Muhasebe Modülü
©2008 Mikro Yazılımevi A.Ş.
MUHASEBE MODÜLÜ
1. MUHASEBE MODÜLÜ’NE GİRİŞ ... 7
1.1 Hesap Planı ve Kartlar ...8
1.1.1 Kartlar Yardım Tuşları ...8
1.1.2 Hesap ... 10
1.1.2.1 Hesap Tanıtım Kartı ... 10
Bunları Biliyor Musunuz? ... 11
1.1.2.2 Muhasebe Hesap Hareket Föyü ... 13
1.1.3 Sorumluluk Merkezleri Tanıtım Kartı ... 15
1.1.4 Hesap Planı Dökümü ... 15
1.1.5 Genel Durum Kartı ... 16
1.1.6 Standart Hesap Planı Yükleme ... 16
1.1.7 Hesap Hareketleri Aktarma... 16
1.1.8 Hesap Bütçe Girişi ... 17
1.1.8.1 Yıllık Muhasebe Hesap Bütçe GiriĢi ... 17
1.1.8.2 Muhasebe Hesap Bütçe Listesi ... 17
1.1.8.3 Muhasebe Hesap Bütçesi KarĢılaĢtırma Raporu ... 18
1.1.9 Sorumluluk Merkezleri Tanıtım Dökümü ... 18
1.1.10 Endeks Girişi ... 18
1.2 Muhasebe Fişleri ... 18
1.2.1 Muhasebe Fişleri Yardım Tuşları ... 18
Bunları Biliyor Musunuz? ... 22
Butonlar (Form Kayıt, Form Sil, Statik ve Dinamik Alan Fontları DeğiĢtirme) ... 23
Özellikler ... 23
Koordinat Göstergesi ... 23
Sayfa Çizgileri ... 24
Döküm Sayısı ... 24
Genel Veriler ... 24
Sayfa Ayarları ... 25
ġablon Dosya Adı ... 26
Alt Toplam Seç ... 27
Alt Toplam DeğiĢtir ... 27
Forma Statik, Dinamik, DB Statik, DB Dinamik Mesaj ve Resim Alanı Ekleme ... 28
1.2.2 Standart Muhasebe Fişleri ... 32
Önemli Not! ... 32
1.2.3 Dövizli Muhasebe fişleri ... 36
1.2.4 Dönem Sonu İşlem Fişi ... 36
1.2.5 Özel Mahsup Fişi ... 37
1.2.6 İki Tarih Arasındaki Muhasebe Fişlerini Kilitleme ... 37
1.3 Defterler ... 38
1.3.1 Kasa Defteri ... 38
1.3.2 Yevmiye Defteri ... 39
Bunları Biliyor Musunuz? ... 40
1.3.3 Büyük Defter ... 42
1.3.3.1 Büyük Defter Standart Dökümü ... 42
1.3.3.2 Büyük Defter T Cetveli Dökümü ... 43
1.3.4 Kambiyo Defteri ... 43
1.3.4.1 Hareketler ... 44
1.3.4.1.1 Alınan Kambiyo Defteri Hareketleri ... 44
1.3.4.1.2 Verilen Kambiyo Defteri Hareketleri ... 44
1.3.4.1.3 Alınan Ve Verilen Kambiyo Defteri Hareketleri ... 44
1.3.4.2 Devir ... 45
1.3.4.2.1 Alınan Kambiyo Defteri Devirleri ... 45
1.3.4.2.2 Verilen Kambiyo Defteri ... 45
1.3.4.3 KapanıĢ ... 46
1.3.4.3.1 Alınan Kambiyo Defteri KapanıĢları ... 46
1.3.4.3.2 Verilen Kambiyo Defteri KapanıĢları ... 46
1.4 Mizanlar ... 46
1.4.1 Hesap Tarama Kriterleri ve Filtreleri ... 46
Kod Filtreleri ... 46
Durum Filtreleri ... 47
Genel Kayıt Filtreleri ... 48
Yardımcı Tablo Filtreleri ... 48
Yaz Boz Tahtası Filtreleri ... 48
Filtre Sakla ... 49
Filtre Yükle ... 49
1.4.2 Şirket Mizanları ... 50
1.4.2.1 Grup Mizanı ... 50
1.4.2.2 Ana Hesap Mizanı ... 52
1.4.2.3 Genel Mizanı ... 53
1.4.2.4 Alt Hesap Mizanı ... 53
1.4.2.5 Alt Hesap Mizanı (Seviye Belirlemeli) ... 53
1.4.2.6 Genel Amaçlı Hesap Mizanı ... 54
Mizan Dosyası oluşturuluyor. Lütfen bekleyiniz …… ... 55
1.4.2.7 Sorumluluk Merkezi Seçimli Genel Mizan ... 55
1.4.2.8 Sorumluluk Merkezi Çoklu Seçimli Genel Mizan ... 55
1.4.3 Konsolide Şirketler Bazında Mizan ... 56
1.4.3.1 Konsolide ġirketler Bazında Mizan OluĢturma ... 56
1.4.3.2 Grup Mizanı ... 56
1.4.3.3 Ana Hesap Mizanı ... 56
1.4.3.4 Genel Mizan ... 57
1.4.3.5 Alt Hesap Mizanı ... 57
1.4.3.6 Alt Hesap Mizanı (Seviye Belirlemeli) ... 57
1.4.4 Alternatif Şirketler Bazında Mizan ... 57
Önemli Not! ... 57
1.4.4.1 Alternatif Mizan Parametreleri ... 58
1.4.4.2 Alternatif Mizan OluĢturma ... 58
1.4.4.3 Grup Mizanı ... 58
1.4.4.4 Ana Hesap Mizanı ... 59
1.4.4.5 Genel Mizan ... 59
1.4.4.6 Alt Hesap Mizanı ... 59
1.4.4.7 Alt Hesap Mizanı (Seviye Belirlemeli) ... 60
1.4.4.8 Alternatif Mizan Parametreleri Listesi ... 60
1.5 Raporlar & Grafikler ... 60
1.5.1.3 Cari Hesap Detaylı Muavin Döküm ... 62
1.5.1.4 Döviz Detaylı Muavin Döküm ... 62
1.5.1.5 Sorumluluk Merkezi Seçimli Muavin Döküm ... 63
1.5.1.6 Sorumluluk Merkezi Çoklu Seçimli Muavin Dökümü ... 63
1.5.2 Hesap Planı Dökümü ... 63
1.5.3 Fiş Dökümleri ... 63
1.5.3.1 Yevmiye Numarasına Göre FiĢ Dökümü ... 63
1.5.3.2 Tarih ve Sıra No’suna Göre FiĢ Dökümü ... 64
1.5.4 Yevmiye Dökümleri ... 64
1.5.5 Fiş Özet Raporu... 64
1.5.6 Genel Hareket Raporu ... 65
1.5.7 Sorumluluk Merkezleri (Hesap Dağılımlı) Raporu ... 66
1.5.8 Belge No Detaylı Yevmiye ... 66
1.5.9 Gelir Gider Tabloları ... 66
1.5.9.1 Gelir Gider Tablosu 1 ... 66
1.5.9.2 Gelir Gider Tablosu 2 ... 67
1.5.10 Hesap Grafiği ... 67
1.6 Bilanço, Mali Tablolar Ve Finansal Analiz... 67
Mali Tablo Parametreleri Hakkında… ... 68
1.6.1 İşletme Özet Bilançosu ... 68
1.6.1.1 ĠĢletme Özet Aktif Bilançosu ... 68
1.6.1.2 ĠĢletme Özet Pasif Bilançosu ... 69
1.6.1.3 Özet Bilanço ... 69
