Bilgi yönetimi, rekabet avantajı sağlayan bilginin, yönetilmesi gereken stratejik bir kaynak olarak fark edilmesiyle birlikte işletmelerin gündeminde “21’nci yüzyılın konusu” (McCampell vd, 1999) olarak önemli bir yer tutmaya başlamıştır. Son on yıl içinde, özellikle hizmet ekonomisinin gelişmiş olduğu ileri bilgi ekonomilerinde, bilgi yönetimi farklı disiplinlerden gelen yaklaşımlarla sürekli yükselen bir yazın alanı haline gelmiştir.
Bilginin toplumsal dönüşüm, örgütler ve ekonomik verimlilikteki gücüne işaret eden klasik sayılacak çalışmalar (Hayek, 1996(1945); Machlup, 1962; Polanyi, 1966) bilgi yönetimi ile ilgili literatürün referans kökleri olarak kabul edilmektedir. Ancak alanın özellikle işletmeler için bir fenomen haline gelişi son 20 yıl içinde gerçekleşmiştir. Senge’nin (1990) öğrenen örgütlerle ilgili çalışmasından sonra
151 “…Japon işletmeleri örgütsel bilgiyi yaratmadaki beceri ve ustalıklarından dolayı
başarılıdırlar” tezini ileri süren Nonaka ve Takeuchi (1995: 3)’nin bilgi yaratan işletme
ile ilgili çalışmaları alanın giderek popülerleşmesini sağlamıştır. Son on yıl içinde yapılan çalışmalarla birlikte (Myers, 1996; Prusak, 1997; Neef, 1998; Davenport ve Prusak, 1998; Zack, 1999(a,b); Esterby-Smith and Lyles, 2003; Jashapara, 2004 vs.) bilgi yönetimi alanı en hızlı gelişen yönetim konularından biri haline gelmiştir. Hatta bu hızlı yükseliş ve danışmanlık firmalarının ilgisi “bilgi yönetimi bir moda düşünce midir?” (Jashapara, 2004) sorusuna yol açmıştır. Ancak geçen yıllarla birlikte akademik ilginin azalmaması ve bilgi yönetiminin örgütsel bilgiyle, örgütsel öğrenmeyle ilgili köklü bir geçmişe dayanıyor olması nedeniyle (Etzioni, 1964; Argyris ve Schon, 1978) daha ziyade yönetim bilimi altında gelişen ayrı bir disiplin olarak kabul edilmektedir (Shariq, 1997; Williams, 1998; Binney, 2001; Darroch, 2005; Diakoulakis vd, 2004).
Tablo 4.1. Bilgi Yönetimi Perspektifleri
Felsefi/epistemik model
Bilişsel model Ağ (network) modeli Sosyal Model Kuantum modeli Bilginin çerçevesi Doğrulanmış
inançlar gerçeklikler olarak Kavramlar ve kodlanan enformasyon
Bilgi uyarlayıcı
açısından dışsaldır Bilgi sosyal olarak yapılanır ve tecrübeye dayanır
Olasılıklar sistemi
Baskın metafor Epistemoloji Hafıza Ağlar Toplum/topluluk Paradoks
Odak Bilmenin yolları Bilginin edinilmesi
ve depolanması Bilginin edinilmesi Bilginin yaratılması ve uygulanması paradoks konuların Karmaşık ve çözülmesi Birincil amaç Kurtuluş Dışsal bilgiyi
kodlama ve kullanma
Rekabetçi avantaj Bilgi paylaşımının
teşvik edilmesi Öğrenme sistemleri
Kritik unsur Sorgulama ve
tartışama Teknoloji Kapsama sınırları Bağlılık ve güven Teknoloji
Birincil çıktı Yeni bilgi Bilginin standartlaştırılması ve rutinleştirilmesi
Dışsal gelişimin fark
edilmesi Yeni bilginin uygulanması Çoklu gerçekliğin yaratılması
Enformasyon temelli teknolojinin rolü İlgisiz Eleştirel bütünleştirici mekanizmalar Tamamlayıcı etkileşimci mekanizmalar Destekleyici bütünleştirici mekanizmalar Eleştirel bilgi merkezi Kaynak: Kakabadse vd, 2003: 81
152 Bilgi yönetimi eğitim, bilişsel psikoloji, felsefe, iktisat, yönetim, sosyoloji, mühendislik ve bilişim sistemleri gibi birçok disiplinin ortak ilgi alanı olarak gelişmiştir (DeFillippi ve Orstein, 2003; Elkjaer, 2003; Foss and Mahnke, 2003; Despres ve Chauvel, 1999; Kakabadse vd, 2003 ). Kakabadse vd. (2003) bilgi yönetimi ile ilgili açıklamaların Tablo 4.1’deki gibi beş farklı genel perspektif içinde sınıflandırılabileceğini belirtirler.
