Bölüm VIII
SAĞLIK İŞLETMELERİNDE MALZEME YÖNETİMİ
Prof. Dr. Dilaver TENGİLİMOĞLU Doç. Dr. Mahmut AKBOLAT
Yrd. Doç. Dr. Oğuz IŞIK
Sağlık İşletmelerinde Malzeme Yönetimi
İşletme için gerekli olan malzemelerin
planlanması, satın alınması, işletmeye kabulü, depolanması, stok planlaması ve kontrolü ve atıkların değerlendirilmesi veya çevreye
dönüşümünü içeren bir süreçtir.
Sağlık işletmeleri açısından bakıldığında,
günümüzde sağlık işletmelerinde hizmet üretimi
sırasında tüm süreçlerde yüzlerce kalem mal/malzeme kullanılmaktadır.
Sağlık hizmetlerinin kendine has özelliklerinden dolayı çoğu hayati öneme sahip olan bu malzemelerin, istenilen yerde, arzu edilen zamanda ve arzu edilen
miktarda hazır olması için yapılan çalışmalar malzeme yönetiminin kapsamına girmektedir.
Hastane yönetiminin önemli işlevlerinden birisi teşhis ve tedavi aşamasında kullanılan malzemelerin ihtiyaç tespitlerinin zamanında yapılması, iyi koşullarda gerçekleştirilmesi, ihtiyaç duyulan birime çıkışının zamanında yapılması ve gerçekleştirilen tüm hizmetlerin faturaya yansımalarının sağlanmasıdır.
Yönetimin temel amacı, düşük maliyetle en iyi hizmeti sunmaktadır. İyi hizmet doğru malzemenin, doğru miktarda, doğru zamanda ve doğru yerde
hizmete sunulmasını içerir. Malzeme Yönetimi işletmenin tümünü ilgilendiren hedeflere
ulaşılmasına katkıda bulunur.
Eğer bu katkı direkt olarak malzeme yönetim fonksiyonundan kaynaklanıyorsa; "birincil
(primary)" amaç olarak adlandırılır. Eğer dolaylı ise ve malzeme yönetim departmanı diğer bir
departmanın hedeflerinin başarılmasına yardım ediyorsa, buna da ikincil amaçlar denir.
Malzeme Yönetiminin Amaç ve Yararları
Malzeme Yönetiminin Birincil Amaçları
Satın alınan malzemeler için mümkün olan en düşük
fiyatların ödenmesi amacıyla, satıcılar arasında rekabeti
sağlayıcı önlemler getirmek,
Yüksek stok devri ve stok
yatırımlarının minimizasyonu,
İşletmenin tüm faaliyetlerini kesintisiz bir malzeme ve
hizmet akışıyla desteklemek
Yeterli Kalite Standartlarını Korumak,
Düşük personel maliyetleri ve personelin geliştirilmesi,
Tecrübeli, kabiliyetli satıcılar bulma ve satıcılarla iyi ilişkiler kurma ve geliştirme,
Düzenli kayıtlar tutmak,
Kayıpları ve demode olmayı azaltmak.
Malzeme Yönetiminin İkincil Amaçları
Malzeme Yönetim fonksiyonlarını profesyonelce, ekonomiklik, etkinlik prensibi ile yürütmek,
Tedarikçilerden alınan yeni malzeme, yeni süreç ve yeni metotlar hakkındaki bilgileri ilgili departmanlara aktarmak,
Ekonomik koşullar, fiyatlar ve maliyetlerle ilgili tahminleri yönetime bildirmek,
Daha iyi veya aynı işi görecek daha ucuz ürünleri kullanıcı birimlere tavsiye ederek, departman hizmetlerinin daha ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak,
Malzeme veya ürünlerin işletme içinde üretilmesinin mi yoksa satın alınmasının mı daha ekonomik olacağı konusunda yönetimin alacağı kararlara yardımcı olmak,
İş dünyası ve tedarikçiler ile yakın ilişkide olması nedeniyle yöneticilere daha ileride yeni teşebbüsler ve muhtemel alanların neler olabileceği konusunda önerilerde bulunmak,
Malzeme Yönetim departmanının diğer departmanlarla ahenk içinde çalışmasını sağlamaktır.
