Modern yaklaşımlara göre bilgi yönetimi işletmelerin performansında anahtar bir faktör olarak görülür. Çünkü bilgi yönetimi karar sürecine katkısı olan farklı işletme kaynaklarıyla ilgili bir yönetsel alandır (Carneiro, 2000). Bilgi yönetiminin temel katkısının rekabet avantajı sağlamak olduğu bilinmektedir. Rekabet avantajını getiren şey ise sürekli yenilik yapmaktır. Etkili bir bilgi yönetimi işletmenin performansına ve yeniliğe büyük ölçüde katkı sağlar (Darroch, 2005).
Bilgi yönetimi bu bağlamda yeniliğin temelini oluşturan bir uygulama sahası olarak görülebilir. Yeni bilgilerin edinilmesi, işlenmesi, kullanılması ve yeni ürün/hizmet şeklinde ya da yeni süreç şeklinde faydaya dönüştürülmesi yeniliğin formel ya da enformel formlarıyla ne kadar bilgi yönetimiyle ilişkili olduğunu işaret etmektedir. Özellikle bilgi yönetimi stratejisiyle eşgüdümlü olarak yürütülmeyen tüm süreç yenileme çabalarının bir moda akımı olmaktan öteye geçmediği geçen on yıl içinde ortaya çıkan uygulamalarda görülmüştür (Jang vd., 2002).
Bunun tersi de geçerli ve doğrudur. Yani yenilik ve yaratıcılık yeni bilgiyi yaratma ve uygulama süreci olduğuna göre bilgi yönetiminin tam merkezinde yer almaktadır. Bilgi yönetimi iş yapma biçimlerini değiştirecekse bilgiden faydalanma yollarında radikal değişiklikler yapılmalıdır. Bu da yeni bilgi yaratma, bilgiyi uygulama ve Drucker’ın ifadesi ile “onu verimli kılmayı” gerektirir. Diğer bir ifadeyle bilgi yönetimi radikal bir şekilde yaratıcılık ve yeniliğe odaklanmalıdır. Bilgiyi verimli hale getirmek için üç temel unsura ihtiyaç vardır: bilgi kullanacak kişilerin öncelikle bilgili olması, ikincisi yetenekli olması ama en önemlisi doğru yönde motivasyonlarının sağlanması gerekir. Bunu sağlayan şey işte bilgi yönetimidir (Gurteen, 1998).
Gurteen (1998) bilgi yönetim ile yenilik arasındaki ilişkide yenilik ile yaratıcılık arasındaki nüansa dikkat çeker. Yaratıcılık düşünce üretme sürecidir, buna karşılık yenilik ise bu düşüncelerin rafine edildikten sonra pratiğe geçirilme sürecidir. Dolayısıyla yaratıcılık düşüncenin farklılık ve çeşitliliği ile ilgiliyken; yenilik
168 düşüncelerin bir konuda birleşmesi, uzlaşması ve tekleşmesidir. Basit bir şekilde formüle etmek gerekirse yaratıcılık düşünceyi üretme, yenilik ise onu eyleme dönüştürmedir. Yeni fikirlerle ortaya çıkan yaratıcılık tek başına yeterli değildir ve aynı zamanda onun eyleme dönüştürülmesi de gerekir. Bu da mevcut bilginin kullanılması ve yeni bilgilerin üretilmesi demektir. Gurteen (1998)’e göre paradigmatik sınırlar, mutlak inançlar, geçmiş yaşantılar, önyargılar gibi yaratıcılığı engelleyen ya da sınırlandıran birçok faktör vardır. Bu engelleri ortadan kaldırarak yaratıcılığı geliştirmenin en önemli yolu diyalog kültürü geliştirmek ve anlayıp anlaşılmak üzere tartışabilmektedir. Çünkü diyalog yaratıcılık fitilini ateşleyecek etkileşimlere zemin hazırlar. Bu anlamda diyalog bilgi yönetiminde çok önemli bir rol oynayan güçlü bir yaratıcılık aracıdır. Bir diğer yaratıcılık aracı ise insanların iletişim, işbirliği ve koordinasyon içinde çalışmasını sağlayan enformasyon teknolojisidir (Gurteen, 1998).
