ĐŞLEMLER VE ARACI KURUMLARIN ĐÇ DENETĐM SĐSTEMĐ
Bu bölümde öncelikle aracı kurumların yapamayacakları işlemler daha sonrada aracı kurumların iç denetim sistemleri hakkında bilgi verilecektir.2.7.1. Aracı Kurumların Yapamayacakları Đşlemler Aracı kurumlar şu işlemleri yapamazlar:
a) Mevzuatın imkan verdiği haller hariç olmak üzere, aracılık amacıyla alıp sattıkları sermaye piyasası araçlarına ilişkin veya bunlardan bağımsız olarak borçlanmayı temsil eden sermaye piyasası araçları dışında kendi finansal taahhütlerini içeren evrak çıkaramazlar. Kendi hisse senetlerini temsil eden depo edilen menkul kıymet sertifikaları ihraç edemezler. Ticarî amaçlı gayrimenkul alım satımında bulunamazlar. Kredili menkul kıymet işlemlerine ilişkin mevzuatın imkân verdiği haller hariç olmak üzere, ödünç para verme işlemleri yapamazlar.
b) Kuruldan icrası için izin alınan faaliyetler ve bunlara ilişkin iş ve işlemler dışında hiçbir sınaî ve zirai faaliyette bulunamazlar. Sermaye piyasası faaliyetlerini yürütebilmek için gerekli olanın üstünde taşınmaz mal edinemezler.
c) Bankalar Kanunu’nda tanımlandığı üzere mevduat toplayamazlar, mevduat toplama sonucunu verebilecek iş ve işlemler yapamazlar.
d) Mevzuatın imkân verdiği haller hariç olmak üzere sermaye piyasası araçlarının, belli bir getiri sağlayacağı yönünde herhangi bir yazılı veya sözlü taahhütte bulunamazlar. e) Abartılmış, gerçeğe uymayan, müşterilerini veya kamuoyunu yanıltıcı bilgileri içeren
herhangi bir ilan ve reklâm ile diğer yazılı ve sözlü açıklamalarda bulunamazlar. f) Aracı kurumlar sadece, müşterileri tarafından verilen satış emrinin yerine getirilmesi
için teslim edilen menkul kıymetlerle, müşterinin alım emri gereği satın alınan menkul kıymetleri, borsa mevzuatında belirlenen satış emrinin geçerlilik süresi ve gerçekleşen alım emrinin tasfiyesi için öngörülen azami süre içinde emanetinde tutabilir. Bu halin dışında, aracı kurum, gerek kendisine gerekse müşterilerine ait menkul kıymetleri yetkili Takas ve Saklama Kuruluşu dışında hiçbir yerde tutamaz. g) Müşteriye ait sermaye piyasası araçları ve nakit üzerinde hak ve yetkileri olmaksızın
kendileri veya üçüncü şahıslar lehine herhangi bir tasarrufta bulunamazlar.
h) Herhangi bir şekilde yanlarında çalıştırdıkları kişilerin, mutad müşteri aracı kurum ilişkisi dışında imkanlarından yararlanmak suretiyle kendi nam ve hesaplarına işlem yapmalarına olanak sağlayamazlar.
i) 6762 sayılı TTK’nın 329. maddesinde müsaade edilen haller hariç olmak üzere, ihraç ettikleri hisse senetlerini, kendi nam ve hesaplarına alıp satamazlar.
j) Fiktif hesap açamazlar, işlemlerini kayıt dışı bırakamazlar ve gerçek mahiyetine uygun düşmeyen kayıtlar tesis edemezler.
k) Aracı kurum yöneticileri ve merkez dışı örgütleri dahil tüm çalışanları müşterilerden hisse senedi alım satım emri verme, ordino ve diğer belgeleri imzalama, nakit ve menkul kıymet yatırma ve çekme, virman işlemi yapma gibi geniş yetkiler içeren vekaletname alarak müşteri adına işlem yapamazlar. Portföy yöneticiliği faaliyeti bu kapsamın dışındadır.
