İnsan kaynakları birimi tarafından üstlenilen roller tek yönlü değil, çok yönlü olmalı ve bu birim hem operasyonel rolleri hem de stratejik rolleri birlikte götürmeli; hem kontrol eden olmalı hem de bir ortak olmalıdır. Kısa ve uzun dönemde hem niteliksel hem de niceliksel hedefler koymak durumundadır. Karmaşıklığı gittikçe artan rekabet ortamında örgüte değer katmak için insan kaynakları biriminin üstleneceği roller de daha karmaşık hale gelmektedir (Ulrich, 2002).
İnsan kaynakları birimi, örgüt içinde yönetsel, hukuksal ve psiko-sosyolojik sorunlar üzerinde uzmanlaşan ve yönetime danışmanlık eden bir organ haline gelmekte ve örgütte insancıl ve sosyal sorunların en iyi biçimde çözüm yollarını araştırmakta ve en etkili biçimde uygulanmasına yardımcı olmaktadır. Öte yandan, tüm birimlerin personel politika ve uygulamalarında eşgüdümü sağlamakla yükümlü olan insan kaynakları birimi diğer bölümlerde çalışanların verimliliğini arttırma, eğitim ve gelişimini sağlama ve özellikle motivasyonlarının yükseltme yönünde ilgili yöneticilere bilgi vermek, danışmanlık yapmak gibi sorumlulukları da üstlenmektedir (Sabuncuoğlu, 2000: 14-15). Dolayısıyla, insan kaynakları birimi, sadece kendi bölümüyle sınırlı kalmamakta, diğer bölümlerdeki çalışanların da etkili çalışmaları için gerekli düzenlemeleri sağlamaktadır. Aynı zamanda örgüt yönetimi ve çalışan arasında koordinasyon görevini de üstlenmektedir.
Belirli fonksiyonlara sahip olan insan kaynakları biriminde, hizmet vermeye hazırlanan personeli eğitim programlarıyla desteklemek ya da birçok durumda gözleri örgüt çevresine çevirip öncelikli alanlarda yeterli sayıda personel işe alarak ve personelin bulunduğu grup yapısını değiştirerek, örgüt için yeterlilik seviyesini yükseltmek mümkün olmaktadır (Smilansky, 2002: 92). Bir başka deyişle, insan kaynakları birimi, verilecek eğitim neticesinde işgörenin, yapacağı işle ilgili yeterli olup olmadığını belirlemekle yükümlüdür.
Böylelikle, insan kaynakları birimlerinin, özlük haklarını maliyeti düşük bir biçimde tutup bir yandan da örgütteki yaşam koşullarını iyileştirmek, eğitim imkanları sunmak, sorumluluk artırmak, düz organizasyon gibi araçlarla motive etmeyi yüksek tutmak ve örgüt birleşmelerinde ortak kültürü meydana getirmek gibi zorlu görevlere hazırlıklı olmaları (Yavuzer, 2000: 213) gerekliliği ortaya çıkmaktadır. Lakin, insan
kaynakları biriminde sadece çalışan değil, müşterilerden oluşan kaynak da birimin görev alanına girmektedir. Çalışan insanla müşteri insan ortak bir paydada bir araya gelmekte ve insanı kuşatan sosyal ekonomik ortamla ilgili değerlendirmeler yapılmaktadır (Türkoğlu, 2000: 205). Burada ortaya çıkan bir nokta da halkla ilişkiler biriminin yanısıra insan kaynakları birimi de müşteriyi hedef kitle olarak değerlendirmektedir.
İnsan kaynakları birimi, kıt kaynaklarını en iyi şekilde kullanarak başarı elde etmek için insan kaynaklarının kendi yapısı, müşteri bağlantıları, yeterlik geliştirme, yönetim süreçleri, ödüllendirme ve bilgi işlem teknolojilerinin kullanımı konusunda düşünmektedir. İnsan kaynakları işlevlerinin en iyi biçimde tasarlanmasını sağlama almak için insan kaynakları, toplam örgütlenme biçiminin ve onun çalışma birimlerinin tasarımına da yardımcı olmaktadır (Lawler III ve Ark., 2003: 4).