Gurteen (1998)’in bilgi yönetiminde yeniliğin aracı olarak gördüğü diyalog ve enformasyon teknolojisi, aslında yenilikle ilgili literatürde gelişen temel dualiteyi işaret etmektedir. Bir yanda teknoloji odaklı yaklaşımlar (yapısal) diğer tarafta etkileşim odaklı (süreç) yaklaşımlar vardır (Swan vd., 1999). Yapısalcı yaklaşımlar yeniliği sabit parametreleri olan, tedarikçiden kullanıcıya transfer edilen ve rekabet avantajı sağlayan bir “şey” olarak görür. Bu yaklaşımda ağlar (network) bilgi ve enformasyonun tedarikçiden kullanıcıya iletildiği ve kullanıcıların bu yeni “şeyi” adapte ettikleri yapılardır. Yapısalcı yaklaşımlar yeniliğin sosyal ve örgütsel bağlamla ilişkili olduğunu savunan görüşler tarafından eleştirilir. Bu eleştirilerin kökeni olan süreç yaklaşımları yeniliği bir yerden başka bir yere trasfer edilen bir “şey” olarak görmek yerine farklı grupların etkileşimiyle gerçekleşen, karmaşık, zaman koşullu, politik olarak tasarlanan bir süreç olarak görür. Dolayısıyla ilki enformasyon teknolojisi-temelli bilişsel ağ modelidir ve bilgi yönetimi açısından enformasyon işleme perspektifi geçerlidir, enformasyon teknolojisi araçları ve sistemleri yapısal ağları oluşturur. İkincisi ise bunu tamamlayan sosyal ağ yapılaşma (community networking) modelini esas alan bilgi yönetimi perspektifidir. Bu modelde ise farklı “uygulama toplulukları (communities of
practice)” arasındaki etkileşimler yenilik sürecinin merkezinde yer alır. Tablo 4.4 ağ
modeli (network) ile toplumsal ağ-yapılaşma (community networking) arasındaki farkı göstermektedir.
169 Japon işletmelerinin yenilikteki başarısı daha çok bu ikinci modele uygun olan bilgi yönetimi anlayışına bağlanır (Nonaka ve Takeuchi, 1995; Elcheverri-Carroll, 1999). Daha çok etkileşim temelli örtük bilginin yönetilmesi ve bilgi akışını hızlı gerçekleştirerek işletme ile içinde bulunduğu ağ arasındaki bilgi alışverişinin etkin bir şekilde yürütülmesi yenilikte daha başarılı olmayı sağlamaktadır.
Tablo 4.4 İki Karşıt Bilgi Yönetimi Yaklaşımı
Bilişsel Ağ modeli (Cognitive Network Model) Toplumsal Ağ-yapılaşma Modeli (Community Networking Model)
Yenilik bilgisi nesnel olarak tanımlanan kavram ve
gerçeklere eş tutulur Yenilik bilgisi sosyal olarak yapılanır ve tecrübe temeline dayanır Bilgi ağlar aracılığıyla kodlanabilir ve transfer
edilebilir bu yüzden enformasyon sistemleri çok önemlidir
Bilgi daha ziyade örtüktür ve mesleki grup ve takımlarla oluşturulan aktif ağ-yapılaşmalar aracılığıyla paylaşılır ve anlamlandırılır
Bilgi yönetimi daha ziyade mevcut bilginin işletilmesi (exploitation) şeklinde gerçekleşir
Bilgi yönetimi, farklı sosyal grup ve kesimlerin paylaşma ve sentezlemesi sonucu elde edilen keşif türü bilginin elde edilmesi ile ilgilidir
Bilgi yönetiminin asıl fonksiyonu bilgiyi ağlar aracılığıyla kodlama, elde etme ve transfer etmedir
Bilgi yönetiminin asıl fonksiyonu ağ-yapılaşmalar aracılığıyla bilgi paylaşımını teşvik etmektir Başarı faktörü teknolojidir Kritik başarı faktörü güven ve işbirliğidir Baskın metafor insan hafizasıdır Baskın metafor insan topluluklarıdır
Kaynak: Swan vd., 1999: 273.
Lundvall ve Nielsen (2007) de dinamik ve süreç odaklı yaklaşıma uygun bir tez ileri sürerler. Yaptıkları ampirik çalışmalar neticesinde yeniliğin daha dinamik bir bilgi yönetimi anlayışı gerektirdiğini belirtirler. Çünkü işletme çevrelerinin değiştiğini buna bağlı olarak yeniliğin yeniden formüle edilmesi gerektiğini görmüşlerdir. Artık bilgi temelli ekonomi tanımı mevcut çevreyi tanımlamada daha statik kalmakta onun yerine öğrenen ekonomi tanımının daha uygun düştüğünü belirtmektedirler. Yeni çevre çok hızlı değişmekte ve bilgiler de kısa sürede geçerliliğini yitirmektedir. Böyle bir bağlamda bilgi yönetimi, bilgi varlıklarına yatırım yapıp onları işletme içinde tahsis etmek yerine öğrenme süreçlerine odaklanmalıdır. Bu tür bilgi yönetimi anlayışı artık daha klasik kalan bilimsel çalışmalarla başlayıp, teknolojik icatla süren ve piyasaya
170 sürülerek sonlandırılan üç basamaklı yenilik süreci yerine, etkileşime odaklı yenilik yaklaşımını benimsemekte, diğer bir ifadeyle enformasyon teknolojisini esas alan yenilik yaklaşımından öğrenme odaklı yenilik yaklaşımına doğru dönüşüm gerçekleşmektedir.
