Diğer Kamu İdarelerine Ait Yönlendirici Dokümanların

3. BÖLÜM: KAMUDA SOSYAL MEDYA YÖNETİMİ VE YÖNLENDİRİCİ

3.5. SOSYAL MEDYA YÖNETİMİNDE YÖNLENDİRİCİ

3.5.2. Diğer Kamu İdarelerine Ait Yönlendirici Dokümanların

6. Kriz Durumlarına Hazırlık ve Reaksiyon: Sosyal medyanın yayılım hızı başta olmak üzere kendisine has özellikleri, kriz durumlarında da kullanımını ön plana çıkarmış, bu sayede kriz durumlarında ilgili komutanlıklar tarafından yayımlanması gereken bilgilerin kilit durumdaki hedef kitlelere aktarımına olanak sağlanmıştır. Bu kapsamda söz konusu el kitabında kriz öncesi hazırlık, kriz durumunda ve kriz sonrasına ilişkin bir çek listesine yer verilmiştir.

BÖLÜM 5- Ekler: Son olarak bu bölümde ise, Savunma Bakanlığı ve Deniz Kuvvetlerinin Sosyal Medya Politikaları ile en iyi uygulamalara ve örneklere yer verilmiştir.

Yukarıda belirtilen sosyal medya rehberine benzer olarak ABD Kara Kuvvetleri¹²⁰ ve Hava Kuvvetleri¹²¹ için de geçerli dokümanlar olduğu görülmüştür. Bununla birlikte; personelin sosyal medyaya yönelik eğitimini ve farkındalığını artırmak konusunda; ABD Savunma Bakanlığı web sitesi¹²² içerisinde kapsamlı bir eğitim veri tabanına yer verilmiştir. Ayrıca, hem personelin hem de komutanlıklarda sosyal medyanın yönetiminden ve idaresinden sorumlu personel için hazırlanmış eğitim brifingleri tespit edilmiştir¹²³.

6 ülkeye ait toplam 151 bakanlık internet sitesinin incelenmesi neticesinde sadece 42 bakanlıkta (% 28) yazılı sosyal medya yönlendirici dokümanı tespit edilmiş ve her bir dokümanın içerdiği ana konu başlıkları/kriterler liste halinde Tablo 7’de sunulmuş ve öne çıkan hususlar aşağıda açıklanmıştır.

Belirtilen ülkelerden ABD’ye ait 15 bakanlığın tamamı (% 100) ile Avustralya’ya ait 18 bakanlığın 17’sinde (% 94) sosyal medya yönlendirici dokümanı tespit edilmiştir. Bakanlıklarının tamamında resmi sosyal medya hesaplarını kullanan ABD ve Avustralya’nın, sahip oldukları sosyal medya yönlendirici dokümanlarıyla da bu alanda ilk sırada yer aldıkları görülmüştür.

İngiltere ise bakanlıklarının sahip olduğu sosyal medya hesap sayısında 23 bakanlık ile % 92’lik orana sahip iken, aynı durumun sosyal medya yönlendirici doküman sayısında gerçekleşmediği ve 9 bakanlık ile çok daha az seviyede kaldığı (% 36) belirlenmiştir.

Resmi internet sitelerinden yapılan incelemede, Rusya Federasyonu ile Çin Halk Cumhuriyeti bakanlıklarının herhangi bir yönlendirici sosyal medya dokümanı tespit edilmemiş, 52 adet bakanlığa sahip Hindistan Cumhuriyeti’nde ise sadece bir bakanlıkta (Elektronik ve Bilgi Teknolojileri) sosyal medya yönlendirici dokümanı olması dikkat çekici bulunmuştur.

Tablo 7. Seçilmiş Ülke Uygulamaları Kapsamında Sosyal Medya Yönlendirici Dokümanlarının Ana Konu Başlıkları

No.

