İşletmeler, 1980’li yılların başından itibaren hızlı büyüme ve yeniden yapılanma sürecine girmişlerdir. Globalleşen dünyada bilgi sistemleri ve teknolojileri, yaygınlaşmakta ve iş yaşamındaki organizasyonlar için çeşitli avantajlar sağlamaktadır. İşletmelerin değişik hiyerarşik kademelerinde bulunan yöneticiler, kararlarındaki belirsizlikleri azaltmak düşüncesiyle, daha fazla bilgi ihtiyacı içerisine girmişlerdir. İşletmeye akan bilgilerin önemli bir bölümünden gerektiği gibi yararlanılamaması, bilgilerin akışının sistematize edilmesi konusunu gündeme getirmiştir. Buradan hareketle işletmeler, bilgi gereksinimlerini karşılayabilecek, zamanında, anlamlı ve kullanılabilir bilgiler üretebilecek nitelik ve nicelikte bilgi sistemleri geliştirmişlerdir (Kılıç ve Dündar, 1994: 48).
İnsan kaynakları yönetimi alanında da, hızlı bir değişime uğrayan iç ve dış çevre koşullarında, bilgi sistemleri ve teknolojileri, hemen her faaliyette hızla benimsenmiş ve uygulamaya başlanmıştır. İnsan kaynakları departmanı ve faaliyetlerini yeniden yapılandıran işletmeler, günümüzde, bilginin işlenmesinde etkinlik sağlamak için bilgi sistemlerini ve teknolojilerini yoğun bir şekilde kullanmaktadırlar (Bilgin vd., 2004: 269).
2.4.1. İnsan Kaynakları Yönetimi Bilgi Sistemleri
Bilgi toplumu anlayışının ve bilginin stratejik öneminin vurgulandığı son zamanlarda insan kaynakları yönetiminde görülen en önemli değişmelerden birisi de insan kaynakları bilgi sistemlerinin (human resources information systems) kullanımının yaygınlaşmasıdır. Bilgi çağında, bilgi üretici ve uygulayıcısı olarak insan kaynaklarının yönetim sürecinde etkinliğini artırmak amacıyla kullanılan bu sistemler, organizasyonlarda insan kaynaklarına yönelik bilgileri sağlamak, depolamak, kullanmak, irdelemek ve dağıtmak amacıyla kullanılan sistemlerdir (Öğüt, 2001: 78).
İnsan Kaynakları Yönetimi Bilgi Sistemleri (İKYBS) kavram olarak; bir organizasyonun insan kaynakları, personel faaliyetleri ve örgütsel birim özellikleriyle ilgili ihtiyacı olan verilerin toplanması, korunması ve güncelleştirilmesi için gerçekleştirilen süreçtir biçiminde tanımlanmaktadır (Bilgin vd., 2004: 269).
İnsan kaynakları yönetimi bilgi sistemlerinde yoğun olarak bilgisayarlardan yararlanılmakta ve uygun yazılım ve donanım birimlerinin seçimi ile bunların insan kaynakları yönetiminde etkin şekilde kullanımları amaçlanmaktadır. İKYBS, yönetim bilgi sisteminin bir alt öğesi olarak karşımıza çıkmakta ve insan kaynakları yönetimine yönelik kararların oluşturulmasında yöneticilere gerekli bilgileri sağlamaktadır (Kaynak vd., 1998: 491).
Bilgisayarlara dayalı olarak oluşturulan İKYBS, işgörenlerle ilgili faaliyetlerin yürütülmesinde birçok işletme yöneticisi tarafından basit ve kolay bir yaklaşım olarak düşünülmektedir. İyi dizayn edilmiş ve dikkatli bir şekilde kullanılan sistem, insan kaynakları departmanının verimliliğini de olumlu yönde etkilemektedir Bilgi teknolojisinin kullanımı insan kaynakları departmanına sağladığı bu yararın yanında, her bir İK fonksiyonuna da teknolojik gelişim süreci içerisinde çeşitli avantajlar kazandırmaktadır (Ceriello ve Freeman, 1992: 7).
Tablo 2.1: İnsan Kaynakları Yönetimi Bilgi Sistemi (Laudon ve Laudon, 1993:
56).