Etkin bir malzeme yönetiminin işletmeler ve hastaneler açısından sağlayacağı faydalar
Malzeme Yönetim fonksiyonları bir merkezde toplandığı için bu
fonksiyonların verimliliği artar, personel tasarrufu ve geliştirme imkânı verir,
Etkin stok kontrolleri sayesinde, stoklarda bozulma, demode olma, rapor edilmeyen kullanımları ve kayıpları azaltır,
Daha hızlı stok devri ve nakit akışı sağlar,
Hizmetlerin ve üretimin kesintisiz sürdürülmesini sağlar,
Ürün standardı ve diğer maliyet düşürücü teknikler için fırsat ve isteği artırır,
Maliyetlerde tasarruf ve daha fazla kârlılık sağlar,
Daha iyi kayıt ve bilgi sağlanması nedeniyle, bölüm harcamalarının ölçülmesinde, hasta giderlerinin faturalanmasında kolaylık sağlar,
Malzeme Yönetim performansını değerlendirme metotlarının geliştirilmesini sağlar,
Hastane genelinde malzeme yönetim sistemi kurulmadan önceki ve sonraki maliyetlerin karşılaştırılmasına imkân verir,
Bölümler arası iletişimin geliştirilmesini kolaylaştırır.
Malzeme yönetim sisteminin
fonksiyonları malzemelerin son kullanım bölümün tarafından verilen siparişle
başlar, tekrar son kullanım bölümlerinde tükenmesine ve tüketim sonrası atıkların yok edilmesine kadar geniş bir zaman ve işlemler kümesi sürecini kapsar.
Malzeme Yönetim Sisteminin
Fonksiyonları
Sağlık işletmelerinde malzeme yönetim fonksiyonları şu şekildedir:
Malzeme ihtiyaçlarının tahmin edilmesi,
Malzeme kaynağının saptanması ve satın alınması,
Satın alınan malzemelerin teslim alınması (taşıma),
Stok kontrol,
Depolama ,
Dağıtım,
Kalite kontrol.
Atıkların değerlendirilmesi veya elden çıkarılması
Malzeme Tedarik Akım Döngüsü
Kullanıcı
Depolama Paketleme
Taşıyıcı
Taşıyıcı
Taşıyıcı
Lojistik Firması Yan Sanayi
Üretici
Hammadde
Paketleme Paketleme
Kabul
Taşıyıcı Sevkiyat
a. İhtiyaçların Tahmin edilmesi
Sağlık işletmelerinde malzeme ihtiyaçlarının tespitinde poliklinik sayıları, klinik kapasitesi, ameliyatlar, yatak işgal oranı ve ortalama yatış süreleri gibi kriterler etkili olabilmektedir.
İhtiyaç duyulan malzeme miktarları piyasa analizi ve gözlemlerine ve geçen yılların tecrübelerine
dayanılarak gelecekteki muhtemel gelişmelere göre hesaplanır. Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın ihtiyaç planı, gelecekteki malzeme planı ve
kontrolündeki değişiklikleri sisteme uyarlayabilecek esneklikte olmalıdır.
b.Satın alma
Satın alma, üretim için gerekli olan her çeşit malzeme teçhizat ve servislerin temin edilmesiyle ve/veya kiralanmasıyla ilgili
faaliyetlerin sorumluluğunu taşıyan ve
malzeme yönetiminin pazar ile olan ilişkisini icraata dönüştüren bir fonksiyondur. Satın alma bir çok işletmede malzeme yönetiminin esas fonksiyonu olarak kabul edilmektedir.
Hastaneler üretme veya satın alma
kararlarından herhangi birini alırken, kendi üretim etkinliklerini, üretim maliyetleri ile dış tedarikin maliyetlerini karşılaştırıp,
değerlendirerek almalıdırlar. Malzemenin
üretim, satın alma veya kiralama yollarından hangisi ile temin edileceğine karar vermeden önce detaylı bir araştırma yapılmalı ve işletme kendi durumuna uygun alternatifi seçmelidir.
Satın alma yöneticisi firma seçiminde aşağıda belirtilen değişkenlerin (kriterlerin) bazısını veya hepsini
kullanabilir
Fiyat,
Teslimat süresi,
Stok kabiliyeti
Hızlı sevk etme kabiliyeti,
Geçmişteki performansı, tecrübesi,
Haberleşme sistemleri,
Üretim olanakları ve kapasitesi,
Sektör içindeki payı, sürekliliği,
Malzeme veya ürünün güvenilirliği, görünüşü, performansı,
Bakım kolaylığı,
Kullanım kolaylığı, ortalama ömrü,
Mali durumu,
Eğitim destekleri,
Tamir servisleri,
Satıcının şöhreti, imajı,
Yönetiminin yeterli olup olmaması.
