Biçimsel Olmayan (Informal Gayri Resmi) İletişim

Çalışanlar resmi iletişim yollarıyla yeterince sağlayamadıkları iletişimi gerçekleştirebilmek için mevcut iletişim ve etkileşimler etrafında resmi olmayan (Atak, 2005: 59), özellikle tarif edilmemiş ve kendiliğinden oluşan (Koçel, 2014: 619) yollar inşa ederler. Bu yollar biçimsel olmayan iletişimi var eder. Biçimsel olmayan iletişim, ister yakın olsun ister olmasın, sosyal veya işle ilgili her türlü iletişimsel ihtiyaçlarını gidermek amacıyla örgütleri ve kişileri bir araya getiren bir 'sosyal yapıştırıcı' görevini üstlenir. Biçimsel olmayan iletişimde 'bilişsel otorite'nin daha fazla olması, çalışanların biçimsel olmayan iletişime biçimsel iletişimden daha fazla güven duymalarını sağlar (Holmes ve Marra, 2004; akt: Fay, 2011: 212-213). Biçimsel olmayan iletişimin biçimsel iletişime göre daha samimi ve gayrı resmi bir dili vardır.

İletişimle ilgili yapılan çeşitli araştırmalar işletmelerde iletişimin %25-70'inin yüz yüze iletişim yoluyla gerçekleştirildiğini, %88-93'ünün ise planlanmamış, biçimsel olmayan iletişimle gerçekleştirildiğini ortaya çıkarmıştır (Subramanian, 2006: 2). Bir diğer araştırma bulgularına göre ise, işyerinde gerçekleştirilen iletişimin %56'sı biçimsel, %37'si ise biçimsel olmayan yollarla gerçekleşmektedir (Sabau ve Bibu, 2012: 252). Yine bir başka araştırma bulgularına göre, üst düzey yöneticilerin biçimsel olmayan iletişim kanallarının örgütler için sadece zaman kaybı olduğu ve bu yolla yayılan bilginin dedikodu ve söylenti yaydığını düşündükleri belirlenmiştir (Subramanian, 2006: 2).

Tutar ve Yılmaz (2003: 185-186) örgütlerdeki biçimsel olmayan iletişimlerin başlıca nedenleri olarak şunları varsaymaktadırlar:

 Biçimsel iletişimden kaynaklanan sorunlar: Biçimsel iletişimin iyi örgütlenememesi, yetersiz işlemesi ve resmi olması, bireyin psikolojik ihtiyaçlarını karşılamada yetersizdir.

 Mesajların filtrelenerek iletilmesi: Sürekli denetlenen mesaj, göndericinin iletişim ihtiyacını karşılamak için yeterli değildir. Bu eksiklik biçimsel olmayan yollarla giderilmeye çalışılır.

 Yöneticilerin davranışı: Otokratik yönetim stiline sahip olan yöneticilerle iletişim kanallarının kapalı veya sınırlı olması biçimsel olmayan iletişim kanallarını tetikler.

Yukarıda nedenleri belirtilen biçimsel olmayan iletişimin bazı fayda ve özellikleri ise şunlardır:

 Örgütlerdeki iletişim yükünün önemli bir kısmını karşılar.

 Örgüt üyelerinin moralinin yükselmesini ve birlik ruhunun geliştirilmesini sağlar.  Özellikle dilek ve yakınmaların üstlere ulaştırılmasını sağlar.

 Değişen çevre koşullarına karşın zamanında haber alma ve buna uyum sağlayabilmek için iç yapıda gerekli değişikliklerin devamlı ve etkin şekilde yapılmasını sağlar (Yüksel, 2008: 146).

 Mesajların akış hızı yüksektir.  Yöneticilere önemli ip uçları verir.

 Biçimsel sistemin taşıyamadığı mesajları taşır.  Örgüt kültürünü kuvvetlendirici rol üstlenir.  Mesajların akış yönü kestirilemez.

 Dedikodu türü mesajlar yayılabildiği gibi örgüt hakkındaki ''doğrular'' da yayılabilir.  Yönetim tarafından kontrol edilemez ama etkilenebilir.

 Grup dayanışmasını kuvvetlendirir.

 Bir yönetim aracı olarak kullanılabilir (Koçel, 2014: 624).

 Biçimsel iletişimi tamamlayıcı niteliktedir (Tutar ve Yılmaz, 2003: 190).