1.6.1.4 ĠĢletme Özet Bilançosu Aktif Parametreleri ... 69
1.6.1.5 ĠĢletme Özet Bilançosu Pasif Parametreleri ... 73
1.6.2 İşletme Ayrıntılı Bilançosu ... 73
1.6.2.1 Ayrıntılı Bilanço (Aktif) ... 73
1.6.2.2 Ayrıntılı Bilanço (Pasif) ... 74
1.6.2.3 Ayrıntılı Bilanço ... 74
1.6.2.4 Bilanço Dipnotları ... 74
1.6.2.4.1 Tüm Bilanço Dipnotları Basımı ... 74
1.6.2.4.2 Değer Girilen ĠĢletme Özet Bilanço Dipnotları Basımı ... 74
1.6.2.5 ĠĢletme Dipnotları Bilgileri GiriĢi ... 74
1.6.3 İşletme Özet Gelir Tablosu ... 74
1.6.4 İşletme Özet Gelir Tablosu ... 74
1.6.4.1 ĠĢletme Ayrıntılı Gelir Tablosu ... 75
1.6.5 Gelir Tablosu Dipnotları ... 75
1.6.6 Diğer (Ek) Mali Tablolar ... 75
1.6.6.1 SatıĢların Maliyeti Tablosu ĠĢlemleri ... 75
1.6.6.1.1 SatıĢların Maliyeti Tablosu ... 75
1.6.6.1.2 SatıĢların Maliyeti Tablo Parametresi ... 76
1.6.6.2 Fon Akım Tablosu ĠĢlemleri ... 77
1.6.6.2.1 Fon Akım Tablosu ... 77
1.6.6.2.2 Fon Akım Tablo Parametresi ... 78
1.6.6.3 Nakit Akım Tablosu ĠĢlemleri ... 78
1.6.6.3.1 Nakit Akım Tablosu ... 78
1.6.6.3.2 Nakit Akım Tablo Parametresi ... 79
1.6.6.4 Kar Dağıtım Tablosu ... 79
1.6.6.4.1 Kar Dağıtım Tablosu ... 79
1.6.6.4.2 Kar Dağıtım Tablo Parametresi ... 80
1.6.6.5 Öz kaynaklar DeğiĢim Tablosu ... 80
1.6.7 Konsolide Şirketler Bazında Bilanço ... 80
1.6.7.1 Konsolide Özet Bilanço (AKTĠF) ... 80
1.6.7.2 Konsolide Özet Bilanço (PASĠF) ... 80
1.6.7.3 Konsolide Özet bilanço ... 81
1.6.7.4 Konsolide Ayrıntılı Bilanço (AKTĠF) ... 81
1.6.7.5 Konsolide Ayrıntılı Bilanço (PASĠF) ... 82
1.6.7.6 Konsolide Ayrıntılı Bilanço ... 82
1.6.8 Dönüştürülmüş Alternatif Bilançolar... 83
1.7 Yıllık Bildirim ve Beyannameler ... 83
1.7.1 K.D.V. ... 83
1.7.1.1 Katma Değer Beyannamesi 1 ... 83
1.7.1.2 Katma Değer Beyannamesi 2 ... 84
1.7.1.3 Vergi Durum Tablosu ... 84
1.7.2 Vergi Hesap Kodları ... 85
1.7.3 Yıllık Faaliyet Bildirimi ... 86
1.7.3.1 Yıllık Faaliyet Bildirim Dipnot Bilgileri ... 86
1.7.3.2 Yıllık Faaliyet Bildirim Parametreleri ... 87
1.7.3.3 Yıllık Faaliyet Dökümü ... 87
1.7.4 Yıllık Bildirim ... 87
1.7.4.1 A Formunun Parametreleri ... 87
1.7.4.2 A Formunun Dökümü ... 88
1.7.4.3 B Formu Dökümü ... 88
1.7.4.4 Genel Dipnot Bilgileri ... 88
1.7.5 Geçici Vergi Beyannamesi ... 89
1.7.6 Kurumlar Vergisi Beyannamesi ... 89
1.7.7 Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi ... 90
1.7.8 Damga Vergisi Beyannamesi ... 91
1.8 A.T.İ.K ... 92
1.8.1 A.T.İ.K Tanıtım Kartı ... 92
Fatura Bilgileri Butonu: ... 96
Muhasebe Kodları Butonu: ... 97
Devir Bilgileri Butonu: ... 100
Yeniden Değerleme Seçimi: ... 102
1.8.2 A.T.İ.K Hareket Föyü ... 103
1.8.3 Zimmet Tanıtım Kartı ... 104
1.8.4 Grup Tanıtım Kartı ... 105
1.8.5 Raporlar ... 105
1.8.5.1 Genel Amaçlı Yeniden Değerlendirme Ve Amortisman Raporu 105 1.8.5.2 Ġstenen Yıl Ġçin Yeniden Değerlendirme Ve Amortisman Raporu106 1.8.5.3 Yıl Detaylı Yeniden Değerlendirme Ve Amortisman Raporu .... 106
1.8.5.4 Yeniden Değerleme Raporları ... 106
1.8.5.4.1 Yıllık Yeniden Değerlendirme Raporu ... 106
1.8.5.4.2 Dönemlik Yeniden Değerlendirme Raporu ... 108
1.8.5.4.3 Dönemler Arası Fark ... 109
1.8.5.5 Amortisman Raporları ... 109
1.8.5.5.1 Yıllık Amortisman Raporu ... 109
1.8.5.5.2 Dönemlik Amortisman Raporu ... 110
1.8.5.5.3 Dönemler Arası Amortisman Fark Raporu ... 111
1.8.7 A.T.İ.K Kartları Toplu Değişiklik... 112
1.8.8 Yeniden Değerleme Oranları ... 113
1.8.9 Yıllar Bazında Yeniden Değerleme Oranları ... 113
1.9 Parametreler ... 114
MUHASEBE MODÜLÜ’NE GİRİŞ
Muhasebe modülünüzü nasıl kullanacağınıza iliĢkin detaylı açıklamalarımıza geçmeden önce, bazı genel özelliklerden ve modülünüzü kullanırken öncelikle yapılması gereken iĢlemlerden söz etmek istiyoruz. Muhasebe modülünü kullanmaya baĢlamadan önce, firmanız ve
firmanızda uygulanan muhasebe sistemi ile ilgili bir takım bilgileri programınıza tanıtmanız gerekmektedir. Bu tanımlamaların bir kısmı KUR9000 NT programının Sistem/Muhasebe Parametreleri bölümünden yapılmaktadır. Bu bölümde, firmanın muhasebe hesap planı yapısı, mahsupta kasa kullanımı olup olmayacağı ve kasa fiĢi kullanılıp kullanılmayacağı
programınıza tanıtılacak, yazıcıdan alınacak dökümlere iliĢkin birtakım Ģekilsel ve içeriksel özellikler belirlenecek, entegrasyon iĢlemi ile ilgili parametreler girilecektir. Yine bu menüden kullanım tarihleri değiĢtirilebilecek ve grup parametreleri girilecektir. Tüm bu programlara iliĢkin detaylı açıklamaları kitabınızın KUR9000 NT’ ye ayrılan bölümünde muhasebe parametreleri sayfasında bulabilirsiniz.