Satın alma yöntemlerinin satın alma şekline, miktarına göre değişik şekilde sınıflandırıldığı görülmektedir. Satın alma yöntemleri dört grup altında toplanmaktadır;
Rekabete dayalı ihale yöntemi (Competitive Bidding),
Pazarlığa dayalı sözleşme yöntemi (Negotiating Contract),
Grup satın alma yöntemi (Grup Purchasing),
Birincil toptancılardan satın alma (Primary Wholesale Purchasing).
Ülkemizde yataklı tedavi kurumlarında satın alma işleri 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununda
belirtilmiştir. Kamu hastaneleri bu kanuna uymak durumundadır.
İhale yöntemi genellikle bir şartnameyi gerektirmektedir. Şartnameler iki bölümden
oluşmaktadır. Birinci bölüme teklifin dayanacağı genel esasları içeren idari şartname, ikinci bölüme malzemenin fiziki özellikleri, tipi v.b. bilgileri içeren teknik şartname denir. Şartnamelerin hazırlanması, ayrıntılı yazılımı deneyim gerektirmesi sebebiyle
teknik yeterliliğe ihtiyaç vardır.
Kamu Sağlık İşletmelerinde Satınalma Yöntemleri
Kamuya bağlı hastaneler (Sağlık Bakanlığı,
Üniversite vb.) ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin satın alımında 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve aşağıda verilen yönetmeliklere uygun hareket etmek zorundadır.
Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği,
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği,
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği,
Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği,
Çerçeve Sözleşme İhalelerinde Uygulanacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik.
4734 sayılı Kamu İhale Kanununa Göre Satın Alma Yöntemleri 4 grup altında
toplanmıştır:
1. Açık ihale usulü
2. Belli istekliler arasında ihale usulü 3. Pazarlık usulü
4. Doğrudan temin
İhale: Bu Kanunda yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin
istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin
onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri içeren süreci ifade
etmektedir.
1) Açık ihale usulü: Bütün isteklilerin teklif verebildiği bir yöntemdir.
2) Belli istekliler arasında ihale usulü:
Yapılacak ön yeterlik değerlendirmesi
sonucunda idarece davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür. İşin özelliğinin uzmanlık ve/veya yüksek teknoloji
gerektirmesi nedeniyle açık ihale usulünün uygulanamadığı mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi bu usule göre yapılır.
3) Pazarlık usulü: Bu Kanunda belirtilen hallerde kullanılabilen, ihale sürecinin iki aşamalı olarak
gerçekleştirildiği ve idarenin ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli
hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usuldür.
4) Doğrudan Temin: Bu Kanunda belirtilen hallerde ihtiyaçların, idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usuldür.
5) Çerçeve Anlaşmalar: İdareler ihtiyaç duydukları mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin olarak açık ihale veya belli istekliler arasında ihale usulünü uygulamak kaydıyla çerçeve anlaşmalar
yapabilir. 4734 sayılı Kanunda yer alan hükümler çerçevesinde, süresi kırk sekiz ayı geçmemek üzere çerçeve anlaşma imzalanır. Çerçeve anlaşma yapılmış olması, idareye alım yapma yükümlülüğü getirmez.
İdare, çerçeve anlaşma kapsamındaki ihtiyaçlarını bu Kanunda yer alan diğer usulleri kullanmak suretiyle de temin edebilir. İsteklilerin tekliflerinden uygun olanları tespit edilerek çerçeve anlaşmalar
yapılır ve daha sonra yapılacak alımlar çerçeve anlaşmasında
belirtilen koşullar dâhilinde münferit alım şeklinde gerçekleştirilir.
Münferit alımlar çerçeve anlaşması yapılan isteklilerden
gerçekleştirilir. Katılımcılar çerçeve anlaşmada belirtilen fiyatların üzerinde teklif vermezler. İstekli sayısı üçün altına düşerse çerçeve anlaşması feshedilir.
c. Stok Kontrol
Stok, gelecekteki gereksinimleri karşılamak amacıyla depolanan kalem veya üretim ve satış faaliyetlerinin herhangi bir aksaklık ile karşılaşılmadan verimli bir şekilde
yürütülmesini sağlamak için, işletmenin elinde bulundurduğu, ekonomik değere sahip
kaynaklardır.
d. Nakliye (Taşıma)
Taşıma faaliyeti satın alınan malzemenin tedarik kaynağından kullanım noktasına
taşınması ve teslimi ile ilgili bütün aktiviteleri içerir. Nakil araçlarının seçilmesinde fiyat,
emniyet ve sürat faktörleri dikkate alınır.
