Bütçe, gelecekte belirlenen bir zaman ile ilgili yöneticiler tarafından geliştirilen planların rakamsal ifadesidir. Bütçe, yönetimin gelecekte elde edilecek gelirler, nakit akımları ve finansal durumlara ilişkin beklentilerinin finansal yönünü içerir109. Başka bir
ifade ile bütçe; işletmenin belirlenmiş hedeflere ulaşması için gerekli olan faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla gereksinim duyulan kaynakların nasıl sağlanacağının ve bu kaynakların nerelere ve ne şekilde harcanacağının planlanmasıdır110.
Bütçe, aslında bir işletmede iktisadilik, kâr planlaması ve denetimde kullanılan bir araçtır111. İşletme bütçesi günümüzde mali plan veya yönetim planı olarak görülmektedir. Bu açıdan da işletme bütçesi, bir işletmenin gelecekte belirli bir dönemine ait faaliyetlerinin tüm kısımlarını kapsayan bir yönetim planlaması112, bu dönem için belirlenen politikaların, amaçların resmi ve sayısal ifade edilmesi113 olarak tanımlanabilir.
İngiltere Maliyet ve Endüstri Muhasebeciliği Enstitüsü ise işletme bütçesini şöyle tanımlamıştır: “Önceden ortaya konan bir amaca ulaşabilmek için, işletmenin geleceğe ait bir dönemde izleyeceği politikayı ve yapacağı işleri parasal ve sayısal terimlerle açıklayan
108 Ahmet Tokaç, İşletmelerde Bütçeleme ve Raporlama, İstanbul 2005, s.5. 109
Charles T. Horngren, Alnoor Bhimani, George Foster, Srikant M. Datar, Management And Cost
Accounting, New Jersey, USA 1999, s. 487.
110 M.Selçuk Uslu, Planlama ve Kontrol Açısından Maliyet Muhasebesi, Ankara 1991, s.309.
111 Şevket Kaya, “Sanayide Bütçeleme Sorunu”, İstanbul Sanayi Odası Dergisi, No:269, 15 Temmuz 1998,
s.40.
112 A. Sait Sevgenler, “İç Kontrol Sistemi ve İç Denetim İşlevi Bağlantısı”, İstanbul Üniversitesi Muhasebe
Enstitüsü Dergisi, No:36, Mayıs 1984, s.66.
bir rapor veya raporlar dizisidir.” Planların formüle edilmesi sürecine ve nicel anlatımların yazılı olarak kantitatif biçime çevrilmesine ise bütçeleme denmektedir114.
Bütçeleme, yönetici için vazgeçilmez bir süreçtir. Bazı işletmelerde bütçelemenin sadece muhasebeyi ilgilendiren bir süreç olduğu varsayılır ve bütçelemenin yükü tümüyle muhasebe departmanının üzerine yıkılır. Durum böyle olduğunda diğer departman yöneticileri bütçeyi yönetim, tahmin ve geleceği kontrol aracı olarak kullanmaktan yoksun kalır115.
Bütçe, işletmeler için bir harita veya seyir defteridir. Bir anlamda muhasebe ile yönetim arasında bir çengel olan bütçe, aynı zamanda performans değerlendirme aracıdır116. Buradan da anlaşılacağı gibi bütçe, planlama faaliyetinin ayrılmaz bir parçasıdır. Planlama faaliyeti ise yönetim süreci içerisinde yer alır. Planlama ile birlikte yönetim süreci içerisinde yer alan fonksiyonlar ise; planlama, koordinasyon, örgütleme, yöneltme ve kontroldür117.
a. Planlama
Planlama en basit olarak, neyin, ne zaman, nasıl, nerede ve kimin tarafından yapılacağını önceden kararlaştırma eylemidir. Yapılan her plan yönetimin seçim ve tercih işlevini yaptığı bir araçtır. Bu aracı iyi tanımak ve bunun üzerinde araştırma yapmak gereklidir118.