Stratejik Düzey Sistemler
-İnsan kaynakları planlaması -Demografik Analizler - İşgücü tahmini sitemleri - Terfi planlama sistemleri
Bilgi Sistemleri
- Kariyer yönetimi sistemi - Eğitim sistemleri
- İnsan kaynakları iş istasyonları
Taktik Sistemler
- İşgücü bütçeleme sistemleri - Pozisyon kontrol sistemleri
- Ücret ödeme ve iş analizi sistemleri
-Sözleşme maliyeti ve işgücü
ilişkileri sistemi
İşlemsel Sistemler - Personel rapor sistemi - Aday izleme
- Sosyal menfaat yönetimi - Eğitim ve yetenek sistemleri - Pozisyon izleme
Özetle, insan kaynakları yönetimi bilgi sistemleri, isim, soy isim, adres, doğum tarihi, maaş, yeterlilik, okul, yabancı dil vb. bilgileri içeren personel kayıt sistemi vasıtasıyla, insan kaynakları departmanının ücret ve tazminat yönetimi, eleman seçme, eleman planlama, eğitim programlarının belirlenmesi, terfi sistemlerinin düzenlenmesi vb. alanlarda etkinlik ve verimliliğini artırmak için kullanılır (Tekin vd., 2000: 144).
2.4.1.1. İnsan Kaynakları Yönetimi Bilgi Sisteminin gereksinim Duyduğu Bilgi Türleri ve Özellikleri
İnsan kaynaklarına yönelik karar süreçlerinde başarılı olunabilmesi için karmaşık ve kapsamlı bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır. İnsan kaynakları veri tabanı için gereksinim duyulan bilgi tiplerini şu başlıklar altında toplayabiliriz (Kaynak vd., 1998: 492);
- Özlük bilgileri,
- Personel bulma sürecine ilişkin bilgiler, - İş deneyimine ilişkin bilgiler,
- Eğitim bilgileri, - Ücret bilgileri,
- Performans değerleme bilgileri, - Çalışma süresine ilişkin bilgiler, - Çalışanların tutumlarına ilişkin bilgiler, - Sendika bilgileri,
- İletişim bilgileri, - Sağlık ve kaza bilgileri, - Açık iş ve pozisyon bilgileri, - İşgücü piyasası ile ilgili bilgiler, - İşin çevresi ile ilgili bilgiler, - Ücret dışı haklara ilişkin bilgiler, - İşten ayrılma bilgileri,
İşletmelerin farklı özelliklere sahip olması insan kaynakları bilgi sisteminde bulunması gereken bilgileri de farklı kılacaktır. Bir işletmede rutin olarak toplanan ve güncellenen verilerin sayısı oldukça fazladır. İnsan kaynakları uzmanları ve yöneticileri sistemde yer alan bilgilerden çeşitli insan kaynakları fonksiyonlarının yerine getirilmesinde, farklı amaçlarla yararlanmaktadırlar. Örnek olarak, performans değerlendirme bilgilerinden ücret yönetiminde, kariyer planlamada ve eğitim planlamada yararlanılmaktadır (Bilgin vd., 2004: 270). İnsan kaynakları yönetimi bilgi sisteminin sağladığı bilgilerin belirli bir takım niteliklere sahip olması önemlidir. Bu nitelikler (Kaynak vd., 1998: 493):
- Bilginin güncel ve istenilen zamanda ulaşılabilir olması, - Bilginin doğru olması,
- Bilginin eksiksiz ve tam olması, - Bilginin istenilen nitelikte olması, - Bilginin anlaşılır olması,
- Bilginin geçerliliğinin ve tamlığının denetlenebilir olması,
- Bilginin maliyet etkinliğinin olması olarak sayılabilmektedir. Bu özelliklerden birinin eksik olması durumunda, karar verme sürecinde birtakım sorunlar ortaya çıkabilmektedir.