Nakliyat yapılacak yerler arasında mevcut olan nakil araçları ucuzluk, emniyet ve sürat
bakımından karşılaştırılır ve duruma uygun vasıta seçilir.
e. Depolama ve Dağıtım
Gelecekteki ihtiyaçları
karşılayacak olan malzemeler satın alındıktan sonra ilgili depolarda
ihtiyaç anına kadar saklanır ve ihtiyacı olan departmanlara zamanı geldiğinde verilir.
Depolama, malzemelerin ve mamullerin kullanılacağı veya
satılacağı ana kadar uygun koşullarda bulundurulması ve korunması ile ilgili bir fonksiyondur.
Son yıllarda hastanelerde hastane
içerisinde materyal ve malzeme taşımada tüp sistemi, raylı sistem, raylı sistem üzerine
kurulmuş kasalı sistemlerin ve otomatik rehberli araçların (Automated Guided Vehicule) kullanıldığını görmekteyiz.
g. Kalite Kontrol
Sağlık hizmetlerinde veya hastanelerde kalite, iki farklı düzeyde incelenmektedir. Bunlardan birincisi, daha genel olarak sağlık sisteminin veya hastanenin sunduğu hizmetin tümünün kalitesidir. İkinci düzeyde ise sınırlandırılmış
alanda aktivitelere yönelik kaliteyi tanımlar. Malzeme
yönetim hizmetlerinde kalite ikinci düzeye gelmektedir. Bu düzeyde kalite kontrol, dış kaynaklardan malzeme
sistemine giren çeşitli malzemelerin uygunluğunun tespitidir.
Hastanelerde malzeme yönetim departmanı kalite kontrol çalışmalarını muayene komisyonları yoluyla yürütmektedir. Ancak muayene kalite kontrol
faaliyetlerinden sadece biridir.
h. Atıkların Değerlendirilmesi
Kullanılabilecek durumda olan malzemeler dışında kalan kullanılmamış malzeme atıkları,
artıklar, modası geçmiş malzemeler ve çöplerle ilgili işlemler de malzeme yönetiminin sorumluluğu
altındadır.
Özellikle enfekte olmuş malzeme atıkları, kan ve kan ürünleri, kimyasal malzemeler ve solüsyonlar ile nükleer atıkların fazla miktarda bulunduğu
hastanelerde bu atıkların insan sağlığına ve çevreye zarar vermeden yok edilmesi yöneticilerin
karşılaştıkları kompleks problemlerin başında gelmektedir.
Malzeme Yönetiminde Çağdaş Yöntemler
Malzeme İhtiyaç Planlaması
Sıfır stok yönetimi olarak bilinen Tam zamanında üretim sistemi (Just In Time Production (JIT))
Bar-Kod ve
RFID
A- Malzeme İhtiyaç Planlaması (MİP)
MİP Üretim süreci içerisinde, herhangi bir anda her bir parça ve malzeme için doğabilecek talebi
öngörmeyi amaçlayan bir sistemdir. Bu sistem tüm
üretim, pazarlama, tedarik ve finansman bölümlerinin üzerinde anlaşmaya vardıkları ana üretim veya hizmet programına dayalı olarak hazırlanır ve yürütülür.
MİP’in birçok türleri geliştirilmiş, denenmiş ve
çeşitli ülkelerde değişik üretim süreçlerine uygulanmış bulunmaktadır. Ancak, tüm uygulamalarda izlenen
tek ve ortak bir prosedür vardır ve bu prosedür, üretim için gereken makine ve işgücü saatlerinin,
malzeme ve parça miktarlarının ve gerek duyulacak enerji miktarının bir çizelge üzerinde
programlanmasıdır.
B- Tam Zamanında Üretim (Just In Time Production)
Başlangıçta Japonya’da geliştirilen ve bir envanter yönetimi metodu olarak algılanan tam zamanında üretim artık bir üretim
sistemi olarak kabul edilmeye başlanmıştır.
JIT sistemi, üretim için gerekli olan
malzemenin gerektiği anda ihtiyaç noktasında bulunmasını temin eden, sıfır hata ve sıfır
stoku hedef alan bir malzeme yönetim sistemidir.
