Bütçenin temel ilkeleri, bütçe etkinliğinin artırılması ve başarısının geliştirilmesi için gerekli olan ön koşullardan oluşmaktadır. Bu koşullar oluşmadıkça bütçe, yönetime etkili bir araç olarak fayda sağlayamaz.
Beklenen faydanın sağlanabilmesi için gerekli ilkeler; yönetimin desteği ilkesi, örgütsel uyumluluk ilkesi, katılımcılık ilkesi, sorumluluk muhasebesi ilkesi, geçerlilik ilkesi, esnek uygulama ilkesi gibi ana başlıklar altında toplanabilir134.
2.3.1. Yönetim Desteği İlkesi
Başarı elde edebilmenin en önemli yolu, bütçenin yönetim tarafından benimsenmesi ve desteklenmesidir. Yönetimin benimsemediği bir sistem ölü olarak doğmaya mahkumdur135.
Genel müdür ve üst düzey yöneticiler, işletme bütçeleri için gereken zamanı ayıramaz, bütçe sistemini desteklemezlerse bütçe başarıya ulaşamaz. Kısacası genel müdürden başlayarak tüm yönetim kademelerinin tam desteğine sahip olma, etkili ve başarılı bir işletme bütçesinin ilk koşuludur.
Bütçe yönetici ve uzmanlarının bir görevi de, üst düzey yöneticilerin sisteme karşı olumlu tutumlarını sağlamaktır. Yönetim bütçeleri, karar, planlama, kontrol aracı olarak kullanmalı ve bütçe el kitabının onayında duyarlı davranarak, bütçe dönemi öncesi onay vermeli ve yürürlüğe girmesini sağlamalıdır136.
2.3.2. Örgütsel Uyum İlkesi
Bütçe, yetki ve sorumlulukları açıkça belirlenmiş sağlıklı bir organizasyon yapısına dayanmalıdır. Yönetim tarafından her yönetici ve yardımcısı için yetki ve sorumluluk alanlarını belirleyen, bu alanların birbirine karışmasını önleyen bir organizasyon şeması saptanmalıdır. Bu şema bütün birimlerin benimseyebileceği ve yetki kargaşasına sebep olmayan bir yapıda olmalıdır.
134 Haftacı, İşletme Bütçeleri, s. 5-6. 135 Uslu, a.g.e., s. 312.
İşletme bütçeleri de örgütsel uyum ilkesi içinde, sorumluluk merkezleri esası ile düzenlenmeli ve uygulamaya konulmalıdır. Bu şekilde hazırlanan planlar, yöneticilerin tek tek organizasyondaki sorumluluklarına uygun ve belirli bir düzen içinde yapılmasını sağlar. Bütçe aracılığı ile organizasyon şemasındaki performans denetimi yapılabilir.
Diğer yandan, bütçe sisteminin kontrol ağırlıklı kullanılması için, işletmedeki muhasebe hesap planına uygun alt hesap gruplarının düzenlenmesi gerekir. Bu gerekliliğe uygun olarak hazırlanan bütçe, kontrol raporlarının düzenlenmesinde karışıklıkları önleyecek ve etkin raporlamaya olanak sağlayacaktır137.
2.3.3. Katılımcılık İlkesi
Bütçelerde belirlenen amaçların ve planların gerçekleştirilebilmesi için bütçelerin düzenlenmesine tüm yönetim kademelerinin katılması gereklidir. İşletme bütçesi ile ilgili bölümün sorumluluğu, bütçe faaliyetlerine nezaret etmek, bütçelerin düzenlenmesi ve uygulanması konularında koordinatörlük ve danışmanlık hizmeti sağlamaktır.
Sağlıklı işletme bütçelerinin, planlama yöneticisi, muhasebe yöneticisi, teknik yönetici, satış yöneticisi, personel yöneticisi, ekonomist ve istatistikçilerden kurulan bir komite tarafından yapılması uygundur. Bu faaliyet sadece muhasebe-finansman görevi şeklinde görülmemelidir.
Bütçenin başarısı, şirketin faaliyetlerinden sorumlu olan herkesin katılımının sağlanması ile orantılıdır. Bütün sorumlulukların katılımı sağlanmadan hazırlanan bütçenin gerçeği yansıtma şansı azalmaktadır138.