MUHASEBE modülüyle çalıĢmalarınıza hesap planını açarak baĢlayacaksınız. Hepimizin bildiği gibi, 26/12/1992 tarih ve 21447 sayılı resmi gazetede, genelde tek düzen hesap planına geçiĢ olarak adlandırılan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği yayınlanmıĢtır. Kanun, 1994 yılından itibaren tüm iĢletmelerin uyması gereken hesap planı yapısı, hesap hareket tarzı ve yıl sonu mali analiz raporlarından oluĢmaktadır. MUHASEBE modülünüz de, bu kanun uyarınca uyulması zorunlu olan hesap planını otomatik olarak açmaktadır. Bunun için, hesap planı ve kartlar menüsüne girerek, standart hesap planı yükleme programının çalıĢtırılması yeterli olacaktır. Bu program hesap planı için size 2 seçenek sunmaktadır; Birincisi sadece tek düzen hesap planında kullanılması gerekli ana hesapların açılımı, ikincisi MĠKRO
YAZILIMEVĠ olarak bizim önerdiğimiz hesap planının açılımıdır (ki bu seçenekte alt hesapların büyük bir çoğunluğu da otomatik olarak açılmaktadır). Eğer birinci seçenek ile hesap planı yüklenirse, programınızın otomatik olarak açtığı hesap planında sadece kullanılması zorunlu olan ana hesaplar yer alacaktır. Bu durumda ana hesaplara ait alt
kullanılacak tüm muhasebe hesapları modülünüze tanıtılacaktır. Muhasebe hesaplarınızı tanıttıktan sonra, artık sıra günlük gelir-gider hareketlerinizi girebileceğiniz muhasebe fiĢlerinin giriĢine gelmiĢtir. MUHASEBE modülünüzün ana menüsünde yer alan ilk seçenekten gireceğiniz ve en çok veri giriĢi yapacağınız bölüm olan muhasebe fiĢleri, kitabınızın ilerleyen sayfalarında oldukça detaylı bir Ģekilde açıklanmıĢtır. Muhasebe fiĢleri ile, firmanızda gerçekleĢen hareketleri periyodik olarak girdikten sonra, artık size sadece programınızın hazırladığı resmi defterleri çekmek, mizanları, raporları, bilanço ve gelir-gider tablolarını almak kalacaktır. MUHASEBE modülünüzün hazırladığı bu raporlar, esnek parametre giriĢleri ile adeta sizin gözünüz kulağınız olacaktır.
Evet, MUHASEBE modülü ile iĢlemlerinizi nasıl yürüteceğinizi yukarıda kısaca özetlemeye çalıĢtık. Ancak, programınızı kullanmaya baĢladıktan sonra, MUHASEBE ile muhasebe iĢlemlerinizi yürütmenin ne kadar keyifli olduğunu anlayacak ve burada değinemediğimiz bir çok özelliğin daha varlığından haberdar olacaksınız.
Hesap Planı ve Kartlar
Muhasebe modülünüzün bu seçeneğine girdiğinizde, karĢınıza 9 programdan oluĢan bir alt menü gelecektir. Bu alt menüde yer alan programlar ile, muhasebe hesaplarının sisteme tanıtılması, muhasebe hesap planının dökümünün alınması, muhasebe hesaplarına iliĢkin genel durum kartı incelemelerinin yapılması, standart hesap planının (tek düzen hesap planı) otomatik olarak yüklenebilmesi ve hesap hareketlerinin aktarılması iĢlemleri
gerçekleĢtirilecektir. Kartlar alt menüsünde yer alan en önemli program, kuĢkusuz ki hesap kartlarının açılmasıdır. Çünkü, iĢlemlerinizi yürütürken kullanacağınız muhasebe hesaplarını programınıza tanıtmadığınız sürece, programınızın sizin istediğiniz iĢlemleri yapması, bilançolar, mizanlar vb. vermesi mümkün değildir. ĠĢte bu nedenle, MUHASEBE
modülünüzün ana menüsünde son sıralarda yer alan Kartlar seçeneğini kitabımızda ilk sırada açıklamaya karar verdik. Ancak daha önce bu bölümde kullanabileceğiniz yardım tuĢlarına kısaca değinmek istiyoruz.
Kartlar Yardım Tuşları
MUHASEBE modülünüzün tüm bölümlerinde, programınızı kullanırken size yol göstermesi amacı ile hazırlanmıĢ yardım tuĢları vardır. Hangi programlarda hangi yardım tuĢlarını
kullanabileceğinizi <Ctrl+Y> tuĢlarına basarak görüntüleyebilirsiniz. Bu bölümde hesap planı ve kartlar menüsünde yer alan programlara ait yardım tuĢları açıklanmaktadır.
TAB (Sonraki Alan) : <TAB> tuĢu ile, imlecin bulunduğu bilgi giriĢ alanından, bir sonraki bilgi giriĢ alanına geçebilirsiniz. Series 9000 New Tech modüllerinde TAB ve ENTER tuĢu aynı amaçla kullanılabilir.
(Onay) : <ENTER> tuĢu ile bilgi giriĢi yapılan satır onaylanarak, bir sonraki giriĢ alanına geçilir. Series 9000 New Tech modüllerinde TAB ve ENTER tuĢu aynı amaçla kullanılabilir.
SHIFT+TAB ( Önceki Alan) : <SHIFT> ve <TAB> tuĢlarına birlikte basarak, bulunduğunuz bilgi giriĢ alanından bir önce yer alan bilgi giriĢ alanına geçebilirsiniz.
ESC (ÇıkıĢ): <ESC> tuĢuna basarak veya close(x) butonunu tıklayarak kart ekranlarını kapatabilirsiniz. <ESC> tuĢu veya close(x) butonu ile programdan çıkmanız halinde girdiğiniz bilgiler silinecektir. Yalnız müĢteri veya stok tanıtım kartlarında yer alan pencerelerden
(örneğin detaylar, fiyatlar, birimler pencereleri gibi) <ESC> tuĢuna basarak -bilgileriniz silinmeden- çıkabilirsiniz.
ALT+E (Yeni Kart) : <ALT+E> tuĢlarına birlikte basarak ya da ekranın alt tarafındaki Yeni butonunu tıklayarak, bir önceki menüye dönmeden, ekrandaki hesap kartı veya sorumluluk merkezi tanıtım kartını boĢaltıp, sonra yeni bir kart çağırabilirsiniz. Eğer ekrandaki kart üzerinde herhangi bir değiĢiklik yaptıysanız, ALT+E tuĢlarına basmanız halinde bu
değiĢiklikler kaybolacaktır. Dolayısı ile ALT+E tuĢlarını değiĢiklik yaptığınız kartlar açıkken kullanmamanız gerekir. Bu tuĢun asıl iĢlevi; kartları sadece incelemek amacı ile çağırmanız halinde, ESC tuĢunu kullanarak programdan çıkıp yeniden programa girmenizi, dolayısı ile zaman kaybını engellemek içindir.
ALT+Y (Tekst Data): <ALT+Y> tuĢlarına birlikte basarak, ekranınızda yer alan hesaba (muhasebe hesabına veya sorumluluk merkezine) iliĢkin, aklınıza gelebilecek her türlü detayın girilebileceği bir editör ekranına ulaĢacaksınız. Tıpkı bir not defteri gibi
kullanabileceğiniz bu ekrana, yaptığınız iĢlem ile ilgili dilediğiniz bilgileri girebilirsiniz.
Tekst Data ekranına bilgilerinizi girdikten sonra, <ALT+S> tuĢlarına basarak bunları kayıt etmelisiniz. Daha sonra gerek duyulduğunda, yine <ALT+Y> tuĢlarına basarak tekst datanızı görüntüleyebilirsiniz. Dilerseniz, mouse göstergesini ekranınızın sağ üst köĢesindeki (Y) kutusunun üzerine getirip bir kez tıklatarak da bu ekrana ulaĢabilirsiniz.