Bir örgüt içinde bulunan insanlarla ilgilenmek, insanların niçin ve nasıl çalıştıklarıyla ilgili geniş bilgi ve teknik beceri gerektirmektedir. Bu teknik becerilerin arasında yan ödeme ve tazminat planlarının işleyişini bilmek ve ilgili yasaları, toplu sözleşmelerle ilgili konuları, işgören seçme tekniklerini, başarı değerlemelerinin nasıl yapılacağını bilmek (Palmer-Winters, 1993: 25) insan kaynakları birimine düşmektedir. Bu nedenle, örgüt içinde insan kaynakları biriminin yerini belirlemek, örgütün insan kaynaklarına verdiği değeri ölçmek için önemlidir. Örgütte diğer birimlerin görev alanlarına girmeden hareket eden insan kaynakları birimi örgüt içindeki yerini koruyabilecektir. Örgütün çalışanlarla ilgili her türlü hareketinde ve söz konusu bu hareketin doğuracağı sonuçlara ilişkin değerlendirmelerde insan kaynakları devreye girmek durumundadır.
İnsan kaynakları birimi faaliyetlerinin sonuçlarını değerlendirmek için Harvard Üniversitesinde yapılan araştırmalarda, 4-C modeli geliştirilerek insan kaynakları birimlerinin faaliyetlerini ve politikalarını değerlendirirken üzerinde durulması gereken unsurlar belirtilmiştir. Yeterlilik (competency), bağlanma (comminment), uyum (copliance) ve maliyet etkililik (cost effectiveness) değişkenleri olarak nitelendirilen bu modelle insan kaynakları birimlerinin insan kaynakları ile ilgili problemlere yaratıcı çözümler getireceği düşünülmektedir (Can ve Ark., 2001: 23). İnsan kaynakları biriminin görevleri yerine getirirken bir de karşılaşacağı problemlerle uğraşmaları gerekmektedir.
İnsan kaynakları birimlerinin karşılaşacağı en büyük problem, insan kaynakları alanında etkili ve örgüte özgü sistemleri kurmaya çalışırken aynı zamanda dünyadaki
eğilimleri takip etmek olacaktır. İnsan kaynakları birimi bir yandan işe alma-yerleştirme, eğitim ve gelişim, ücret yönetimi, kariyer yönetimi ve performans değerlendirmesi gibi daha etkili ve objektif insan kaynakları fonksiyonlarını kurmakta zorlanırken, diğer taraftan globalleşmeden kaynaklanan organizasyonel gereksinimlerini karşılamak için sistemlerini yenilemek durumunda (Aycan, 2002: 41) kalacaktır. Bunlar ise devamlı olarak gelişmeleri takip ederek, yeni uygulanmaya başlayan sistemleri örgüte adapte etmeye çalışmakla mümkün olacaktır.
2. Halkla İlişkiler Birimi
Halkla ilişkiler yapmaktan sorumlu olan birim, örgütün üst yönetimiyle örgüt politikalarının belirlenmesi ve yürütülmesi konularında devamlı işbirliği içinde hareket etmektedir. Örgüt hiyerarşisinde ast üst ilişkisinin dışında yer alan halkla ilişkiler örgütlenmeleri hem yönetimle hem de diğer birimlerle bilgi alışverişi yapma imkanına sahip olmaktadır. Örneğin halkla ilişkiler, pazarlama ve reklam birimleriyle işbirliği halinde eşgüdümlü olarak çalışması gereken (Bıçakçı, 2003: 140) bir birim olarak değerlendirilmektedir.
