Açık Hizmet Satış Faturası (066111)

Hizmet satışlarınız karşılığında cari firmalara (müşteri, satıcı, diğer cari) gönderilecek açık hizmet satış faturaları bu bölümden girilecektir. Bu programdan düzenlenecek faturalar sadece hizmet kalemlerine ait olacaktır. Çünkü programınız sadece hizmet cinsi seçebileceğiniz yapıda hazırlanmıştır. Dolayısıyla çok amaçlı fatura girişlerine olanak tanıyan Satış faturası (061190) ile giriş itibari ile farklılık gösterecektir. Fakat o programdan düzenlenen hizmet faturaları bu evraktan incelenebilecektir. Evet, bu ayrıntıyı da belirttikten sonra sizlere açık fatura mantığından kısaca söz etmek istiyoruz. Açık fatura; satışların (veya alışların) vadeli olarak yapıldığı durumlarda kesilir.

Örneğin, bir hizmet verdiniz ve bu hizmet bedeli 1 ay sonra alınacak. Bu durumda keseceğiniz fatura açık fatura olmalıdır. Çünkü henüz hizmet bedelini tahsil etmediniz. Ya da verilen hizmet karşılığında çek aldığınız. Keseceğiniz fatura yine açık olmalıdır. Çünkü aldığınız çek henüz tahsil edilmemiş, dolayısı ile de kasanıza nakit girişi yapılmamıştır. Çek tahsil edildiği zaman, bu çekin tahsilâtını tahsilât makbuzu ile ayrıca belgelendireceksiniz ve verdiğiniz hizmet karşılığı ödeme ancak o zaman yapılmış olacaktır. Şimdi fatura girişinin nasıl yapılacağını açıklamaya başlayabiliriz.

Evrak no: Evrak numarası firmanızın ihtiyaçlarına göre farklı şekillerde kullanılabilir. Örneğin evrak girişlerini yapan birden fazla elemanınız varsa, evrak no alanına bu elemanların isimleri veya isim kısaltmaları girilerek, her elemanın girdiği evraklar ayrı ayrı takip edilebilir. Ya da girilen evraklar üzerinde matbu bir numara varsa, bu numara da girilebilir. Evrak numaraları maksimum dört hane ve alfa nümerik (A100, B200, MYE vb.) olabilir.

Evrak numarası girilip ENTER tuşuna basıldıktan sonra, imleç hemen yan taraftaki alana gelecek ve ilgili evrakınızın sıra numarası programınız tarafından otomatik olarak bu alana atanacaktır. Sıra numaraları, her evrak numarası için 1'den başlar. Örneğin evrak no alanına MYE girilmişse, sıra numarası 1 olacaktır. Bu evrak kaydedilip, yeni bir evrak için yine MYE girilirse, bu sefer sıra numarası 2 olacaktır. Bu alanda yer alan sıra numarasından, daha önce o evrak no altında kaç adet evrak girişi yapıldığını kolayca anlayabilirsiniz.

Evrak tarihi: İlgili evrakın bilgisayara girildiği tarihtir. Evrakın düzenlendiği tarihse belge tarihi olarak adlandırılmaktadır.

Belge no: Evraklar üzerinde matbu olarak yer alan belge numaralarının girildiği alandır. Örneğin fatura üzerinde yer alan matbu numaralar bu alana girilebilir. Belge numaraları maksimum 15 hane ve alfa nümerik olabilir.

Belge tarihi: Evrakların düzenlendiği tarihtir. Belge tarihi ile yukarıda açıklamaya çalıştığımız evrak tarihi karıştırılmamalıdır. Evrak tarihi, o evrakın bilgisayara girildiği tarih, belge tarihiyse o evrakın düzenlendiği tarihtir. Örneğin 15.01.2013 tarihli bir alış faturası 25.01.2013'de bilgisayara giriliyorsa, bu faturanın tarihi 25.01.2013, belge tarihiyse 15.01.2013 olmalıdır. Ancak bu alanların yukarıda açıkladığımız şekilde kullanılması bir zorunluluk değildir. Dilerseniz her iki tarihi de aynı girebilirsiniz.

Cari kodu: Hizmet verdiğiniz ve şu anda faturası kesilmekte olan carinizin (müşteri satıcı, diğer cari) kodunu bu alana girmelisiniz. Cari kodlarını satır sonu butonunu tıklayarak veya F10 tuşuna basarak ulaşacağınız pencereden seçebilirsiniz.