ALT+O (Önceki Kart) : <ALT+O> tuĢlarına birlikte basarak ya da ekranın alt tarafındaki Once butonunu tıklayarak, ekranda bulunan hesap kartından bir önce girilmiĢ olan kartı çağırabilirsiniz.
ALT+N (Sonraki Kart) : <ALT+N> tuĢlarına birlikte basarak veya ekranın alt tarafında görülen Sonra butonunu tıklayarak, ekranda bulunan hesap kartından bir sonra girilmiĢ olan hesap kartını ekrana getirebilirsiniz.
ALT+S (Kart Sakla): <ALT+S> tuĢlarına birlikte basarak ya da ekranın alt tarafındaki Sakla butonunu tıklayarak,, kartlarınızı bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilirsiniz. Bu tuĢlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında;
Evet Kaydedebilirsin Hayır Kaydetme
Ģeklinde butonlar belirecektir. Bu aĢamada, giriĢlerinizi bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilmek için, evet kaydedebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, kayıt iĢleminden vazgeçtiyseniz, hayır kaydetme butonunu kliklemeniz yeterli olacaktır. <ALT+S> tuĢları ile kayıt etmediğiniz kartlarınızı tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız.
ALT+D (Ġlave Alanlar) : Bkz. KUR9000 NT/Series 9000 NT Genel Özellikler/Ġçeriksel Özellikler/F10 Yardım Pencereleri.
ALT+G (Kayıt Hikayesi): Bkz. KUR9000 NT/Series 9000 NT Genel Özellikler/Ġçeriksel Özellikler/F10 Yardım Pencereleri.
ALT+L (Kart Ġptal): <ALT+L> tuĢlarına birlikte basarak, girmiĢ olduğunuz hesap kartınızı iptal edebilirsiniz. Bu tuĢlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında;
Ģekilde butonlar belirecektir. Bu aĢamada, kartınızı iptal edebilmek için, evet silebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, yani kartı silmekten vazgeçtiyseniz, hayır, kaydetme butonunu kliklemeniz gerekir.
ALT+C (Kopyala) : ALT+C tuĢlarına bastığınızda veya kart ekranlarının alt tarafında görülen CKopyala butonunu tıkladığınızda, ekranınızda boĢ olarak yer alan herhangi bir karta (hesap kartı, sorumluluk merkezi tanıtım kartı gibi) en son karta ait bilgileri kopyalar.
Örneğin ekranınızda boĢ bir hesap kartı var. Bu kart üzerinde ALT+C tuĢlarına basarsanız, en son girilen muhasebe hesabına ait bilgiler boĢ karta kopyalanacaktır. Kart kopyalama ile mükerrer bilgileri tekrar girmekten kurtulup, sadece değiĢken bilgileri düzelterek giriĢlerinizi hızlandırabilirsiniz.
F3 (Kart No): GirmiĢ olduğunuz her hesap kartına programınız tarafından birer kart numarası verilmektedir. Dilerseniz <F3> tuĢuna basıp kart numarasını girerek, ilgili kart numaralı muhasebe hesabınızın veya sorumluluk merkezinin tanıtım kartını ekrana getirebilirsiniz.
Hesap
Bu bölümden muhasebe hesap kartlarının giriĢleri yapılacak ve muhasebe hesap föyü incelenecektir.
Hesap Tanıtım Kartı
Hesap planı ve kartlar alt menüsünde yer alan ilk program hesap kartıdır. Bu program ile, firmanızda kullanılacak olan muhasebe hesaplarının programınıza tanıtımı yapılacaktır.
Hepimizin bildiği gibi, 26/12/1992 tarih ve 21447 sayılı resmi gazetede, genelde tek düzen hesap planına geçiĢ olarak adlandırılan, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği yayınlanmıĢtır. Kanun, 1994 yılından itibaren tüm iĢletmelerin uyması gereken hesap planı yapısı, hesap hareket tarzı ve yıl sonu mali analiz raporlarından oluĢmaktadır. MUHASEBE modülünüzün bu kanun uyarınca kullanılması zorunlu olan ana hesapları otomatik
açabileceğini giriĢ bölümümüzde belirtmiĢtik (ana hesapları otomatik olarak açan program, hesap planı ve kartlar menüsünün son programı olan Standart Hesap Planı Yüklemedir). Ana hesapların altında yer alan muavin ve tali hesaplarsa, firmaların kendi bünyelerine uygun olarak açılabilmekte idi. ĠĢte bu program yardımı ile, otomatik olarak açılan ana hesaplardan yararlanılarak, kendi firmanıza uygun muavin ve tali hesapları açabileceksiniz. Hesap kartını seçtiğinizde, karĢınıza aĢağıdaki gibi bir ekran gelecektir. ġimdi hesap kartlarının nasıl
açılacağını açıklamaya çalıĢalım.
Hesap Kodu: Bu alana, hesap kartını açmakta olduğumuz muhasebe hesabının kodu girilecektir.
Yukarıda da
değindiğimiz gibi, tek düzen hesap planı uygulaması
doğrultusunda ana hesaplar MUHASEBE modülünüz tarafından otomatik olarak açılabilmektedir. Bunun için biraz sonra açıklayacağımız standart hesap planı yükleme programının çalıĢtırılması yeterli olacaktır. Sizin açacağınız hesaplar sadece ana hesapların altındaki muavin ve tali hesaplar olacaktır.
1 DÖNEN VARLIKLAR
10 HAZIR DEĞERLER 100 KASA
' ' '
7 MALĠYET HESAPLARI
70 MLYT. MUHASEBESĠ BAĞLANTI HESABI 700 MLYT. MUHASEBESĠ BAĞLANTI HESABI
Örneğin, bir ana hesabın altına önce o ana hesaba bağlı olan muavin hesaplar açılacak, muavin hesap giriĢi tamamlandıktan sonra tali hesabın açılıĢına geçilecektir
Yukarıda, programınızın otomatik olarak açtığı standart hesap planından küçük bir örnek görmektesiniz. Bu örnekte sadece ana hesaplar yer almaktadır. ġimdi, ana hesaplardan yararlanarak, ana hesabın altındaki alt hesapları (yani muavin ve tali hesapları) girmemiz gerekir. Muavin hesap koduna uygulamada en çok kullanılması nedeni ile 2 dijit ayırdık.
Örnek;
Hesap Kodu: 100.01
Örneğimizde 100 kodlu kasa hesabını aldık ve bu hesabın altına 01 kodlu bir muavin hesap açtık. Bu muavin hesaba iliĢkin diğer giriĢleri de yaptıktan sonra (hesap adı, hesap türü gibi)
<ALT+S> tuĢları ile kayıt edip, tali hesabın giriĢine geçebilirsiz. Tali hesap koduna da yine uygulamada en çok kullanılması nedeni ile 3 dijit ayırdık. AĢağıdaki örnek bir tali hesap kodu görmektesiniz;
Hesap Kodu: 100.01.001
Evet, hesap kodunun nasıl girileceğini örnekler ile açıklamaya çalıĢtık. Bu açıklamalarımızı dikkate alarak, hesap kartını açmakta olduğunuz muhasebe hesabınızın kodunu bu alana giriniz.
Bunları Biliyor Musunuz?
