İnsan kaynakları biriminin örgütsel yapı içinde yer alması ve kendi içinde örgütlenmesi işgörenlerin sorunlarının niteliğine ve mevcut işgörenin niceliğine göre değişmektedir. Bir uzmanlık organı olan ve insan gücü kaynağının bilimsel yöntemlere dayanarak en iyi şekilde değerlendirilmesini hedefleyen insan kaynakları biriminin çalışma alanında yapılacak işler, görevlendirilecek kişiler, insan kaynakları birimi yetkilileri ile diğer bölümlerde görev alan yöneticiler ve işgören kesimiyle yürütülecek ilişkiler, açık ve anlaşılır şekilde ortaya konulmaktadır (Sabuncuoğlu, 1997: 31). İnsan kaynakları birimi örgüt içindeki konumu itibariyle insan kaynağına yönelik olarak tüm çalışmaların içinde yer almaktadır.
Bir örgütün insan kaynakları birimi için organizasyon sürecinde ilk iş, bu bölümde yapılacak işlerin neler olduğunun ortaya çıkarılması ve işlerin belirlenmesinden sonra, kurulacak alt bölümler hakkında karar verilmesi (Aşıkoğlu, 1986: 72) olmaktadır. Aynı zamanda, insan kaynakları birimleri, performans değerlendirmeleri boyunca toplanan, elde edilen bilgileri kullanmaktadır. Böylelikle, iyi veya kötü değerlendirme örnekleri, işe alma, seçme, oryantasyon, yerleştirme, eğitim ve öteki faaliyetler hakkında geri bildirim sağlanmaktadır (Türkel, 1998: 48). Bütün bu çalışmalardan hareketle, çalışanların tanınma, beğenilme, yükselme, sorumluluk alma gereksinmeleri insan kaynakları biriminin işlerliği ile düzenlenip kontrol edilen sorumluluk alanları olmaktadır. Çalışanların yeteneklerini görmelerini ve kendilerini tanımalarını sağlamak, çalışma hayatında başarılar yakalamak, bununla takdir edilmek gibi insana mutluluk veren değişkenlerden (Açıkalın, 2000: 18- 19) hareketle örgüt içinde insan kaynakları önemli bir yere sahip olmaktadır.
İnsan kaynakları biriminin nasıl örgütleneceği; örgütün büyüklüğüne, ihtiyaç ve şartlarına, işin yapısına, örgüt çalışanlarının durumuna ve örgüt üst yönetiminin personel fonksiyonuna verdiği değere göre şekillenmektedir. Bütün bu konular dikkate alınarak insan kaynakları biriminin düzenlenmesi, örgüt içinde kime ve hangi bölüme bağlanacağı örgüt üst yönetimi tarafından belirlenmektedir (Kozak, 1999: 17). Örgütlerde insan kaynakları birimlerinin yasaların yorumlanması, işgücü pazarı ve örgütün insangücü envanteri ile seçim, eğitim ve ücret yönetimi üzerinde yetki sahibi olduğu görülmektedir. Ayrıca bu birimlerin, geçerliliği olan seçim testleri geliştirmek, daha etkin eğitim programları hazırlamak, çalışanları güdüleyecek biçimde ödül sistemleri geliştirmek, onların işbaşında daha verimli olmalarını sağlamak, devlet ve sendikalarla olan ilişkileri düzenlemek (Aldemir ve Ark., 2001: 22) gibi görevler üstlenmesi örgütte karar alma organlarında etkin bir yere sahip olmasını sağlamaktadır. Ayrıca insan kaynaklarının örgüt içinde üstlendiği rol bunu daha açık bir şekilde göstermektedir.
Karmaşık bir durumda, insan kaynakları biriminin kendi içinde örgütlenmesi bir örgütten bir başka örgüte değişiklik göstermektedir. Kendi organizasyon yapısına göre her örgüt, personel fonksiyonuna verilen önem, çalışan personel sayısı, eğitim düzeyi gibi faktörlere bağlı olarak bir örgütlenmeye gitmektedir. Böyle bir örgütlenmede, yapılacak işlerin ortaya konulması temel ilke olarak belirlenmektedir (Sabuncuoğlu, 2000: 13). Bir başka ifadeyle, insan kaynakları birimi her örgüt için değişkenlik göstermekte, örgütün insan gücüne verdiği öneme, bu insan gücüne verilen eğitime kadar her unsurda farklı bir örgütlenmeye gidilmektedir.
Buradan hareketle, İnsan kaynakları birimi açısından kişiyi tanımak, becerilerini ortaya çıkarmak ve geliştirmek, kişinin kimliğine saygı göstermek, başarılı olacağı alanlara yönlendirmek, başarılarını değerlendirmek kolay tanımlanabilen ve kabul edilebilen (Açıkalın, 2000: 24) çalışmalar olmaktadır.