l) Yatırımcıların hak ve yararlarını zedeleyici, iyi niyet kurallarına aykırı hareket edemez ve işlemlerde bulunamazlar, müşterilerin piyasa hakkında bilgisizlik ya da tecrübesizliklerinden yararlanıp bunların alım-satım kararlarını etkileyerek kendi lehlerine kazanç sağlayamazlar ve herhangi bir şekilde gelirlerini artırmak amacıyla müşterilerin gereksiz alım-satım yapmalarına ortam hazırlayamazlar.
m) Ortak, yönetici, ihtisas personeli ile müfettiş ve 6762 sayılı TTK uyarınca atanan denetçileri işleri dolayısıyla aracı kurum ve müşterileri hakkında öğrendikleri sırları açıklayamazlar ve bu sırları kendilerinin veya üçüncü kişilerin menfaatine kullanamazlar.
Kamuyu aydınlatma amacıyla mevzuat gereği yapılan ilan ve duyurular, adli veya mevzuatla yetkili kılınmış olmak kaydıyla idari her türlü inceleme ve soruşturma halleriyle suç oluşturan durumlara ilişkin bilgilerin ilgililere verilmesi sır kapsamında değildir.
Aracılık faaliyetinde bulunan bankalar, bu maddenin birinci fıkrasının (d), (e), (f), (g), (h), (i), (j), (k), (l) ve (m) bentlerinde yer alan hükümlere tabidir (Seri:V No:46 Sayılı Tebliğ md. 58, Đstanbul Menkul Kıymetler Borsası, 2011: 68-69).
2.7.2. Aracı Kurumların Đç Denetim Sistemi
Aracı kurumların karşılaştıkları risklerin izlenmesi ve kontrolünü sağlamak üzere kuracakları iç denetim sistemlerine ilişkin esas ve usuller, Aracı Kurumlarda Uygulanacak Đç Denetim Sistemine Đlişkin Esaslar hakkında Tebliğ (Seri: V No:68) ile belirlenmiştir.
Đç denetim sistemi, iç kontrol sistemi ile teftiş sisteminden oluşan bütünleştirilmiş süreçtir.
Đç kontrol sistemi, aracı kurumun merkez dışı örgütleri dahil tüm iş ve işlemlerinin yönetim stratejisi ve politikalarına uygun olarak düzenli, verimli ve etkin bir şekilde mevcut mevzuat ve kurallar çerçevesinde yürütülmesi, hesap ve kayıt düzeninin bütünlüğünün ve güvenilirliğinin, veri sistemindeki bilgilerin zamanında ve doğru bir şekilde elde edilebilirliğinin sağlanması, hata, hile ve usulsüzlüklerin önlenmesi ve tespiti amacıyla aracı kurumda uygulanan organizasyon planı ile bunlara ilişkin tüm esas ve usullerdir.
Teftiş sistemi ise, aracı kurumun günlük faaliyetlerinden bağımsız, yönetimin ihtiyaçları ve aracı kurumun yapısına göre mevzuat ve aracı kurum politikalarına uygunluk denetimleri şeklinde müfettişlerce gerçekleştirilen, iç kontrol sisteminin işleyişi başta olmak üzere aracı kurumların tüm faaliyetlerini ve birimlerini kapsayan ve
bu alanlara ilişkin değerlendirme yapılmasını sağlayan, değerlendirmelerde kullanılan kanıt ve bulguların raporlama, izleme ve inceleme sonucunda elde edildiği sistematik denetim sürecidir (Seri: V No: 68 Sayılı Tebliğ md. 3, Đstanbul Menkul Kıymetler Borsası, 2011: 73).
Aracı kurumlar, bünyelerinde faaliyetlerinin kapsam ve yapısıyla uyumlu, değişen koşullara cevap verebilecek nitelik, yeterlilik ve etkinlikte iç denetim sistemlerini kurmak, idame ettirmek ve geliştirmek zorundadırlar (Seri: V No: 68 Sayılı Tebliğ md. 4, Đstanbul Menkul Kıymetler Borsası, 2011: 73).
