İnsan kaynakları ve halkla ilişkiler birimlerinin örgüt içindeki yapıları ortaya konulduğunda bunların görevlerinin ne olduğu konusunda sağlam bilgi sahibi olmak önemlidir. Böylece önemli görevlerin gözden kaçmaması ve görevlerin farklı birimlerce yinelenmemesi sağlama alınmış olacaktır (Gallagher, 2003: 35). Buradan hareketle, örgüt içinde yer alan insan kaynakları ve halkla ilişkiler birimlerinin görevlerinin tam belirlenmesi gerekmektedir. Görevlerin dağılımı konusunda belirsizlik sürmekte bu da faaliyet alanında iki yaklaşımın çatışmasını ortaya çıkarmaktadır. Bu da yetkilerinin çakışmasına sebep olmaktadır.
Bu doğrultuda, çakışan yetki dağıtımlarının doğasını göstermek açısından alanda yapılan araştırmalara bakıldığında; Pr reporter dergisine gelen okuyucu mektuplarının
yüzde yetmişi, çalışan iletişiminin halkla ilişkiler departmanı tarafından yürütüldüğünü, sadece % 22’si ise çalışan ilişkilerinin insan kaynaklarının görev alanına girdiğini bildirmektedir. Elbette okuyucu mektubu yazanların çoğu halkla ilişkiler uygulayıcılarıdır. Buna karşın Wyatt şirketinin 2000 şirket üzerinde yaptığı ve öncelikli olarak insan kaynakları ve personel departmanları hakkında olan bir araştırmanın sonuçları ise oldukça farklı bir tablo çizmektedir. Cevap veren şirketlerin yarıdan fazlası (% 53) çalışan iletişimini insan kaynaklarının altına verirken yalnız % 30’u halkla ilişkiler (Cutlip ve Ark., 1994: 73) çatısı altında değerlendirmektedir. Bu çalışmalarda verilen oransal bilgilerde de görüldüğü gibi halkla ilişkiler ve insan kaynakları birimleri arasında çalışan iletişimin denetimi ve yönetilmesi görevinde bir çatışma söz konusudur. Bu çatışma temelinde ne bulunmaktadır? Burada önemli olan bu çatışmanın nedensel kökenine inebilmektir. Bu anlamda, Kazancı tarafından yapılan tespit konunun aydınlatılması açısından hayli önem taşımaktadır.
Kazancı’ya göre, halkla ilişkiler gibi insan kaynakları yaklaşımı da bireylerin gerek örgüt içinde gerekse örgüt çevresinde dışlanmalarını, ihmal edilmelerini önlemek için ve daha önceki yanlış uygulamalara bir tepki olarak doğmuştur. Daha doğrusu geleneksel yönetim anlayışı ve uygulamasına bir tepki olarak ortaya çıkmıştır. Bu iki yaklaşım iç içe girmiş durumdadır. Aralarında çok yakın bağlantı bulunmaktadır. Her şeyden önce amaç açısından birbirlerine çok benzemekte kimi zaman aynı teknikleri kullanmakta ve en önemlisi aynı sorun ve aynı madde üzerinde çalışmaktadırlar. Günümüzde insan ilişkileri ile halkla ilişkilerin belirli uygulamalarını birbirinden ayırmak mümkün olmamaktadır. “İç halkla ilişkiler” olarak tanımlanan ve örgüt içinde halkla ilişkiler uygulamasının ağır basmasını isteyen yaklaşım ve bu yaklaşımın gereği olarak kullanılan teknikler bu iç içeliğin en açık delili olmaktadır. Kaldı ki, bu problem tamamıyla örgüt dışı ya da tümüyle örgüt içi olarak değerlendirilmemelidir. Örgütte meydana gelen herhangi bir problemin örgütün tüm eylem ve işlem çevresi ile yakın ilişkisi bulunmaktadır. Dolayısıyla bu iki yaklaşım birbirleriyle (1986: 58) çatışmaktadırlar. Bu iki yaklaşım arasındaki çatışma, yapılacak aktivitelerde birimlerin görevlerinin ortaya konulmasıyla ve nasıl yol izleyeceklerinin belirlenmesiyle aşılabilir.
