İşleyişe Yönelik Değişim

Örgütsel değişim örgütün tüm süreçlerinde etki bırakan bir süreçtir. Bu süreçte işleyişe yönelik değişim boyutundan kastedilen, örgütün işleyişinde, süreçlerinde, yapısında, teknolojisinde, kültüründe, vizyonunda ve bu unsurlar gibi unsurlarda meydana gelen değişimlerdir. Bu kapsamda ilk olarak örgütün yapısıyla ilgili unsurların değişimdeki önemi ve gerekliliği aşağıdaki gibi açıklanabilir.

Örgütsel değişimin başarıya ulaşmasında önemli unsurlardan birisi yenilikçi, yaratıcı ve buluşçu bir yapıya sahip olunmasıdır. Örgüt yöneticilerinin ve çalışanlarının bu davranış kalıplarına sahip olması kuşkusuz değişimi tetikleyecektir. Örgüt kültürüne yerleştirilen bu nitelikler uzun dönemde örgütün değişen ve dönüşen bir hale gelmesinde katkı sağlayacaktır.

Örgütlerdeki yapısal değişimler, amaçlar, otorite hiyerarşisi, yapısal nitelikler ve yönetim sistemleri ile alakalıdır. Örgütün tüm yönleriyle ilgili tüm değişimler yapısal değişim grubuna girmektedir (Genç, 2007: 321). İşleyişe yönelik değişim boyutunda ele alınan değişim alanlarının yanı sıra farklı alanlarda örgütsel değişim olduğu görülmektedir. İşin

yapısındaki değişim, çalışma koşullarındaki değişim, süreçlerdeki değişim ve insan ilişkilerindeki değişimde örgütsel değişimin diğer alanlarıdır (Basım vd., 2009: 31-32, Genç, 2007: 321). Otel işletmelerinde iş dizaynı tekniklerinden, değişim için farklı örgütsel ve yönetsel tekniklerinden yararlanma gibi uygulamalar mevcuttur.

Ayrıca yapısal değişimlerde ve örgütsel tüm değişim süreçlerinde çevresel duyarlılık örgütsel değişimin başarısında etkilidir. Son yıllarda otel işletmelerinde çevreye duyarlılık uygulamaları ön plana çıkmaktadır. Özellikle mavi bayrak, çevreye duyarlı konaklama işletmesi gibi uygulamalar otel işletmelerine rekabette avantaj sağlamaktadır. Bir örgütün her

şeyden önce yapacağı değişikliklerde hem iç hem de dış çevreye duyarlı olması gerekmektedir. Çevresel değişimlere zamanında tepki verilmesi işletmeyi geride kalan sendromuna sokmayacaktır.

Vizyon: Bir değişim çabası için, sadece sorunun tespit edilmesi ve çözülmesiyle ilgili, çalışanlarla paylaşımda bulunmak çoğu kez yetersizdir. Çalışanları yüreklendirmek ve ilerletmek amacıyla, örgüt içerisinde ortak bir vizyonun geliştirilmesi ve değişimin getireceği yararları çalışanların zihninde netleştirmek değişim sürecinin başarıya ulaşması için çok önemlidir. Vizyonu iletilmesi aşamasında lider davranışları son derece belirgin olmalı ve çalışanların nasıl etkilenecekleri değişimin bilhassa iyi yönleriyle, daha fazla ücret, ikramiye, terfi vb. çalışanlara aktarılmalıdır. Vizyon geliştirilmesi ve iletilmesi aşamasında lider; arzu edilen bir geleceği tarif etmeli, vizyonu gerçekçi ve ikna edici olmalı, yönetilebilir ve uyumlu bir dizi hedefe odaklanarak çalışanlara aktarmalı, esnek bir vizyona sahip olmalı ve çalışanlara kolaylıkla iletebilmelidir (Hill, 2010: 32-33).

Kotter (1995) bir örgütün başarılı bir değişim gerçekleştirebilmesi için bir vizyonun

şart olduğunu ve vizyonun gerçekleştirilebilmesi için stratejiler geliştirilmesi gerektiğini belirtmiştir. Vizyon örgütün hareket etmesi gereken yönü açıklamaya çalışır. Eğer bir örgüt mantıklı bir vizyona sahip değilse, değişim çabası örgütü yanlış yöne veya hiçbir yere götürmeyecektir. Ayrıca bir vizyon hızlı, kolay ve ilgi çekici bir halde değilse değişim sürecinin tamamlanması mümkün değildir (Kotter, 1995: 16-18).

Değişim için vizyonun geliştirilmesi, vizyonun etkin strateji ve amaçlarla tüm örgüte hakim olmasını sağlamak gerekmektedir. Bir vizyonun mutlaka, çalışanların kendilerini adadıkları ve yeniyi arayacakları cesareti onlara vermelidir. Bu da ancak, mücadeleci ve sürekli değişebilen bir vizyon sayesinde olur (Yalçın, 2002: 43). Hussey bir vizyonu gerçekleştirmek için kilit roldeki çalışanların vizyona bağlı kalmasının şart olduğunu

belirtmiştir. Kilit çalışanlar değişimin haklılığına inandığı sürece değişimin başarıya ulaşma

şansı daha yüksektir (Hussey, 1997: 66).