Birincisi felsefi/epistemik yaklaşımlardır. Bu bakış açısı sosyal ve örgütsel gerçeklikle ilgili enformasyonun nasıl toplandığı ile ilgilenir ve bilginin amaçları, kaynakları ve tipleri üzerinde yoğunlaşır. Felsefi perspektif perspektif yüksek düzeyde felsefi bir bakış açısı sağlayabilir. Bilişsel perspektif açısından bilgi yönetilmesi gereken bir varlıktır ve işletme içinde bilginin standartlaştırılması yönetilmesi için oldukça uygundur. Ağ perspektifi, ağ örgütlerle birlikte gelişmiştir ve bilginin edinilmesi, paylaşılması ve transferine odaklanır. Bu perspektife göre bilginin edinilmesi ve paylaşılması örgütsel öğrenmenin temel aracıdır. Bu süreçte kişiler arası ilişki ağı çok önemli bir rol oynar. Ayrıca bu görüşe göre sınırda bulunanlar (boundary spanners) dışsal bilginin içeriye, ağa taşınmasında önemli rol oynarlar. Dolayısıyla bireyler ve çıkar grupları arasındaki bağlantı kalıpları bilginin edinilmesini (acquisition) ve paylaşımını belirler. Toplulukçu perspektife göre, yalnızca bilimsel bilgi değil tüm bilgi türleri bir topluluk içinde oluşturulur ve nesillerle taşınır. Dolayısıyla bilginin evrensel bir temeli yoktur tersine bilgi “uygulama toplulukları” (community of practice) içinde şekillenir. Bu durumda bir örgüte giren insan o örgüte özgü kaynaklar ve değerlerin şekil verdiği pratikler bağlamında bilginin üretim ve dağıtımına katılmaktadır. Bilgi yönetimine ilişkin kuantum modeli karmaşıklıkları çözecek bir kuantum hesaplama mantığına dayanır ve burada entellektüel işler eş zamanlı ve sanal olarak karar sonuçlarını ortaya koyan enformasyon temelli teknoloji tarafından gerçekleştirilir. Örgütsel düzeyde bütünleşik ve etkileşimci bir bakış açısı sağlayarak kompleks ve paradoksal sorunların çözümünü kolaylaştırır.
Bunlardan başka bilgi yönetimiyle yakından ilişkili bir perspektif de stratejik yönetim bakışıdır. Bilgi yönetiminin en çok vurgulanan yönü rekabet avantajı sağlıyor olmasıdır. Rekabet avantajı etkin bir bilgi yönetimi stratejisini gerekli kılar. Bunun için işletme stratejisine eklemlenmiş bir bilgi yönetimi anlayışı sözkonusudur. Bu durumda bilgi yönetimi stratejik yönetim düşünce okullarına göre şekillenmektedir. Bilgi
153 yönetimini etkisi altına alan beş düşünce okulundan bahsedilebilir. Endüstriyel örgüt geleneği, mükemmellik anlayışı, kurumsalcı bakış, kaynak temelli anlayış ve bilgi sitemleri yaklaşımıdır (Jashapara, 2003).
Endüstriyel örgüt geleneğinde odaktaki konu işletme ile sektör arasındaki ilişkidir. İşletmenin performansı sektörün yapısı ve piyasa mekanizmaları tarafından belirlenir. Dolayısıyla bu yaklaşım büyük ölçüde rasyonel mikro-ekonomik teoriye yaslanır. Rekabetin niteliği, işletmelerin sayısı ve göreceli büyüklüğüyle, piyasaya giriş engelleri tarafından belirlenir. Rekabet avantajı sağlamak için birliktelikler kurma, farklılaştırma stratejisi ya da fiyat liderliği bu düşünce okulunun stratejileridir. Temel tasarım modeli ise Fütz12 analizidir. Mükemmellik anlayışı 1980’li yıllarda fiyat, kalite, hız ve esneklik açısından rekabet koşullarına uygun bir profil yakalama ihtiyacı doğrultusunda Peters ve Waterman (1982)’ın öngörülerinde ortaya çıkmış bir stratejik düşünce sistemidir. Kurumsalcı bakışa göre stratejik değişim yöneticilerin sosyal kurumlarla etkileşimleri sonucu edindikleri öğrenme ve anlama kalıpları tarafından şekillenen bir süreçtir. Enformasyon sistemleri yaklaşımı karar verme mekanizmalarına yaptığı katkıyla bilgi yönetimi alanına giren stratejik düşüncelerden biridir.