2. Halkla İlişkiler Birimi
Halkla ilişkiler bir örgütte A’dan Z’ye tüm çalışanların sorumluluğu altındadır. Örgüt yapısı içinde yer alan halkla ilişkiler birimi, özellikle dış dünyaya açılan pencerede, örgütün diğer birimleri tarafından ortaya konulacak halkla ilişkiler içerikli çalışmalara yön verecektir. Halkla ilişkiler birimi tarafından geliştirilen ve örgütün tüm birimleri tarafından uygulamaya konulan plan doğrultusunda hareket edildiği sürece örgüt başarılı olacaktır. Örgütün en üst düzey yöneticisine ve en alt düzeydeki çalışanına kadar herkes bu planın bir
uygulayıcısı olarak, halkla ilişkiler birimlerince iletilecek öneri, yardım, uyarı ve uygulamalara kapılarını açık tutacak (Kadıbeşegil, 1986: 28), böylelikle örgüt adına bir birliktelik oluşturulacak ve uygulanacak yöntemle beraber bu plan son halini alacaktır.
Halkla ilişkiler biriminin en üst yöneticiye doğrudan bağlı olarak çalışması önemlidir. Aksi takdirde bütün örgüt tarafından uyulması ve uygulanması gereken halkla ilişkiler politika ve projelerine uyum güçleşecek ve uygulamada aksaklıklar ortaya çıkacaktır. Örgüt içinde bir halkla ilişkiler biriminin yer alması, çalışanların, ortakların ve diğer iç dinamikleri meydana getiren toplulukların iyi tanınması gibi bir fayda sağlayacaktır (Onal, 2000a: 83). Bu sebeple, halkla ilişkiler biriminin, örgütsel yapılanmada üst yönetim birimi olarak örgütlenmesini yapmalıdır. Örgütün hedeflerinin kısa, orta ve uzun vadeli olarak belirlenmesi üst düzey yönetimle halkla ilişkiler yöneticilerin işbirliğiyle mümkün (Bıçakçı, 2003: 96) olmaktadır. Üst yönetimin politika ve eylemlerinin sırasında örgütün halkla ilişkilerini doğrudan etkilemesi, bu nedenle, halkla ilişkiler biriminin, üst yönetim tarafından uygulamaya koyduğu politika ve eylem kararlarda uyarıcı, önerici, öğüt verici olarak rol oynayacak bir konumda olması gereklidir (Aşkun, 1986: 92). Halkla ilişkiler biriminin örgütte bulunduğu yeri gösteren aşağıdaki şemada, halkla ilişkiler, diğer birimlerle birlikte üst yönetime bağlı olmakta ve üst yöneticilerle arasında herhangi bir birim veya kişi yer almamaktadır. Personel birimi de artık yerini insan kaynakları birimine bırakmıştır. Şemada halkla ilişkilerinin örgüt içindeki yapılanması yer almaktadır. Burada önemli olan her iki biriminde genel müdürlük gibi üst yönetime bağlı olmasıdır. Aslında böyle olması, işlerin daha karmaşıklaşmadan işlevlere göre (fonksiyonel) olarak yapılanma içinde daha rahat olmasını sağlamaktadır.
Şekil 13: Örgütteki Halkla İlişkiler Biriminin Örgüt Şeması İçinde Gösterilmesi (Aşkun, 1986: 93).
Örgütlerde düzenli ve programlı şekilde yürütülen halkla ilişkiler, iki önemli örgütsel amacın gerçekleşmesine katkı da bulunabilir. Bu örgütsel amaçlar (Yalçındağ, 1988: 59):
Pazarlama Üretim Muhasebe Personel Halkla
İlişkiler Genel Müdür
-Hedef kitlede örgüt için destek ve güven sağlamaya yönelik olumlu görüntü oluşturulması
-Örgütün hizmet politikalarının hedef kitle beklentileri doğrultusunda geliştirilmesi ve bu politikalara yönelik uygulamaların daha verimli ve etkili duruma getirilmesi, şeklinde kısaca belirtilebilir.
Bu çok önemli örgüt amaçlarına katkı sağlayan halkla ilişkiler açısından önemli görevler (Yazıcı, 1996: 5):
-Örgütün çevresini oluşturan ve hedef kitle (tüketiciler, çalışanlar gibi) olarak adlandırılan kişilerle yüzyüze ilişki kurarak örgütün olumlu imajına katkı sağlamak için çalışmak
-Kitle iletişim araçlarıyla iyi ilişki içinde olmak ve örgütle ilgili bilgi ve haberlerin bu araçlarda yer almasını sağlamak
-Örgütten çevreye doğru çıkan değişik özellikteki haberlerin birbirleriyle koordinasyonunu sağlamak ve neticede ortaya çıkabilecek durumlarda çelişkileri önlemek
-Çevre ve örgüt arasındaki iletişimi koordine etme, politika ve programlarını belirleyerek bunların gerçekleşmesi için üst yöneticileri ile işbirliği yapmak ve üst makamlara öneri sunmak, şeklinde dört temele oturtulabilir.