Cari ismi: Cari hesap kodu girişinize göre, ilgili cari hesabınızın (müşterinizin, satıcınızın, diğer carinizin) ismi bu alana otomatik olarak gelecektir.

Ödeme planı: Faturanıza ilişkin ödeme planını bu alanda tanımlayacaksınız. Açık hizmet satış faturasında, fatura karşılığı ödeme vadeli olarak yapılıyordu. Bu aşamada ödeme planı alanına, ilgili fatura bedelinin ne zaman tahsil edileceği, yani vadesi gün bazında girilebilir. Örneğin fatura bedelinizi 30 gün sonra tahsil edecekseniz, bu alana G30 girmelisiniz. Otuz rakamının baş tarafında yer alan G harfi gün`ü simgelemektedir. Bu şekilde bir giriş yapıp TAB tuşuna bastığınızda, bu alan 30 Gün olarak görüntülenecektir. Eğer kuruluş programının SİSTEM/Sistem ve Program Parametreleri/Ödeme planları tablosu (91920) bölümünde tanımlanmış ödeme planları varsa, F10 tuşuna basarak bu ödeme planları görüntülenip seçim yapılabilir.

 Bunları Biliyor musunuz?

Faturalarda ödeme planı alanına kullanıcı herhangi bir giriş yapmazsa otomatik olarak peşin ibaresi gelmektedir. Bu açık faturalarda da aynıdır. Eğer açık alış ve satış faturalarında ödeme planının peşin olarak geçilmesini engellemek, başka bir ifade ile ödeme planı girişini zorunlu hale getirmek istiyorsanız kuruluş programının Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/Program Akış Parametreleri bölümünde 30.

sırada yer alan açık faturalarda ödeme planı seçilmesi zorunlu parametresi -evet- olacak şekilde işaretlenmelidir.

Sorumlu: Bu alana, ilgili hizmet satışını gerçekleştiren satış elemanınızın kodunu girebilirsiniz.

Satıcılar Finans yönetiminin Kartlar/ Personel tanıtım kartı (41430) bölümünden tanımlanmaktadır.

Sorumluluk merkezi: Faturası kesilen hizmetin hangi sorumluluk merkezinden (veya hangi sorumluluk merkezinin onayı ile) verildiği bu alana girilebilir. Sorumluluk merkezleri Finans yönetiminin kartlar menüsünden tanımlanmaktadır.

Evet, hizmet satış faturanızın ilk bölümüne ilişkin girişlerimizi tamamladık. Şimdi sıra faturaya konu olan hizmet ile ilgili girişleri yapmaya geldi.

Hizmet kodu: Seçtiğiniz carinize (müşteri, satıcı, diğer cari) verdiğiniz ve şu anda faturasını kesmekte olduğunuz hizmetin kodunu bu alana girmelisiniz. Hizmet kodlarını satır sonu butonunu tıklayarak veya F10 tuşuna basarak ulaşacağınız listeden de seçebilirsiniz.

Miktar: Hizmet miktarı firmadan firmaya göre değişebilen bir kavramdır. Eğer verdiğiniz hizmetler karşılığında saat bazında ücret alıyorsanız, bu alana ilgili carinize (müşteri, satıcı, diğer cari) verdiğiniz hizmetin süresini girebilirsiniz. Eğer hizmetlerinizin tutarı sabitse(zamana veya başka bir ölçüye göre değişmiyorsa), bu alanı 1 girerek geçebilirsiniz.

Birim fiyat: Hizmetin birim fiyatı da firmadan firmaya göre değişebilen bir kavramdır. Örneğin hizmetleriniz saat bazında veriliyorsa, bu alana bir saatlik hizmet bedelini girebilirsiniz. Ya da bu alanı boş geçerek direkt olarak tutar girişi yapabilirsiniz.

Tutarı: Eğer miktar ve birim fiyat alanlarına giriş yaptıysanız, bu alanların çarpımı ile hizmet tutarı otomatik olarak hesaplanacaktır. Verdiğiniz hizmetin miktar ve birim fiyatı yoksa bu alana direkt olarak hizmet tutarını girebilirsiniz.

Açıklama: Faturada belirtmek istediğiniz herhangi bir açıklama varsa, ilgili açıklamayı bu alana girebilirsiniz.

Proje kodu: Proje bazlı çalışan bir firma iseniz, dolayısıyla kesmekte olduğunuz hizmet faturası da proje kapsamında ise bu alanda sizden proje seçimi yapmanız istenecektir. Proje tanımlamaları programınızın Hizmet ve masraf yönetimi/Proje tanıtım kartı bölümünden yapılmaktadır. Proje kapsamında çalışmayan firmaların bu alana herhangi bir giriş yapmalarına gerek yoktur.