Halkla ilişkiler ve insan kaynakları gibi görevler için planlama ve danışma birimleri oluşturulması ve planların yerine getirilmesinin uygulama birimlerine bırakılması sorunu… Bu şekilde bir oluşumla, hiç olmazsa iş sorumluluğu birbirinden tam olarak ayrılmış birimlere verilebilir; lakin planlama birimlerinin işlerinin karışıklık ve çifte sorumluluktan
sakınmayı oluşturacak şekilde açıkça ortaya koyması imkânı bulunup bulunmayacağı sorusunun cevaplanması gerekmektedir. Genelde, sorun bir taraftan uzmanlaşma ve dikkati bir konuda toplama gerekliliği ile diğer taraftan denetimi kolaylaştıracak bir yol olan kesin ayrım arasında bir uzlaştırma problemi olarak görülmektedir (Newman, 1985: 177). İki birim arasında sorunların adının konulması gereklidir.
Buradan hareketle, insan kaynakları ve halkla ilişkiler birimleri arasında ortaya çıkan çatışmaların temelde ilgili olduğu alanlar şunlardır (Cutlip ve Ark., 1994: 72-73):
- Şirket küçülmeleri, birleşmeleri ve satın almalarında insan kaynaklarının personel konularıyla ilgili stratejik planlamadaki rolünün çalışanlarla ilişkiler alanı dışına taşıp taşmadığı
- Örgüt içi iletişim çabalarının ne ölçüde örgüt-çalışan ilişkisinin devamı niteliğinde olduğu
- Çalışanlar grubuna yönelik programlar daha çok halkla ilişkiler yaklaşımlarına mı yakın yoksa personel geleneğinden gelerek yeni insan kaynakları görevlerine geçen yaklaşıma mı daha yakın olup olmadığı sorusuna yanıt aranmalıdır. Çalışan iletişiminin denetimi ve yönetilmesi (çalışan ilişkilerinin tümü değil) bu iki görev alanının en sık çatıştığı konulardır. Halkla ilişkiler uygulamacıları ve insan kaynakları uzmanları, iç ilişkilerin dışa yansımasının kaçınılmaz olduğunu fark ettiklerinde uzlaşma gerçekleşmektedir. Çalışan iletişiminde önemli olan örgüt içine yönelik olmasıdır.
Örgütteki halkla ilişkilerin örgüt içine yönelik rolü, örgüt yöneticileri için eskiden olduğundan daha büyük önem taşımaktadır. Gerçekten de yoğun rekabete sahip pazarlardaki örgütler çalışanlarını kendi kurum markalarının olduğu kadar ürün markalarının da elçileri olarak görmektedir. Ticari örgütler yanında grupların birçoğu hem iç bütünleşmelerini desteklemek hem de dış dünyaya üyeleri aracığıyla birleşik bir mesaj verebilmek için halkla ilişkilere yönelmişlerdir (Moloney, 2000: 50). Bu anlamda, halkla ilişkiler birimi, örgütün dış çevresiyle olan iletişiminden sorumlu olduğu kadar, çalışanlarla iletişim ve ilişkilerden sorumludur. Böyle değerlendirildiğinde, halkla ilişkiler birimi için örgütün dış hedef kitlesi kadar iç hedef kitlesi yani çalışanları da önemli bir hedef kitle (Akıncı, 1997: 9) olarak karşımıza çıkmakta ve çalışan iletişimiyle ilgili kurum içi halkla ilişkilerin yerine getirmesi gereken birtakım görevler bulunmaktadır.
