1.1. Sekreterlik Mesleği İle İlgili Genel Bilgiler
1.2.6. Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Araçları
1.2.6.1. Beyin Fırtınası
Beyin fırtınası İngilizce "Brain-storming", Fransızca "remue-
meninge" veya dēballage d'idēes" kelimelerinden oluşur. Beyin fırtınası, daha
çok düşünce yaratmak için belli sayıda bireyden oluşan bir grubun yarattığı
düşünce kapasitesinden yararlanmayı amaçlamaktadır. Grup üyelerinden
her birinin düşüncesi yaratıcı grubu doğurur. Bir beyin fırtınası
toplantısında grup üyeleri 4 ile 12 kişi arasında değişir(Efil, 1999, s.140).
Beyin fırtınası, değerlendirme ve geliştirme için bir soruna çok
sayıda muhtemel çözüm bulma tekniğidir. Beyin fırtınası sırasında tipik
olarak belirli olaylar ortaya çıkar. Ele alınan sorun, grubun tüm üyeleri
tarafından açıkça ortaya konur ve anlaşılır. Tüm öneriler kaydedilir. Grubun
her üyesine fikrini belirtmek için eşit fırsat tanınır. İyi veya kötü tüm öneriler
teşvik edilir. Hiçbir zaman öneriler veya muhtemel çözümler eleştirilemez
(Özden, 1999, s.256).
Beyin fırtınası toplantısı iki aşamadan meydana gelir.
a.
Çok sayıda düşünce, bu düşüncenin kalitesine bakılmaksızın
araştırılır.
b.
Daha sonra fikirlerin kalitesi üzerinde bir ayırım yapılır. İlk turda grup
üyelerinin görevi bir düşünce ortaya atmaktır. İkinci turda başka düşünceler
ortaya atılır. Eğer herhangi bir kimse bir şey söyleyemez ise geçilir.
Düşüncelerin alınması sırasında, kim? niçin? ne zaman? nerede? neden?
nasıl? hangi araçlarla? gibi sorulardan yararlanılır. Bir çok düşünce yabancı
olabilir. Bu, belki de en iyisidir. İlk evre grubun düşüncelerinin
27
belirlenmesinden sonra biter. İkinci evreye başlamadan önce belli bir süre ara
vermekte yarar vardır. İkinci oturumun başlamasından sonra grup üyeleri
bazı şeyleri daha net görebilirler. Bazıları yeni düşüncelere sahip olurlar.
Yeni bir dönem, düşünme geliştirme veya çözümler bulmak bakımından daha
faydalıdır. Ancak düşünce üretmekte yavaşlama başladığı zaman, üretilen
düşüncelerin değerlendirilmesine geçilir. Öncelikle en ilginç düşüncelerin
değerlemesi yapılır. Neticede grubun düşünce yaratma kabiliyetinden
yararlanılarak, yeni düşünceler yeni gelişmeler ve yeni çözümler elde
edilmiş olur (Ertürk, 1995, s.233).
Bir beyin fırtınası toplantısında, toplantıdan daha fazla verim elde
edilebilmesi için aşağıdaki ilkelere uyulması gerekir:
•
Açıklanan fikir asla ne hareketli, ne de sözlü olarak tenkit edilmemelidir.
•
Hiçbir fikir başlangıçta tartışılmamalıdır.
•
Açıklanan fikirde tereddüt edilmemelidir.
•
Herkes birbirini dikkatle dinlemelidir.
•
Bir fikir bazen açıklamayı gerektirebilir.
•
Olumsuz hareket ve tutumlarda bulunmak ve çatışmaya meydan vermemek
gerekir.
•
Her düşünce ne olursa olsun tahtaya yazılmalıdır. Herkes bir kere
konuşmaya mecburdur (Şimşek, 2000, s.270).
