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Os aditivos contratuais são a formalização das modificações ocorridas no contrato, tais como alterações de escopo, prazo, quantidade e preço unitário. Todas as alterações podem ser referentes a acréscimo ou redução do contrato, sendo comum utilizar na empresa o termo “aditivo de redução” para diminuir quantidades e escopo quando a execução do serviço contratado está totalmente concluído, mas ainda possui saldo contratual.

Conforme relatado pela equipe de suprimentos da empresa estudada, são adotados quatro tipos de aditivos:

1. Aditivo de Acréscimo: no aditivo de acréscimo são tratadas questões como aumento de escopo do contrato, aumento de quantitativo e reajuste de custo unitário;

2. Aditivo de Redução: o aditivo de redução é exatamente o oposto do aditivo de acréscimo; 3. Aditivo de Prazo: o aditivo de prazo trata exclusivamente da alteração do prazo do contrato

quando o mesmo atinge a data estabelecida, mas ainda continuará a ser executado;

4. Aditivo de Regularização: no aditivo de regularização são tratados serviços que já foram executados pelo fornecedor sem a devida contratação do mesmo.

De acordo com o observado na rotina de trabalho da empresa, os aditivos exclusivamente de prazo não são vistos pela como ponto críticos pois, não necessariamente representam um impacto financeiro. Já quando estes são acompanhados de reajustes de preços é preciso analisar a causa da extensão do prazo que pode ter sido ocasionada pelo próprio fornecedor, e neste caso influenciará diretamente na negociação do aditivo, ou ser decorrente de imprevistos e ingerências da equipe de obra.

Observou-se ainda que os aditivos de acréscimo são os mais frequentemente solicitados, sendo decorrentes de falhas na especificação do escopo solicitado ou no levantamento de quantitativos. A análise da rotina da empresa juntamente com os relatos dos envolvidos no processo de contratação nos mostra que a maioria dos aditivos acontece por que os pedidos são feitos de forma apressada, sem uma análise prévia detalhada do serviço que será executado.

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Se a equipe de obra tivesse mais cuidado em fazer uma compatibilização entre projeto e situação real antes de fazer o levantamento, as falhas poderiam ser minimizadas e passaríamos a tratar aditivos como casos relacionados a imprevistos. Esta constatação é devida a situações observadas dentro da empresa que ocorreram desta forma e obtiveram êxito.

Os aditivos de redução, conforme relatos dos envolvidos estão sendo utilizados para reduzir o saldo contratual quando já se sabe que o mesmo não será integralmente consumido. Foi relatado também que acontece com frequência de não ser solicitado o aditivo de redução antes do encerramento do serviço mesmo sabendo que não haverá integralização do escopo contratual. Esta manobra realizada pela engenharia é feita com a finalidade de evitar uma nova solicitação de contrato ou aditivo de acréscimo para um serviço que possa aparecer como um imprevisto. Mesmo sabendo que é uma prática inadequada a uma boa gestão contratual, é comumente realizada sob a alegação de que a burocracia da empresa os obriga a criar folgas para si.

Aditivos de redução são considerados importantes para garantir que ao encerrar o contrato não haja nenhuma pendência de medição, isto pois, uma vez que ainda haja saldo a ser medido o empreiteiro pode recorrer o seu recebimento à justiça com a alegação de que os serviços prestados não foram completamente medidos pela construtora.

Conforme informado pela gerência de suprimentos, aditivos de regularização estão proibidos pela empresa, pois tiram o poder de negociação da contratação uma vez que a própria obra combinou o valor a ser pago com o fornecedor.

O processo para a formalização dos termos aditivos é o mesmo descrito no item 4.1.2, com o único diferencial no preenchimento do formulário, o qual deve obedecer a Figura 39.

Geralmente aditivos de aumento de escopo e quantidades são solicitados pela obra em situações de iminente início do serviço solicitado. Dessa forma, mesmo ciente de não ser o procedimento correto, a empresa admite que sejam inseridos no boletim de medição estes itens para que a execução do serviço seja acompanhada de forma real.

A intenção é que a obra mantenha regularizada a situação com os empreiteiros, portanto, em casos em que ainda exista saldo contratual é permitido indicar o consumo deste com um aditivo que ainda será formalizado. Assim, o saldo final estará garantido, será compensado após a formalização do aditivo e a obra não precisa paralisar as atividades.

Nestas situações, o preenchimento do boletim deve ser conforme destacado na figura abaixo (Figura 40), em que apenas o preço unitário é indicado nas colunas de dados contratuais, visto que é uma informação que já foi previamente acertada com o fornecedor já contratado. A quantidade indicada na medição deve ser a quantidade real e como não há quantia prevista no contrato, o saldo contratual aparecerá negativo, destacando o ponto de atenção.

Assim como a quantidade negativa, o saldo do contrato também aparece como negativo para o item indicado em aditivo, entretanto, o mesmo é consumido corretamente do saldo contratual geral. Tão logo o aditivo seja formalizado no sistema, o boletim de medição deverá ser atualizado com as alterações contratuais e o saldo consumido de outros itens será recomposto. Apesar de o processo

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realizado pela empresa acompanhar itens além do contratado, e ser uma forma de gestão até questionável, seu resultado é eficiente para aplicação do gerenciamento de contratos nos moldes com que a empresa trabalha.

Conforme observação direta da rotina da empresa, aditivos são vistos como solicitações que deveriam ser evitadas pois, além de geralmente representar variações que não eram previstas em orçamento, e assim ocasionar um sobre custo no serviço, não permitem a cotação com novos fornecedores o que prejudica um pouco a negociação do suprimentos com o empreiteiro.

Figura 39 - Formulário para Solicitação de Aditivo Fonte: Acervo Construtora

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Figura 40 - Aditivo Não-Formalizado Fonte: Acervo Construtora

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