Halkla ilişkiler birimlerinin çalışanlarla iletişimleriyle ilgili olarak sahip oldukları özel görevler şunlardır (Baskin ve Ark., 1997: 237):
- Örgüt amaçlarının fark edilmesini ve anlaşılmasını sağlamak
- Yönetim ve personel politikalarını yorumlamak
- Çalışanların bilgilenme ihtiyaçlarını karşılamak
- İki yönlü iletişim için kanallar sağlamak ve harekete geçirici görevi üstlenmek
- Çalışanların arzulanan tutumlarını ve verimlilik artışını teşvik etmek
- Tüm çalışanları örgütün genel halk nezdindeki elçileri haline getirmek
Bazılarına göre halkla ilişkiler ile insan kaynakları birimleri arasında başlamakta olan çatışma, tıpkı 1980’lerde ve 1990’ların başında halkla ilişkiler ile pazarlama arasında yaşanan “yer kavgası”na dönüşecektir. Alanlar birbirinden kesin sınırlarla ayrılmadığından sürtüşme (Cutlip ve Ark., 1994: 73) birçok alanda devam etmektedir. Halkla ilişkiler ve insan kaynakları birimleri arasındaki açık bir ayrım yapılması, neticenin elde edilmesinden kimin sorumlu olduğunun tespitini kolaylaştırmaktadır. Lakin iki birimin işinin birbirleriyle iç içe olduğu durumlarda sorumluluğun kimde olduğunu belirlemek daha güçleşmektedir. Halkla ilişkiler birimi kurulmasında karşılaşılan en önemli güçlüklerden biri, önemsiz görünen tanıtma işleri dışında, halkla ilişkilerin diğer işlerden ayrılamamasıdır (Newman, 1985: 177). Karşılaşılan güçlükler sebebiyle insan kaynakları birimleriyle yapılacak görevlerde sorumluluk noktasında karmaşa olmaktadır.
Birçok alan arasında potansiyel ortak alan olarak belirlenen çatışma bölgeleri bulunmaktadır. Bunlar (Gregory, 2001: 50) :
-Örgüt yapısının yeniden düzenlenmesi: İnsan kaynakları bölümü, şirket birleşmeleri, işten çıkarmalar, satın almalar ve örgütlenmede yeni düzenlemelerle ilgili sözleşme ve taahhütlerde birinci elden rol oynamaktadır. Çalışanlarla ve tüm ilgililerle nasıl iletişim kurulacağı gibi iletişim konuları normalde bir halkla ilişkiler uzmanlığı gerektirmektedir.
-İç iletişim: Çalışanlarla iletişimin yönetimi konusu ile şu anda insan kaynaklarının haklı iletişim denetiminde bulunan alan, halkla ilişkilerin de hak iddia ettiği tartışmalı alanlardır.
-Topluluklarla ilişkiler: İç topluluk olarak örgüt içinde yerleşen çalışanları içine alır ve de potansiyel çalışanlarla ilgilidir ve iletişim sorumluluğunun yeniden dikkatle değerlendirilmesini gerektirmektedir.
Bir başka hak iddia edilen alan olan motivasyon ve ödüllendirme aşaması (Üzün, 2000: 106) halkla ilişkiler ve insan kaynakları birimlerinin çatışma alanlarındandır. Örgüt içi halkla ilişkiler çalışmalarında yer alan motivasyon süreci ve ödüllendirme işgörene yönelik olarak yapılan performansı artırıcı bir unsurdur. Aynı şekilde insan kaynaklarının temeli insan ve örgütteki işgören olduğuna göre işgörenin işine sahip çıkması, örgütü benimsemesi ve örgütün içinde bir unsurmuş gibi davranması da insan kaynaklarının işlevleri arasında yer almaktadır. Bunun yanında insanların gayretlerinin örgütsel hedeflere yöneltilmesini sağlamak için insan kaynakları yöneticileri onlara ne yapmaları gerektiği konusunda yol göstermekte, işi ne kadar iyi yaptıklarını değerlendirmekte ve duruma göre onları cezalandırmakta veya ödüllendirmektedir (McGregor, 1970: 59).
Yapılan tüm bu açıklamalar da dikkate alınarak insan kaynakları ve halkla ilişkiler birimleri arasındaki çatışma konularını maddeler halinde özetlersek;
- Çalışan iletişiminin denetimi ve yönetimi
- Çalışanlar arasında köprü olma
- Çalışanların motive edilmesi
- Sendikalar noktası (endüstriyel ilişkiler) toplu pazarlık