Hesap planını seviye sırasına göre açmazsanız, arada açılmayan seviyeyi programınız otomatik olarak açacaktır. Örneğin;
100
100.01.001
Ģeklinde bir giriĢ yapıldığında, arada olması gereken 100.01 kodlu muavin hesap programınız tarafından otomatik olarak açılacaktır. Eğer programınızın otomatik hesap kartı açmasını engellemek istiyorsanız, KUR9000 NT/Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/Program AkıĢ Parametreleri bölümündeki otomatik hesap kartı açılması engellensin parametresini evet yapmalısınız.
Hesap Adı: Kartını açmakta olduğunuz muhasebe hesabının adı bu alana girilecektir.
Hesap Adı Yabancı: MUHASEBE modülünüzü Türkçe'den farklı dillerde de
çalıĢtırabilmeniz mümkündür. Eğer böyle bir uygulamaya ihtiyaç duyuyorsanız, mizanlar ve diğer raporlarınızı da seçmiĢ olduğunuz dilde alabilme imkanınız olacaktır. Ancak, bu raporlarımızda muhasebe hesap adlarının da istediğiniz dilde dökülebilmesi için, bu alana ilgili hesabınızın yabancı dildeki adını girmelisiniz. Ana seviyedeki hesapların yabancı adları bu alana otomatik olarak gelir. Sizin gireceğiniz adlar, sadece muavin ve tali seviyedeki hesapları kapsayacaktır.
Hesap Türü: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karĢınıza hesap türlerinin yer aldığı küçük bir pencere açılacak ve Ģu anda kartını açmakta olduğunuz hesabınızın türünü belirlemeniz istenecektir. Hesap türleri ve açıklamaları aĢağıda verilmiĢtir.
-Aktif: Bilançonun aktifinde yer alacak hesaplardır.
-Pasif: Bilançonun pasifinde yer alacak hesaplardır.
-Gelir: Gelir getiren hesaplardır.
-Gider: ĠĢetmeniz için gider niteliğinde olan hesaplardır.
-Nazım: Geçici, yani yıl sonunda kapatılacak olan hesaplardır.
Hesap Orj. Döviz Cinsi: MUHASEBE modülünde, her muhasebe hesabının hareketleri ayrı döviz cinsleriyle izlenebilir. Örneğin 2 ayrı kasa hesabınız varsa, bunları mark kasası, dolar kasası olmak üzere 2 farklı döviz cinsinde takip edebilirsiniz. Bunun için, bu alana ilgili hesabınızın orijinal döviz cinsini girmelisiniz. Orijinal döviz cinsi girildikten muhasebe fiĢlerinde F8 tuĢu yardımıyla TL girilen meblağın orijinal döviz cinsi bazındaki değerini görebilirsiniz (Bkz. KUR9000 NT/Sistem/Muhasebe Parametreleri/Grup Parametreleri).
Sorumluluk Merkezi Kullanımı: Muhasebe fiĢ giriĢlerinde, her hesap satırında sorumluluk merkezinin girileceği alan yer alır. Sorumluluk merkezi kodlarını girerek, gelir ve
giderlerinizi kaynaklarından takip edebilirsiniz. Series 9000 New Tech programları bilgisayarınıza ilk yüklendiğinde, sorumluluk merkezi giriĢleri serbest bırakılmıĢtır. Yani kullanıcı dilerse bu alanları boĢ da geçebilir. Ancak iĢletmeniz bünyesinde öyle muhasebe hesapları vardır ki; bu hesaplar çalıĢtığında mutlaka sorumluluk merkezlerinin de girilmesi gerekir. Örneğin gider hesapları gibi. Ya da bazı muhasebe hesaplarına kesinlikle sorumluluk merkezi girilmemesi gerekir. ĠĢte bu alanda yapacağınız seçim ile, kartını girmekte olduğunuz muhasebe hesabı çalıĢırken, sorumluluk merkezi giriĢlerini ayarlayabilirsiniz. Örneğin o muhasebe hesabı için mutlaka sorumluluk merkezi girilmesini sağlayabilir ya da giriĢ yapılmasını engelleyebilirsiniz. Bunun için; bu alanda satır sonu butonunu tıklayarak seçiminizi yapmalısınız. Eğer serbest seçeneğini seçerseniz, sorumluluk merkezi giriĢleri kullanıcıların inisiyatiflerine kalacaktır (sorumluluk merkezleri için Bkz. Sorumluluk Merkezi Tanıtım Kartı).
DavranıĢ Biçimi: Enflasyon muhasebesinde muhasebe hesapları zamana göre
değerlendirilecek hesaplar (parasal) ve zamandan etkilenmeyecek hesaplar (parasal olmayan) olarak iki kısımda düĢünülebilir. ĠĢte bu alanda satır sonu butonunu tıklayarak karĢınıza gelecek pencereden, kartını girmekte olduğunuz muhasebe hesabının enflasyon muhasebesi göz önüne alındığında parasal mı, parasal olmayan bir hesap mı olduğu girilecektir.
Kilit Tarihi: Kartını girmekte olduğunuz muhasebe hesabınızı belirli bir tarihe kadar kilitlemek, yani o tarihe kadar hesabınızın hareket görmesini engellemek istiyorsanız, bu muhasebe hesabına bir kilit tarihi vermelisiniz. Böylece muhasebe hesabınız kilit tarihine kadar (kilit tarihi dahil) hiç bir Ģekilde çalıĢmaz, hareket göremez.
KDV Tipi: Kartını girmekte olduğunuz muhasebe hesabınızın KDV tipini bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden seçebilirsiniz.
Hareket Sayısı: Bu alanda, ekranda görülen muhasebe hesabının dönem baĢından bu güne dek gördüğü hareket sayısı yer alacaktır.
Yukarıdaki açıklamalarımız doğrultusunda ilgili hesabınıza iliĢkin bilgileri girdikten sonra, hesabınızı <ALT+S> tuĢları ile yada ekranınızın alt bölümünde yer alan Sakla butonunu tıklayarak kaydetmeyi unutmayınız.
Muhasebe Hesap Hareket Föyü
Muhasebe hareket föyü, herhangi bir muhasebe hesabının istediğiniz tarihler arasında gerçekleĢen hareketlerine tek bir ekrandan ulaĢıp, gerekirse bu hareketlerde düzeltme yapmaya veya yeni bir kayıt girmeye olanak tanımaktadır.
ġimdi muhasebe hareket föyünün nasıl kullanılacağını açıklamaya çalıĢalım; muhasebe hareket föyüne girildiğinde yapılacak ilk iĢlem, föyü çağrılacak muhasebe hesabının kodunu girmektir. Ġlgili hesap kodunu kodu alanına giriniz. Muhasebe hesap kodlarını <F10>
listesinden de seçebilirsiniz. Hesap kodu girildikten sonra, o hesabın adı, hangi döviz cinsi ile çalıĢtığı ve dönem baĢından itibaren içinde bulunduğunuz güne kadar gerçekleĢen tüm
hareketleri ilgili alanlara otomatik olarak gelecektir. Kodunu girdiğiniz muhasebe hesabının sadece sizin istediğiniz tarihler arasındaki hareketlerini görüntülemek isterseniz, föy tarih aralığını değiĢtirmeniz gerekir. Tarih aralığı <ALT+T> tuĢları ile değiĢtirilir. Tablo kısmına gelen hareket tutarları ana döviz bazındadır.