Vizyonu iletmenin çok çeşitli yolları bulunmaktadır. Ancak vizyonun iletilmesinde verim alınmak isteniyorsa, vizyonu ileten (üst düzey yönetici/lider), iletişim esnasında bütün iletileri çabalarına katmaları gerekmektedir. Çalışanlar işten kaynaklanan bir sorunun çözümünde lidere başvurduklarında, çözümün vizyona ne denli uyumlu olduğundan bahseder veya bir çalışanın performansının vizyonu nasıl etkilediğinden söz etmelidir. Başarılı değişim sürecindeki örgütlerin yöneticileri, vizyonu aktarmak için bütün iletişim kanallarını kullanırlar. Hatta bazı üst düzey yöneticiler vizyonu kişiliklerinde cisimleştirmeyi ve örgütün canlı bir simgesi olmaya çalışırlar. Başarılı değişimler süreç ilerledikçe daha fazla insana ulaşır. Çalışanlar yeni yaklaşımları ve yöntemleri denemeleri için cesaretlendirilir. Vizyonun paylaşılmasını sağlamak için örgütün, vizyonun önündeki engelleri ortadan kaldırması gerekmektedir (Kotter, 1995: 18-20).

Örgüt Kültürü: Örgütlerin hayatlarının devam ettirme mücadelesinin temeli etkinliği arttırmak ve rekabet gücünün korunmasıdır. İlk zamanlarda örgütler mekanik bir sitem olarak ele alınmaktaydı. Çalışanlarda bu mekanizmanın bir parçası olarak görülmüştü. Dolayısıyla örgütün etkin ve verimli olması, teknik üstünlük ve üretim miktarına bağlıydı. Günümüz koşullarında örgüt yaşamında en önemli unsur insandır. Bugün örgütler insan ve gruplar arası ilişkilerin, değerlerin, zihinsel ve duygusal ilişkiler bütünü halindedir. Bu da örgüt kültürünün oluşması anlamı taşımaktadır (Sabuncuoğlu ve Tüz, 1998: 26-27).

Bir değişim çabasının başarılı olabilmesi için kültürü değişimin bütünsel bir parçası olarak görmesi gereklidir. Özelikle değişim ihtiyacı olan örgütün içine gömülü olumlu kültürel nitelikleri çizmesi gerekmektedir. Aynı zamanda değişimin kültürel niteliklerin üzerinde negatif etkilerini de en az indirilmesi değişimin başarısı için şarttır. Örgütsel değişimde örgütlerin kültürü değiştirmeye çalışılırken kullanılan çeşitli araçlar vardır. Bunlar kültürü tanıma, kritik davranışlar, çalışanların gurur ve bağlılığı, gayri resmi motivasyon unsurları ve ağları, hikaye anlatma şeklindedir (Aguirre vd., 2013: 7-8).

Otel işletmelerinin önemli bir üretim faktörünü çalışanlar oluşturmaktadır. Emek yoğun olan bu işletmelerde çalışanların etkili bir şekilde yönetilmesi, işlerinden memnunluk duymaları ve amaçları gerçekleştirmek için motive edilmeleri örgüt kültürüyle yakından ilgilidir.

Değişim kültürel bir reaksiyondur. Bir örgütün kültürünün oluşabilmesi için uzun yıllar gerekebilir. Örgüt kültürü, örgütün gelecekteki hedef ve beklentileri ortaya koyan, örgüt

içindeki davranışları düzenleyen ve elde edilen sonuçları kontrol eden normatif kurallardır. Değişim kültürü ise, mevcut kültürün zaman içerisinde çağın koşullarına cevap veremeyecek duruma gelmesinden dolayı devreye giren yeni örgüt kültürüdür (Vardar, 2001: 35).

Örgüt kültürüyle ilgili en önemli sorun, kültür kavramının potansiyel değerinin ince ve yüzeysel açıklamalarla kaybolmasıdır. Örgüt kültünün özellikleri çoğu kez sloganlar, iyi dilekler ve fanteziler olarak kullanılır. Örgüt kültürü, örgütsel değişim çabalarının hedeflenen değişime ulaşabilmesi için en önemli araç olarak görülmektedir (Alvesson ve Sveningsson 2008: 35).