Kurumun Adı / İncelenen Yönlendirici Dokümanın

Adı/Tipi

Resmi/ Şahsi Kullanım Engellilerin Erişimi Arşiv / Kayıt Sistemi Gizlilik Güvenlik Etik Hususlar / Fikri Haklar Yasal Çerçeve/ Uyarılar Sosyal Medya Hesap Listeleri/ Talep Süreci En İyi Uygulamalar/ Risk Azaltma Yöntemleri Yorum Politikası/ Çevrimiçi Dil Aciliyet /Kriz Durumları Planı Roller ve Sorumluluklar İçerik Geliştirme/ Onay Süreci Sosyal Medya Takip / Ölçümü Kurumsal Kimliğin Tesisi

ABD İçişleri Bakanlığı /

Sosyal Medya Politikası X X X X X X X X

https://edit.doi.gov/sites/doi.gov/files/migrated/notices/upload/DOI-Social-Media-Policy-Final-Redacted.pdf (Erişim Tarihi: 28.03.2018)

ABD Enerji Bakanlığı /

Sos.Med.Stratejisi ve Reh. X X X X X X X X

https://energy.gov/about-us/web-policies/social-media (Erişim Tarihi: 28.03.2018)

ABD Tarım Bakanlığı/

Yeni Medya Roller, Sorumluluklar ve Yetkiler

X X X X X X X X

https://www.ocio.usda.gov/sites/default/files/docs/2012/DR1495-001_0.pdf (Erişim Tarihi: 28.03.2018)

ABD Ticaret Bakanlığı / Sosyal Medya ve Web 2.0 Kullanımı/Onay Politikası

X X X X X

https://www.commerce.gov/policy/20160628/doc-policy-approval-and-use-social-media-and-web-20-smw20 (Erişim Tarihi: 28.03.2018)

ABD Savunma Bakanlığı / İnternet Ser. ve İnternet

Tabanlı Yetenekler X X X X X X X

http://www.esd.whs.mil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dodi/855001p.pdf (Erişim Tarihi: 28.03.2018)

No.

Kurumun Adı / İncelenen Yönlendirici Dokümanın

Adı/Tipi

Resmi/ Şahsi Kullanım Engellilerin Eriş Arşiv / Kayıt Sistemi Gizlilik Güvenlik Etik Hususlar Fikri Haklar Yasal Çerçev Uyarılar Sosyal Medya Hesap Listele Talep Sürec En İyi Uygulamala Risk Azaltma Yöntemleri Yorum Politikas Çevrimiçi Dil Aciliyet /Kriz Durumları Planı Roller ve Sorumluluklar İçerik Geliştirm Onay Sürec Sosyal Medya Takip / Ölçüm Kurumsal Kimliğ Tesisi

ABD Eğitim Bakanlığı /

Sosyal Medya Yorum Pol. X

https://www2.ed.gov/about/overview/focus/facebook-comments.html (Erişim Tarihi: 28.03.2018)

ABD Sağlık Bakanlığı /

Sosyal Medya Tekn.Pol. X X X X X X X X X X X

https://www.hhs.gov/about/agencies/asa/ocio/cybersecurity/policy-social-media-technologies/index.html (Erişim Tarihi: 28.03.2018)

ABD Adalet Bakanlığı / Sosyal Medyanın Kişisel Kullanım Rehberi

X X X

https://www.justice.gov/sites/default/files/oip/legacy/2014/07/23/dag-memo-personal-use-social-media.pdf (Erişim Tarihi: 28.03.2018)

ABD Gazi işleri Bakanlığı /

Sosyal Medya Politikası X X X X X X

http://www.va.gov/vapubs/viewPublication.asp?Pub_ID=551 (Erişim Tarihi: 28.03.2018)

10.

ABD İç Güvenlik Bakanlığı

/ Sosyal Medya Stratejisi X X X X X X X X

https://www.dhs.gov/sites/default/files/publications/Virtual%20Social%20Media%20Working%20Group%20VSMWG%20Social%20Media%20Strateg y.pdf (Erişim Tarihi:03.04.2018)

11.

ABD Konut ve Kentsel Kalkınma Bakanlığı / Sosyal Medya Rehberi

X X X X X X X

No.

Kurumun Adı / İncelenen Yönlendirici Dokümanın

Adı/Tipi

https://www.hud.gov/sites/documents/SOCMED.PDF (Erişim Tarihi: 04.04.2018)

12.