Föy ekranında yer alan devreden alanı, ilgili muhasebe hesabının, girilen tarih sınırlarına devreden borç veya alacak tutarını gösterir. Örneğin tarih sınırları 01.08.2002-15.08.2002 olarak girilmiĢse, devreden alanında 31.07.2002’den devreden borç ya da alacak tutarı yer alacaktır. Föy ekranın sağ alt tarafındaysa, ilgili muhasebe hesabının, girdiğiniz tarihler arasındaki borç-alacak tutarları ile bakiyesi yer alır. Muhasebe hareket föyünün tablo kısmındaysa, o muhasebe hesabının tüm hareket özetleri yer alır. Bunlar aĢağıda açıklanmıĢtır;
No: Hareketlere iliĢkin program tarafından verilen sıra numarasıdır.
Tarih: Muhasebe hesabının hareket tarihleridir.
Sıra No: Ġlgili satırdaki harekete iliĢkin muhasebe fiĢinin sıra numarasıdır.
Yevmiye No: Ġlgili satırdaki harekete iliĢkin muhasebe fiĢinin yevmiye numarasıdır.
FiĢ Tipi: Ġlgili satırdaki harekete iliĢkin muhasebe fiĢinin tipidir (tahsil-tediye- mahsup
gibi).
Borç/Alacak: İlgili satırdaki hareket müşteri firmayı borçlandırmışsa bu alanda borç, alacaklandırmışsa alacak ibaresi yer alacaktır.
Toplam: Ġlgili satırdaki hareketin toplam tutarıdır.
Açıklama: Ġlgili satırdaki hareket direkt olarak muhasebe fiĢinden girilmiĢse, bu alanda fiĢten girilen açıklama yer alır. Eğer bu hareket entegrasyon ile otomatik oluĢmuĢsa, bu durumda entegre edilen hareket evrakına iliĢkin kısaltma ve evrak numarasının birleĢiminden oluĢan bir açıklama yer alacaktır. Örneğin kasa hesabının föyünü inceliyorsanız ve ilgili satırdaki
hareket bankaya nakit para yatırma iĢlemiyle ilgili. Yani bu hareket FĠNANS modülünden girilmiĢ ve MUHASEBE modülüne entegre edilerek fiĢ oluĢmuĢ. Bu durumda o hareket satırının açıklamasında N.P.Y (nakit para yatırma) Ģeklinde bir kısaltmayla, bu evrakın
numarası, varsa evraktan girilen açıklama yer alacaktır (Örn: N.P.Y/2/ĠĢ Bankasına Nakit Para Yatırma).
Sorumluluk Merkezi Kodu ve Adı: Ġlgili satırdaki hareketin kaynaklandığı sorumluluk merkezi kodu ve adını görüntüleyebilirsiniz.
Evet, tablo bölümde hangi bilgilerin yer aldığını açıklamaya çalıĢtık. Dilerseniz, tabloda yer alan hareketlere ait muhasebe fiĢine bu ekrandan ulaĢıp değiĢiklik yapabilirsiniz. Bunun için, ilgili hareket satırına gelip <ALT+D> tuĢlarına basmanız veya detaya in butonunu iki kez tıklatmanız gerekir. Gerekli değiĢiklikleri yapıp bu evrakı kayıt ettiğinizde, yaptığınız değiĢiklikler anında föydeki tabloya da yansır.
Föy ile yapılacak iĢlemleri yukarıda açıklamaya çalıĢtık. Eğer baĢka bir muhasebe hesabının föyünü incelemek isterseniz, <ALT+B> tuĢlarına basmanız veya mouse ile baĢka föy
butonunu tıklatmanız gerekir. Böylece ekranınız boĢalacak ve baĢka bir muhasebe hesabı seçmenize olanak tanınacaktır. Ekranınızdaki muhasebe hesabından bir sonraki muhasebe hesabın föyünü incelemek için “sonraki” butonunu, bir önceki muhasebe hesabının föyünü incelemek içinse “önceki” butonunu tıklamanız yeterlidir. Föy ekranından çıkmak için <ESC> tuĢuna basmalısınız.
Sorumluluk Merkezleri Tanıtım Kartı
Bu bölümden, işletmeniz bünyesinde yer alan tüm sorumluluk merkezlerinin
programa tanıtımları yapılacaktır. Şimdi sorumluluk merkezi kavramını biraz açmak istiyoruz; sorumluluk merkezleri firmanızın gelir-gider merkezleridir ve firmadan firmaya değişiklik gösterebilir. Örneğin bir yapı inşaat firmasında şantiyeler
sorumluluk merkezi olabilir. Eğer bu inşaat firması başka firmalar adına çalışıyorsa, çalıştıkları bu firmaları da sorumluluk merkezi olarak tanımlayabilirler. X inşaat firmasının halen yapımı devam eden 5 ayrı inşaatı varsa, bu inşaatlar için yapılan giderleri, inşaatı yaptıkları müşterilerini birer sorumluluk merkezi olarak tanıtıp, bu merkezlere atabilirler. Böylece yapılan giderler ve elde edilen gelirler kaynaklarından takip edilir. Büyük bir oteli düşündüğümüzdeyse, otelin mutfağı, casinosu, saunası veya havuzu sorumluluk merkezi olarak tanıtılabilir. Böylece yine yapılan giderler ve elde edilen gelirler ilgili sorumluluk merkezlerine bağlanarak, gelir ve giderler
kaynaklarından takip edilebilir.
Bu karttan tanımlanacak sorumluluk merkezleri bütün modüllerde geçerli olacaktır.
Örneğin mal alım işlemi için alış faturası girilirken, yapılan alımın hangi sorumluluk merkezi için yapıldığı, mal satışında satış faturası kesilirken hangi sorumluluk merkezi için satış yapıldığı girilebilecektir. Sorumluluk merkezlerini modülünüze tanıtabilmek için aşağıdaki bilgileri girmelisiniz.
Merkez Kodu: Bu alana, kartını girmekte olduğunuz sorumluluk merkezlerine ilişkin maksimum 10 dijit uzunluğunda alfanümerik bir kod girmelisiniz.
Merkez Adı: Kodunu girdiğiniz sorumluluk merkezinin adı bu alana girilecektir.
Evet, sorumluluk merkezi kod ve isim girişinden sonra, girdiğiniz bilgileri <ALT+S>
tuşları ile bilgisayarınızın sabit diskine kayıt etmelisiniz. <ALT+S> tuşları ile kayıt edilmeyen bilgilerinizi tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız.
Hesap Planı Dökümü Hesap planı ve kartlar alt menüsünde yer alan bu program ile, girmiĢ olduğunuz tüm hesap kartlarına iliĢkin bilgileri topluca
listeleyebileceksiniz.
Bunun için öncelikle hangi kodlar arasında kalan hesaplarınızın dökümünü alacağınızı belirlemelisiniz.
Hesap kod sınırları girilip, döküm yeri seçildikten sonra hesap planınız
hesaplarının kodları, isimleri ve hesap türü bilgileri yer alır.
Genel Durum Kartı
Bu bölümden Ģirketinizin, KUR9000 NT programınızın muhasebe
parametreleri/dönem parametreleri bölümünde tanımladığınız dönemler bazında borç-alacak
toplamları görüntülenecektir.
Örneğin sizin çalıĢma dönemleriniz ay bazındaysa, bu programdan döküm aldığınızda, ay bazında toplam borç-alacak tutarları listelenecektir.
Standart Hesap Planı Yükleme
Önceki bölümlerimizde de söz ettiğimiz gibi, MUHASEBE ile tek düzen hesap planı otomatik olarak açılabilmektedir. Hesap planı açılıĢında size 2 seçenek sunulacaktır;
1. Sadece ana hesapları yükle : Bu seçenek ile hesap planını açarsanız, sadece tek düzen hesap planı uyarınca kullanılması zorunlu olan ana hesaplar açılacaktır. Ana hesapların altındaki muavin ve tali hesaplarıysa, siz kullanıcılarımız kendi ihtiyaçlarınıza göre açacaksınız. Bunun için de yukarıda açıklamaya çalıĢtığımız hesap kartı programı kullanmanız gerekmektedir.
