artırmaktadır (Uzun ve Durna, 2008, s. 33; Gül ve Özden, 2011, s. 36). Bu durum ise bilgi yönetimin kurum tarafından benimsenmesi ile gerçekleşebilir.
Bilgi, uygulamada etkin bir şekilde kullanıldığında kuruma değer katar. Kurumdaki açık ve örtük bilginin kullanım için paylaşılabilmesi ise kurumun bilgi birikimini düzenleme yoluyla sağlanabilmektedir (Özdemirci ve Aydın, 2007, s. 183). Bu sebeple kurumsal bilgi tanımlanmalı ve bilgi haritaları çıkarılmalıdır (Çelik, 2006, s. 13).
Bilgi Haritalama
Kurumlarda bilgi yönetiminin gerçekleşebilmesinin temel koşullarından biri bilginin düzenlenmesidir. Çünkü düzenlenen bilgiye erişim sağlanılarak ondan elverişli bir biçimde yararlanma söz konusu olabilir. Sağsan (2006, s. 36), bilginin düzenlenmesi sürecinin bilgi haritalama, bilgi depolama ve bilgiye erişim olmak üzere üç temel alt aşamayı içermekte olduğunu belirtmektedir. Parikh (2001, s. 30), aynı şekilde bilgi haritamalanın, bilgi yönetimi yaşam döngüsünde bilginin düzenlemesi sürecinde yer aldığını belirtmektedir.
Literatürde bilgi haritalamaya ilişkin çeşitli tanımlamalara rastlanmıştır. Bergeron (2003, s. 49), bilgi haritalamayı “kimin neyi bildiği, örgütte nasıl bilgilerin depolandığı, bilgilerin nerede depolandığı ve birbiriyle ilişkili bilgilerin nasıl depolanacağını tanımlayan/saptayan bir süreç” olarak tanımlamaktadır. Sağsan ve Medeni (2009, s. 561) ise bilgi haritalamayı “her türlü bilginin (açık veya örtük) görsel öğeler kullanılarak örgütsel [kurumsal] sembollerle, ikonlarla, ilişkilerle, iş akışlarıyla, şemalarla, grafiklerle ve kavramsal dizinlerle (thesaurus) ifadelendirilmesi” olarak nitelemektedirler. Bilgi haritalama sonucu oluşan bilgi haritası ise “bilgi yönetim araçlarındandır ve bilgi, bilişim, bilgileşim, uygulama profilleri bütünüdür” (Şan, 2005, s. 132).
Bilgi haritası, çoklu ayrıntı düzeylerinde farklı altyapılarla gözlemcilerin bilgi öğrenme ve iletişim kurmasına olanak vererek bilgileri ve ilişkileri bulunduran görsel görüntüdür. Böyle bir haritada entelektüel sermayeyi içeren bireysel parçalar (ürünler), metin, öyküler, grafikler, modeller ya da numaralar olabilir. Etkili bir bilgi haritası bilgileri ve ilişkileri özet seviyede görüntülemekle kalmaz aynı zamanda daha detaylı harita ve veri ile kullanıcı arayüzü olarak da görev yapar. Bunlara ek olarak bu bağlantılar metin, senaryo (hikaye), resim, numerik, model ya da çoklu ortam biçimlerinde diğer birçok detaylı iç ve dış bilgi kaynakları için elektronik olarak genişletilebilir (Vail III, 1999, s. 2).