Halkla ilişkiler biriminin başlıca sorumlulukları arasında, hedef kitlenin yaklaşımları hakkında bilgi toplamak, toplanan bu bilgileri yönetime bir kamuoyu yorumlaması şeklinde iletmek, yönetimin sosyal, ekonomik ve politik düşüncelerindeki gelişmelere dikkatini çekmek, örgütün işleyiş şartlarındaki çeşitli yönlerin halkla ilişkilerini kurarak, yönetime bu ilişkilerin düzenlenmesinde tekliflerde bulunmak (Aşkun, 1986: 89) yer almalıdır. Halkla ilişkiler birimi, görevini yerine getirirken, kamuoyu araştırmalarını yürütmesi, programların yapılması ve programın elemanlarının hazır hale getirilmesini sağlamalıdır. İletişim araçlarının belirlenmesi ve belli bir programın kamuoyu üzerinde oluşturduğu etkinin değerlendirilmesi de önemlidir. Halkla ilişkiler birimi yapacağı faaliyetlerle ilgili yönetimin bilgi sahibi olmasını sağlamalı ve önerilerde bulunarak (Yıldırım, 2000: 472) örgüt amaç ve hedeflerine yönelik çalışmalara destek olmalıdır. Soderberg’e (1986: 34) göre, halkla ilişkiler biriminin dört temel sorumluluğu bulunmaktadır. Bunlar:
-Kamuoyunu yorumlamak ve örgütün halkla ilişkileriyle ilgili konularda yönetime danışmanlık yapmak
-Örgütün halkla ilişkileri ile bağlantılı değişik koşulları incelemek ve örgütün politikaları, ürünleri ve etkinliklerinin hedef kitle tarafından daha fazla kabul edilmesini sağlamak için fırsatlar oluşturmak
-Örgüt hakkında hedef kitleye olumlu haber sunmak
-Örgütün hedef kitle üzerindeki halkla ilişkilerinin etkisini tahmin ederek halkla ilişkiler çalışmalarının hem maddi hem de zaman bakımından değip değmediğini tespit etmek
Bu bağlamda yöneten-çalışan ve çalışanlar arasındaki ilişkileri organize etmek, örgütte çalışanlar arasında dayanışma ve işbirliğini sağlamak, yeni katılanları örgütle tanıştırmak, kurum kültürünü bir süreç içinde yeni katılanlara empoze ederek gruba ve çevreye koordinasyonunu sağlamak, kişisel gelişmeye yönelik programlar geliştirmeye çalışmak, çalışanlar arasında olumlu bir rekabet ortamı oluşturarak bunu bir teşvik unsuru olarak değerlendirmek, çalışanın işi ile ilişkili olarak duyduğu tatmin, güven ve iyimserlik duygularını geliştirecek ve sürdürecek havayı oluşturmak (moral faktörü), çalışanların motivasyonlarını arttırıcı faaliyetler ortaya koymak halkla ilişkiler biriminin sorumluluklarındandır (Üzün, 2000: 106).
Ayrıca örgüt içinde yer alan halkla ilişkiler biriminin her örgüte göre farklılık göstermesine rağmen faaliyet alanları genel olarak şu konuları kapsamaktadır (Peltekoğlu, 1993: 131):
-Basın bültenleri hazırlamak, basın konferansı, basın resepsiyonu düzenleyerek medyayı bilgilendirmek
-Örgüt içi iletişim araçları sayesinde kurum içine yönelik iletişim oluşturmak
-Dış hedef kitlelerle iletişimi koordine etmek
-Örgüte kimlik oluşturmak için logo, renk gibi unsurları belirlemek
-Örgüt imajı meydana getirmeye ilişkin tutum ve davranışların benimsenmesi için gerekli plan ve programları hazırlamak ve hedef kitle tarafından benimsenmesini sağlamak
-Örgütün sözcüsü olarak örgütü, çeşitli ortamlarda temsil etmek
-Kutlama gibi faaliyetlerin organizasyonunu hazırlamak
Halkla ilişkilerin uygulama alanı içinde yer alan ve örgüt içini kapsayan iç halkla ilişkiler, örgütte çalışanlarla örgüt ve çevre arasında güvene dayanan, karşılıklı iyi niyet taşıyan ilişkiler geliştirip örgütte verimliliği arttırmayı amaç kabul etmektedir. İletişimin sınır tanımadığı ve yoğun olarak ortaya çıktığı bir ortamda örgüt çalışanlarının örgüt hakkındaki haberlere duydukları ilgi gayet doğaldır. Ve bu konuda ortaya çıkan ihtiyacın giderilmesi, örgütte olup biteni örgüt çalışanlarıyla paylaşmakla mümkün olmaktadır. İç halkla ilişkilerin en önemli ilkesi ise, örgüt çalışanı ve örgüt arasında diyalog oluşturmaktır. Bu diyalog içinde personele, işi niçin yaptıkları, iş yapmalarında hangi amacın sözkonusu olduğu belirtilmektedir. İşin nasıl gerçekleştiği ifade edilip, örgütün durumunun şu anda ne olduğu tüm çıplaklığıyla açıklanmaktadır (Yazıcı, 1996: 15). Halkla ilişkilerin örgütle çalışanlar arasında iyi ilişkiler kurması hem örgüte yansımakta hem de insan kaynaklarının etkin olarak değerlendirilmesinin önünü açmaktadır.