2.4.1.2. İnsan Kaynakları Yönetimi Bilgi Sisteminin Amaçları
İnsan kaynakları yönetimi bilgi sistemi, insan kaynakları konularında gerekli bilgilerin toplanması, işlenmesi, depolanması ve ilgili birimlere bu bilgilerin aktarılması gibi işlevler üstlenmektedir. Bu doğrultuda insan kaynakları bilgi sisteminin amaçlarını şöyle sıralayabiliriz (Sabuncuoğlu, 2000: 113);
- Çalışanların yeteneklerini, işverenin ihtiyaçlarıyla eşleştirerek organizasyonel esnekliği sağlamak,
- Organizasyonun tüm prosedür ve yapılarını kaydetmek suretiyle bunlardan herkesin haberdar olmasını sağlamak,
- Toplam kalite yönetimi çerçevesinde çalışanların karar süreçlerine daha çok katkıda bulunmalarını sağlamak,
- Çalışanlar tarafından kendilerine ait bilgilerin güncel tutulması ve bu sayede kişilerin kendi bilgilerinde değişiklikler sonucunda sahip olabilecekleri hakların zamanında uygulamaya geçirilmesini sağlamak,
- Çok uluslu şirketlerin değişik yerlerdeki tüm şirketlerinde aynı sistemi kullanarak çalışanlarını gerçek anlamda evrensel bir tarzda yönetmek,
- Boş pozisyon tanımlarıyla başlayan ve seçilen kişinin işe yerleştirilmesine kadar devam eden süreçleri etkin bir biçimde yönetmek,
- Personelin sağlık durumunu izleyip bunlara ilişkin yönetim kararlarını hızla almak,
- Personelin eğitimlerini, iş tanımlarına ve personelin yetkinlik/yetenek gereksinmelerine göre planlamak ve bütçelemektir.
İşletmelerin ve insan kaynakları departmanlarının yukarıda belirtilen amaçları gerçekleştirebilmek için ihtiyaca en iyi cevap verecek bilgi sistemlerini oluşturmaları,
sistemi oluşturmadan öncede gerekli altyapıyı kurmaları ve insan kaynakları bilgi sistemi konusunda yetki ve beceriye sahip personeli istihdam etmeleri gerekmektedir.
2.4.1.3. İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Oluşturulması
Bilgi çağında, bilgi üretici ve uygulayıcısı olarak insan kaynakları, yönetim sürecinde etkinliği artırmak amacıyla insan kaynakları bilgi sistemlerini vazgeçilmez bir araç olarak değerlendirmektedir. İKBS, organizasyonlarda insan kaynaklarına yönelik bilgileri toplamak, depolamak, kullanmak, irdelemek ve dağıtmak amacıyla kullanılan sistemlerdir (Bayraktaroğlu, 2003: 267).
Büyüklüğü ne olursa olsun her işletmenin insan kaynakları bilgi sistemine ihtiyacı vardır. İlk olarak işletme, büyüklüğüne ve koşullarına göre insan kaynakları bilgi sistemini kendi oluşturmaya ya da satın almaya karar vermelidir. Tamamen bu sistemin işletme içerisinde oluşturulması zaman, personel ve para açısından işletmeye büyük bir yük oluşturabilir. Hazır bir İKBS yazılımının satın alınması ve organizasyonun ihtiyaçları doğrultusunda işletmeye uyumlu hale getirilmesi de diğer bir seçenektir. Bu seçenekte de yine tasarım için belirli bir zaman, personel ve para harcanmaktadır (Fisher vd., 1999: 351).
Başarılı bir insan kaynakları bilgi sisteminin oluşturulması; planlama, tasarım ve uygulamayı kapsayan üç farklı çabayı gerektirmektedir. Her aşama bilgi toplamayı, sorunlara çözüm önerileri getirmeyi ve karar vermeyi içermektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemi; kaliteli bilginin sağlanması, sistemin yüksek derecede fonksiyonel olması, etkili girdinin sağlanması, süreç ve çıktı kapasitesi, kullanıcı uygunluğunun belirlenmesi gibi pek çok konuyu göz önünde tutmaktadır (Ceriello ve Freeman, 1992: 363).
İnsan kaynakları bilgi sisteminin, salt bilgisayar donanımı ve ilgili insan kaynakları yazılımlarından oluştuğu düşüncesi bir yanlıştır.. İKBS, yazılım araçlarına ilaveten, çalışanları, politikaları, verileri, formları ve prosedürleri de kapsamaktadır. İKBS’nin temel amacı, sistemin kullanıcılarına ya da müşterilerine “bilgi” formunda hizmet sunmaktır (Bayraktaroğlu, 2003: 268).