Stratejik bakış içinde kaynak-temelli bilgi yönetimi (Bhatt, 2001; Meso ve Smith, 2000; Jashapara, 2003) göreceli olarak daha çok tartışılan bir bilgi yönetimi anlayışına dönüşmüştür. Bu perspektife göre teknoloji ve insan sermayesi temel iki kaynak olarak kabul edilir. Bu iki farklı kaynak bilgi yönetimine dönük iki ayrı paradigma olarak tanımlanmaktadır: teknolojiye dayalı teknik bakış ve insan gücüne dayalı hümanist paradgima (Gloet ve Berrell, 2003). Bilgi yönetimi açısından kaynak temelli bir yapıdan söz edilir ve birçok çalışmada teknoloji ya da insan gücüne dayalı kombinasyonlarda her iki kaynağın oranlarına dayalı bir tartışma yapılırken insan gücünün önemli bir yeri olduğu belirtilir. Diğer bir ifadeyle sosyo-teknik sistemlerin teknik sistemler karşısında bilgi yönetiminin rekabet avantajını yakalamada çok daha elverişli olduğu ileri sürülür. Bu aynı zamanda bilgi yönetimiyle ilgili itirazlardan birisidir. Bilgi yönetimi enformasyon teknolojisi yönetimiyle karıştırılır oysa bilgi yönetimi teknik olmaktan çok kültürel bir olgudur. Enformasyon teknolojisi bilgi
12 Orjinali SWOT olarak bilinen stratejik değerleme analizidir. İşletmeyi çevreleyen dışsal fırsat ve
154 yönetiminin daha iyi uygulanmasına yardımcı olabilir ama tek başına bilgi yönetimi değildir (Lang, 2001; Call, 2005).
Binney (2001) bilgi yönetimi literatürünü, ele aldığı ve ilgilendiği konular itibariyle altı kategoriden oluşan bir spektrum olarak şematize eder. Bu kategoriler işlem yönlü (transactional), analitik, varlık yönetimi temelli, süreç odaklı, gelişme odaklı (developmental) ve yenilik/yaratıcılık odaklı uygulama konularıdır. Spektrumda yer alan kategoriler ve ele aldığı uygulama konuları Tablo 4.2’de görülmektedir.
Tablo 4.2 Bilgi Yönetimi Spektrumundaki Bakış Açıları ve Kapsadıkları Bilgi Yönetimi Uygulamaları
İşlem Yönlü
(Transactional) Analitik Varlık Yönetimi (Asset Management)
Süreç (Process) Gelişim Odaklı
(Developmental) Yenilik/yaratıcılık odaklı
(Innovation/creation) Bilg i Yön etimi Uy gu lamalar ı - Yardım masası (help desk) uygulamaları - Müşteri hizmetleri uygulamaları - Sipariş giriş uygulamaları - Hizmet aracılarını destekleme uygulamaları - Veri depolama - Yönetim bilgi sistemleri - Karar destek sistemleri - Müşteri ilişkileri yönetimi - Rekabetçi akıl - Entelektüel mülkiyet - Belge yönetimi - Bilgi değerleme - Bilgi havuzları - İçerik yönetimi - Toplam kalite yönetimi - Kıyaslama - Süreç yenileme mühendisliği - Süreç geliştirme - Süreç ortomasyonu - Yöntem - Beceri yönetimi - Personel güçlendirme - Eğitim - Yetiştirme - Öğrenme - İşbirliği - Tartışma forumları - Ağlar - Sanal takımlar - Ar-Ge Kaynak: Binney, 2001: 35.
İşlem odaklı (transactional) bilgi yönetiminde bilginin kullanımı teknolojide yerleşik (embedded) bir durum arzeder. Bilgi herhangi bir işlemin bitiminde sistemin kullanıcısına sunulur. Sipariş almak ya da müşterinin bir sorununu çözmek bunun tipik örnekleridir. Analitik bilgi yönetimi yeni bilgiler yaratır ya da yorumlara ulaşır. Büyük miktarlarda veri ve enformasyon kullanılır. Varlık yönetimi odaklı bilgi yönetimi iki sürece odaklanır. Açık bilgi varlıklarının ve entelektüel mülkiyetin yönetimi. Süreç odaklı bilgi yönetimi süreçlerin kodlanması ve geliştirilmesini kapsar. Gelişim yönlü
155 bilgi yönetimi işletme çalışanlarının bilgi ve becerilerini geliştirmeyi hedefler. Yenik/yaratıcılık temelli bilgi yönetimi farklı bölüm ve disiplinlerden gelen çalışanların bir araya gelerek yeni bilgi yaratmaları için uygun bir çevre oluşturmaya odaklanır.
Spektrumun unsurlarıyla ilgili yapılan çalışmalar bilgi yönetimiyle ilgili literatüre ilişkin bazı gözlemsel gerçekleri de ortaya koymaktadır. Spektrumda yer alan unsurlarla ilgili çalışmalar genelde yazarların geldikleri disiplin ve altyapılarıyla ilgilidir. Yönetimciler daha çok yenilikle ilgili kısma odaklanırken; teknolojiciler daha çok analitik konulara yoğunlaşmaktadır. Spektrumun solundan sağına doğru geçtikçe kodlanmış açık bilginin düzeyinin düştüğü görülür. İşlem temelli bilgi yönetimi uygulamalarıyla ilgili çalışmalar daha çok açık bilgiyi kapsarken spektrumun sonunda yer alan yenilik konusu büyük ölçüde örtük bilgi içerir. Diğer taraftan bilginin kullanım yolları ve bireylerin katılımlarıyla ilgili seçenekler spektrumun solundan sağına doğru gittikçe artar. Dolayısıyla literatür dikkatle incelendiğinde spektrumunda sol ucu daha teknik bir bakış açısını yansıtırken sağ ucu kültürel konuların daha yoğun olduğu kategorileri temsil eder.