İnsangücü İhtiyacının Belirlenmesi:

“İnsangücü planlaması sürecinin en can alıcı noktası, insan kaynakları gereksinmesinin planlamasında yatar.”151

İnsangücü planlaması yapılmasında insangücü ihtiyacının belirlenmesinin ayrı bir önemi bulunmaktadır. Örgütte personel ihtiyacının belirlenmesiyle ilgili iki anahtar kavram bulunmaktadır. Bunlardan birincisi, ‘olan personel miktarı’ ikincisi ise ‘olması gereken personel’152 miktarıdır. İnsangücü ihtiyacı belirlenmesinde sürecinde bu iki miktarın eşit olması amaçlanır. Bu iki büyüklük arasında fark olması halinde, bunun anlamı ya örgüte personele ihtiyaç vardır veya örgütün personel fazlalığı bulunmaktadır. Ancak örgütte insangücü ihtiyacının belirlenmesi süreci bu kadar kolay işlememektedir. Çünkü “örgütün ‘olması gereken personel miktarının’ belirlenmesi, örgütün iç ve iş çevresi ve diğer pek çok değişkenin yer aldığı çeşitli analizlerin yapılmasını ve tahminlerde bulunulmasını gerekli kılar.”153

Gerçek Personel Gereksinmesi

Gerçek personel gereksinmesi işletmenin ekonomik amaçlarına ulaşabilmesi için, çıkarılması gereken işi fiilen gerçekleştiren işgücüne olan gereksinmedir.

Gerçek personel gereksinmesini hesaplamak için bir dönemde bir iş için bütün işlemlerinin yapılması için gerekli toplam zamanın, o dönemde bir kişinin o iş için kullanacağı zaman miktarına bölünmesiyle bulunur.

Bu işlemler için aşağıdaki işlemlerin sırayla gerçekleştirilmesi gerekmektedir. ITZ=

∑

= n i1 Ii*Zi

151 _{Kaynak. İnsan Kaynakları Planlaması, sy. 25} 152 _{Kaynak. İnsan Kaynakları Planlaması, sy. 25} 153 _{Aykaç, İnsan Kaynakları Yönetimi, sy. 107}

87

ITZ: İşin bitirilmesinde yinelenecek işlemler için gereksinme duyulacak toplam zaman

Ii: İşteki bir işlemin yineleniş sayısı

Zi: İşlemin bir kere yapılması için gerekli zaman

i: İşlemin sıra sayısı n: toplam işlem

Daha sonra da bu toplam zaman kişi başına düşen çalışma zamanına bölünerek gerçek personel gereksinmesi bulunur.

GPG= ITZ / KÇZ ITZ=

∑

=

n

i1

Ii*Zi yerine konulacak olursa

GPG=

_∑

=

n

i 1

Ii*Zi / KÇZ şeklinde ifade edilir.

GPG: Gerçek Personel Gereksinmesi KÇZ= Kişi başına düşen çalışma zamanı.

Yukarıdaki işlemler sonucunda herhangi bir işin yapılması için kaç personele gereksinme duyulacağı hesaplanabilir.

Yedek Personel Belirlenmesi

Yedek personel gereksinmesi; hastalık, kaza, izin ve benzeri nedenlerle ortaya çıkacak kaçınılmaz devamsızlık durumları karşısında, işin aksatılmadan yürütülmesi için gereksinilecek personeli ifade eder.

Yedek personel gereksinmesi devamsızlık durumunda ortaya çıkar. Devamsızlık işe gelmesi programlanmış birinin işe gelmemesi durumudur.

88

Devamsızlık oranı=%( (kaybedilen insan/gün sayısı)/ (Çalıştırılan insan/gün sayısı+Kaybedilen İnsan/Gün sayısı)) şeklinde belirlenebilir.154

Süreç içinde devamsızlık “beklenir” ya da “beklenmedik” bir nitelik gösterir. Yaz aylarında yıllık izinlerin kullanılması beklenir niteliğe, mazeret izinleri, hastalık izinleri de beklenmedik niteliğe örnek gösterilebilir. Devamsızlık, genellikle beklenmedik nitelik gösterir, bu nedenle yedek personel gereksinmesinin optimize edilmesi ihtiyacı doğmaktadır. Yedek personel gereksinmesinin optimize edilmesi için işletmedeki personel kayıtlarının titizlikle incelenmesi ve devamsızlıklarla ilgili istatistiksel bilgilerin yorumlanması gerekmektedir. Yedek personel gereksinmesi uygulamada iki şekilde belirlenebilir. Birincisi, yedek personel gereksinmesini karşılayacak işgücü miktarının gerçek personel gereksinmesi içinde yer almasıdır. Bu durumda:

olması gereken personel sayısı= gerçek personel gereksinmesi + yedek personel gereksinmesi olacaktır.

İkincisi ise yedek personel gereksinmesini karşılayacak işgücü miktarının gerçek personel gereksinmesini karşılayacak miktarın içinden sağlanması şeklinde olur. Bu durumda işe gelmeyenlerin yerine gerçek personel kadrosundan kimin bakacağı planlanmalıdır.