Örgüt kültürü, örgütlerde beşeri sermayeyle ilgili en önemli parçaların başında gelir. Yeni bir örgüt kültürü konsepti geliştirilmesi beşeri sermayenin üzerinde büyük bir rolü olan, yeniden ele alınması gereken ve örgütün evriminde çok büyük bir etkiye sahiptir. Yeni bir örgüt kültürü mevcut kültür üzerinde önemli değişimler meydana getiren karmaşık bir süreçtir. Örgütsel dönüşümlerin kültürel yankıları vardır. Örgüt yapısı, mülkiyet biçimi, teknoloji türü yada yönetim stratejilerinde dönüşüm olacaksa bu kültürel değişimi gerektirmektedir. Öte yandan değişimin en büyük düşmanı muhafaza ve kültürel uyumsuzluktur (Muscalu, 2014: 394).

Bilişim Sistemleri ve Teknoloji: Gelişen ve değişen dünyada en sık ve sürekli değişen unsurlardan birisi teknoloji ve özellikle bilgi teknolojisidir. Toplumlar giderek bilgi toplumu olma yolunda ilerlemektedir. Bilgi teknolojileri özellikle ekonomik sitemleri yakından etkilemiştir. Bilgi teknolojisi yardımıyla üretilmiş ürün ve hizmetlerin çoğu hızlı, vergisiz ve gümrüksüz bir şekilde dolaşmaktadır. Bilginin toplanması, depolanması ve ürüne dönüşebilmesi için örgütlerin yoğun yatırım yapması gerekmektedir (Çağlar, 2005: 27-32).

İnternet ve örgütlerdeki her türlü iş akışı iç içedir. Her türlü örgüt internetin sağladığı imkanları kendi sistemlerine yansıtmak zorundadır (Gümüştekin, 2004: 125).

Teknolojideki değişim, örgütlerin üretim süreçleri ve örgütsel yapılarıyla alakalıdır. Bu tür değişimler bir ürün veya hizmetin daha verimli hale gelmesini sağlamak için tasarlanmaktadır (Daft, 2003:387).

Otel işletmelerinde teknolojiden yararlanma özellikle son yıllarda giderek artan bir ihtiyaç haline gelmiştir. Özellikle bilgisayarlı rezervasyon sistemleri, kurumsal web siteleri, internet üzerinde pazarlama gibi unsurlar etkili olmaya başlamıştır. İnternetin turizm işletmelerine sağladığı bazı faydalar; müşterilere ulaşmadaki kolaylık, etkileşim, esneklik, ulaşılabilirlik, ürün geliştirme ve tasarruf sağlama şeklinde sayılabilir (Kozak, 2012: 294).

Bilginin bu denli önemli olması örgütler içinde kritik bir yere sahiptir. Örgüt yönetiminde bilgi, karar almaya yönelik kullanılan verilerden oluşmaktadır. İhtiyaç duyulan yönetim bilgisi, örgütün faaliyetlerini gösteren, saklanabilen, işlenebilen, değişikliğe uğrayan ve gerekli yerlere raporlanabilen anlamlı verilerdir (Anameriç, 2005: 27)

Anameriç (2005: 28) yönetim bilgi sistemini, bir örgütün kararlarını daha etkili ve verimli almalarını sağlayan; organizasyonun tüm kademelerindeki yönetim, planlama ve denetleme işlemlerini en üst seviyede gerçekleştiren, örgüt içi ve dışından ihtiyaç duyulan veriyi toplayan ve işleyerek bilgiye dönüştüren, depolayan ve ileten insan makine uyumlu bütünleşik bir sistem olarak tanımlamıştır.

Örgütler büyüdükçe yapılan faaliyetlerin denetlenmesi bir insanla sınırlandırılamayan bir durumu ortaya çıkarır. Bu durumda yöneticiler aynı zamanlarda birden fazla yerde olamayacağı için, yönetimde bilimsel yöntemleri kullanmak gerekmektedir. Yöneticilerin doğru kararlar alması için işleyen aktif ve etkili bir bilgi akışına sahip olunması şarttır (Gümüştekin, 2004: 129). Örgütsel gelişmelerin giderek ortaya çıkan değişimler sonucunda örgütlerin yönetim bilişim sitemlerinden yararlanması örgüte katkı sağlayacaktır (Gümüştekin, 2004: 139).

Ayrıca bilgi sistemleri örgüte verimlilik, etkinlik, müşteri memnuniyeti ve kârlılık alanlarında performans artışı sağlamaktadır. Örgütler bilgi sistemlerini kullanarak hem örgüt içinde hem de örgüt dışında etkin bir iletişim ortamı sağlarken örgüt faaliyetlerini ve performansını olumlu yönde etkilemektedir (Şahin, 2014: 44). Örgütlere önemli değişimler sunan bilgi teknolojileri, yeni teknolojiler ile örgütlerin gelişiminde önemli bir yere sahiptir. Bilgi teknolojilerinin örgütsel yapı, yönetim, insan kaynakları, iş alanları gibi ana unsurlarda oluşturduğu etki örgütlerin verimlilik ve performanslarının gelişimine yol açmıştır (Turunç, 2006: 118).