Halkla ilişkiler hizmetinin örgütlenmesinde göz önünde bulundurulması gereken noktalar şunlardır (Ertekin, 1990: 37):
-Örgüt bazen, halkla ilişkiler fonksiyonunu ikinci işlev olarak uygulayacak bir birim görevlendirmeli,
-Halkla ilişkilerle ilgili tüm programları izleyecek, girişimleri uygulayacak ve hizmetle ilgili sorumluluğu yüklenecek örgüt dışındaki bir kurumun hizmetinden de faydalanılması düşünülmeli,
-Halkla ilişkilerle ilgili fonksiyonlardan sorumlu bir halkla ilişkiler yöneticisi atanmalı ve bu görev ayrı bir kişinin koordinasyonunda devam etmelidir.
Dolayısıyla, halkla ilişkiler biriminin örgütlenmesi, beraberinde örgüt çalışmalarının ve örgütsel amaçlarının daha net değerlendirilmesini ve yapılacak yeni çalışmalar için koordinasyon içinde hareket edilmesini sağlamalıdır. Üst birime bağlı olan halkla ilişkiler birimi de kendi içinde yeni bir yapılanmayla ortaya çıkabilmelidir.
3. İnsan Kaynakları Birimi ve Halkla İlişkiler Birimlerinin Örgütsel Yapı İçerisindeki Konum Açısından Karşılaştırılması
Örgüt içindeki yapılanma ele alındığında insan kaynakları birimlerinin üst yönetime bağlı olması gerektiği vurgulanmaktadır. Örgüt üst yönetimine bağlı olan insan kaynakları birimleri üstlendiği görevleri yerine getirme de hızlı ve yerinde hareket edecektir. Böylelikle insan kaynakları birimi, çalışanların düzeyi ve görevi ne olursa olsun örgütte yerleştirildikleri süre içinde, her aşamada önemli roller üstlenmekte ve onların örgüt amaçları doğrultusunda etkin ve verimli çalışmalar yapmayı kendine görev edinmektedir. İnsan kaynakları birimi, bu görevlerini yerine getirirken aynı zamanda kendi bölüm fonksiyonlarını da yerine getirmekte (Kozak, 1999: 8) daha rahat olacaktır. Örgütün küçüklüğüne veya büyüklüğüne göre şekillenecek örgüt yapılarında insan kaynakları birimleri görevlerini en iyi icra edebilecekleri şekilde yapılanmalarını oluşturmaları gerekmektedir. Aslında diğer birimlerdeki insanların da insan kaynaklarının hedef kitlesi olması dolayısıyla diğer birimlerle aynı seviyede olması ve ihtiyaç duyulan bütün bilgi ve haberlere ulaşmasının kolaylaştırılması yerinde olacaktır. Böylelikle bir birim olan insan kaynakları birimi örgütün bütünündeki tüm insanlarla ilgilenme imkanına kavuşabilir. Bu nedenle, örgütün amaçları doğrultusunda istenilen verimin ve hizmetin ortaya çıkabilmesi için insan kaynakları biriminin örgütsel yapılanması da çok önemlidir.
Aynı şekilde, halkla ilişkiler birimlerinin de örgütsel yapılanmada üst yönetime bağlı olmaları gerekmektedir. Bu sebeple, üst yönetime bağlı olan halkla ilişkiler birimleri, örgüt yönetimini bilgilendirme ihtiyacına ve gerektiğinde ani durumlarda hızlı hareket etme imkanına kavuşacaktır. Halkla ilişkiler birimleri örgüt içinde ve örgüt çevresinde her zaman beklenmedik durumlarla karşılaşabilir. Bu tür durumlar karşısında örgüt için en doğru olanı, en hızlı şekilde yapabilmesi için örgüt yapılanmasında halkla ilişkilere verilen konum önemlidir. Burada halkla ilişkiler biriminin örgütün hiçbir birimine emir komutayla bağlanmadan üst yönetime bağlı olması gerekliliği ortadadır. Böyle bir örgütlenme, herhangi bir müdahalede vakit kaybedilmeden hareket kolaylığı sağlayabilir. Ayrıca halkla ilişkiler biriminin örgütün diğer birimleriyle sürekli iletişim içinde hareket edip, gerektiğinde oluşan olumsuz durumlarda onlara destek olmak amacını taşıması da örgüt yapılanmasında diğer birimlerle aynı seviyede değil ama danışman konumunda olması gerekliğini ortaya koymaktadır. Dolayısıyla, halkla ilişkiler biriminin örgütlenmesi, beraberinde örgütsel amaçlarının daha net değerlendirilmesini ve yapılacak yeni çalışmalar için koordinasyon içinde hareket edilmesini sağlamaktadır.
B. Örgütsel Sorumluluk