Carneiro (2000) bilgi yönetimi ile yenilik arasındaki ilişkiyi şekil 4.1 deki model ile açıklar. Model rekabet ve yenilikçiliği bilgi yönetiminin birer fonksiyonu olarak görmekte ve birçok belirleyici faktörü dikkate almaktadır. Entelektüel sermayenin ne kadar önemli olduğu, yönetim bilgi gelişiminin nasıl sağlandığı, bilginin bir stratejik araç olarak görülüp görülmediği, yöneticilerin çalışanlarını kendilerini geliştirme konusunda ne düzeyde motive edebildiği bilgi yönetiminin çerçevesini belirlemektedir.
Kaynak temelli bilgi yönetimi yaklaşımları açısından insan kaynağı etkin bir bilgi yönetiminin temel girdisi durumundadır. Yukarda da belirtildiği gibi süreç odaklı, kültür odaklı, insan odaklı olarak tanımlanan tüm bilgi yönetimi yaklaşımları insan sermayesini ayrıcalıklı bir üretim faktörü olarak görür. Bu bağlamda şekildeki bilgi yönetimi iki alanla ilgilenmektedir. Birincisi her bir bilgi işçisinin kişisel karakteristikleri, ikincisi ise kişisel gelişimi etkileyen faktörlerdir. Bilgi yönetiminin bu iki alan üzerinde yoğunlaşmasının nedeni bilgi yönetiminin yönetimin kararları üzerindeki etkisinin bilgi işçilerinden daha iyi sonuçlar alma konusunda yeni anlayışlar geliştirmeye bağlı olmasından kaynaklanmaktadır.
Karar mercileri olan yöneticiler tam ve güncellenmiş bilgilere ihtiyaç duyarlar ve bu anlamda kendi “bilgi işçilerine” güvenirler. Ama aynı zamanda bilgi işçilerinin bilgilerini derinleştirecek şekilde motive edilmeleri gerekir. Çalışanların yetenekleri ve motivasyon düzeyleri yaratıcı önerileri, araştırma çabalarını mümkün kılarak yeniliğin yolunu açar. Bu noktada bilgi işçilerinin genel karakteristikleri ve kişisel gelişim düzeyleri onları motive ederek bilgi geliştirmeye yöneltmede oldukça belirleyici bir rol oynar.
Bilgi gelişimi, işletmedeki entelektüel sermayenin etkinliğini geliştirmek için sistematik, bütünleşik ve planlanmış bir yaklaşımdır. Her düzeyde işletme verimliliği etkileyen sorunları çözmek için tasarlanır. Çünkü bilgi, yöneticilerin karar verme süreçlerine etki eden gelişim hareketlerinin olduğu bir alandır. Bilgi gelişimi dış çevredeki ve iç çevredeki değişimlere cevap vermenin bir biçimidir. Bir anlamda ürün
171 geliştirme gibi aşamalı yenilik süreçleri ile süreç geliştirme gibi radikal yenilik çabaları birleştirilmelidir.
Şekil 4.1. Bilgi Yönetiminin Yenilik ve Rekabetçilik Üzerine Etkisi
Kaynak: Carneiro, 2000: 96.
Bilgi Yönetimi - Entelektüel sermayenin önemi - Bilgi gelişiminin değerlendirilmesi - Stratejik bir araç olarak bilgi - Motive etme kabiliyeti
Bilgi Geliştirme Stratejik Kararlar - Bilgiye yapılan yatırım
- Modern enformasyon teknolojisi - Bilgi işçilerinin katılımı
- Yenilikçi önerilerin simülasyonu - Rekabetçi çabaların simülasyonu
Kişisel Gelişim - Mesleki tecrübe - Eğitim - Kişisel amaçlar - Öğrenme çabaları - Enformasyon teknolojisi Kişisel Karakteristikler - Eğitim - Tutumlar, değerler - Yenilikçilik - Yaratıcılık Piyasa Bilgisi - İhtiyaçlar - Tercihler - Çekicilik Rakiplerin Bilgisi - Teknolojiler - Zayıflıklar - Güçlü yönler - Stratejik hareketler
Yenilikçi çabalar Rekabetçi çabalar
172 Bu bağlamda rekabetçi bir bilgi yönetiminin temel hedefi sürekli bilgi seviyesini yükseltmek olmalıdır. Sürekli bilgi seviyesini yükseltmek şunları içine alır (Carneiro, 2000:93):
- Enformasyon teknolojisindeki son gelişmelerle enformasyonu elde etme süreci arasındaki bağları sıkılaştırma
- İşletmelerin evrimindeki önemini gözeterek bilginin gelişimini motive etmek - İşletmenin esas faaliyetleri ile ilgili bilim kültürünü takip edip içselleştirmeyi
teşvik etme