ABD Çalışma Bakanlığı/

Sosyal Medya Politikası X X X X

https://www.ucsusa.org/sites/default/files/legacy/assets/documents/scientific_integrity/DOL-social-media-policy.pdf (Erişim Tarihi: 04.04.2018)

13.

ABD Dışişleri Bakanlığı / Sosyal Medya Kullanım Rehberi

X X X X X X X X X

https://fam.state.gov/fam/05fam/05fam0790.html (Erişim Tarihi: 04.04.2018)

14.

ABD Ulaştırma Bakanlığı/

Sosyal Medya Yorum Pol. X

https://www.gsa.gov/portal/content/180607 (Erişim Tarihi: 28.03.2018)

15.

ABD Hazine Bakanlığı /

Sosyal Medya Rehberi X X X X X X X

https://www.treasury.gov/privacy/PIAs/Documents/Department%20of%20the%20Treasury%20Social%20Media.pdf (Erişim Tarihi: 04.04.2018)

16.

İngiltere Savunma Bakanlığı / Çevrimiçi Etkileşim Rehberi

X X X X X

https://www.gov.uk/government/publications/online-engagement-guidelines (Erişim Tarihi: 28.03.2018) 17. İngiltere Dışişleri Bakanlığı

/ Sosyal Medya Rehberi X X X X X

No.

Kurumun Adı / İncelenen Yönlendirici Dokümanın

Adı/Tipi

https://www.gov.uk/government/publications/fco-social-media-guidance (Erişim Tarihi: 28.03.2018)

18.

İngiltere Ulş. Bakanlığı /

Twitter Politikası X X

https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/361692/social-media-policy-good-example.pdf (Erişim Tarihi:

28.03.2018)

19.

İngiltere Başsavcılık Ofisi /

Twitter Politikası X

https://www.gov.uk/government/publications/agos-twitter-policy/agos-twitter-policy (Erişim Tarihi: 05.04.2018)

20.

İngiltere Kabine Ofisi /

Sosyal Medya Rehberi X X X

https://www.gov.uk/government/organisations/cabinet-office/about/social-media-use (Erişim Tarihi: 05.04.2018)

21.

İngiltere Eğitim Bakanlığı /

Sosyal Medya Rehberi X X

https://www.gov.uk/government/organisations/department-for-education/about/social-media-use(Erişim Tarihi: 05.04.2018)

22.

İngiltere Çalışma ve Emeklilik Bakanlığı / Sosyal Medya Rehberi

X X

https://www.gov.uk/government/organisations/department-for-work-pensions/about/social-media-use(Erişim Tarihi: 05.04.2018) 23. İngiltere İçişleri Bakanlığı /

Sosyal Medya Rehberi X X

No.

Kurumun Adı / İncelenen Yönlendirici Dokümanın

Adı/Tipi

https://www.gov.uk/government/organisations/home-office/about/social-media-use(Erişim Tarihi: 05.04.2018)

24.

İskoçya Ofisi (İngiltere) /

Sosyal Medya Rehberi X X

https://www.gov.uk/government/organisations/office-of-the-secretary-of-state-for-scotland/about/social-media-use(Erişim Tarihi: 05.04.2018)

25.

Avustralya Tarım ve Su Kaynakları Bakanlığı / Sosyal Medya Politikası

X X X X

http://www.agriculture.gov.au/about/jobs/benefits-conditions/policy#roles-and-responsibilities (Erişim Tarihi : 06.04.2018)

26.

Avustralya Haberleşme Bakanlığı / Sosyal Medya Politikası ve Rehberi

X X X X X X X

https://www.communications.gov.au/publications/social-media-public-policy (Erişim Tarihi: 06.04.2018)

27.

Avustralya Savunma Bakanlığı / Sosyal Medya Strateji ve Uygulamaları

X X X X X X

http://www.defence.gov.au/pathwaytochange/docs/socialmedia/4.%20strategy%20and%20implementation.pdf(Erişim Tarihi: 06.04.2018)

28.