3. İnsan Kaynakları Birimi ve Halkla İlişkiler Birimlerinin Örgütsel Sorumluluk Açısından Karşılaştırılması
İnsan kaynakları birimlerinin örgüt içinde sorumlulukları insanı temel alması dolayısıyla artmaktadır. Örgütte yer alan bütün insanlara yönelik olarak birim veya bölüm ayrımı yapmadan hareket etmek durumundadır. Dolayısıyla örgüt yönetimiyle çalışanların durumlarını paylaşan insan kaynakları tüm birimler adına danışmanlık rolünü üstlenmektedir. Aynı zamanda, örgütün çalışanıyla ilgili ortaya koyacağı politika ve faaliyetlerde, çalışanlarla örgüt arasında olan insan kaynakları biriminin aktif olarak hareket etmesi gerekecektir. Dolayısıyla, insan kaynakları birimi, çalışanın örgüt içindeki her türlü hareket ve faaliyetinin kontrol edilmesinden ve çalışanla ilgili gelişmelerin üst yönetime aktarılmasından sorumludur. İnsan kaynakları birimleri sorumluluk açısından çalışanın niye burada olduğunu, niçin çalıştığını ve çalışmasından sonraki durumları çalışanına belirtmekle yükümlüdür. İnsan kaynakları biriminin sorumluluğunda hedef kitle, öncelikle örgüt çalışanlarıdır.
Örgüt içinde yer alan halkla ilişkiler birimleri ise, örgütün tüm çalışmalarını hem örgüt içine yönelik olarak çalışanlara hem de örgüt dışındaki hedef kitlelere iletmek sorumluluğunu taşımaktadır. Bunun yanı sıra örgüt üst yönetimi, hedef kitlesinin istek ve beklentilerinden halkla ilişkiler aracılığıyla haberdar olacaktır. Halkla ilişkiler, üst yönetime danışmanlık yaparak örgütün belirleyeceği politika ve çalışmalara destek olmakta ve gerektiğinde yön vermektedir. Ayrıca hem örgüt yönetimine hem de diğer birimlere yönelik bilgi alışverişini sağlamakla sorumludur. Burada halkla ilişkiler, iç hedef
kitle olan çalışanlara yönelik de örgüt yönetiminin istek ve beklentilerini iletmek ve işgörenden gördüğü yaklaşımı da örgüt yönetimine iletmekle sorumludur. Halkla ilişkilerin bu sorumluluğu dolayısıyla insan kaynakları birimleri tarafından işgörenlere yönelik olarak hazırlanmış bütün çalışmalara, halkla ilişkiler birimi de kendini katmalı ve çalışmaların koordine edilmesinde önemli rol oynamalıdır. Böylece, iki birim arasında koordineli bir çalışmaya zemin hazırlamak mümkün olacaktır. Böylelikle örgütsel sorumluluk bilinci paylaşılmış ve örgüt adına amaçlarının gerçekleştirilmesi sağlanmış olmaktadır.
C. Sahip Olunan Özellikler