Planlama faaliyetine ilişkin evreler; sorunların ve fırsatların saptanması, amaçların belirlenmesi, planın dayandığı hareket noktaları ve varsayımların belirlenmesi, seçeneklerin saptanması, seçeneklerin değerlenmesi, en uygun hareket biçiminin seçilmesi, yardımcı planların düzenlenmesi ve planların sayısal değerlerle bütçelenmesidir119.
Yönetim planlama fonksiyonunun amacı ile bütçe sisteminin amacı aynıdır. Bu durumda işletmenin sahip olduğu kaynakların en etkin biçimde kullanılmasını sağlayarak yakın gelecekteki veya bütçe dönemindeki işletme kârlılığı, verimliliği ve likitidesi ile uzun dönemdeki işletmenin sürekliliği arasında optimum denge kurmaktır.
114 Jesse T. Barfield-Cecily A. Raiborn-Michael R. Kinney, Cost Accounting Traditions And Innovations,
USA 1994, s. 654.
115 Michael C. Thomsett, Bütçeleme ve Tahmin, İstanbul, 1997, s.7. 116 Serhat Kutlan, Maliyet Kontrolü, İstanbul 1998, s. 29.
117 A. Sait Sevgener-Rüstem Hacırüstemoğlu, Yönetim Muhasebesi, 7.Baskı, İstanbul 2000, s. 277. 118 Kemal Tosun, İşletme Yönetimi, İstanbul 1971, s.45–49.
Bir işletmede, planlama fonksiyonunun kapsamı ve yoğunluğu yönetimin seviyesine göre değişebilir. Seviye yükseldikçe planlama fonksiyonunun kapsamı genişler ve buna paralel olarak kontrol fonksiyonunun alanı daralır.
Planlama işletme faaliyetlerinin kontrolünde büyük bir rol oynamaktadır120. İşletme bütçeleri faaliyet dönemi sonunda ve işletmenin belirlediği periyodik süreçler sonunda kontrol edilir. Planlarda değişiklik yapılması, koşullarda bir takım değişiklikler olması gibi bütçeyi etkileyebilecek gelişmeler ortaya çıkaran etmenlerin işletme bütçelerinde gerekli değişiklikler yapılarak gösterilmesi gerekir.
b. Koordinasyon
İşletmelerin hedeflerinden biri de, bütçe uygulamasını belirli bir amaca ulaşmak için koordine etmek ve kaynak israfını önleyen koordineli çalışmayı sağlamaktır.
Etkili bir şekilde düzenlenen ve bütçe sistemi, devamlı koordinasyonun sağlanmasında temel etkendir. Koordinasyonda etkin haberleşme ise, yöneticilerin neyi planladığının ve yapılan planların nasıl, ne zaman, kim tarafından yapılacağının önceden bilinmesi demektir.
Bütçe sistemi, işletme bütçelerinde yer alması ve bunlara ait kopyaların yöneticilere dağıtılması etkin haberleşmeyi sağlaması açısından önem taşımaktadır121.
İşletme bütçelerinin katılım prensibine sahip olması, etkili bir koordinasyona ihtiyaç duyulduğunu göstermektedir. Koordinasyonu etkili kılan ise haberleşme ve kontrol teknikleridir.
c. Örgütleme
Bütçe sistemi, yetki ve sorumlulukları açıkça belirlenen bir örgütsel yapıya dayanmalıdır122. İşletmenin organizasyon şeması ve bütçesi aynı örgüt yapısına sahip olmalıdır.
