Literatürde, Kurumsal Kaynak Planlama (KKP) sistemlerinin işletmelere pek çok faydalar sağladığını gösteren çalışmaların yanı sıra KKP sistemlerinin zorlukları ya da sorunları başlığı altında da bir takım çalışmalar mevcuttur.

KKP sistemlerinden istendiği şekilde istifade edebilmek için oldukça kapsamlı bir çalışma lazımdır (Holland & Light, 2001; Markus ve diğ., 2000; Parr ve Shanks, 2000). KKP sistem uygulamaları, çok büyük bütçe ve zaman gerektirmekte (Stein, 1999) fakat başlangıçta yüksek olan maliyetler, KKP’nin yaygınlaşması ve pazar rekabetinin artmasıyla her geçen gün aşağılara inmektedir (Sumner, 2013:13). KKP sistemleri, her zaman arzu edilen gelişmeyi gerçekleştirme konusunda başarılı olamayabilir (Soh, Kien, & Tay-Yap, 2000). Hatta pek çok KKP uygulaması proje bütçesini ve zamanını aşarak istenen başarıyı sağlayamamıştır (Botta-Genoulaz & Millet, 2006; Griffith, Zammuto, & Aiman-Smith, 1999; Hong & Kim, 2002; Kumar & van Hillegersberg, 2000; Seewald, 2002).

Kurumsal Kaynak Planlama (KKP) sistemleri konusunda yapılan araştırmalar incelendiğinde, işletmelerin büyük çoğunluğunun zaman ve maliyet gerektiren uygulamalar olan KKP sistemlerine geçişten umdukları faydaları sağlayamadıkları görülmektedir (Anderson, Banker, & Ravindran, 2003; Gattiker & Goodhue, 2005:560; Hitt, Wu, & Zhou, 2002; Markus & Tanis, 2000). İşletmeler, eğer işletme gereksinimlerine uygun olmayan bir KKP sistemini seçerse başarısız olabilmektedirler (Haddara, 2018).

KKP sisteminin uygulamasında karşılaşılan sorunlar evvelki araştırmalarda; tepe yönetim tarafından gerekli desteğin verilmemesi (Al-Mashari ve diğ., 2003), kültürel değişikliklerden kaynaklı zorluklar (Yusuf, Gunasekaran, & Abthorpe, 2004), kullanıcıların direnci ve yeni sistemin kabulüne karşı soğukluğu (Amoako-Gympah, 1999:2007; Amoako-Gympah & Salam, 2004), son kullanıcıların memnuniyetsizlik durumu (Çalışır & Çalışır, 2004), eski mevcut sistemler ile entegrasyon zorlukları (Al-Mashari ve diğ., 2003), işleyiş süreçlerindeki değişimlere adaptasyon sorunu (Somers & Nelson, 2004) ve yetersiz sistem eğitimi (Gupta, 2000) gibi zorluklar ve sorunlar olarak belirtilmiştir (Kaşmer Erdem, 2011:16).

28

Shehab ve arkadaşları (2004:368), Kurumsal Kaynak Planlama (KKP) sisteminin zorluk ve sakıncalarını şekil 2.6 üzerinde maliyet ve uygulama, fonksiyonel, teknik ve kullanış zorlukları şeklinde sınıflandırmışlardır.

Kaynak: Shehab ve diğ., 2004:368.

Kurumsal Kaynak Planlama (KKP) sisteminin zorlukları ile dezavantajlarını şu şekilde sıralamak mümkündür (Rashid ve diğ., 2002);

 Zaman (KKP uygulamalarının uzun zaman alması) ve maliyet (KKP uygulamalarının yüksek maliyetli olması),

 Modüllerin uygunluğu ve uyumu (Seçilen modüllerin işletme alt yapısı ve örgüt hedefleri ile uyumlu olacak şekilde seçilememesi),

 Satıcıya bağımlılık,

 Özellikleri ve karmaşıklığı (KKP sisteminin çok karmaşık olması, pek çok özellik ve modüle sahip olması, kullanıcıların yoğun gayretini gerektirmesi),

 Ölçeklenebilirlik ve küresel açılım (Satıcı tarafından sunulan ürün, hizmet ve ileriye yönelik vadettiği açılımlar) ve genişletilmiş KKP özelliklerinden yararlanabilme kapasitesi.

Evvelki araştırmalar, eğitim ve öğretim faaliyetlerinin KKP sistemlerinin nihai başarısı için hayati derecede önemli olduğunu göstermektedir (Fadelelmoula, 2018:29). Kurumsal Kaynak Planlama (KKP) sistemleri karmaşık yapılı sistemler

KKP Sisteminin Sorunları ve Zorlukları

Maliyet ve Uygulama

Fonksiyonel Teknik Kullanış

 Proje maliyet öngörülerinde ve kazanılmış değer analizlerinde tasarruf için eksik fonksiyonellik  Projelendirme, yapılandırma,

listeleme ve bütçelemede eksik fonksiyonellik

 Proje izleme ve raporlama hataları

 Nakit akışı ve planlama hataları

 Rapor üretim kısıtlılığı  Kaynak planlamasında hatalar

 Diğer KKP sistemleri ve bilgi sistemler ile entegrasyon zorluğu

 KKP sistemindeki ara yüz ile veri girişi ve veriye ulaşım zorluğu

 Harici, dış kaynak doküman ve dosya yönetimi

 Öğrenme sürecinin zorluğu  Kullanıcılar için nadir kullanıcı

dostu sistemler

 Sistem girişlerinde sezgisel ve mantıki süreklilik eksikliği  Raporlama terminolojisinin

anlaşılma güçlüğü

 Kes- kopyala- yapıştır yeteneği  On- line (eşzamanlı) yardım

kapasite ve yeteneği Anlaşılması güç muhasebe kuralları Yüksek maliyet Geniş ölçekli işletmelerde yüksek fayda Uzun kurulum süreci (2-5 yıl) İşletme işlemlerinin sistem ile uyumu