2.4.1.4. İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin İnsan Kaynakları
Fonksiyonlarında Kullanımı
İnsan kaynakları bilgi sistemleri, personel faaliyetlerinin başarıya olan etkisini, tehlikeli durumlarda yapılacakların belirlenmesini veya insan kaynakları alanında daha iyi karar vermeye katkıda bulunmak için gerekenleri değerlendirerek karşılaştırmalı verileri içermektedir. Çağdaş yöneticiler, somut bulguları, bilimsel verilere dayanmadıkça ve sonuçları nesnel olarak değerlendirilmedikçe önemli kararlar verme riskini üstlenmezler. İşletmeler bu sebepler ile insan kaynakları bilgi sistemini kullanma eğilimi göstermektedirler (Tonus, 2002: 25).
İnsan kaynakları bilgi sistemi, insan kaynağının planlanması, işe alma ve yerleştirme, sürekli eğitim, ücret yönetimi, güvenlik ve sağlık, endüstri ilişkileri, kariyer planlama ve geliştirme, sosyal hizmetler, yönetim ve örgüt geliştirme, performans yönetimi ve sendikal ilişkiler gibi insan kaynakları konularında gerekli bilgilerin toplanması ve bu bilgilere gereksinim duyanlara aktarılmasında kullanılan bir sistemdir. İnsan kaynakları bilgi sistemlerine ilişkin bilgisayar yazılımlarıda yalnızca ücret hesaplayan basit birer program olmaktan çıkmış, tüm insan kaynakları işlevlerini içeren çağdaş yazılımlar şekline dönüşmüştür (Hoşcan vd., 2004: 33).
2.4.1.4.1. İnsan Kaynakları Planlaması
Örgütün en önemli ve yönetilmesi en zor kaynağı, sahip olduğu insan kaynağıdır. Diğer kaynaklardan farklı olarak rekabet ortamında başarının belirleyici unsuru olma özelliğini taşımaktadır. Verilen önemin bir göstergesi olarak, bu kaynağa olan ilgi her geçen gün artmakta, bu alanda yapılan araştırmalar giderek ağırlık kazanmaktadır (Akyüz, 2001: 124).
İnsan kaynakları planlaması, işletmenin stratejisini ve amaçlarını destekleyecek görevler için istenilen zamanda, istenilen niteliklerde ve istenilen sayıda elemanın bulunması sürecidir (Bayraktaroğlu, 2003: 8). İnsan kaynakları planlaması, gerek bireyin gerekse örgütün ihtiyaçlarına cevap verecek biçimde işlerin içerdiği yetki ve sorumluluklarla, bunları başarmada gerekli bilgi, beceri ve yetenekleri saptamak için iş analizlerinin yapılmasını kapsamaktadır. Bu tür faaliyetler diğer insan kaynakları yönetimi işlevlerinin yerine getirilmesinin temelini oluşturmaktadır. Böylece, örgütün bugün ve gelecekte ne kadar ve ne nitelikte personele ihtiyacı bulunduğunu, bu
personelin nereden ve nasıl sağlanacağı, eğitim ihtiyaçlarının neler olabileceği tahmin edilebilmektedir (Can vd., 2001: 5).
Başarılı bir insan kaynakları yönetimi için iyi bir işgücü planlamasına ihtiyaç vardır. Çağdaş işgücü planlaması kaçınılmaz olarak bilgisayar desteğine gereksinim duymaktadır. İşgücü planlama konusu pek çok değişkeni içerir ve işletmelerin bu karmaşık modelleri manuel olarak yapması çok güçtür. Bilgisayar desteği ile gerçekleştirilen işgücü planlaması işletmelere aşağıdaki faydaları sağlamaktadır (Bilgin vd., 2004: 274):
- İnsan kaynağının etkinliğini artırmak,
- Personel faaliyetleri ile organizasyonel amaçlar arasında uyumu etkinleştirmek,
- Yeni personel sağlanmasında ekonomiyi sağlamak,
- İnsan kaynakları bilgi sisteminin, personel faaliyetleri ve diğer organizasyonel birimlerin beslenmesini sağlamak,
- Personel bulma ve seçme, kariyer planlama gibi diğer insan kaynakları faaliyetleri arasında koordinasyonu sağlamak olarak faydalarını sayabiliriz.
İnsan kaynakları bilgi sistemleri insan kaynakları planlaması etkinliklerinde, işgören verilerinin esnek, yaratıcı potansiyellerinin ortaya konmasında ve olasılıkların geliştirilmesinde çeşitli fırsatlar sunmaktadır. Ayrıca, insan kaynakları bölümlerinin planlama etkinliklerindeki yönetim rolünün dönüşümünde, yeni stratejik yaklaşımlar geliştirebilmelerini sağlamaktadır (Gök, 2006: 94).