2. Önerilen tüm hesap planını yükle: Bu seçenek ile standart hesap planı açıldığında, kullanılması zorunlu olan ana hesaplar otomatik olarak açılacak, bunun yanında muavin ve tali hesaplar da açılmıĢ olacaktır. Muavin ve tali hesaplar, Mikro Yazılımevi’nin danıĢmanları tarafından hazırlanmıĢtır.
Yukarıda sıralanan hesap planı yükleme Ģekillerinden ilgili olanını kliklediğinizde hesap planı yüklenmeye baĢlayacaktır.
Hesap Hareketleri Aktarma
Bu bölümden kodunu gireceğiniz bir muhasebe hesabının hareketleri, yine kodunu gireceğiniz baĢka bir muhasebe hesabına aktarılacaktır. Hesap hareketleri aktarma iĢlemi için, önce kaynak hesabın (hareketleri aktarılacak hesabın) ve hedef hesabın (aktarmanın yapılacağı hesabın) kodlarını girmeniz gerekir. Daha sonra, aktarma iĢleminde kaynak hesabın hangi
tarihler arasındaki fiĢlerinin dikkate alınacağını girmelisiniz. Eğer aktarma iĢleminin kaynak hesabın sadece borç kayıtlarını, sadece alacak kayıtlarını kapsamasını istiyorsanız, aktarılacak kayıtlar baĢlıklı alanda satır sonu butonunu tıklayarak ilgili seçimi yapmalısınız. Kaynak hesabın borç-alacak bütün kayıtları hedef hesaba aktarılacaksa, bu alandaki seçiminiz tüm kayıtlar olmalıdır. Eğer aktarılacak hareketleri tutar bazında sınırlamak istiyorsanız, bu durumda kriter alanından ilgili seçimi yapıp, kriter değer alanına da kriter değeri girmelisiniz.
Örneğin kaynak hesaptaki 100 milyondan küçük hareket tutarları hedef hesaba aktarılacaksa, kriter alanında küçük, kriter değeri alanına da 100 milyon değerini girmelisiniz. Bütün bu
parametre giriĢleri tamamlandıktan sonra ekranınızın üzerine;
Devam Et ÇıkıĢ butonlarından oluĢan bir onay ekranı gelecektir. Hareket aktarma
iĢleminden vazgeçmek için çıkıĢ, aktarmayı baĢlatmak içinde “devam et” butonunu mouse göstergenizle tıklamanız gerekir. Devam et butonunu tıkladığınızda, kaynak hesabın hareketleri silinerek hedef hesaba aktarılacaktır.
Hesap Bütçe Girişi
Bu bölümden hesap planınızda tanımlı olan muhasebe hesapları için yıllık bütçe giriĢleri yapacak, giriĢlerinizin listesini alacak ve bütçe bilgileri ile hesapların gerçekleĢen bakiyelerini dönemler bazında karĢılaĢtırma imkanı bulacaksınız.
Yıllık Muhasebe Hesap Bütçe GiriĢi
Bu program yardımıyla, hesap planınızda tanımlı olan muhasebe hesapları için yıllık bütçe giriĢleri yapacaksınız. Bu programdan yapılan giriĢler MUHASEBE modülünün hiç bir raporuna etki etmez. Bu program yardımıyla ancak, hali hazırda programınızda yer alan rapor ve analizlerden yararlanarak, muhasebe hesaplarınızın gerçekleĢen durumlarıyla planladığınız durumlarını karĢılaĢtırma imkanınız olabilir.
Bütçe giriĢleri ay bazında yapılmaktadır. Önce planlanan bütçesini gireceğiniz muhasebe hesabının kodunu girip, daha sonra her ay için bu hesaba ayırmak istediğiniz rakamları gireriniz. Tüm hesaplarınızın bütçeleri bu Ģekilde girildikten sonra <ALT+S> tuĢlarına basılarak yada ekranınızın alt bölümünde yer alan Sakla butonu tıklanarak yıllık bütçe kaydedilir.
Muhasebe Hesap Bütçe Listesi
Yıllık hesap bütçe giriĢi bölümünden girilen bütçe rakamlarının listesini bu bölümden alacaksınız. Bunun için programa girip döküm yerini seçmeniz yeterlidir. Döküm yeri
Muhasebe Hesap Bütçesi KarĢılaĢtırma Raporu
Hesap bütçe giriĢi menüsünün bu programı, muhasebe hesaplarına ayrılan tahmini bütçeler ile dönem bazında bu hesapların bakiyelerini sunarak hesapların tahmini bütçeleri ile gerçekleĢen rakamları arasında karĢılaĢtırma yapmanıza olanak sağlayacaktır. Programa girdiğinizde sadece döküm yerini seçmeniz istenir. Bu seçim yapıldıktan sonra hesap bütçesi karĢılaĢtırma raporunuz listelenecektir. Raporunuzda muhasebe hesap kod ve isimleri, her bir hesabın her bir dönem için tahmini bütçe rakamı ve yine o dönem bakiyesi yer alacaktır.
Sorumluluk Merkezleri Tanıtım Dökümü
Programınızın bu bölümünden tanımlamıĢ olduğunuz sorumluluk merkezlerine iliĢkin bilgilerin dökümlerini alacaksınız. Programa girdiğinizde sizden sadece döküm yerini belirlemeniz istenecektir. Bu belirlemeden sonra, dökümünüzde sorumluluk merkezlerinin kodları ve adları listelenecektir.
Endeks Girişi
Series 9000 New Tech programlarına eklenmesi düĢünülen enflasyon muhasebesi için hazırlanan ilk program endeks giriĢidir. Bu bölümden endeks ismini, yılını zaman tipini (anlık, dönemlik) ve yıllık ortalama yüzdesini girecek, daha sonra da ilgili yıl için dönem bazında endeks değerleri girilecektir. ġu an için endeks bilgilerinin saklanmasını iĢlevini yerine getiren bu program, ileride hazırlanacak ek programlar ile bütünleĢtirilecektir.
Muhasebe Fişleri
Muhasebe fiĢlerinin temel görevi; iĢletmenizde gerçekleĢen ve para ile ölçülebilir iĢlemlerin muhasebe diline çevrilerek, ilgili hesaplara iĢlenmesini sağlamaktır. MUHASEBE
modülünüzün ana menüsündeki ilk seçenek olan muhasebe fiĢleri de, yukarıda sözünü ettiğimiz görevi yerine getirir. Bu bölüme girdiğinizde karĢınıza iki seçenekten oluĢan bir alt menü gelecektir. ġimdi bu programların neler olduklarını inceleyelim.
Muhasebe Fişleri Yardım Tuşları
Bu bölümde kullanabileceğiniz yardım tuĢları aĢağıda açıklanmıĢtır.