JIT Sisteminin Özellikleri
Az sayıda tedarikçi
Uzun süreli tedarikçi sözleşmeleri
Küçük partilerde alım
Minimum kalite kontrolü
Toplu Ödemeler
Klasik Yönetim ve JIT Karşılaştırması
Klasik JIT
Tedarikçi Çok tedarikçi Az sayıda güvenilir tedarikçi
Seçim En düşük fiyat Kalite, teslim zamanı,
fiyat
Sözleşme dönemi Kısa vadeli Uzun vadeli
Teslimat Bir defada Sık sık
Kalite Alıcı şartlarını sağlama tedarikçinin sorunudur.
Sürekli gelişme yolunda ortak
Yeni ürünler Kullanıcının katkısı asgari
düzeyde Kullanıcının fikri alınır
JIT Sisteminin Başarı Koşulları
Dağıtım kanallarının tüm üyeleri ittifak (satıcı, dağıtım, müşteri) etmelidir.
Hastanenin satıcıya vereceği siparişlerin otomatik olması gerekir.
Satıcının veya ikmal merkezinin hastaneye makul uzaklıkta olması gerekir.
Kıyıda köşede kalmış hastaneler stoksuz sistemden yararlanamaz.
Maliyet üstünlüğü olmasına rağmen, JIT ve stoksuz sistem yaklaşımı hastanenin genel pazarlama stratejisine olumlu katkı verdiği takdirde benimsenmelidir.
Satıcıların sayısı büyük ölçüde azaltılmalıdır.
Satıcıların kapasitesinin yeterli olması ve Malzeme Yönetimi konusunda bilgi birikimine sahip olması gerekir.
Makro düzeyde ekonomik belirsizliklerin asgari düzeyde olması gerekir.
Satın alınan malzemenin istenilen kalitede olması ve sürekliliğinin sağlanması gerekir.
Üst yönetiminin kararlılığı ve desteğine ihtiyaç vardır.
İnsan gücü kaynaklarının hazır olması ve çalışanların bu sistemi benimsemesi gerekir.
Kesin uygulamaya geçmeden önce az sayıda malzeme üzerinde pilot uygulama yapılmalıdır.
Son olarak sistemin dinamik bir yapıya sahip olması gerekir.
Hastaneler üretim işletmesi olmadığından, JIT sistemi hastanelerin daha çok satınalma fonksiyonlarını etkiler. JIT sistemine göre malın satın alınması ve teslimi, talep ya da
kullanımının hemen öncesinde gerçekleştirilir.
Bu nedenle JIT yönetimini uygulayan işletmelerde bir defada satın alınan
miktarlarda azalma olurken, satın alma sıklığında artış gözlenir.
C- Bar-Kod
Bar-kod, bir birim malın hangi
ülkede ve hangi işletmede üretildiğini ya da ambalajlandığını, malın cinsini ve özelliklerini tanımlamak amacıyla önceden belirlenmiş kurallara uygun çeşitli kalınlıklarda bir dizi birbirine paralel dikey çizgiler arasında çeşitli boşluklardan meydana gelen bir
işaretleme yöntemidir.
Bar-Kod Sisteminin Yapısı Ve Özellikleri
Bar-kod uygulamasında 2 farklı sistem kullanılmaktadır. EAN-8 ve EAN 13.
EAN–13 Sisteminde;
İlk 3 haneli sayılar Ülke kodu
4 haneli sayılar Firma kodu
5 haneli sayılar Ürün kodu
Tek haneli sayı ise Kontrol basamağını ifade etmektedir.
EAN –8 bar-kod sisteminde ise ülke kodu üç haneli, ürün kodu 4 haneli, kontrol sayısı da 1 hanelidir.
Burada işletme kodu yoktur.
Bar-kod sisteminin yıllardan beri gıda, otomobil, tekstil gibi çeşitli sektörlerde,
başarıyla kullanıldıktan sonra, sağlık
sektöründe de artarak kullanılmaya başlandığı görülmektedir. Örneğin; eczanelerde, radyoloji ve hasta kabul bölümlerinde, laboratuar
örneklerinin izlenmesinde, stok kontrolu, siparişlerinin izlenmesi ve yönetiminde kullanılmaktadır.
D- RFID
RFID bir dizi mikroçip verici, alıcılar ve yazılımdan oluşan bir malzeme etiketleme ve takip sistemidir. Her RFID etiketi içerisinde emsalsiz bir elektronik ürün kodu (EPC – Electronic Product Code) bulunan bir
mikroçip ve antenden oluşur. Etiket bir
okuyucunun tarama alanına girdiğinden kod okuyucu tarafında merkezi yazılıma
gönderilir.