2.4.1.4.2. İnsan Kaynakları Temini ve Seçimi
İnsan kaynakları temini ve seçimi, insan kaynakları yönetiminde bilgisayarlardan en fazla yararlanılan fonksiyonlardan birisidir. İnsan kaynakları temini ve seçimi, örgütte boş bulunan ya da boşalacak görevlere işletmeye başvuran adaylardan işin niteliklerine en uygun kişilerin seçilmesidir. İşletmenin gerek kendi personeline gerekse dışarıya karşı izlediği insan kaynakları politikası açısından iyi bir izlenim bırakmasının en önemli koşullarından biri sağlam temellere ve ilkelere dayalı bir insan kaynakları temini ve seçimi sistemine sahip olmasıdır. İnsan kaynakları temini ve seçiminde işletmeler, iç kaynaklara ve dış kaynaklara başvurmaktadırlar. Dış kaynaklardan yararlanılması durumunda başvuruda bulunan adayların mevcut niteliklerine göre aday havuzları oluşturulmaktadır. (Sabuncuoğlu ve Tokol, 2001: 310).
İnsan kaynakları bilgi sistemleri ile aday havuzlarında toplanan başvuruların nitelikleri izlenebilmekte ve başvurular biriktirilebilmektedir. Belirli pozisyonlar için gereksinim duyulduğunda bu başvurular üzerinde inceleme yapılabilmekte ve kolaylıkla izlenebilmektedir. Ayrıca, görevlerin analizi yapılarak başvuran adayların yeteneklerinin karşılaştırılmasında kullanılmaktadır. Bu işlem, organizasyona hem hız kazandırmakta hem de organizasyonun oluşan aday havuzunun sayısal ve niteliksel bakımdan zenginleşmesine yardımcı olmaktadır (Gök, 2006: 92).
2.4.1.4.3. Ücret Yönetimi
Ücret yönetimi, insan kaynakları yönetiminin en önemli işlevlerinden birisidir. Bunun nedeni ise, ücretin ekonomik ve sosyal yaşamda çeşitli etkileri olan çok yönlü bir konu olmasıdır. Ücret, bir taraftan emeği karşılığında çalışan insanların gelirini ve yaşam düzeylerini tayin edici bir öğe; diğer taraftan ise gerek endüstrinin gelişmesine etki eden önemli bir maliyet öğesi, gerekse milli gelirin çeşitli gelir grupları arasında dağılım tarzını, o toplumdaki sosyal adaletin ortaya çıkma oranını gösteren bir gösterge olarak çok yönlü bir mahiyet arz etmektedir (Bingöl, 1998: 349).
Çalışanın tatmin olacağı bir ücret sistemini oluşturmaya ücretleme denilmektedir. İşletme ücret sistemini kurarken her düzeydeki çalışanı işe çekmeyi, motive etmeyi ve elde tutmayı hedeflemektedir. Bu işlev sadece saat karşılığı ve maaş olarak doğrudan ödemeleri değil, ücret dışı yardımlar gibi dolaylı ücret sistemlerini de kapsamaktadır. Ücretler belirlenirken çalışanların başarı düzeyleriyle doğrudan ilişkili olması, eşit işe eşit ücret verme, piyasa koşulları değerlemesi, ücret sisteminin işletmenin çalışma konusuna ve iş yapısına uygunluğunun sağlanması göz önünde bulundurulmalıdır (Bayraktaroğlu, 2003: 10).
Genellikle yönetim, finansal kaynakların etkin kullanımını ve yönetimini sağlayan insan kaynakları bilgi sistemi uygulamalarını desteklemektedir. Ücret yönetimi doğrudan para ile ilgili olduğu için insan kaynakları bilgi sistemleri öncelikle ücret yönetimi modülüne sahiptir. İnsan kaynakları bilgi sistemi ücret yönetiminde değişkenlere göre içsel ücret araştırmalarına örnek olarak, pozisyona, zaman ya da yıla göre ücret araştırmaları verilebilir. Ayrıca liyakata göre ücret politikalarının sonuçlarını ve dışsal ücret araştırmalarını kapsayabilir. Ücret yönetimi modülü, genellikle ücret tipleri ve oranlarını her iş grubuna göre gösteren iş sınıflandırma tabloları
düzenlemektedir. Ayrıca, ücret maaş oranları için de tablolar oluşturmaktadır. Bu işlemleri yaparken genellikle diğer insan kaynakları fonksiyonlarının oluşturduğu bilgilerden yararlanmaktadır. Örnek olarak, bireylerle ilgili veriler seçme yerleştirme modülünde, kıdem ve performans bilgileri ayrı bir modül yoksa endüstriyel ilişkiler modülünde yer almaktadır (Ceriello ve Freeman, 1992: 440).
