Örgütlerde İletişim Şekilleri

Örgütlerde kullanılan iletişim şekillerini sözlü, sözsüz ve yazılı olmak üzere üç biçimde inceleyebiliriz.

1.4.4.1 Sözlü İletişim

Sözlü iletişim konuşma dili olarak da adlandırılır. Günün her anında yaptığımız sohbetlerden iş toplantılarına, seminerlerden konferanslara bir çok alanda sözlü iletişimden yararlanılır (Mısırlı, 2003: 29). Sözlü iletişim biçimi (sözsüz iletişime göre) birincil iletişim biçimidir (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004: 62).

Yüz yüze görüşmeler, toplantılardaki görüşmeler, sözlü brifingler, halka hitaplar, sunumlar, telefon görüşmeleri, eğitim ve oryantasyon programları, resmi konuşma ve komiteler vs., Can vd. (2006: 346) tarafından sözlü yolla gerçekleşen iletişime örnekler olarak verilmiştir.

Sözlü iletişim kanallarından olan yüz yüze iletişim en doğru iletişim şekli olarak algılanabilir fakat bu her zaman doğru değildir. En doğru iletişim şeklini en uygun yolla belirlemek bir yönetim kabiliyetidir (Sweeney ve McFarlin, 2002: 288). Bazı işletmeler şirket çalışanlarıyla yüz yüze iletişime oldukça önem vermektedir. Ancak bu, zaman açısından her zaman etkili bir iletişim tekniği olmayabilir. Şirketler bilgi teknolojisindeki gelişmelerle birlikte yöneticilere yeni alternatif yüz yüze iletişim teknikleri geliştirmektedirler. American Greetings Corp ve Hewlett- Packard gibi birçok şirket yüz yüze iletişimin avantajlarını sağlamak için zamandan ve maliyetten tasarruf ederek video konferans tekniğini kullanmaktadırlar (Jones ve George, 2009: 430).

Sözlü iletişimde verilen haberin anlaşılma derecesi denetlenebilir, soru sorulup verilen cevaplar kontrol edilebilir, anlaşılmayan konuya anında açıklık getirilebilir ve eş zamanlı geri besleme imkanı vardır (Tutar, 2003: 70). Çabuk, zengin, anında değiştirilebilir ve güçlü olması (Sweeney ve McFarlin, 2002: 275) sözlü iletişimin sağladığı avantajlardandır.

Sözlü iletişimde maksimum etkinliği elde edebilmek için aşağıdaki şekilde belirtilen bazı kullanım tavsiyeleri söz konusudur.

Şekil 1.4 Popüler Kullanılan Sözlü Medya Araçlarının Kullanım Önerileri Kaynak: Gantenbein, 2002: 18; akt: Greenberg ve Baron, 2008: 337

•Mesajlar kısa tutulmalıdır

•Mesajların sonsuza dek kalacağı unutulmayarak alaycı ve hakaret içeren mesajlardan uzak durulmalıdır •Geleneksel dil bilgisi kuralları ihmal edilmemelidir

E- Mail

•Faxların alınıp alınmadığı telefon aramaları ya da e- maillerle hızlı ve sürekli bir şekilde kontrol edilmelidir •Başkalarının göreceği kişisel ve gizli bilgileri

göndermekten kaçınılmalıdır.

Fax

•Yazım ve dil bilgisi kuralları doğrulanmalıdır •Anahtar noktalar girişte özetlenmelidir

•Uzun bölümler yazmaktan kaçınılmalı; mesaj asıl önemli noktalarla sonlandırılmalıdır

Posta

•Konuya odaklanılmalı, başka işlerle uğraşmak bırakılmalıdır

•Önemli telefon konuşmaları için randevu alınmalıdır •Karşıdaki kişinin konuşmayı sonlandırmadan önce

konuşmasına izin verilmelidir

Telefon

•Tartışmadan uzak durulmalı ve konuya odaklanılmalıdır

•Kişinin konuşulanları kulak ardı etmeyeceğine emin olunmalıdır

•Buluşmadan önce plan ve konuya dair hazırlıklar yapılmalıdır.

1.4.4.2 Sözsüz İletişim

Hareketler konuşmaktan daha inandırıcıdır. İnsanlar gerçek düşünce ve hislerini aktarabilmek için vücut dillerine güvenirler (Mullins, 2007: 230). Öyle ki vücut dilinin insan iletişimi üzerindeki etkisi %60 civarındadır (Erdem, 2013: 58). İnsanların vücutlarının dış dünyaya verdiği sinyallerle varlıklarıyla, kişilikleriyle ilintilendirilen nesnelerle, yakın çevreleriyle, giyim ve kuşamlarıyla çevreye verdikleri mesajlar sözsüz iletişimi içerir (Barlı, 2008: 331).