- Teorik kurslara ve pratik yetiştirme kurslarına yatırım yapmak - Faaliyetlerin alanını ve niteliğini güncelleştirmek
Yenilikçi çabalar yeni ürün ve hizmetlerin, yeni teknolojilerin, yeni üretim süreçlerinin, yeni yapıların keşfine geliştirilmesine dönük yenilikçi çabaları içerir. Bu tür çabaların sonucu olarak enformasyon endüstrisinin hammaddeleri ortaya çıkar. Yeni yönetim felsefesi bilginin evriminde enformasyonun ne kadar önemli olduğu bilmektedir. Diğer taraftan bilginin evrimi de ya da diğer bir ifadeyle bilgi ve bilgi işçisine yapılan yatırım da yenilikçi çabaları doğurur. Yenilikçi performansta bireysel bilgi ve teknolojik altyapıya bağlıdır. Enformasyon teknolojisine ve enformasyon taşıyıcılarına yapılan yatırımla birlikte bilginin düzeyinin yükseltildikten sonra yöneticiler motivasyon yöntemleri ve uygun ödüllerle yenilikçi öneri simülasyonları geliştirilirse, işletmenin yenilik yapma kabiliyetleri konusunda etkileyici sonuçlar alabilirler. Aynı şey rekabetçilikte de söz konusudur. Mevcut ve yeni teknolojilerden faydalanarak rekabetçi çabaları teşvik edilebilir. Böylece bilgi yönetimi yöneticilerin sorunları öngörme ve yenilikler yapmalarının önünü açar. Bilgi yönetimine dayanarak yöneticiler çevresel senaryoları daha iyi analiz edebilir, ve belirlenen amaçlar doğrultusunda uygun stratejiler geliştirirler.
Sonuç olarak yenilik, bir çok yatırım imkanlarından oluşan karmaşık bir süreç olarak görülür. Bu yatırım perspektifine göre, bilgi sermaye olarak görülmelidir. Bundan dolayı geliştirilme süreci yönetsel bir konudur ve yeni bir ürünün ortaya çıkmasını sağlayabilir. Yenilikçi bir ürünün başarısı araştırma çabalarına ve değişimlere
173 ayak uydurmasına bağlıdır. Bu da bilgi düzeyinin geliştirilmesine ve bilgi işçilerinin yenilikçi çabalarına bağlıdır. Burada öğrenme olgusunu merkeze alan bir bilgi yönetimi bilgi kaynaklarını güncelleştirmek ve bilgiye yatırım yapmak suretiyle yeniliğe giden yolda etkin bir bilgi yönetimi rotası izlemiş olur. Böylece süreç bir döngü haline dönüşür ve yenilikte yeni bilgilerin yaratılmasını sağlayarak dinamik bir süreç haline gelir.
II. BİLGİ YÖNETİMİNE ETKİ EDEN BAŞLICA FAKTÖRLER
Moffet vd. (2003) bilgi yönetimi uygulamalarını etkileyen faktörler içinde teknoloji ve insan sermayesinin önemini vurgular. Literatürde bu faktörler içinde teknoloji lehine bir ağırlığın olduğunu oysa bilgi yönetiminin teknolojiden çok insan sermayesine bağlı olduğunu belirtirler. Hatta teknolojinin bile insan eliyle imal edildiği göz önüne alındığında insan sermayesinin ne denli önemli olduğu açıkça görülmektedir. Bu çalışmada teknoloji ile insan sermayesi bilgi içeriğinin birer unsurları olarak kabul edilip genel anlamda entelektüel sermaye başlığı altında bilgi yönetimine etki eden bir faktör olarak ele alınacaktır.
Diğer taraftan yönetim modelleri olarak ortaya çıkan yönetim kültürünün tüm diğer fonksiyonlar gibi bilgi yönetiminin de çerçevesini belirleyeceği yaygın bir görüştür (Nonaka ve Takeuchi, 1995; Lang, 2001; Bhatt, 2002 vs). Yöneticilerin çalışana yaklaşımı, işbirliği şekilleri, yönetimin felsefesi, otoritenin üzerinde yükseldiği temel vs işletme fonksiyonlarını çevreleyen temel yönetsel fonksiyonlardır. Bununla birlikte yönetim anlayışının tamamlayıcısı olan örgütsel yapılar bilgi yönetimi üzerinde belirleyici olan kritik faktörlerden biridir (Nonaka ve Takeuchi, 1995; Blacker, 1995; Bahrami, 1996). Hiyerarşi düzeyi, etkileşim kalıplarını belirleyen iç çevre ve fiziki ortam gibi faktörler bilginin üretilme, kullanılma biçimlerini değiştirdiği gibi bilginin niteliğini de değiştirmektedir.