İnsan kaynakları bilgi sisteminin ücret yönetimine olan katkıları şunlardır (Öge, 2004 : 115):
- İhtiyaç duyulan nicel analiz ve çalışmalar çok daha hızlı ve doğru bir biçimde yapılarak ücret miktarının belirlenmesi sürecinde hız ile doğruluk sağlanacaktır.
- Örgüt içi ücret araştırmaları liyakate, pozisyona, zamana ve yıla göre yürütülerek çok daha gerçekçi ücret politikaları saptanabilecektir.
- Diğer insan kaynakları uygulamalarına dönük bilgilerden yararlanılarak kurum içi her iş grubuna göre ücret tip ve oranlarını gösteren iş sınıflandırmaları oluşturulacaktır.
- Ücret yönetiminin önemli bir parçasını oluşturan çalışanlara dönük ücret dışı maddi yardımların; sigorta, sağlık, emeklilik vb. finansal açıdan etkili yönetilmesi, doğru ve etkin denetimlerin yapılması söz konusu olacaktır.
İnsan kaynakları bilgi sistemi ücret yönetimi işlevini yerine getirebilmek için; işin kodu ve unvanı, işe dönük ödeme türü, ödenen ikramiyeler, ortalama piyasa ücreti, yasal zorunluluklar, normal ve fazla çalışma süreleri vb. bilgilere ihtiyaç duymaktadır. Sistemden yararlanacak yöneticiler bu ve benzeri bilgilerin yanı sıra uygun istatistik programları yardımı ile geleceğe yönelik işlemleri de yerine getirebilmektedir.
2.4.1.4.4. İnsan Kaynaklarında Eğitim ve Geliştirme
İnsan kaynağının temini, seçimi ve işe yerleştirilmesi insan kaynağından yararlanmada yalnızca bir başlangıçtır. Çalışanlardan etkin bir biçimde yararlanılmak isteniyorsa sürekli geliştirme çabalarına ihtiyaç vardır. Çalışanların geliştirilmesi, iş
becerilerini artıracak eğitim programlarının hazırlanması, iş başarılarının
değerlendirilmesi ve gerektiğinde danışmanlık sağlanması ile mümkün olabilecektir. Teknolojinin gelişme hızının artması, makineleşme ve otomasyonun kullanımındaki gelişmeler, eğitimin önemini giderek artırmıştır. Örgütsel açıdan eğitim, örgütün etkililik, etkinlik ve verimlilik açısından mevcut başarısını geliştirmeyi amaçlayan
yönetim araçlarının tümüdür. Geliştirme ise, yöneticilerin örgütte başarılı liderler olarak kalabilmeleri için deneyim, yetenek ve başarı kazanmaları sürecidir (Yüksel, 2000: 198).
İnsan kaynakları bilgi sistemi personelin eğitim ihtiyacının etkili yönetimini sağlamaktadır. Yöneticiler eğitim maliyetlerinin artması sebebi ile insan kaynakları bilgi sisteminin bu alanına önem vermeye başlamışlardır. En çok görülen eğitim uygulaması kurslara katılımdır. Ancak, günümüzde insan kaynakları bilgi sistemi yardımı ile interaktif olarak eğitim ve geliştirme sağlanmaktadır (Bilgin, 2004: 276).