Sözsüz iletişim, yüz ifadeleri, göz kontağı (Tutar, 2003: 73; Sweeney ve McFarlin, 2002: 276), ses ve sesin niteliği, kişinin başkalarıyla olan yakınlık ya da uzaklık mesafesi, kullandığı koku ve parfümler, başkalarına dokunma tarzı, giyimi ve tercih ettiği renkler (Aytürk, 2010: 211), oturma pozisyonu, bir başkasını bekleme süresi (Greenberg ve Baron, 2008: 341), mekan kullanımı (CEO ya da üst düzey yöneticinin ofisinin geniş ve görkemli olması gibi), vücut hareketleri (Moorhead ve Griffin, 2010: 282) ve dil kullanımı (sözcüklerin vurgulu, heyecanlı, renkli ve coşkulu kullanımı) gibi söz veya sözcük gerektirmeyen yollarla iletişim kurmaktır (Tutar, 2003: 73). Moorhead ve Griffin'e (2010: 280-282) göre sözsüz iletişim, yüz ifadeleri ve vücut dili gibi insani ögelerle olduğu gibi ofis dizaynı, mimari yapı gibi çevresel ögelerle de gerçekleştirilebilir.

Dökmen (1999: 34) sözsüz iletişimin iki önemli işlevinden bahsetmektedir. Bunlardan ilki; yakamıza taktığımız rozetle mesleğimizi, baş hareketimizle bir şeyi onaylayıp onaylamadığımızı ifade etmemiz gibi sözsüz iletişimle birtakım anlamları ifade edebileceğimiz, ikincisi ise; sözlü iletişimin akıcılığına katkıda bulunarak sözlü iletişimi destekleyici niteliğinin olmasıdır.

Sözlü iletişim ve sözsüz iletişimin birbirlerine karşı avantaj ve dezavantajları vardır. Aşağıdaki tabloda (Tablo 1.4) bunlara yer verilmiştir.

Tablo 1.4 Sözlü ve Sözsüz İletişimin Karşılaştırılması

Sözlü İletişim _{Sözsüz İletişim}

Oral yolla iletişim Yazılı iletişim

Avantaj

Canlıdır Daha az yanlış anlaşılma _vardır Oral uygun sözsüz iletişimle yolla iletişime iletişimin etkinliği artar Komutaya dikkat çekilir, uyarıcıdır

Açıktır Mesaj sözsüz iletişimle vurgulanabilir

Önemsememek zordur Esnektir, uyarlanabilir

Dezavantaj

Süreksizdir Çevirilerde kesinlik ve _{doğruluk azalabilir}

Sözsüz iletişimin anlamı evrensel değildir

Yanlış anlaşılmalara maruz kalınabilir

Esnek değildir

Göz ardı etmek daha kolaydır

1.4.4.3 Yazılı İletişim

Esasında sözlü iletişimin bir parçası olan yazılı iletişimde fikirler yazıyla ifade edilir (Can vd., 2006: 348).

Yazılı iletişim araçları örgütlerde yönetsel faaliyetlerin çoğunluğunu oluşturur. Resmi bir niteliği vardır, bu yüzden de hukuksal belge niteliği taşırlar (Demirtaş, 2010: 417). Bu iletişimde notlar, raporlar, mektuplar, e- mail, genelgeler, uyarı levhaları, dilek ve temenni mektupları, bilgi defterleri, sipariş mektupları, referans mektupları akıl defterleri, posterler, bültenler, toplantı tutanakları, teşekkür, düzeltme ve özür yazıları, tekzip veya onay yazıları, formlar, teklif yazıları, iç yazışmalar, sirküler, tanıtım mektupları, dış yazışmalar ve daha pek çok araçtan söz edilebilir (Mısırlı, 2003: 66-68; Can vd., 2006: 348).

Yazılı iletişim zaman ve mekandaki iletişim sınırlılıklarını geliştirmede en etkili iletişim biçimidir. Sözlü iletişime göre daha güvenilirdir (Sabuncuoğlu ve Tüz, 2005: 140) ancak, karşılıklı olarak fikir alışverişine elverişli olmadığı için iletişime engel teşkil eden bir yönü de vardır (Demirtaş, 2010: 417).

Sözlü ve yazılı iletişimin daha ayrıntılı biçimde karşılaştırılmasına Tablo 1.5'te yer verilmiştir.

Tablo 1.5 Sözlü ve Yazılı İletişim Türlerinin Avantaj ve Dezavantajları

Biçim Avantajlar Dezavantajlar

Sözlü Değiştirme ve geri bildirim kolaylığı vardır Yanlışlık yapma olasılığı göreli olarak fazladır

Zaman ve kullanım kolaylığı vardır Kalıcılığı yoktur

Yazılı

İletişimin doğru olmasına katkı sağlar Değişim ve geri bildirim yavaştır İletişimin kayıtlı olmasını ve kalıcılığını

sağlar Zaman tüketimi ve zorluğu daha fazladır

Kaynak: Tutar, 2003: 78