Sorumluluk merkezi: Proje kartı seçiminize bağlı olarak, ilgili projenin bağlı olduğu sorumluluk merkezi bu alana otomatik olarak gelecektir.

 Bunları Biliyor musunuz?

Programlarımızın hizmet satış evraklarında, Ctrl+N (Dosyadan bilgi oku) yardım tuşu sayesinde tekst dosyalarda saklanmış olan hizmet hareket bilgilerini otomatik olarak evraklara aktarabilirsiniz. Yapılacak tek işlem, evrakların hareket satırlarında CTRL+N tuşlarına basılması ve açılacak ekrandan hizmet bilgilerinin alınacağı dosyanın yol adı ve dosya adının belirtilmesidir. Dosya yapısının hangi detaylardan oluştuğu ve girilmesi zorunlu alanlar ekranınızın alt bölümünde detaylı olarak belirtilmektedir. Örneğin hizmet kodu, sorumluluk merkezi, miktar ve tutar bilgisi tekst dosyada girilmesi zorunlu alanlardır.

Evet, hizmet faturasına ilk hizmet kaleminin girişini tamamlamış olduk. Eğer bu faturaya gireceğiniz başka hizmetler varsa, diğer hizmetlerin girişlerini de aynı şekilde yapabilirsiniz. Eğer girilecek başka hizmet yoksa fatura üzerinden hesaplanacak iskonto-masraf yüzde veya tutarlarını girmeye başlayabilirsiniz. Bunun için ALT+T tuşlarına basmanız gerekir. ALT+T-Iskonto ve masraf girişleri yardım tuşları bölümünde açıklanmıştır. Fatura ekranınızın en alt satırında vergi tablosu adlı bir buton vardır. ALT+V tuşlarına bastığınızda, faturanızda yer alan hizmet cinsleri üzerinden hesaplanan vergileri görebilirsiniz.

Bu tabloda, kuruluş programının SİSTEM/Sistem ve Program Parametreleri/ Vergi parametreleri (91600) bölümünde tanımlı olan vergi oranları, bu oranlar üzerinden hesaplanan vergi tutarları izlenebilir. Vergi tablosundan çıkmak için ESC tuşuna basabilir veya close(x) butonunu tıklayabilirsiniz.

Fatura ekranınızın sağ alt tarafında siz giriş yaptıkça değerler atanan birtakım alanlar vardır. Şimdi bunların neler olduğunu açıklamaya çalışacağız.

Ara toplam: Faturanızda yer alan hizmetlerin toplam bedelidir.

Iskonto %: Iskonto ve masraflar tablosundan girilen Iskonto oranlarının toplamıdır. Bu toplam için brüt tutar üzerinden yüzde alanı temel alınmıştır.

Iskonto: Fatura üzerinden hesaplanan toplam Iskonto tutarıdır.

Masraf %: Iskonto ve masraflar tablosundan girilen masraf yüzdelerinin toplamıdır. Bu toplam için brüt tutar üzerinden yüzde alanı temel alınmıştır.

Masraf: Fatura üzerinden hesaplanan toplam masraf tutarıdır.

Vergi %: Fatura üzerinden hesaplanan vergi yüzdelerinin toplamıdır.

Vergi: Fatura üzerinden hesaplanan toplam vergi tutarıdır.

Yuvarlama: Hizmet satış faturanıza kuruluş programının Sistem/ Sistem ve program parametreleri/

Program akış parametreleri (091400) ekranının Genel parametreler sayfasında yer alan Faturalarda otomatik yuvarlama türü parametresinden yuvarlama türünü seçip, otomatik yuvarlama miktarı parametresine de ilgili miktarı girerek yuvarlama uygulatabilirsiniz. Bu tanımlamalardan sonra yapılan yuvarlama bu alanda yer alacaktır. Dilerseniz Ctrl+F tuşları yardımı ile manuel olarak bu alana yuvarlama miktarını girebilirsiniz.

Yekûn: Ara toplamdan iskontolar düşülüp, masraf ve vergilerin ilave edilmesi ile bulunan değerdir.

Evet, açık hizmet satış faturası ile ilgili açıklamalarımız yukarıda sıraladıklarımızdan ibarettir.

Faturanıza girişleriniz bittiyse, sıra girdiğiniz bilgileri kayıt etmeye gelmiştir. Bunun için ALT+S tuşlarına basmanız veya ekranın alt tarafında yer alan Sakla butonunu tıklamanız yeterlidir.