Barkod sistemi genellikle ana ve veya birkaç alt grubu takip eder ve barkod okuyucusunu
kullanacak bir personele ihtiyaç duyar. RFID sistemi ise insansız olarak çalışır, aynı anda pek çok etiketin okunmasına olanak tanır ve her ürüne ilişkin özel bilgileri saklayabilir.
Örneğin barkod sistemi ile takip edilen bir
ayakkabı için barkod okuyucu sadece ayakkabının modelini ve numarasını kayıt altına alırken RFID sisteminde o ayakkabı çiftinin üretimden satış
noktasına kadar geçtiği bütün aşamalar da kayıt altına alınabilir.
Hastane Uygulamaları
Tıbbi cihaz ve demirbaş takibine olanak veren RFID sistemleri cihazların doğru
kullanımını ve/veya kullanım arasında
yapılması gereken işlemlerin (örneğin cihazın dezenfekte edilmesi) yapılıp yapılmadığı
kontrol edilmesine olanak sağlar.
RFID sistemi hastane içerisinde bir cihazın gerçek zamanlı olarak nerede olduğunu,
kullanımda olup olmadığı, kullanıma uygun olup olmadığının görülmesini de sağlar.
Cihazların olduğu kadar hastaların takibi açısından, tedavilerinin aşamaları, ilaç
saatleri, ilaçları gibi pek çok verinin depolanması ve gerçek zamanlı olarak görülmesi mümkündür.
Birim Doz İlaç Sistemi (PYXIS)
Pyxis; kaybolmaya ve çalınmaya en fazla maruz kalan narkotik ilaçlar için geliştirilmiş bir cihaz iken 1996 yılında Amerika merkezli
dünyaca ünlü ilaç dağıtım şirketi Cardinal
Health tarafından satın alınmış ve tüm ilaçların hastalara dağıtılmalarında kullanılmaya
başlanmıştır.
Birim doz ilaç yönetiminde ilaçlar birim dozluk paketlerde saklanmaktadır. Herhangi bir hasta için bakım alanında 24 saatlikten daha fazla ilaç bulundurulmamaktadır. Sistem, merkezi,
istasyon ve hibrit (birleşik) olmak üzere üç farklı yöntemde uygulanmaktadır.
Sağlık İşletmelerinde Stok Yönetimi
Toplumun sağlık seviyesinin yükseltilmesi amacını taşıyan sağlık işletmelerinde stok bulundurmamanın maliyeti, acı, sakat kalma veya ölüm olabilmektedir ve bu maliyetler üretim işletmelerindeki gibi
ölçülebilir maliyetler de değildir.
Stoksuz kalmanın maliyetlerine karşın aşırı stok bulundurmak, diğer işletmelerde olduğu gibi
hastaneler için de önerilecek bir durum değildir.
Çünkü işletmeler faaliyetlerine devam edebilmek için en düşük maliyetle, en fazla faydayı elde ederek (kâr elde ederek) faaliyetlerini sürdürmek isterler.
Stokların yönetimi her işletme için önemli olmakla birlikte, rekabetin çok şiddetli olduğu, teknolojinin sık sık değiştiği alanlarda faaliyet gösteren işletmeler için bu önem daha da artmaktadır.
Sağlık sektöründe teknolojinin hızla değişmesi ve kamu hastanelerinin özel sağlık kurumları ile
rekabet edebilmesi ve en önemlisi sağlık hizmetine ihtiyaç duyanlara en etkili ve verimli hizmetin
sunulabilmesi için sağlık işletmelerinde stokların yönetimi ayrı bir önem arz etmektedir.
Stok Değerleme Yöntemleri
Maliyet esasına göre değerleme,
FIFO (ilk giren ilk çıkar) yöntemi
LIFO (son giren ilk çıkar) yöntemi
Basit ortalama
Hareketli ağırlıklı ortalama
Ağırlıklı ortalama
Cari fiyatlarla değerleme
Standart fiyatlarla değerleme
Sabit fiyatlarla değerleme
I. Maliyet esasına göre değerleme
Bu yöntemde elde bulundurulan ilk madde ve malzemelerin hangi parti maliyete ait
olduğu bilinmektedir. Bu nedenle, üretimde kullanılacak malzemeler hangi partiden
alınmış iseler o partinin maliyet bedeli ile
üretime yüklenmektedir. Aynı biçimde dönem sonunda elde bulundurulan stoklar da hangi partiden ise o partinin maliyetleri ile
değerlenmektedir.