Avustralya Altyapı, Bölgesel Kalkınma ve Ulaştırma Bakanlığı / Sosyal Medya Kullanım Politikası & Rehberi

X X X X X X

https://infrastructure.gov.au/department/ips/files/log/FOI_12_65_document_1.pdf (Erişim Tarihi: 07.04.2018)

No.

Kurumun Adı / İncelenen Yönlendirici Dokümanın

Adı/Tipi

https://infrastructure.gov.au/department/media/files/Social-Media-Guidelines.pdf (Erişim Tarihi: 07.04.2018)

29.

Avustralya Eğitim ve Öğretim Bakanlığı/ Sosyal Medya Kullanım Rehberi

X X X X X

https://www.education.gov.au/terms-use-online-forums-0(Erişim Tarihi: 07.04.2018)

30.

Avustralya Meslekler ve Küçük Ölçekli İşler Bakanlığı/ Sosyal Medya Kullanım Rehberi

X X X X

https://www.jobs.gov.au/using-department-jobs-and-small-business-social-media (Erişim Tarihi: 07.04.2018)

31.

Avustralya Maliye Bakanlığı/ Sosyal Medya Politikası ve Rehberi

X X X X X X X X

https://www.finance.gov.au/foi/disclosure-log/2015/foi-16-64/(Erişim Tarihi: 07.04.2018)

32.

Avustralya Dışişleri ve Ticaret Bakanlığı/ Dijital Medya Stratejisi

X X X X

http://dfat.gov.au/about-us/publications/corporate/Documents/digital-media-strategy-2016-18.pdf (Erişim Tarihi: 07.04.2018)

33.

Avustralya Sağlık

Bakanlığı/ Sosyal Medya Rehberi

X X X X X

http://www.health.gov.au/internet/main/publishing.nsf/Content/socialmedia-acceptable-use(Erişim Tarihi: 07.04.2018)

No.

Kurumun Adı / İncelenen Yönlendirici Dokümanın

Adı/Tipi

34.

Avustralya Beşeri Hizmetler Bakanlığı/

Sosyal Medya Politikası

X X X X X

https://www.humanservices.gov.au/organisations/about-us/media/social-media-department/social-media-policy-departmental-staff (Erişim Tarihi:

07.04.2018)

35.

Avustralya Başbakan ve Kabinesi Bakanlığı/ Sosyal Medya Rehberi

X X

https://www.pmc.gov.au/get-involved/social-media(Erişim Tarihi: 08.04.2018)

36.

Avustralya İçişleri

Bakanlığı/ Sosyal Medya

Kullanıcı Politikası X ^X ^X

https://www.homeaffairs.gov.au/about/news-media/social(Erişim Tarihi: 08.04.2018)

37.

Avustralya Endüstri/

İnovasyon&Bilim Bk.lığı/

Sos.Med. Bildirimi

https://industry.gov.au/AboutUs/Pages/SocialMedia.aspx#disclaimer(Erişim Tarihi: 08.04.2018)

38.

Avustralya Çevre ve Enerji Bakanlığı/ Sosyal Medya Kullanım Rehberi

X X X X

http://www.environment.gov.au/about-us/disclaimer(Erişim Tarihi: 08.04.2018)

39. Avustralya Hazine X X X X X X X

No.

Kurumun Adı / İncelenen Yönlendirici Dokümanın

Adı/Tipi

Bakanlığı / Sos.Med.Pol.

https://static.treasury.gov.au/uploads/sites/1/2017/06/Document_01-5.pdf(Erişim Tarihi: 08.04.2018)

40.

Avustralya Gazi işleri

Bk.lığı/Sos.Med.Kul.Rehb. X X X

https://www.dva.gov.au/about-dva/social-media-terms-use(Erişim Tarihi: 08.04.2018)

41.

Avustralya Sosyal Hizmetler Bakanlığı / Sosyal Medya Politikası

X X X X X X X X X X X X

https://www.dss.gov.au/sites/default/files/documents/11_2017/social_media_policy_-_updated.pdf(Erişim Tarihi: 08.04.2018)

42.

