İçsel İşleyişe İlişkin Roller

İçsel işleyişe ilişkin roller, herhangi bir kurumda düzenin ve birlikteliğin sağlanması amacıyla gerçekleştirilen faaliyetleri kapsamaktadır. Kurumlar, çoğu zaman dış hedef kitleler ile iletişime ve ilişkileri düzenlemeye önem verirken ne yazık ki kurumun dış hedef kitleler nezdinde birer temsilcisi olan iç hedef kitlelere gerekli önemi göstermemektedirler. İç hedef kitleyi kurumun yönetim kadrosu ve çalışanları oluşturmaktadır. İçsel işleyişe ilişkin roller bağlamında ele alınan içsel iletişimi kolaylaştırma rolü, kurum yöneticileri ile çalışanları arasındaki iletişimin sağlıklı işlemesine odaklanmaktadır. Diğer taraftan yine bu başlık altında ele alınacak olan ikinci rol yani halkla ilişkiler koordinatörlüğü ise, kurumdaki diğer birimler ile halkla ilişkiler birimi arasındaki koordinasyona dikkati çekmektedir.

4.2.3.1. İçsel İletişimi Kolaylaştırma Rolü

Daha önce ele alınan iletişim kolaylaştırıcı rolü, kurum ile dış hedef kitleler arasındaki iletişimi sağlama görevini içerirken, içsel iletişimi kolaylaştırma rolü, kurum yönetimi ile çalışanları arasındaki iletişimin yanı sıra çalışanlar arasındaki iletişimin sağlıklı bir şekilde işlemesine yardımcı olmayı içermektedir (Choi, 2007: 37).

Halkla ilişkiler uygulayıcıları gerçekleştirdikleri faaliyetlerle bir kurumun hedeflerini gerçekleştirmesinde en önemli rolü üstlenen çalışanları arasında bir birlikteliğin sağlanmasına katkıda bulunabilmektedirler. Bu aktiviteler yerine göre kurumun kuruluş yıl dönümü kutlamaları olabileceği gibi, bir başarı sonucunda gerçekleştirilecek bir ödül töreni de çalışanların birbirleriyle iletişime girmelerini ve kaynaşmalarını sağlayabilmektedir.

Çalışanlar ve yönetim arasında işleyen iletişim süreci, çeşitli şekillerde tezahur eder. Kurum kültürünün de etkisiyle bazı kurumlarda iletişimin işleyişi hiyerarşik kurallara göre işlerken, bazılarında bu kuralların etkili olmadığı görülür. Hiyerarşik kurallara göre işleyen bir kurumda çalışanları alınan kararlara katmaktan ziyade üst yönetimin kendi içerisinde almış olduğu kurallar kurumun yönetilmesinde daha etkili olmaktadır. Oysa günümüz halkla ilişkiler anlayışında çalışanların alınacak kararlara katılması önem arz etmektedir. Kuruma karşı bağlılığın sağlanması ve yapılan işten memnuniyet duyulması için belirlenen amaçlara birlikte yürünmesi gerekmektedir. Öte yandan kurum içerisinde işleyen iletişimin şeffaf olması ve çalışanların kendilerini ilgilendiren konularda her an bilgi sahibi olmaları, bu kişilerin geleceğe güvenle bakmalarına sebep olmakta, bu da onların başarı düzeylerini artırmaktadır.

Bu manada içsel iletişimi kolaylaştırma rolünü üstlenen halkla ilişkiler uygulayıcısından özetle beklenen, kurum içerisinde iki yönlü simetrik bir iletişimin işleyişine zemin hazırlamasıdır. Kurumda böyle bir ortamın oluşturulması gelenksel yöntemlerle (yüzyüze iletişim veya çeşitli yayınlarla) olabileceği gibi yeni iletişim teknolojilerinin sunmuş olduğu fırsatlardan yararlanılarak da gerçekleştirilebilir. Örneğin kurulacak bir intranet ağıyla sadece kurum çalışanlarının erişebileceği bir sanal ortamda kuruma ve çalışanlara ilişkin bilgiler paylaşılabilir. Aynı şekilde çalışanlar tarafından kurumun işleyişine yönelik dile getirilen itiraz veya öneriler de bu ortamda kolaylıkla elde edilebilir.

4.2.3.2. Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü

Halkla ilişkiler koordinatörlüğü rolü, halkla ilişkiler biriminin gerçekleştirdiği uygulamalar ile diğer yönetim birimleri tarafından gerçekleştirilen uygulamaların belirli bir uyum ve koordinasyon içerisinde olması gerektiğine vurgu yapar (Choi, 2007: 38). Halkla ilişkiler sadece teknik bir faaliyet olmayıp pazarlama, insan kaynakları ya da finansal ilişkiler gibi diğer yönetim fonksiyonlarına da destek sağlayan bir faaliyet olma özelliğine sahiptir. Bir kurumda halkla ilişkiler koordinatörü olarak görev alan kişi, kurum stratejilerinin belirlenmesinde önemli görevleri yerine getirir (Grunig vd., 2002: 262).

Zaten bir kurumun halkla ilişkileri de yalnızca o kurumdaki halkla ilişkiler biriminde görevli olan kişilerin yürüttüğü faaliyetlerle değil, kurumun bir bütün olarak aldığı kararlar, yürüttüğü uygulamalar ve gerçekleştirdiği etkinlikler doğrultusunda şekillenmektedir (Uysal, 1998: 73).

Halkla ilişkiler biriminin diğer tüm yönetim fonksiyonlarına destek vermesi ve öncelikli olarak birimler arasındaki koordinasyonu sağlaması sayesinde kurumun iç ve dış hedef kitleleriyle olan iletişimi daha da gelişecektir. Öte yandan kurumda bir birlikteliğin sağlanması, birimlerin birbirlerini rakip ya da öteki olarak görmemelerini sağlayacaktır. Bir bütünlük içerisinde hareket edilmesi ise, kurumun hedeflerine ulaşmasını kolaylaştıracaktır (Grunig vd., 2002: 265). Bu bütünlük, farklı düşüncelerin olmaması anlamında değil, farklı düşüncelerin sentezlenerek uygun bir dille sunulması anlamındadır.

Halkla ilişkiler koordinatörlüğü rolü, kısaca kurumda tek seslilik anlayışının gerçekleştirilmesi olarak ifade edilebilir. Her birimin kendi faaliyetlerini farklı şekillerde sunması yerine gerçekleştirilen faaliyetlerin tek elden hedef kitlelere sunulması kurumun hedef kitleler nezdindeki imaj ve itibarına, olumlu yönde katkı sağlayabilir.

Kurum içerisinde bir koordinasyonun sağlanması sürecinde halkla ilişkiler birimi, kurumdaki tüm birimlerle iletişim içerisinde olmalı ve kurumun belirli bir düzen içerisinde faaliyette bulunmasına katkıda bulunmalıdır.

Kurumda her bir birim tarafından yerine getirilen işlevin özünde kurumun nihai amacı ile bir bütünlük içerisinde olması ve kurum amaçlarına hizmet etmesi gerektiği düşünüldüğünde bu rolün önemi açık bir şekilde ortaya çıkmaktadır (Uysal, 1998: 72).

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

HALKLA İLİŞKİLER UYGULAYICILARININ ROLLERİNİ BELİRLEMEYE YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA

1. METODOLOJİ