Devamsızlığın çok olması yüksek bir yedek personel gereksinmesini, az olması düşük bir yedek personel gereksinmesini beraberinde getirecektir. Devamsızlık yüzdesi belirlendikten sonra yedek personel gereksinmesi matematiksel olarak aşağıdaki gibi hesaplanır:

YPG=DOj*GPG

DOJ=% Devamsız sayısı/ortalama personel sayısı

Ortalama Personel Sayısı=(Dönem başı personel sayısı+Dönem sonu personel sayısı)/2

89

YPG: Yedek personel gereksinmesi DOJ: Devamsızlar Oranı

GPG: Gerçek Personel Gereksinmesi j: zaman dönemi(j=1,...,n)

Ek Personel Gereksinmesi

Ek personel gereksinmesi işten çıkmalar nedeniyle ortaya çıktığından üzerinde durulacak konu işgücü dönüşüm oranıdır. İşgücü dönüşüm oranı, bir dönem içinde işletmede oluşan toplam çıkış ya da giriş miktarının, o dönem içinde işletmede bulunan ortalama personel sayısına bölünüp yüz rakamı ile çarpılması sonucu elde edilen oran olarak belirlenir. Temelde dayandığı iki olgu vardır. İşletmeye girişler ve işletmeden çıkışlar. İşletmeden çıkışlar; işten ayrılmalar, çıkarmalar, emeklilik, ölüm ve maluliyet dolayısıyla işten çıkışlardır. İşletmeye girişler ise işten ayrılanlar veya çıkarılanlar yerine işe alınanları, yeni yatırım ve örgüt yapısındaki değişiklikler nedeniyle işe alınanları kapsar.

Çıkışlar üzerine kurulu oran:

İşgücü Dönüşüm Oranı=% (Çıkışlar/Ortalama İşgücü Sayısı)

Girişler üzerine kurulu oran:

İşgücü Dönüşüm Oranı=% (Girişler/ Ortalama İşgücü Sayısı)

Çıkışlar ve girişler üzerine kurulu oran= % [(girişler+Çıkışlar)/2 / (ortalama işgücü sayısı)]

Bu oranın doğru saptanması çok önemlidir çünkü ek personel gereksinmesinin doğruluk derecesi bu orana bağlıdır.

Buna göre ek personel gereksinmesi; EPG=İDOj*GPG dir.

90

İDO: İşgücü dönüşüm oranı

GPG: Gerçek Personel Gereksinmesi j: zaman dönemi(j=1,...,n)

Ek personel gereksinmesi üretimin aksamaması için boşalan kadrodaki yerin doldurulması için kullanılır.Planlayıcı açısından önemli olan, işgören kadrolarının genişlemesi ve daralması sonucu oluşan işten çıkışlar ve işe girişlerin nasıl yorumlanacağıdır.İşletmeye girişler fazla ise işletme büyümektedir,bu durumda işe girişler üzerine kurulu oran işgücü dönüşüm oranı kullanılacaktır. İşletmeden çıkışlar varsa yani işletme küçülüyorsa işletmeden çıkışlar üzerine kurulu oran kullanılır.

Yeni Personel Gereksinmesi

Bir işletmenin yeni insan kaynaklarına ihtiyaç duymasının nedenleri;

1)Üretimin arttırılmasının neden olduğu yeni yatırımları yapılması: Satışlara olan talebin artmasıyla kar amaçlı kurulmuş olan işletme üretimini yükseltecek ve dolayısıyla yeni yatırımlar yapacaktır. Bu amaçla işletme yeni personele gerek duyacaktır.

2)Bilimsel ve teknolojik araştırma programlarını genişletmek ve geliştirmek amacıyla

3)Organizasyon biçiminin değiştirilmesi: Organizasyon yapısının bütünüyle değiştirilmesi veya işletmenin bütünü içinde bir bölümün daha etkin işletilebilmesi için yeniden organize edilmesidir.

Yeni personel gereksinmesi, gerçek personel gereksinmesinde olduğu gibi

YPG= ITZ / KÇZ formülüyle hesaplanabilir.

91

ITZ: İşin bitirilmesinde yinelenecek işlemler için gereksinme duyulacak toplam zaman

KÇZ: Kişi Başına Düşen Çalışma Zaman

Ancak her zaman böyle hesaplanamaz. Araştırma ve büro işlerinde çoğu kez istihdam edilen kimse, birim işlemi, işlem sayısı kavramlarından bağımsızdır. Bu durumda ne kadar işgörene gereksinme duyulacağı öngörülerek açılan kadro ile yeni personel gereksinmesinin giderilmesi yoluna gidilecektir.