Hindistan Elektronik ve Bilgi Teknolojileri Bakanlığı/ Sosyal

Medyada Bilgi Paylaşımı

X X X

http://www.fert.nic.in/sites/default/files/documents/Guidelines%20for%20posting%20information%20on%20Social%20Media.pdf (Erişim Tarihi:

10.04.2018)

Dünya ölçeğinde yapılan incelemede, seçilmiş kamu kurumlarının yazılı sosyal medya yönlendirici dokümanlarının içeriklerinden anlaşılacağı üzere, özellikle yorum politikası altında sosyal medya hesaplarında kabul edilecek ya da engellenecek içeriklerin neler olduğu ve bu mecrada kullanılacak dilin niteliği üzerinde durulmuştur. Bu husus, incelenen 42 yönlendirici dokümanın 29’unda (% 69) yorum politikası/çevrimiçi dil ana başlığı altında kapsanmıştır. Müteakip olarak söz konusu yönlendirici dokümanların 24’ünde (% 57) yasal çerçeve/uyarılar başlığına yer verilmiş ve bu başlık altında sosyal medya kullanımına yönelik referans mevzuat ile birlikte sosyal medya kullanımında yasal uyarı (disclaimer) ifadelerinin kullanıldığı görülmüştür.

Sosyal medya yönlendirici dokümanlarında, kamu kurumlarının özellikle çalışanlarının sosyal medya uygulamalarını kullanırken yapması ya da yapmaması gereken kuralları açıkça ortaya koyduğu ve bu sayede hem kurum bünyesinde çalışanların hem de kurumun kendisinin sosyal medya kaynaklı risklerden (güvenlik sorunları, itibarda/kurumsal imajda azalma vb.) korunmasının hedeflendiği görülmüştür. Tüm kamu çalışanlarının profesyonel hayatı olduğu gibi özel hayatının da olduğu aşikârdır. Özellikle sosyal medya kullanımı söz konusu olduğunda; bireyin iş yaşantısı/faaliyetleri ile özel/kişisel yaşantısı/faaliyetleri arasında kesin çizgiler çizmek ya da ayrımlar yapmak pek mümkün görünmemektedir. Ancak yine de, dünya uygulamaları kapsamında yapılan incelemede, kamu kurumlarının özellikle çalışanların sosyal medyayı profesyonel amaçlarla ya da kişisel amaçlarla kullanmaları konusuna ayrı bir önem verdikleri ve bu konudaki kuralları ya da tavsiyelerini dokümanlarına ithal ettikleri tespit edilmiştir. Yapılan incelemede sosyal medya yönlendirici dokümanına sahip 42 kamu kurumundan 22’sinde (% 52) sosyal medyanın resmi ve şahsi kullanımı hususu üzerinde durulduğu tespit edilmiştir.

İncelenen 42 kamu kurumuna ait sosyal medya yönlendirici dokümanlarına yansıtılan diğer önemli konu başlıklarının ise 20’şer dokümanda gizlilik (% 48) ve sosyal medya hesap listeleri/talep süreci (% 48) başlığı altında gerçekleştiği

görülmüştür. Bununla birlikte sırasıyla, 16 dokümanda güvenlik (% 38), 14 dokümanda etik hususlar/fikri haklar (% 33), 12 dokümanda arşiv/kayıt sistemi (% 29), roller ve sorumluluklar (% 29) ile içerik geliştirme/onay süreci (% 29) başlıklarına yer verilmiştir. 9 adet dokümanda engellilerin erişimi (% 21) hususuna yer verilmekle birlikte, 4’er dokümanda en iyi uygulamalar/risk azaltma yöntemleri (% 10), acil/kriz durumları planı (% 10), sosyal medya takip/ölçümü (% 10) ve kurumsal kimliğin tesisi (% 10) başlıkları kapsanmıştır.

Genel olarak dünya incelemelerinden çıkarılabilecek bir değer husus; yazılı sosyal medya yönlendirici dokümanlarının nasıl tasarlandıkları ve neleri içerdikleri konusunda herhangi bir standart yaklaşımın olmaması ve yazılı dokümanların içeriğinin üst normlara aykırı olmamak kaydıyla kurumun kendi ihtiyaçları çerçevesinde belirlenmiş olmasıdır.