Örgütlerde var olan biçimsel olmayan iletişim kanallarının belli başlıları şunlardır (Bektaş ve Erdem, 2015);

Biçimsel Olmayan Gruplar: İnsanlar güvenlik, sosyal ihtiyaçları karşılama, öz saygılarını arttırma, ekonomik ihtiyaçlarını giderme gibi nedenlerle bir araya gelerek gruplar oluştururlar (Barlı, 2008: 412). Örgütlerde gruplar biçimsel ve biçimsel olmayan şeklinde ikiye ayrılır. Biçimsel gruplar, belli bir görevi gerçekleştirmek için örgütsel norm ve kurallara uygun biçimde ortaya çıkan gruplardır. Biçimsel olmayan gruplar ise insanların sosyal ihtiyaçlarından doğan birlikteliklerinden oluşan gruplardır.

Koçel'e (2014: 598) göre bir örgüt içerisinde farklı hedef ve dayanışma içinde bulunan grupların varlığı, yöneticinin etkinliği üzerinde önemli faktör haline gelebilecektir. Yöneticiler de aynı şekilde bir gruba mensup olarak astlarıyla sorun yaşayabilirler. Hatta daha da ileri giderek aşırı biçimde gruplaşmış ve grupların egemenliğine girmiş bir yönetim kademesinde, gruba mensup olmayan bir yöneticinin uzun süre barınması mümkün olmayacaktır.

Biçimsel olmayan gruplaşmalar sırasında meydana gelen ilişkilerde aşk, dostluk, nefret gibi duygusal tepkiler meydana gelir (Bektaş ve Erdem, 2015: 128). Biçimsel olmayan

gruplaşmalar yoluyla birey kültürel, eğitsel, duygusal açıdan paylaşımlarda bulunarak yalnızlıktan kurtulur, yaşama gücü artar ve kendini daha güvende hisseder. Bu yollarla morali yükselen birey örgüt için çabalarını daha da arttırır (Barlı, 2008: 412). Memduhoğlu ve Saylık (2012: 7) ise bu gruplaşmaların örgüt içinde faydalı dayanışmalara yol açabileceğinin yanı sıra, grupla olan aşırı samimiyetin örgüt kurallarının ve yöneticilerinin ciddiye alınmaması, kontrolün zayıflaması gibi veya daha farklı disiplin suçlarına da sebebiyet verebileceği düşüncesindedirler.

Yöneticilerin Biçimsel Olmayan Ziyaretleri: İşle ilgili konularda yöneticilerin direkt çalışanların arasına karıştığı bir yaklaşımdır. Otokratik bir yönetimin aksine biçimsel olmayan ziyaretlerde yöneticiler zamanlarının bir kısmını çalışanlarıyla biçimsel olmayan iletişime ayırırlar. Daha samimi bir dili olup belli bir plan dahilinde olmadığı için yöneticiler astlarıyla daha rahat konuşma fırsatı yakalarlar. Yöneticiler aşağıdaki nedenler veya daha fazlası için biçimsel olmayan ziyaretlerde bulunurlar (Luria ve Morag, 2012: 248-249):

 Astlar ve üstler arasında motivasyon arttırılarak faaliyetlere katılım teşvik edilir.  Yöneticiler bu yolla çalışanların da kendilerini ziyaret etmeleri için örtülü teklifte

bulunurlar.

 Ast ve üst arasında iletişim için güvene dayalı bir ortam oluşturulur.

 Yöneticiler çalışanların şikayet ve önerilerini toplayarak örgütün nabzını ölçer.  Yöneticiler astlarını birebir gözleyerek ilk elden bilgi toplamaya çalışır.

Bektaş ve Erdem (2015: 129) yöneticilerin biçimsel olmayan ziyaretlerinin olumlu yönlerinin yanısıra, çalışanların kendilerini sürekli denetleniyor hissetmesiyle motivasyonlarında kırılmaya ve sadece yöneticileri yanlarındayken çalışma zorunluluğu hissetmelerine de neden olabileceği görüşündedirler.

Kurum İçi Sohbetler: İnsanlar sosyal ihtiyaçları gereği birbirleriyle sohbet etmek isterler. Bu sohbetler bazen iş, bazen de bireysel konular hakkında olabilir. Kurum içi sohbetler çalışanlar arasında olabileceği gibi yöneticiler de buna dahil olabilirler. Bu iletişim tekniğinin örgütsel belirsizliği azaltarak sosyal uyumu ve etkileşimi geliştirdiği ortaya çıkmıştır (Brown ve Levinson, 1987; Coupland vd., 1992; Laver, 1975; akt: Fay, 2011: 214). Bunun yanısıra Bektaş ve Erdem'e (2015: 130) göre, dozu kaçırılan kurum içi sohbetler çalışan morallerini bozarak diğer çalışanlara karşı tutumlarında olumsuz yönde bir değişmeye ve boş zaman geçirilerek verimsizliğe neden olabilir.