II. FIFO (İlk Giren İlk Çıkar) Yöntemi
FIFO İngilizce First In First Out kelimelerinin, (ilk giren ilk çıkar) baş harflerinden meydana
gelmektedir.
Bu yöntemin fiili uygulaması için özellikle zaman içerisinde bozulma, çürüme veya verim düşüklüğü gösterebilecek ilk madde ve malzeme kullanan
işletmeler için uygun bir yöntemdir. Çünkü yöntem, malzemenin satın alınış (ambara giriş) sırasıyla
ambardan çıktığını varsayar. İlk satın alınan
malzeme önce çıktığından, ambarda kalan malzeme, daha sonra satın alınmış partiden oluşur.
III. LIFO (Son Giren İlk Çıkar) Yöntemi
LIFO İngilizce Last In First Out kelimelerinin, (son giren ilk çıkar) baş harflerinden meydana gelmektedir.
Son giren ilk çıkar değerleme yöntemi, ilk giren ilk çıkar yönteminin tamamen tersi
olup, üretime verilen ilk madde ve
malzemelerin en son satın alınan partiden yapıldığı kabul edilir. Bunun için de
değerlemede en son partinin alış maliyetinden başlanarak başa doğru gidilmektedir.
IV. Basit Ortalama Yöntemi
Bu yöntemde ortalama maliyet alınan
partilerin miktar ve tutarlarına bakılmaksızın tüm partilerin birim maliyetlerinin basit
ortalaması alınarak dönem sonunda hesaplanmaktadır.
Bu yöntemin en önemli sakıncası, ortalama maliyetlerin dönem sonunda hesap edilmesi ve üretime verilen ilk madde ve malzemelerin
değerlerinin üretime veriliş sırasında değil de dönem sonunda hesaplanmış olmasıdır.
V. Hareketli Ağırlıklı Ortalama: Bu yöntem özellikle kamu sağlık kuruluşlarında ayniyat muhasebesi
içerisinde kullanılmaktadır. Değerleme genellikle aylık dönemler halinde yapılmaktadır
VI. Cari Fiyatlarla Değerleme: Bu yöntemde üretime verilen ilk madde ve malzemelerin
değerlendirilmesinde, o anda piyasada cari olan fiyatlar uygulanmaktadır. Çıkışların
değerlendirilmesi her çıkış anında o andaki cari piyasa fiyatına göre yapılabileceği gibi ay sonunda da yapılabilir.
VII. Standart Fiyatlarla Değerleme: Bu
yöntemde stoklar önceden belirlenen standart fiyatlarla değerlemeye tabi tutulur. Stokların fiili fiyatları standart fiyatlardan farklı olarak gerçekleşirse farklar fiyat sapması olarak
rapor edilir.
Sağlık kurumlarının çoğunda maliyet muhasebesi sistemi kullanılmadığı için, pek kullanılan bir değerleme yöntemi değildir
Stok Kontrol Yöntemleri
Büyüklüğü ve türü ne olursa olsun, her işletmede bulundurulan stokun kontrol
edilmesi gerekir. Çünkü stokların büyüklüğü işletmenin sermaye gücünü azaltır ve diğer maliyetleri artırırken, az miktardaki stoklar ise stoksuz kalma maliyetini yükseltir.
Stok kontrol sistemlerinin amacı, stok maliyetlerini hesap edecek optimum stok
seviyesinin belirlenmesine ilişkin kararların alınmasını sağlamaktır.
I. Gözle Kontrol Yöntemi
Stoklar periyodik olarak tecrübeli bir ambar memuru tarafından gözden geçirilir. Belirli bir düzeyin altına düşen stok kalemleri için derhal sipariş verilir. Sipariş verme düzeyi ve miktarı tamamen memurun tecrübesine kalmıştır.
Küçük işletmelerde geniş ölçüde kullanılan bu yöntem ucuz ve pratik bir stok yöntemidir. Yöntemin başlıca üç sakıncası vardır:
Gözden geçirme periyodu, sipariş düzeyi ve miktarı kişisel yargıya dayandığı için hata olasılığı fazladır.
Ambar yerleştirmesi sistematik bir şekilde yapılmamışsa kontrolü yapan memurun sık sık yanılgıya düşmesi
muhtemeldir.
Tüketim hızı tedarik süresi ve başka bir faktörün değişmesi halinde bunun derhal farkına varılması güçtür. Böylece
gerekli tedbirlerin alınmasında da geç kalınacaktır.