29

olduğundan dolayı yoğun eğitim ve öğretim çabası gerektirmektedir. Son kullanıcıların sistemi rahat bir şekilde kullanabilmeleri bu öğrenime bağlıdır (Bingi, Sharma, & Godla, 1999). Ayrıca, yapılan çalışmalar bu eğitimlerin; kullanıcıların KKP sistemine karşı tutumunu, tavrını ve iş başarısını etkilediğini (Amoako- Gyampah & Salam, 2004:735) göstermektedir. Bu sebeple kullanıcıların teknik özellikleri geliştirilmelidir (Petroni & Rizzi, 2001:145).

Kurumsal Kaynak Planlama (KKP) sistemini ilk olarak uygulayacak olan işletmelerde ise mevcut kalifiye personel ve idareciler, yeni sistem konusundaki endişelerinden kaynaklı olarak değişime direnç gösterebileceklerdir (Petroni &Rizzi, 2001:146). Buonanno ve arkadaşları (2005:385), kurulacak yeni sistemin belirsizliğinin oluşturduğu endişelerin üstesinden gelebilmek için personele görev ve ödevlerinin sürekli hatırlatılarak bu sorunun üstesinden gelinebileceğini belirtirken Petroni ve Rizzi (2001:145) ise dönüşümcü liderlik (transformasyonel liderlik) ile bu zorluğun üstesinden gelinebileceğine işaret etmektedir.

KKP sistemleri ile ilgili kullanıcılara bilgi verilmesi, kullanıcıların sistem kullanımı için endişelerini giderecek ve faydaları konusunda farkındalıklarını artıracaktır (Rajan & Baral, 2015:107). Böylece, kullanıcıların hata oranları azalırken sistem konusunda özgüvenleri de yükselecektir (Fadelmoula, 2018:29).

KKP sistemi konusunda yapılan akademik çalışmalarda yer alan risk faktörlerini Haddara (2018:47) şu şekilde sıralamaktadır;

 Yetersiz KKP seçimi,

 Proje takımının yeteneklerinin zayıflığı,

 Yetersiz üst yönetim desteği,

 Etkisiz iletişim sistemi,

 Az sayıda anahtar kullanıcı (key user) katılımı,

 Yetersiz eğitim ve öğretim,

 Karmaşık yapı ve modüllerin çokluğu,

 İş süreçlerini yeniden yapılandırmada yetersizlik,

 Kötü yönetim şartları,

 Yetersiz mali yönetim,

 Yetersiz değişim yönetimi,

 Yetersiz eski sistem yönetimi.

Kurumsal Kaynak Planlama (KKP) sistemlerinin işletmelere dezavantajlarını ve zorluklarını genel olarak özetlemek gerekirse; kurulum ile ilgili zorluklar, örgütsel zorluklar, hizmet sağlayıcılar (satıcı/danışman) ile ilgili zorluklar, sistemle alakalı

30

zorluklar ve kullanıcılar açısından zorluklar şeklinde beş ana başlık altında toplanabilir. Bunlar şu şekilde açıklanabilir;

 Kurulum aşaması açısından: Kurulum öncesi proje yönetimi ve takım çalışmasında yaşanabilecek planlama ve koordinasyon problemleri ile kurulum aşamasındaki yazılım ve donanım yüksek maliyetlerinin yanı sıra uzun zaman ve çaba gerektiren (2-5 yıl) bir süreç olması ve yatırımın geri dönüş süresinin aynı şekilde uzun olması,

 Örgütler açısından: Örgütsel yapıdan kaynaklı sorunlar, örgüt politikalarından kaynaklı sorunlar, üst yönetimin desteği ile üst yönetimin bilgi teknolojilerine olan mesafesi, hedef ve amaçların açıklık ve anlaşılırlığı, proje yönetim takımına sağlanan destek gibi pek çok örgütsel konu bulunup bu zorlukların yaşanma durumu işletmeden işletmeye farklılık göstermektedir. Böylesine büyük ve yapısal değişim için örgütsel değişim yönetiminin önemi ön plana çıkmaktadır.

 Hizmet sağlayıcılar (satıcılar ve danışmanlar) açısından: Gerekli donanım ve yazılımın işletme gereklerine uygun uyarlanması, diğer bilgi teknolojileri ile entegrasyon kabiliyeti, güvenilirliği, işlerliğinin ve kullanışlılığının uygun olması ile öğrenim ve kurulum sonrası sunduğu sürdürülebilirlik hizmetleri noktasında sorunlar hizmet sağlayıcılara göre değişkenlik göstermektedir.

 Teknik açıdan: KKP sistemlerinin çok karmaşık sistemler olması ve işletmenin bilgi sistem alt yapısı ile uyum ve iş süreçlerinin sisteme göre uyarlanarak yeniden yapılandırılma zorluğu öne çıkmaktadır.

 Kullanıcılar açısından: Kurumsal Kaynak Planlama (KKP) sistemleri uzman kullanıcılık bilgisi gerektiren sistemler olması sebebiyle, kurulum öncesi ve sonrası yoğun eğitim ve öğrenim çabası gerektirmektedir. Ayrıca sonradan sisteme eklenecek modül ve işlevler için ilave eğitim ve öğretim ihtiyaçları doğacaktır. Bunların yanı sıra kullanıcıların beşeri yönleri ile davranışsal anlamda KKP sistemlerinin kabulü noktasında geliştirdikleri tutum da sistemin başarısını etkileyebilecek unsurlar olarak öne çıkmaktadır.