Aracı kurumların iç kontrol sistemlerine ilişkin tüm politika ve prosedürlerini yazılı hale dönüştürmeleri zorunludur. Bu yazılı prosedürlerin kabulü ve yürürlüğe konulması için aracı kurum yönetim kurulunun kararı şarttır. Aynı zamanda, aracı kurum yöneticisi ile aracı kurumun her seviyedeki personelinin yetki, görev ve sorumlulukları belirlenerek yazılı hale getirilir ve ilgili personele iş akış prosedürleri ile birlikte imza karşılığı teslim edilir. (Seri: V, No: 68 Sayılı tebliğ md.5, 6) (Đstanbul Menkul Kıymetler Borsası, 2011: 73).
Aracı kurum yönetim kurulu; kendisine bağlı icracı birimler bulunmayan üyelerinden birini “Đç Kontrolden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi” olarak belirler. Bu yönetim kurulu üyesi;
a) Đç kontrol sisteminin düzenlemelere, meslek kurallarına ve yazılı prosedürlere uygun çalışması, doğabilecek risklerin tespiti ve yönetilmesine ilişkin çalışmalar yapar ve yönetim kurulunu bilgilendirir.
b) Sermaye Piyasası Kurulu düzenlemeleri ve aracı kurum politikaları çerçevesinde kabul edilebilir risk düzeylerini belirler; öngörülebilir risklere karşı iç denetim birimi tarafından hazırlanan iç kontrol programını onaylar. Đç kontrol politikaları ile prosedürlerinin hazırlanmasından ve yönetim kurulunun onayına sunulmasından sorumludur.
c) Đç kontrol hedeflerinin uygunluğu, kontrol sonuçlarının izlenebilirliği, kontrol faaliyetinin bağımsız ve nesnel olarak sürdürülmesi ve güvenilirliği konularından sorumludur.
Đç kontrol mekânizmalarını sağlıklı ve etkin bir biçimde kurmak ve çalıştırabilmek için aracı kurum faaliyetlerine ilişkin işlevsel ayrımlar tesis edilir. Đç denetim birimi, aracı kurumlar için risk yaratabilecek işlevleri tespit eder ve bu işlevler çapraz kontrollere imkân verecek şekilde farklı personelin sorumluluğuna verilir.
Teftiş faaliyeti, aracı kurumun tüm faaliyetlerini ve birimlerini kapsar. Aracı kurumların bünyelerinde bir teftiş birimi oluşturmaları ve bu birimde münhasıran çalışmak üzere yeter sayıda müfettiş istihdam etmeleri zorunludur. Teftiş birimi doğrudan yönetim kuruluna bağlı ve sorumlu olarak çalışır.
Müfettişler tarafından yapılan denetim çalışmaları rapora bağlanarak aracı kurumun merkezinde saklanır ve yönetim kuruluna sunulur. Düzenlenen raporlar ve bu raporlara esas teşkil eden belgeler düzenlenmelerini izleyen yıldan itibaren en az beş yıl süreyle saklanır (ihtilâfa konu olanlar, ihtilaf sonuçlanana kadar saklanır). Teftiş birimi, aracı kurumun finansal durumunu zayıflatacak veya olağandışı sonuçlar doğuracak bir durumun varlığının tespit edilmesi halinde hazırlayacağı raporu en kısa zamanda yönetim kuruluna sunar ve bir örneğini Kurul’a gönderir.
Đç kontrol birimi iç kontrolden sorumlu yönetim kurulu üyesine bağlı olarak faaliyet gösterir. Sürekli kontrol faaliyetini icra edecek olan iç kontrol elemanları, iç kontrol dışındaki başka görev ve sorumluluklar yüklenemezler (Đstanbul Menkul Kıymetler Borsası, 2011: 73-74).