Bilgi haritası, kurumun iç ve dış bilgi kaynaklarının yerini ve içeriğini sunan (uzman kişiler gibi örtük bilgilerin yerini belirtme vb.) ve bu sayede kurumsal bilgiye hızlı ve etkin bir şekilde nasıl erişileceğini gösteren bir erişim aracıdır (Vail III, 1999, s. 2; Davenport ve Prusak, 2001, s. 110; Özdemirci ve Aydın, 2007, s. 183). Bilgi haritası, bilgi varlıkları, kaynaklar, format, metadata ve paydaşlar olmak üzere beş
bileşene ayrılabilir. Bu bileşenler, barındıkları bilgi türüne (açık, örtük) göre Tablo 1’de sunulmuştur (Lecocq, 2006, s. 25):
Tablo. 1 Bilgi haritası bileşenleri (Lecocq, 2006, s. 25)
Tablo 1’de görüldüğü üzere bilgi haritasında bulunması gereken öncelikli bileşen bilgi bilgi varlıklarıdır. Bilgi varlıkları açık ve örtük olmak üzere iki kategoriye ayrılır. Açık bilgi bulunduğu kaynağa göre kurumsal (kurumsal yapı, finans ve yönetim enformasyonu, sunumlar, raporlar, dergiler, prosedürler, politikalar; kurum dokümantasyonu [basılı ya da elektronik]), çalışma grubu (web forumları, komite işlemlerin kayıtları, çalışma grubu dergileri), bireysel (yeterlilik profili, eğitim, müfredat, bireysel özgeçmiş ve resmi hiyerarşi içinde konumu, web günlükleri) ve dış (müşteriler, müttefikler, ortaklar ve rakipler hakkında enformasyon, istatistikler ve bilgi) bilgi olarak nitelenebilir. Örtük bilgiyi tanımlamak zor
BİLGİ
TÜRLERİ VARLIKLAR KAYNAKLAR FORMAT/BİÇİM METADATA PAYDAŞLAR
Ne? Nerede? Ne biçimde/Hangi
formda? hakkında Bilgi veri Kim? Açık Kurumsal: kurumsal yapı, kurum dokümantasyonu Çalışma grubu: komiteler, dergiler
Bireysel: "kim neyi" bilir; yeterlik profilleri, uzmanlık tanımlama Dış: müşteriler, müttefikler, ortaklar ve rakipler enformasyonu ve bilgisi Dokümantasyon ve enformasyon (veri tabanları, kütüphaneler, arşivler vb.) Kurumsal enformasyon sistemleri Fikri mülkiyet: lisans listeleri, franchise sözleşmeleri, patentler Dış kaynaklar: haber bağlantıları, ortaklar ve müttefikler ile uğraş toplulukları
Elektronik biçimler: URL'ler: web siteleri, bağlantılar; Dokümanlar: word, pdf, tablolar
(Excel veya diğerleri), düz metin dosyaları, şablonlar vb. Görseller ve grafikler: .jpeg, .jpg, .gif, .tiff, .bmp, .png, .pict, PowerPoint vb. Ses veya video dosyaları: .mp3, .wav, .wma vb. Lejantlar, simgeler, Harita bileşenleri hakkında kayıt Oluşturucular/ üreticiler Katkıda bulunanlar Sahipler Kullanıcılar Örtük En iyi uygulamalar "nasıl yapılır"a ilişkin uygulama deneyimleri Sosyal etkileşimler: "kim "kimi tanır” Bireysel: hikayeler, sezgiler, örüntüler, uygulamalar, kişi listesi Uzmanlık tanımlama: resmi ve gayri resmi yapı Gayri resmi ya da sosyal ağlar İnsanların kafaları (deneyim ve uzmanlık) İşaretçiler ve rehberler Diğer dosyalar: Çalıştırılabilir programlar ve uygulamalar gibi bilgi içeren bütün dosyalar (.exe
veya diğerleri) Diğer uyumlu dosya türlerinin tümü Kağıt veya "Geleneksel" biçimler: Dokümanlar: Kağıt dokümantasyonu, kitaplar, raporlar Ses veya video bantlar Lejantlar, Simgeler Harita bileşenleri hakkında kayıt Oluşturucular/ üreticiler Katkıda bulunanlar Sahipler Kullanıcılar
olduğundan haritalamak da zordur. Harita, bilgiyi ya da bilginin sahibini gösterir. Buna göre örtük bilgiler; en iyi uygulamaları, pratik deneyimleri (Nasıl yapılır ya da nasıl yapılmaz?), sosyal etkileşimler (Kim neyi biliyor?), bireysel (hikayeler, sezgiler, örüntüler, etkinlikler, deneyimler, kişi listeleri) ve kültürel unsurları (toplulukların önsezileri, bakış açıları, inançları ve değerleri) içine almaktadır. Harita bilgi varlıklarının yanı sıra kaynaklar (bilgi varlıklarının depolandığı yer, onları kimlerin oluşturduğu ve onlara katkıda bulunanlar), biçim (bilgi varlıklarının saklandığı biçimin ne olduğu), metadata (bilgi varlıklarının içeriğine ilişkin özet bilgi) ve paydaşlar (bilgi varlıklarını oluşturan, dağıtan, sahip olan ya da kullananlar gibi bilgi varlıklarıyla bağlantılı kimseler) bileşenlerinden oluşmaktadır (Lecocq, 2006, ss. 20-21). Literatüre bakıldığında bilgi haritalamaya ilişkin sosyal, yetkinlik tabanlı, süreçsel ve kavramsal (Lecocq, 2006, s. 8) olmak üzere dört yaklaşımın bulunduğu; yazarlar ve kurumlarca hazırlanmış çeşitli metodolojilerin olduğu görülmektedir (Örneğin; 6 Adım, 8 Adım, 12 Adım vb.). Kanada Milli Savunma Departmanına bağlı Savunma Araştırma ve Geliştirme Ajansı bu modelleri incelemiş ve hazırladığı teknik raporunda özet bir şekilde sunmuş; buna dayanarak kendine ait bir yöntem geliştirmiştir (Lecocq, 2006, ss. 17-18). Çalışmada bu yöntem esas alınmıştır. Buna göre kurumun oluşturduğu bilgi haritalamada izlenmesi gereken fazlar ve adımlar Şekil 1’de sunulmuştur (Lecocq, 2006, s. 51).