Aynı ülkenin kamu yönetimi sistemine bağlı bakanlıkların yazılı sosyal medya dokümanlarının genel yapısı ve içeriklerinde farklılıklar olmakla birlikte, bazı bakanlıkların mevcut dokümanlara ilave olarak sosyal medya kullanımına dair tamamlayıcı nitelikle kılavuz/broşür hazırladıkları da görülmüştür. Diğer kamu kurumlarına nazaran daha kapalı bir çevrime sahip olduğu söylenebilecek bazı askeri kurumların, sosyal medya yönetiminde esas aldığı dokümanların detaylı ve zengin bir içeriğe sahip olması dikkat çekici bulunmuştur.

Yukarıda belirtilen 151 kamu kurumunun web sitelerinin incelenmesi sonucunda ortaya çıkarılan 42 adet kamu kurumunun sahip olduğu yönlendirici dokümanlar tarafından, sosyal medya kullanımına ilişkin toplam 15 adet konu başlığı ya da sosyal medya kullanım kriterinin (sosyal medya işletiminde dikkate alınan ilkeler) kapsandığı tespit edilmiştir. Belirtilen konu başlıkları, ilgili bakanlıkların sosyal medya yönetimlerini ve kullanımlarını hangi ilkeler çerçevesinde yürüttüğünü göstermesi açısından önemli bulunmuştur. Bununla birlikte sosyal medya politikalarının oluşturulmasına ilişkin alanyazının aktarımında yer verilen sosyal medya politikası unsurlarının da (Hrdinova vd., 2010: 2; Mergel ve Greeves, 2012: 110) incelenen yönlendirici dokümanların içeriği ile örtüştüğü teyit edilmiştir. Sosyal medya politika unsurlarının belirlendiği her iki çalışma ile

incelenen sosyal medya yönlendirici dokümanlarına ilişkin içerik karşılaştırması sırasıyla Tablo 8 ve Tablo 9’da sunulmuştur.

Tablo 8. (Hrdinova vd., 2010: 2) Çalışması ile Yönlendirici Dokümanların Karşılaştırılması

Sosyal Medya Politikası

Unsuru (Hrdinova vd., 2010: 2)

Yönlendirici Dokümanlarda Geçen Hali

Kapsandığı Yönlendirici Doküman Sayısı Çalışanların Erişimi Resmi/Şahsi Kullanım 32 (% 76)

Hesap Yönetimi Sosyal Medya Hesap

Listeleri/ Talep Süreci 13 (% 31)

Uygun Kullanım Resmi/Şahsi Kullanım 32 (% 76)

Çalışan Davranışı Etik Hususlar/Fikri

Haklar 14 (% 33)

İçerik İçerik Geliştirme/

Onay Süreci 14 (% 33)

Güvenlik Güvenlik 19 (% 45)

Yasal Konular Yasal Çerçeve 24 (% 57)

Vatandaş Davranışı Yorum Politikası/

Çevrimiçi Dil 20 (% 48)

Tablo 9. (Mergel ve Greeves, 2012: 110) Çalışması ile Yönlendirici Dokümanların Karşılaştırılması

Sosyal Medya Politikası Unsuru (Mergel ve Greeves, 2012: 110)

Yönlendirici Dokümanlarda Geçen Hali

Kapsandığı Yönlendirici Doküman Sayısı Örgütsel Sorumluluklar Roller ve

Sorumluluklar 14 (% 33)

Sosyal Medyada Markalaşma Kurumsal Kimliğin

Tesisi 6 (% 14)

Sosyal Medya Platformlarının Listelenmesi

Sosyal Medya Hesap

Listeleri/ Talep Süreci 13 (% 31)

Belgede KAMU YÖNETİMİNDE SOSYAL MEDYA KULLANIMI VE YÖNETİMİ: TEMEL İLKELER VE ÖNERİLER (sayfa 187-200)