1.2.6.2. Pareto Analizi
On dokuzuncu yüzyıl iktisatçılarından İtalyan asıllı Vilfredo Pareto adıyla
bilinen meşhur "Pareto Teorisi" Joseph Juran tarafından problemin esaslarına ve
kökenlerine dair bir yaklaşım olarak güncelleştirilmiştir. Bu analiz yöntemi, basit
bir metot olmanın yanında aynı zamanda veri kütlesi içindeki belirli kalemleri
seçmek için güçlü bir araçtır (Halis, 2000, s.138).
28
Değişik sayıdaki önemli nedenleri, daha az önemde olan nedenlerden ayırmak
için yararlanılan bir yöntemdir. Bu yönteme, alışılmış temel ayırım metodu,bazen
de 80/20 veya 70/30 kuralı adı verilmektedir. Pareto analizinde, bir tablodaki bir
çok rakamın karşılaştırılıp bir diyagram üzerinde gösterilmesi mümkündür. Buna
pareto diyagramı adı da verilir (Efil, 1999, s.212).
Pareto diyagramı, bir problemin önemli sebeplerini, daha az öneme sahip
olan sebeplerden ayırt etmekte kullanılan bir çubuk diyagramıdır. Bu diyagram
giderek azalan bir düzende bilgi verir. Pareto diyagramı aynı zamanda takım
çalışması için önemli problemlerin belirlenmesinde kullanılan bir araçtır (Halis,
2000, s.139).
Pareto diyagramı oluşturulmasında izlenen yöntem üç başlıkta
gruplandırılabilir:
1.
Verilerin toplanması: Burada rakamsal veriler ve bilgiler tablolar
aracılığıyla elde edilir.
2.
Verilerin sınıflandırılması: Elde edilen veriler en büyük değerden en
küçüğe doğru sınıflandırılır.
3.
Grafiğin çizilmesi: Elde edilen rakamlar bir diyagram üzerinde
yerleştirilir. Yatay eksende hata kaynakları, dikey eksende hata
yüzdeleri ve hata sayıları gösterilerek pareto grafiği elde edilir (Şimşek,
2000, s.273).
Örnek olarak, bir okul yönetiminde öğrenci başarısızlığı ile ilgili
olarak gelişen şikayetler önem derecesine ve sıklığına göre
aralandığında aşağıdaki grafik elde edilmektedir.
29
Pareto Analizi ile eğitim kurumlarındaki en baskın problemleri hemen ortaya
çıkarabilmek mümkün olabilir (Cafoğlu, 1996, s.92).
1.2.6.3. Kontrol Çizelgeleri
Kontrol çizelgeleri; yöntemleri görüntülemek, yönetimin kontrol dışına
çıktığını belirlemek ve bundan dolayı yöntemden doğrulanmamış çıktıları
korumak (yönetimin kontrol altındayken doğrulanmış çıktılara üreteceği
düşünülürse) için kullanılır (Şimşek, 2000, s.278). Bazen de istatistiksel kontrol
çizelgeleri denilen kontrol çizelgeleri, sürmekte olan eylemin çeşitli yöntemini
grafike etmekte kullanılır (Köksal, 1998, s.83).
Kontrol şemaları hazırlanırken incelenecek aşamalar;
•
Her bir kalite özelliği için ayrı kontrol şeması düzenlenir.
•
Numune alma çizgilerinden faydalanılıp, yeterli sayıda birimler gelişigüzel
olarak çekilerek, ölçüm değerleri kaydedilir.
•
Hangi tür kontrol şeması hazırlanacağı belirlenir.
Ders Programı Zayıf Yönetim Yetersiz Öğretmen Desteği Kütüphan e Hizmet30
•
İlgili tablolardan yararlanılarak alt ve üst limitler hesaplanır.
•
Ölçeklendirilerek alt ve üst limitler grafiğe aktarılır. Zamana
bağımlı olarak üretimle ilgili noktalar işaretlenir ve kontrol şeması hazırlanır.
•
Kontrol şemalarında limit dışı noktalar belirlenerek, sebepleri bulunur,
düzeltici ve önleyici faaliyetler uygulanır (Şimşek, 2000, s.278).