Personel Çıkarma Gereksinmesi

Bir işletmede personel çıkarma gereksinimi olan personel miktarının olması gereken personel miktarından fazla olması durumunda ortaya çıkar. Bunun için alınması gereken önlemlerin neler olacağı,bu durumun nasıl ve neden oluştuğu üzerinde durulmalıdır. Personel çıkarma gereksiniminin ortaya çıkış nedenleri şöyledir:

Gereksinmenin Ortaya Çıkış Nedenleri;

a) Satışlardaki Azalışlar: Satışlardaki Azalışlar işletmenin ürettiği mal ya da hizmete piyasadaki talebin düşmesi neden olur. Alınacak ilk önlemler bazıları fazla çalışmaları kaldırmak, gerekirse kısa çalışma uygulamak, uygun stok politikası izleyerek üretimi kısmak olacaktır. Fakat bu taktirde de önleme mümkün olmuyorsa insan kaynakları kadrosunu daraltma yoluna gidilecektir.

b) Rasyonalizasyon, mekanizasyon ve otomasyon: Mekanizasyon ,otomasyon ve rasyonalizasyon süreci üretim aşamalarında boşta kalmasına neden olduğu işgücüne alternatif bir istihdam alanı yaratılamazsa, işletme açısından bir işten çıkarma uygulamasına gidilmesi kaçınılmazdır. Bu durumun oluşum nedeni teknolojik ilerlemenin bir yerde sürekli olarak işgücü kullanımında tasarrufu da beraberinde getirmekte oluşudur. Teknolojik uygulamalar, işletme açısından sermaye-yoğun bir yatırım türü olduğundan bu yöne kayıldığında emek-yoğun yatırımlar ister istemez kısılmaktadır. Sonuç ise insan kaynakları politikaları ve planlaması açısından daha

92

nitelikli elemana gereksinme duyuş ve niteliksiz ya da az nitelikli elemana ise, yerine makine ikame edildiğinden, yol veriş olarak görüntülenmektedir.

c) Kapanma Üretim Dalını Terk etme, Üretimden,Vazgeçme: İşletmeler alınmış olan bir kapatma, üretim dalını terk edip başka bir dala yönelme veya üretimden belirli süre için, ya da tamamen vazgeçme kararlarını, zaman sürecinde yavaş yavaş veya birdenbire uygulama yoluna gidebilirler. Bu durumda, yapılacak olan bir plan doğrultusunda ve ülkenin konuyla ilgili yasalarına uygun düşecek şekilde, personelin işten çıkarılma uygulaması gerçekleştirilir.

Örgütsel anlamda insangücü gereksinimleri kendiliğinden oluşup ortaya çıkan bir olgu değildir. Pek çok etmenin etkisiyle örgütsel bir sorun olarak gelişir ve planlanması bir gereklilik halini alır.

İnsan Kaynakları gereksinmelerini belirleyen etmenler genel olarak içsel ve dışsal etmenler olarak ayrılır. Bununla birlikte, bu etmenler zamana bağlı olarak farklılıklar göstermektedir.

Kısa Dönem Uzun Dönem

Dışsal

1- Toplu sözleşme politikalarındaki alternatif gelişmeler

2- İş hukuku ve sosyal nitelikli yasalardaki alternatif gelişmeler 3- Eğitim geliştirme

politikalarındaki alternatif gelişmeler

4- Yöresel işgücü piyasasındaki değişme ve gelişmeler

5- Ulusal işgücü piyasasındaki değişme ve gelişmeler

6- Genel Demografik gelişmeler 7- Başka işletmelerin yatırım

93

İçsel

Ayrı ayrı işler için işyükünün nicelik, nitelik ve zamansal açıdan ani değişiklikler göstermesi (Örneğin, retim programında ve yapısında öngörülen değişikliler, arştırma yatırımlarının ortaya çıkaracağı gereksinmeler

1- Başka işletmelerin yatırım planlarındaki gelişmeler 2- Enerji ve hammadde

gereksinimlerinin sağlanmasındaki alternatif değişiklikler

3- Bütün olarak işyükündeki artış ve azalışlar 4- Organizasyon yapısında öngörülebilecek değişiklikler 5- Verimlilik ve performans değişiklikleri 6- Devamsızlık ve işgücü dönüşümünde görülecek alternatif değişiklikler

Tablo 5: Yapısal girdi ve veriler155

Kısa Dönem Uzun Dönem

Dışsal

1- Sözleşme ya da yasalarda saptanan çalışma süreleri

2- Sözleşme ya da yasalarla saptanan izin süreleri

3- Eğitim ve geliştirme izinler 4- Sosyal özlü yasal izinler 5- İş sağlığı ile ilgili durumlar 6- Psikolojik sağlık ile ilgili durumlar

İş sağlığı ve psikolojik sağlık ile ilgili durumlar uzun dönem için de söz konusu olabilirler

İçsel

1- Mevcut otomasyon derecesi ve iş verimliliği düzeyi

2- Mevcut organizasyon yapısı 3- İşletme içi çalışma koşulları 4- Devamsızlıklar ve nedenleri 5- Nitelik ve nicelik olarak eldeki olan

personel varlığı

6- Olan personelin yer değiştirebilirlik, ikame edilebilirlik vb. niteliksel özellikleri

Tablo 6: Çevresel ve içsel Kısıtlayıcılar156

Söz konusu belirleyicilerin daha açık ve somut birer plan aracı niteliği ile ele alınmaları ve düzenlenmeleri gerekecektir.

Belgede Afet acil müdahale dönemleri için insangücü planlaması yapmak (sayfa 98-105)