Organizasyonların, çevrelerindeki değişimleri yakından izleyebilmelerinde, çalışanların tam zamanlı eğitimleri oldukça önemlidir. İnsan kaynakları bilgi sistemlerinde, iş gereklilikleri, çalışanların almış oldukları eğitim ve değişen iş nitelikleri kıyaslanabilmekte; bu sistemler, hem bireysel hem de organizasyon açısından eğitim gereksinimlerinin belirlenmesinde kullanılabilmektedir. Tüm organizasyon çalışanları için eğitim ve geliştirme programlarının hazırlanmasında ve sunumunda kolaylık sağlayabilmekte, çok çeşitli öğrenme materyalleri sunmakta, yer ve zaman sorununu ortadan kaldırmakta, gerçek hayatta güç ve riskli olan durumların simülasyonunun eğitimde kullanılmasına imkan sunmaktadır (Gök, 2006: 93).
2.4.1.4.5. Performans Değerleme
Performans değerlemesi, bireyin yeteneklerinin işin nitelik ve gereklerine ne ölçüde uyup uymadığını araştıran ya da kişinin işteki başarısını saptamaya çalışan objektif analizler olarak tanımlanabilir. Daha kısa bir deyişle, işgörenin işinde sağladığı başarı ve gelişme yeteneğinin sistematik olarak değerlendirilmesidir. Performans değerleme, dengeli bir ücret sisteminin uygulanmasında işgören yükselmelerinde, iş değişikliği ve eğitim gereğinin saptanmasında, işgören seçim ve atamasında başvurulan etkili bir yöntemdir (Sabuncuoğlu ve Tokol, 2001: 320).
Çalışanların performanslarını değerlendirme, insan kaynakları yönetiminin önemli bir fonksiyonunun oluşturur. Performans değerleme ile ulaşılan sonuçlar, ücret yönetimi, stratejik planlama, eğitim geliştirme ihtiyacının saptanması, kariyer planlaması, işten çıkarma ile çalışanlara dönük diğer programların geçerliliğini belirlenmesi gibi farklı alanlarda kullanılabilir. Performans değerleme sonuçlarından hareketle iş örgütlerinde insan kaynaklarına dönük kararların alınması, insan kaynakları
enformasyon sistemi içerisindeki performans alt sisteminin önemini vurgulamaktadır (Öge, 2004: 116).
2.4.1.4.6. Endüstriyel İlişkiler
Endüstriyel ilişkiler fonksiyonu yönetim, çalışanlar ve sendikalar arasında iletişimi kolaylaştırmaya destek sağlamaktadır. Ayrıca ferdi olarak (sendikaya üye olmadan) çalışanlara da yardımcı olmaktadır.
Endüstriyel ilişkiler modülünün en temel amacı çalışanlara destekleyici bir iş ortamı yaratmak ve insan kaynakları hizmetlerinin karmaşıklığına arabulucu ve rehber olarak hizmet etmektir. Endüstriyel ilişkiler, işe gelmeme problemlerinin çözülmesi, iş ve ödemelerle ilgili kuralların oluşturulması, sendikalarla ilişkilerin sağlanması, personelin maddi sıkıntıları ve ailevi problemleri gibi sorunlarda personele destek olma faaliyetlerini yerine getirmektedir. Endüstriyel ilişkiler sisteminin amaçlarını tam anlamıyla yerine getirmesinde bu fonksiyonları içeren bir insan kaynakları bilgi sistemine ihtiyaç duyulmaktadır (Tonus, 2002: 32).
2.4.1.4.7. İnsan Kaynakları Sağlık ve Güvenliği
İnsan kaynakları yönetimi alanında yapılan çalışmaların bir bölümü insan kaynakları sağlık ve güvenliği ile ilgilidir. Günümüzde yöneticiler, çalışma koşullarının iyileştirilmesi konusuna önem vermektedirler. Bir işletmede sağlık ve güvenlik konusu, yönetim açısından yerine getirilmesi gereken bir sorumluluk olarak algılansada; örgütün her basamağındaki çalışanın özen göstermesi gereken durumları içermektedir (Aldemir vd., 2001: 223).
İnsan kaynakları sağlık ve güvenliği, çalışanların beden ve ruh sağlığını korumak, çalışma sırasında iş akışında meydana gelebilecek durumlara karşı gerekli önlemleri almak ve çalışanları korumak, tatil, sigorta, emeklilik, doğum izni, emeklilik yardımı, tedavi yardımı gibi yan hakları sağlamaktadır. Bu işlemleri gerçekleştirirken insan kaynakları bilgi sisteminden faydalanmaktadır (Bayraktaroğlu, 2003: 10). İnsan kaynakları bilgi sistemi bu fonksiyonu yerine getirirken şu tür bilgilere ihtiyaç