2.3.4. Sorumluluk Muhasebesi İlkesi
Bütçenin hazırlanmasında sorumluluk yerleri temel alınır. Her sorumluluk yerine bağlı maliyet yerlerine kadar inilir. Bu maliyet yerleri için standartlar hazırlanır ve bütçe içinde yerini alır. İşletmelerde maliyet yerleri bakımından düzenlenmiş bütçeler, sorumlu yöneticilerin planlanan amaçlara ne ölçüde ulaşıp ulaşamadıklarını görmek için hazırlanan bir ölçü aracıdır. İşletme bütçelerinin sorumluluk yerlerine göre hazırlanması, sorumluluk yeri yöneticilerinin performansını ölçmeyi, planlanan amaçlara ne kadar uyulduğunu ve ulaşıldığını gözlemlemeyi sağlar139.
137 A.Sait Sevgener ve Rüstem Hacırüstemoğlu, a.g.e., s. 278.
138 Kutlan, a.g.e., s. 29, H. Achleitner-R. Hackl, Controlling Informations System, Wien 1994, s. 192. 139 Haftacı, İşletme Bütçeleri, s. 7-10.
İşletmelerde sorumluluk muhasebesi sistemi kurulması oldukça önemlidir. Bununla birlikte giderler, sorumluluk merkezleri, kontrol edilebilir ve edilemez olarak sınıflara ayrılmalıdır140. Bu ayrım yapıldıktan sonra kontrol edilebilir giderler yakından takip edilerek hata ve savurganlıkların önlenmesi sağlanmalıdır. Aynı zamanda kontrol edilemez gider sayısını azaltarak, kontrolün artırılması sağlanmalıdır.
İşletmelerde sorumluluk muhasebesine gereksinim duyulmasının nedenleri; işletme faaliyetlerinin daha kompleks bir yapıya ulaşması, yönetimde yetki ve sorumluluk devrinin genişlemesi, verimlilik artırılmasında ve rekabette gider kontrolünün öneminin artması, başarılı yönetimde planlama ve kontrolün öneminin anlaşılması gibi ana başlıklar altında incelenebilir141.
2.3.5. Geçerlilik İlkesi
İşletme bütçelerinde yönetim tarafından belirlenen amaç ve hedefler objektif kriterlere dayandırılmalıdır.
Bütçe hedefleri ulaşılabilir olmalıdır. Moral motivasyonu bozacak kadar uzak veya ulaşılması oldukça kolay olmamalıdır. Yönetim, işletme bütçelerinde belirlenen amaçların saptanmasında gereksiz tutuculuk ve iyimserlikten kaçınmalıdır. İşletme bütçesinin bir tahsis işlemi olmadığı, gerçekçi öngörüler ile geleceğin planlanması olduğu unutulmamalıdır. Düşük öngörü ile performansı yüksek çıkartmak veya yüksek öngörü ile fazla tahsis almak gibi kaynak israfına neden olan olaylar, geçerlilik ilkesine aykırıdır142.
Geçerlilik ilkesi işletme hedeflerini belirleyen kâr planlamasını yakından ilgilendirmektedir. Fazla ayrılmış gider, maliyetleri yükselterek kötümser bir ortam yaratacaktır. Az ayrılmış giderler ise maliyetleri düşürerek iyimser bir ortam yaratılmasına neden olacaktır. Her iki durumda da geleceğe ait kararlar alabilmek ya da bu kararların gerçekleşmesini beklemek doğru bir yaklaşım olmayacaktır.
2.3.6. Esnek Uygulama İlkesi
İşletme bütçeleri, gerekli görülen durumlar ve değişken koşullar karşısında yeniden düzenlenebilecek yapıda olmalıdır.
140 Uslu, a.g.e., s. 312.
141 Sevgener-Hacırüstemoğlu, a.g.e., s. 280. 142 Sevgener-Hacırüstemoğlu, a.g.e., s. 281.
Esneklik prensibi özellikle mali bilgilerin denetimi için oldukça önemlidir. Bütçe dönemi içinde yeni koşulların ortaya çıkma olasılığı göz önünde bulundurularak, bütçenin revize edilebilir yapıda olması sağlanmalıdır.
Esneklik prensibi bakımından sürekli bütçeleme önemlidir. Ancak, sürekli olarak düzeltme yapmak, faaliyet öncesi kontrol yönünden bölüm yöneticilerinin gerçek performansının ölçülmesinde yanılgılar ortaya çıkartabilir. Bu durumda yapılacak yenileme, olumsuz performansın gizlenmesine neden olabilir143.
Özellikle yüksek enflasyonun gerçekleştiği ortamlarda bütçenin sabit kalması olanaksızdır. Aynı bütçe ile hedefe ulaşmaya çalışmak, işletme açısından fırsatların kaçırılmasına ve yanlış kararların alınmasına neden olabilir.