II. Çift Kutu Yöntemi
Her malzeme biri büyük biri küçük iki kutu içerisinde bulundurulur. Büyük kutu
gündelik işlemler için kullanılan aktif stoklara ayrılmıştır. Küçük kutu ise büyük kutudaki
malzemeler bittikten sonra tedarik
içerisindeki ihtiyaçlar için kullanılır. Birim değeri düşük, küçük hacimli ve çok sayıdaki malzemenin kontrolü için kullanılır.
III. ABC Yöntemi
Bu yöntem stokların önem derecesine göre
sınıflanmasını ve bu önem derecesine göre kontrol edilmesini esas alan bir yöntemdir. Bu metotta
stoklar yıllık toplam kullanım değeri ve stok miktarı içindeki yüzdelere göre üç gruba ayrılarak izlenir.
A grubu stoklar toplam stok miktarının % 10–
20’sini, toplam stok maliyetlerinin % 70–80’ini oluştururlar.
B grubu stoklar toplam stok miktarının % 30–40’ını, toplam stok maliyetlerinin % 10–15’ini oluştururlar.
C grubu stoklar ise toplam stok miktarının % 40- 50’sini, toplam stok maliyetlerin % 5–10’unu
oluştururlar.
Malzemenin % değeri
100 90 80 70
60 C
50
40 B
30 A
20 10
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Malzemenin % payı
Yöntemi
IV. Sabit Sipariş Süresi Yöntemi
Her stok türü için maksimum stok düzeyi
belirlendikten sonra, stokların siparişi için belirli bir sabit süre belirlenir. Sürelerin bitiminde eksilen stok seviyeleri maksimum stok düzeyine kadar verilerek tamamlanır. Yöntemde periyotlar içindeki kullanım miktarı sabit değilse her bir siparişin miktarı
diğerinden farklı olarak gerçekleşir.
Çok çeşitli stok için uygulanması güç bir
yöntemdir. Ayrıca siparişlerin süreye bağımlılık arz etmesi de satıcıların sunacağı kârlı alımlardan
yararlanma özelliğini ortadan kaldırır.
Sabit Sipariş Süresi Yöntemi
V. Sabit Sipariş Miktarı Yöntemi
Bu yöntem sabit sipariş süresi yönteminin tersi olarak düşünülmüştür. Depodaki
malların sürekli sayımı yapılarak önceden belirlenen düzeye inildiğinde maliyeti en alt düzeyde tutacak sabit bir miktar sipariş
verilir. Düşük fiyatlı, standart malların bu yolla kontrolü elverişli bir yoldur.
VI. Ekonomik Sipariş Miktarı Yöntemi
Üretim işletmelerinde kullanılan
hammadde ve malzemelerin temininde sipariş edilecek miktarların bilinmesi işletme
yöneticileri için gerekli olmaktadır. Çünkü sipariş miktarı işletme için sipariş
maliyetlerinin ve riskinin en az olduğu miktar olmak durumundadır. Bu nedenle söz konusu sipariş miktarına ekonomik sipariş miktarı
denmektedir.
Ekonomik Sipariş Miktarı
Stok Giderleri
Minimum Toplam Maliyet
En Uygun Sipariş Hacmi Q
Sipariş Miktarı (Qx)
VII. VED Yöntemi
Hastanelerde ilaç ve tıbbi malzemelerin kontrolünde kullanılan bu yöntem, İngilizce Vital, Essential ve Desirable kelimelerin baş harflerinden oluştuğu için VED yöntemi
olarak bilinir.
VED yöntemi ABC yönteminde olduğu gibi ilaç ve malzemeleri önem derecesine göre 3
gruba ayırmaktadır. Bu yöntem önem derecesi ilaçların ve malzemelerin insan hayatı açısından taşıdığı değere göredir.
Birinci gurup (V gurubu) malzeme ve ilaçlar hayati
önem taşıyan, mutlaka bulunması gerekli malzemelerdir.
İkinci gurup (E gurubu) malzemeler ve ilaçlar önemli
olmasına rağmen alternatifi bulunabilen malzemelerdir.
Üçüncü gurup (D gurubu) malzemeler ise bulunması zorunlu olmayan isteğe bağlı malzemelerdir. Bu
malzemelerin hastanenin sunduğu hizmetler üzerinde doğrudan etkisi yoktur.
V ve E gurubu malzemeler her an mevcut olacak şekilde stokta bulundurulmalı emniyet stoku yüksek tutulmalıdır. İlaç stoklarının kontrolünde “ABC” ve
“VED” yöntemleri bir arada kullanılabilir.