Şekil 1. Bir bilgi haritası oluşturmada izlenmesi gereken adımlar (Lecocq, 2006, s. 51).
Şekil 1’de görüldüğü üzere bilgi haritası oluşturma süreci 4 faz ve 11 adımdan oluşmaktadır. Planlama fazını amaç, kapsam ve paydaşları; harita hazırlama ekibini; yaklaşım seçimini ve bileşenleri belirlemenin oluşturduğu görülmektedir. Toplama aşamasında ise toplanan bilgi varlıklarının etkin yönetimini sağlayacak ontoloji derleme ve envanter yürütme adımları yer almaktadır. Yöntemin üçüncü fazı olan haritalamada planlama sonucu seçimine karar verilen unsurlar, bu unsurların toplama aşamasında (ontoloji vb. ile) denetim altına alınması sonucu oluşan bilgilerin hangi araçlarla haritalanacağına karar verilmesi gerekmekte; sisteme ve toplanan bilgilere uygun bilgi haritası tasarlama işlemi gerçekleşmektedir. Geçerlilik ve uygulama aşamasında ise tasarlanan haritanın onaylanması, onaylanan haritanın uygulamaya konulması yani kullanılması ve haritanın kullanımı sürecinde haritada görülen eksiklikler, güncellemeler vb.’ye ilişkin olarak haritanın gözden geçirilerek geliştirilmesi adımları yer almaktadır. Böylelikle bir bilgi haritasının planlama aşamasından, sürekli uygulanabilirliğine kadar olan süreç metodolojiyi oluşturmaktadır.
Özdemirci ve Aydın (2007, s. 183), “kurumsal bilgi birikimi için tanımlama, sınıflandırma ve düzenleme çalışmalarını yapmadan doğrudan bilgi haritaları hazırlamaya kalkmak, kurumsal bilgi yönetiminde başarısızlığı baştan kabul etmek anlamına gelecektir” demektedirler. Bu sebeple bilgi haritası oluşturmada nitelenen süreç aşamalarına özellikle planlama fazına dikkat edilmelidir.
Bilgi haritaları hızlı bir biçimde artan kurumsal bilgiyi denetim altına alarak kurumda üretilen bilgilere yeniden erişebilme gereği dolayısıyla da oluşturulmaktadır. Bu açıdan bakıldığında bilgi haritaları kurumsal bilginin yapılandırılması ve ona erişimde giriş kapısı ya da rehber olarak nitelendirilmektedir (Sağsan ve Medeni, 2009, s. 564).
Bilgi haritaları bilgiyi içermez; bilginin bulunduğu yeri gösterir. Yani bir bilgi deposu değil bir bigi rehberidir. Bilgi haritaları, veri tabanları ve belgeleri olduğu kadar insanları da gösterir, kurum personeli sahip olduğu örtük bilgisi ile en önemli kurumsal bilgi türünü bünyesinde barındırmaktadır (Davenport ve Prusak, 2001, s. 110). Bazıları, bilgi haritalamayı yalnızca bir ontolojinin görselleştirilmesi olarak görmektedir (Lecocq, 2006, s. 7). Şekil 1’de görüldüğü üzere ontoloji derleme, bilgi haritalama adımlarının yalnızca biridir.
Kurumlar, bilgi haritasını birçok farklı amaç için kullanabilir. Bazı kurumlar iç ve dış kaynakları bulmak için bazı kurumlar ise bilgi haritalarını çapraz-fonksiyonlu çalışma grupları ile bilgi paylaşma fırsatları ya da bilgi bariyerlerini tanımlamak için kullanır. Birçok kurum ise uygulama resmi toplulukları geliştirmeden ya da eylem sonrası gözden geçirmelerinden önce bilgi haritalarını kullanır (The United States Agency for International Development, 2003,s. 23). Görüldüğü üzere bilgi haritaları kurumlarda birçok amaca hizmet etmektedir. Haritalar, bu amaçlara hizmet ederken aynı zamanda kuruma birçok getiride bulunur ve avantaj sunar.