4857 sayılı İş Kanunu’nda düzenlenmemekle birlikte 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nda yer alan ‘aylık prim ve hizmet belgesi’, söz konusu kanunun ilgili hükmünde tanımlanmamış; ancak “işverenin
Kanun kapsamında çalıştırdığı sigortalıların ad ve soyadlarını, T.C. kimlik numaralarını, prime esas kazançlarını ve prim ödeme gün sayıları ile prim tutarlarını gösteren belge” olarak ifade edilmiş(m.86/I) ve örneğinin Kurumca
çıkarılacak yönetmelikle belirlenmesi öngörülmüştür. Söz konusu yönetmelik, 28.08.2008 tarih ve 26981 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak ‘Sosyal Sigorta
İşlemleri Yönetmeliği’ adı altında yürürlüğe girmiştir. Yönetmelikte de aylık prim ve hizmet belgesinin içeriği genişletilmiş; çalıştırılan sigortalıların işe başlama ve işten çıkış tarihleri, ayın bazı günlerinde çalışmamış olmaları hâlinde, eksik çalışma nedenleri, ay içinde işten ayrılmış olmaları hâlinde, işten çıkış nedenleri, sigorta primi, işsizlik sigortası primi ve sosyal güvenlik destek primleri, varsa 3568 sayılı Kanuna tabi olan meslek mensubunun adı ve soyadı ile bunların meslekî oda kayıt numarası, işverenin kamu idaresi olması hâlinde tahakkuk veya tediye görevlisinin adı ve soyadı ile Kurumca belirlenen diğer bilgilerin de bu belgede yer aldığı ifade edilmiştir.
5510 sayılı Kanuna göre işveren, örneği Ek-14’de verilen aylık prim ve hizmet belgesini belirlenen süre içinde Kuruma vermekle yükümlü tutulmuştur. Buna göre; işveren 1 ay içinde asıl veya ek aylık prim ve hizmet belgesini, kamu idaresinde çalıştırılanlar için en geç Kurum tarafından belirlenen günün sonuna kadar, diğer sigortalılar için ise ait olduğu ayı takip eden ayda Kurumca belirlenen günün sonuna kadar Kuruma vermek zorundadır.(m.86/I)121 İşverenin çalıştırdığı sigortalıyı başka bir işverene geçici olarak devretmesi halinde, sigortalıyı devir alan işveren, geçici iş ilişkisi süresine ilişkin aylık prim ve hizmet belgesinin aynı süre içinde Kuruma verilmesinden, işveren ile birlikte sorumludur.(m.86/III, Yön. m.109/I) Diğer bir deyişle; sigortalıyı devir alan işveren, hangi işverene ait olduğunu
belirterek bu şahıslar adına aylık prim ve hizmet belgesi düzenleyip Kuruma verebilir.(Yön. m.109/IX)
Yönetmelikte işveren ayrıca, örneği Ek-15’te verilen ‘fiilî hizmet süresi zammı prim belgesi’ni de Kurumca çıkarılacak tebliğde belirtilen süre içinde Kuruma vermekle yükümlü tutulmuştur. (Yön. m.109/I) Kurumca çıkarılacak tebliğde belirtilecek sürelerde verilmemiş olmakla birlikte Yönetmeliğin 109. maddesinin 3.fıkrasında belirtilen sürelerden başlamak üzere Kurumca çıkarılacak tebliğde belirtilecek süreler içinde verilecek ek veya asıl aylık prim ve hizmet belgeleri yasal süresi içinde verilmiş kabul edilir. Yine, yasal süresi içinde verilen belgede yanlışlık yapıldığının anlaşılması üzerine, düzeltme amacıyla yasal süre geçirildikten sonra verilen ek veya asıl aylık prim ve hizmet belgeleri de süresinde verilmiş sayılır.(Yön. m.109/V) Dolayısıyla, bu nitelikte verilen aylık prim ve hizmet belgelerine idarî para cezası uygulanmaz. (m.110/IV)
Yönetmelik uyarınca aylık prim ve hizmet belgesi, her işyeri için ayrı ayrı düzenlenir ve bu düzenleme yapılırken sigortalıların tabi oldukları sigorta kolları ve farklı prim oranları dikkate alınır.(m.109/VII)
Ay içinde bazı işgünleri çalıştırılmadığı ve ücret ödenmediği beyan edilen sigortalıların, 30 günden az çalıştıklarını ispatlayan belgelerin işveren tarafından ilgili aya ait aylık prim ve hizmet belgesine eklenmesi zorunludur. Bu zorunluluk, kamu idareleri ve toplu iş sözleşmesi imzalanan işyerlerinde geçerli değildir.(m.86/IV, Yön. m.109/XV) Diğer bir deyişle bu tür işyerlerinde, belirtilen belgelerin aylık hizmet ve prim belgesine eklenmesi zorunluluğu yoktur; ancak eksik bildirim nedenlerinin aylık prim ve hizmet belgesinde belirtilmesi şartı aranır.(Yön. m.109/XV) 30 günden az çalışıldığını ispatlayan bu belgeler, Yönetmelikte ayrıntılı olarak sıralanmıştır. Buna göre; Kurumca yetkilendirilmiş sağlık hizmeti sunucularından veya işyeri hekimlerinden alınmış istirahatlı olduğunu gösteren rapor, ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesi, disiplin cezası uygulaması, gözaltına alınma ile tutukluluk hâline ilişkin belgeler, kısmi süreli çalışmalara ait yazılı iş sözleşmesi, işverenin imzasını da taşıyan puantaj kayıtları ile
grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afetler nedeniyle işyerinde faaliyetin durdurulduğunu veya işe ara verildiğini gösteren ilgili resmî makamlardan alınan yazı örneği, sigortalıların eksik gün bildirimine ilişkin bilgi formu (Ek-16) ekinde Kuruma verilir veya Acele Posta Servisi, iadeli taahhütlü ya da taahhütlü olarak gönderilir.(m.109/XIII)
Sigortalıların 30 günden az çalıştığını gösteren belgelerin, aylık prim ve hizmet belgesinin verilmesi gereken süre içinde Kuruma verilmemesi veya verilen belgelerin Kurumca geçerli sayılmaması durumunda, 30 günden az bildirilen sürelere ait aylık prim ve hizmet belgesi Kurumca re'sen düzenlenir ve içeriği primler, bu Kanun hükümlerine göre tahsil olunur.(m.86/V)
Sigortalıyı çalıştıran işveren, aylık prim ve hizmet belgesini Kuruma vermenin yanı sıra bu belgenin Kurumca onaylı bir nüshasını işyerinde (birden fazla işyeri olması halinde sigortalının çalıştığı her işyerinde ayrı ayrı olmak üzere) Kuruma verilmesi gereken sürenin son gününü takip eden günden bir sonraki ay için düzenlenecek belgenin verilmesi gereken sürenin sonuna kadar sigortalılar tarafından görülebilecek bir yere asmakla yükümlü tutulmuştur.(m.86/VI, Yön. m.109/XI-XII) Sigortalısını geçici olarak bir başka işverene devreden işverenler ise aylık prim ve hizmet belgesinin bir nüshasını işyerine asılmak üzere sigortalısını devrettiği işverene verir.(Yön. m.109/XI)
İşveren ve sigortalıyı devir alan işveren tarafından hizmet akdi ile bir veya birden fazla işveren tarafından çalıştırılanlara ilişkin yasal süresi geçirildikten sonra Kuruma verilen aylık prim ve hizmet belgeleri, fiilen yapılan denetimler sonucu veya işyeri kayıtlarından yapılan tespitlerden doğruluğunun anlaşılması durumunda işleme konulur. Aylık prim ve hizmet belgesinin fiilen yapılan tespitler sonucunda işleme alınmasında, tespitin yapıldığı tarihten geriye doğru en fazla 1 yıllık süreye ilişkin olan kısmı dikkate alınır.(Yön. m.110/I)122 Asıl veya ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesinin yasal olarak verilmesi gereken son günü takip eden günden
122 20/08/2009 tarih ve 27325 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren ‘Sosyal Sigorta
İşlemleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik’in 6.maddesi ile değişik
başlanarak takip eden üçüncü ayın sonuna kadar Kuruma verilmesi halinde, aksine bir tespit veya şüpheli bir durum yoksa ve aylık prim ve hizmet belgesinde kayıtlı olan sigortalıların sigortalı işe giriş bildirgeleri yasal süresi içinde veya aylık prim ve hizmet belgesi ilişkin olduğu aydan önceki bir tarihte Kuruma verilmiş ise, söz konusu belge, ayrıca incelemeye gerek olmaksızın işleme alınır.(m.110/II)
Aylık prim ve hizmet belgesinin yapılan tebligata rağmen 1 ay içinde verilmemesi veya noksan verilmesi halinde, bu belge Kurumca re'sen düzenlenir ve içeriği sigorta primleri Kurumca tespit edilerek işverene tebliğ edilir. İşveren, tebliğ edilen prim borcuna karşı tebliğ tarihinden itibaren 1 ay içinde, ilgili Kurum ünitesine itiraz edebilir. İşverence yapılan itiraz, takibi durdurur. İtirazın reddi halinde, işveren kararın tebliğ tarihinden itibaren 1 ay içerisinde yetkili iş mahkemesine başvurabilir. Ancak yetkili mahkemeye başvurulması, prim borcunun takip ve tahsilini durdurmaz. Mahkemenin Kurum lehine karar vermesi halinde, Kanunun prim borcuna ilişkin hükümleri uygulanır.(5510 sayılı Kanun m.86/VII)123
İşveren tarafından aylık prim ve hizmet belgesi verilmeyen veya çalıştıkları Kurumca tespit edilemeyen sigortalılar, hizmetlerinin geçtiği yılın sonundan başlayarak 5 yıl içerisinde iş mahkemesine başvurarak çalıştıklarını ispatlama yoluna gidebilirler. Alacaklarını ilâm ile ispatlayabilmeleri halinde, bunların mahkeme kararında belirtilen aylık kazanç toplamları ile prim ödeme gün sayıları dikkate alınır.(m.86/IX)
Belirtilen bu yükümlülüklerin yerine getirilmemesi halinde, 5510 sayılı Kanunu gereği idari para cezası verilmesi öngörülmüştür. Buna göre; asıl veya ek aylık prim ve hizmet belgesini Kurumca belirlenen şekilde ve usulde veya belirlenen süre içinde vermeyen işverene her bir fiil için (aylık asgari ücretin iki katını geçmemek kaydıyla) belgede kayıtlı sigortalı sayısı başına; asıl belge için aylık asgari ücretin 1/5’i tutarında; ek belge için aylık asgari ücretin 1/8’i tutarında; Kurumca re'sen düzenlenen ek belge için ise aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanır.(m.102/I,c)