Dedikodu ve Söylentiler: Dedikodu, günlük yaşantıda uzak kalınamayan, bazen kızılarak yakınılan ama bir şekilde de dahil olunan sosyal ortamı içerir (Erol ve Akyüz, 2015: 149). Dedikodu ve söylenti genellikle insanlar iş ve işyeri üzerinde bilginin çoğunluğunu elde

etmek istediklerinde ortaya çıkmaktadır ve insanlar örgüte karşı bir güvensizlik hissettiklerinde, herhangi bir tehdit ya da örgütsel değişimle karşı karşıya geldiklerinde bu tarz iletişime daha çok kulak asmaktadır. Biçimsel yollarla gerçekleşen iletişime göre daha hızlı yayılır (Kreitner ve Kinicki, 2008: 417). Söylentiye dayalı iletişimin biçimsel olmayan ilişkileri güçlendirmesi ve örgütsel bağlılığı artırması sebebiyle olumlu bir yönü de vardır (Çağlar vd., 2013: 1).

Sosyal Etkinlikler: İnsanların sosyal ihtiyaçlarını tatmin etmek, bilgi alışverişi sağlamak, eğlenmek, güzel vakit geçirmek, iyi günde de kötü günde de birliktelik mesajları vermek için düzenlenen etkinliklerin bütünüdür (Bektaş ve Erdem, 2015: 134). Tschan vd. (2014: 145) sosyal etkinliklerin çalışanlarda iş tatmini ve motivasyonu arttırıcı etkiye sahip olduğu ve çalışanlar arasında iyi ilişkiler düzenleyerek örgüt performansı için önemli gelişmeler sağladığını belirtirlerken; Bektaş ve Erdem (2015: 134) sosyal etkinliklerin doğru yönetilmediği takdirde örgütle ilgili yalan bilgilerin yayıldığı bir platform olabileceği, üstlerini böyle bir ortamda görmek istemeyen çalışanların sıkılmasına ve baskı altında kalmasına yol açabileceği ya da bu tarz etkinliklerden hoşlanmayanların katılım için zorlanmasının bazı örgütsel bağları zedeleyebileceği görüşündedirler.

Sosyal etkinliklere iş çıkışı veya hafta sonu düzenlenen spor müsabakaları, örgüt içinde veya örgüt dışında gerçekleştirilen doğum günü veya özel gün kutlamaları, piknik, kermes gibi organizasyonlar, çalışanların birbirlerine bayram, taziye ziyaretlerinde bulunması, arkadaşlarının düğün, nişan gibi kutlamalarına katılım gibi örnekler verilebilir.

Biçimsel olmayan iletişim kanallarını daha da çeşitlendirecek olursak şunları örnek gösterebiliriz:

 Farklı departmanlar ve kişilerle kurulan ilişkiler,

 Liyezon olarak tabir edilen iki taraf arasında laf taşıyarak tarafları birbirine bağlamaya çalışan elemanlar (Atak, 2005: 63),

 Şakalar,

 Biçimsel olmayan sanal iletişimler (Bektaş ve Erdem, 2015: 132-133),  Yöneticilerin açık kapı politikaları.

Biçimsel olmayan iletişim sisteminde yöneticiler olumlu ve olumsuz yönler görebilirler. Bu sistemin yöneticilerin çalışan davranışlarını, tutumlarını, duygularını açığa çıkarması ve faydalı bilginin yayılması gibi olumlu yönleri vardır. Negatif açıdan ise bu iletişim söylenti, güvenilirlik ve doğruluktan uzak bilgiler de içerebilir.

Tutar ve Yılmaz'a (2003: 189-190) göre biçimsel olmayan iletişim yoluyla potansiyel çatışma kaynakları tespit edilerek daha çıkmadan çatışmaya müdahale edilebilir. Bu iletişim

çalışanlara psikolojik doyum sağlarken yöneticilere de gerekli iç yapı düzenlemelerini gerçekleştirebileceği bilgiler elde etmeyi sağlayabilir.