Örnek olarak öğrenci devam durumları verilebilir. Öğrencilerin derse
devamları ile ilgili olarak alt veya üst sınır belirtildikten sonra öğrenci
devamları buna göre yorumlanabilir (Cafoğlu, 1996, s.93).
1.2.6.4. Dağılım Diyagramı
Dağılma Diyagramları, üretilen ürün kalitesini etkiler, herhangi iki özellik
arasında ilişki olup olmadığının belirlenmesi esasına dayanır ve bunları meydana
getiren unsurun gerçek neden olup olmadığını ortaya çıkarmak için kullanılır (Halis,
2000, s.142).
İki değişken arasındaki ilişkinin çözümlenmesinde de kullanılabilir. Faktörler
arasındaki olası sebep sonuç ilişkisini belirlemeye yarar. Ölçüm sonuçlarında yer
alan değişkenlerden biri dikey diğeri yatay ekseni gösterir (Köksal, 1998, s.80).
Diyagramın yatay ekseninde genellikle yatay eksende neden olarak
değerlendirilecek değişken yer alırken, dikey eksende bundan etkilendiği
düşünülen değişken yer alır. Diyagram üzerindeki değişkenlerden biri artarken
diğeri de artıyorsa, iki değişken arasında pozitif bir ilişki, aksi durumlarda da
negatif bir ilişki mevcuttur. Bu diyagrama verileri yerleştirirken dikkat edilecek
en önemli husus, bu verilerin alındığı iki değişken arasında makul ve anlamlı bir
ilişkinin olmasına dikkat etmektir. Aksi halde yanlış sonuçlara meydan verilmiş olur.
Dağılım diyagramı, 2 değişkenin ilişkili olduğu teorisini test etmek amacıyla bir
değişken değiştiğinde diğer değişkenin durumunu göstermek için kullanılır. Bir
31
değişken diğerinin sebebi olduğunu ispatlamaz, fakat ilişkinin var olduğu ve zayıf
olduğu yerleri ortaya çıkarır. Dağılım diyagramı X ekseni 1. değişkenin ölçüm
değerlerini, Y ekseni de 2. değişkenin değerlerini gösterecek şekilde kurulur.
Noktalardan oluşan kümenin sıklığı ve yönü 2 değişken arasında ilişki hakkında
ipuçları verir (Halis, 2000, s.143).
1.2.6.5. Balık Kılçığı
Balık kılçığı diyagramı TKY' de en çok kullanılan kalite arttırma
tekniklerinden bir diğeridir. Bu diyagram, problem doğuran nedenlerin önem ve
ağırlığına göre şema üzerinde gösterilmesine yarar. Bu sayede bir probleme
neden olan faktörler zinciri, onlara da etki yapan ikincil ve üçüncül nedenler
balık kılçığına benzer bir şekille ortaya konabilir (Özden,1998,s.173).
İlk kez Kaoru Ishikawa tarafından tanıtıldığı için Ishikawa diyagramı da
denilen bu teknik, bir ekibin arzu edilen sonuca ulaşma yolunda etkili olan tüm
faktörleri gözler önüne sermede kullanılır (Köksal, 1998, s.78).
Önce ana çizgi üzerinde problem yazılır. Daha sonra ana nedenler başlıklar
halinde yazılır ve bunların kanatları altında ise alt nedenler yazılır ve diyagram
tamamlanır. Bu diyagram, beyin fırtınası tekniği ile de destek amaçlı kullanılabilir
(Cafoğlu, 1996, s.95).
1.2.6.6. Histogramlar
Histogramlar, bir tür veri toplama aracıdır. Histogram her kategorideki
değişken değerlerin frekans dağılımını bir diyagram ile göstermek için
kullanılır. Çeşitli değişkenlerin ortaya çıkma sıklığını gösterir. Veri dağılımlarını
görsel olarak göz önüne koyabilme amacıyla, süreklilik gösteren verilerin basit bir
32