Örgütleme genel olarak, planda belirlenmiş olan amaç, araç ve yöntemlerin maddi ve sosyal anlamda düzenlenmesidir. Diğer bir deyişle, işletmenin bütün birimlerinin oluşturulması, düzenlenmesi, görevlerinin tanımlanması ve her birime görevini
120 Nasuhi Bursal-Yücel Ercan, Maliyet Muhasebesi, İstanbul 1990, s. 21. 121 Sevgener-Hacırüstemoğlu, a.g.e., s. 278.
gerçekleştirmede yardımcı olacak yöntemlerin belirtilmesi, birimlerin kendi aralarındaki ve dışarıyla olan ilişkilerinde uyulacak davranışların belirtilmesi faaliyetidir.
Örgütleme faaliyetine ilişkin evreler; örgütsel yapının kurulması, ilişkilerin saptanması, görev tanımlarının yapılması, görevin gerektirdiği niteliklerin tanımlanması olarak sıralanabilir123.
d. Yöneltme
Yöneltme faaliyetinde, yönetici, hedefe ulaşabilmek için gerekli olan işleri başkalarına yaptırma durumundadır. Bu doğrultuda, yönetici bir lider olarak astlarına, görevlerinin gerektirdiği yetki ve sorumlulukları devretmeli, onları teşvik etmeli, birimler ve kişiler arasındaki ilişkinin anlaşılabilir ve adaletli olmasını sağlamalı, personelin düşüncelerine saygı göstermeli ve yaratıcı düşünceleri desteklemelidir.
Bu işleve ilişkin faaliyetler; yetki devretme, teşvik etme, koordine etme, değişim ve farklılıkları yönetme gibi dört ana başlıkta toplanabilir124.
Yönetimin yöneltme fonksiyonu ile bütçe sistemleri arasındaki ilişkiler, bütçenin insan kaynağı ile olan etkileşimini ortaya koyar. Yönetici ve kontrolörün amaç ve hedefleri ile işletmenin amaç ve hedefleri arasında gerekli uyum sağlanmalıdır. Bütçe yapısı işletmedeki ast-üst ilişkilerine uygun olmalıdır125. Organizasyonların etkin olabilmesi için bu hiyerarşik ilişkilerin açık biçimde belirlenmiş olması gereklidir126.
e. Kontrol
Gerçekleştirilen faaliyetlerin plan standartlarına uygun olup olmadığının ölçülmesi, farklılıkların belirlenmesi halinde nedenlerin araştırılması, düzeltici önlemlerin alınması ve sonuçların değerlendirilmesi işlemlerinin tümüdür.
Denetim işlevinin faaliyetleri; standartların belirlenmesi, gerçekleşen durumun saptanması, sapmaların saptanması ve yorumlanması, sapma nedenlerinin araştırılması ve düzeltici önlemlerin belirlenmesi gibi dört ana başlıkta toplanabilir127.
Bütçe, planlamayla kontrol arasında bir köprüdür. Bu açıdan bütçeye hem planlama sürecinin hem de yönetim kontrol sürecinin birer parçası olarak bakılmalıdır128.
123 Ülgen, a.g.e., s.150-151. 124 Ülgen, a.g.e., s.152-153.
125 Sevgener-Hacırüstemoğlu, a.g.e., s.278.
126 Tamer Koçel, İşletme Yöneticiliği, 3. Baskı, İstanbul 1989, s. 150–151. 127 Ülgen, a.g.e., s. 154-156.
Bütçe sistemi, faaliyet öncesi ve sonrası kontrole ilişkin ölçü birimlerini ve standartlarını sağlamakla kalmayıp sahip olduğu niteliğin bir sonucu olarak işletmede etkili ve zamanlı bir haberleşmeye olanak vermektedir. Bütçe sisteminin ortaya koyduğu kontrol sistemindeki raporlar bütçe tutarlarını, gerçek faaliyet sonuçlarını ve sapmalarını kapsamlarına alırlar. Yöneticiler, bu raporları kullanarak, faaliyet sonuçlarını belirlenen esneklik dışına çıkartan nedenleri araştırarak tespit edilen problemlerin çözümüne ilişkin önlemler üzerinde çalışacaktır.