CTRL+F Dosyadan FiĢ Oku: Yıl sonlarında kapanıĢları yapılan muhasebe fiĢlerinin, yeni yılda açılıĢ fiĢlerini otomatik olarak hazırlayabilmeniz, dolayısıyla muhasebe fiĢleri
evrakınıza aktarabilmeniz mümkündür. Bunun için yapmanız gereken muhasebe fiĢleri evraklarının hareket giriĢlerinin yapıldığı bölümlerde Ctrl+F tuĢlarına basmanızdır. Bu tuĢlara bastığınızda karĢınıza “Dosya parametreleri” baĢlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen, açılıĢ ve kapanıĢ bilgilerinin saklandığı dosyayı belirtmenizdir. Bunun için dosya adı alanında F10 tuĢuna basıp, açılacak pencereden ilgili dosyanın kayıtlı bulunduğu dizini ve dosya adını bu alana aktarmanızdır. Bu ekrandan, olmayan muhasebe hesaplarınızın da açılıp açılmayacağını belirttikten sonra F2 tuĢuna basarak, açılıĢ fiĢlerine iliĢkin bilgileri
muhasebe fiĢinize otomatik olarak aktarabileceksiniz.
ALT+B (Basit AlıĢ SatıĢ GiriĢi): Standart Muhasebe fiĢleri programının hareket giriĢlerinin yapıldığı alanda ALT+B tuĢlarına bastığınızda karĢınıza basit evrak giriĢi baĢlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekrandan mükellefi olduğunuz firmaların alıĢ ve satıĢlarına yönelik
hareketlerini girecek ve bu hareketlere iliĢkin muhasebe fiĢlerini anında oluĢturabileceksiniz.
Yalnız bu program çalıĢtırılmadan önce, eğer Mikbüro programını kullanıyor iseniz
programınızın Muhasebe/Parametreler/AlıĢ tanımlamaları ve SatıĢ tanımlamaları bölümünden alıĢı ve satıĢı yapılacak ürünleri programa tanıtmanız gerekecektir. Aynı tanımlamalar
KuruluĢ programınızın Sistem/Muhasebe parametreleri/Özel mahsup ve Basit AlıĢ-SatıĢ fiĢi iĢlemleri programından da yapılabilir. Bu evrak, hem alıĢ hem de satıĢ iĢlemlerinizi basit bir Ģekilde yapabileceğiniz Ģekilde düzenlenmiĢtir. Bu özelliğinden dolayı siz kullanıcılarımız için iĢlevsel olacağı kanısındayız. ġimdi bu evrak üzerinde gördüğünüz alanlara nasıl giriĢ yapılacağını açıklamaya çalıĢalım. Bu ekrana iliĢkin bir örnek aĢağıda verilmiĢtir.
Evrak Tipi: Bu alanda satır sonu butonunu
tıkladığınızda
karĢınıza alıĢ ve satıĢ seçeneklerinden oluĢan küçük bir pencere açılacaktır.
Bu durumda sizden istenen, giriĢini yapacağınız
hareketin dolayısıyla muhasebe fiĢini oluĢturacağınız hareketin alıĢ mı yoksa satıĢ mı olduğunu belirtmenizdir.
Cari Hesap Kodu: Bu alanda da sizden istenen, seçtiğiniz evrak tipine iliĢkin çalıĢacak cari hesap kodunu girmenizdir. Hesap kodu giriĢi için F10 yardım ekranından yararlanabilirsiniz.
Cari hesap kodu ve evrak tipini değiştirmek istediğinizde ekranınızdaki “Başka cari kodu seçimi” butonunu tıklamanız yeterli olacaktır. Bu işlem sonrasında imleciniz yeni seçim yapabilmeniz amacıyla evrak tipi alanında konumlanacaktır.
Buraya kadar yapmıĢ olduğumuz giriĢler ile, basit alıĢ/satıĢ evrakına iliĢkin genel tanımlamaları bitirmiĢ oluyoruz. ġimdi bu evraka konu olan stokların giriĢlerine baĢlayabiliriz. Bunun için aĢağıdaki sırayı takip ediniz.
Stok Adı veya Açıklaması: Evrak tipi alanında yaptığınız seçime göre alıĢı yada satıĢı yapılan stokun kodu bu alana girilmelidir. Stok kodlarını <F10> listesinde de seçebilirsiniz.
Tutar: Bu alana ilgili alıĢ yada satıĢ hareketinin tutarı girilmelidir.
KDV Tutarı: Tutar alanına yaptığınız giriĢ doğrultusunda stokunuzun KDV tutarı, programınızın alıĢ yada satıĢ tanımlamaları bölümünden belirlediğiniz KDV oranına göre
Toplam Tutar: Bu alana ilgili stokun tutarı ile KDV tutarının toplamı otomatik olarak gelecektir. Eğer bu stok için alıĢ yada satıĢ tanımlamaları bölümünden KDV dahil olarak belirtilmiĢ ise bu alandaki toplam tutar “Tutar” alanına girmiĢ toplam olacaktır.
KDV: Bu alanda ilgili satırdaki hareket toplamına KDV tutarının dahil olup olmadığı yer alacaktır.
Evet açıklamalarımız doğrultusunda evrak giriĢlerinizi tamamladıktan sonra bilgilerinizi ALT+S tuĢlarına basarak kayıt etmelisiniz. Bu iĢlem sonrasında ilgili harekete iliĢkin muhasebe fiĢinin otomatik olarak oluĢtuğunu görebilirsiniz. Bu durumda yapacağınız tek iĢlem oluĢan muhasebe fiĢini kayıt edip diğer iĢlemlerinize devam etmenizdir.
CTRL+B (Grup Bakiyeleri Tablosu): Series 9000 New Tech ürünlerin tüm modüllerinde olduğu gibi, MUHASEBE modülünde de hesap hareketlerini farklı hesap grupları altında takip edebileceğinizi biliyorsunuz (Bkz. KUR9000 NT/Sistem/Muhasebe Parametreleri/Grup
Parametreleri). Örneğin iĢlemlerinizde TL geçerliyse (ana grup), muhasebe hareketlerini aynı zamanda dolar ($), mark (DM) bazında ve hatta stok grubu (miktar) bazında da görebilirsiniz.
ĠĢte muhasebe fiĢinin o anki bakiyesini ana grup-alternatif döviz-orijinal döviz ve stok grubu bazında görebilmek için <Ctrl+B> tuĢlarını kullanacaksınız. Ctrl+B tuĢlarına bastığınızda karĢınıza bir tablo gelecektir. Bu tabloda grup isimleri, ilgili gruplarda bakiye kontrolü yapılıp yapılmadığı (BK alanında * iĢareti varsa bakiye kontrolü yapılıyor demektir) ve borç ya da alacak bakiye meblağları yer almaktadır. Grup bakiyeleri; o günkü döviz kurları üzerinden hesaplanır. Grup bakiyesinin günlük kur üzerinden değil de, sizin gireceğiniz bir kur üzerinden hesaplanmasını istiyorsanız <F8> tuĢunu kullanmalısınız.
CTRL+P (FiĢ Dökümü) : <Ctrl+P> tuĢları ile ekranınızda yer alan muhasebe fiĢinin ekrana veya yazıcıya dökümünü alabilirsiniz. Bu tuĢlara bastığınızda, rapor baĢlangıç parametreleri olarak adlandırdığımız parametre giriĢ ekranı ile karĢılaĢacaksınız. Bu ekrandan yapılması gerekli iĢlem; <ALT+P> tuĢları ile rapor parametreleri ekranını çağırıp, buradan ALT+O tuĢları kolon ayarları penceresinden dökümünüzde yer alacak bilgiler ve bunların
uzunluklarını seçmenizdir. Bu iĢlem yapıldıktan sonra muhasebe fiĢini ekrana, yazıcıya veya dosyaya yazdırabilirsiniz (rapor baĢlangıç parametreleri için Bkz. KUR9000 NT/Genel Özellikler).
Ctrl+L(Evrak Kilitle) - Ctrl+A (Evrak Kilidi Aç): Series 9000 New Tech ürünlerinin bütün evrak giriĢ programlarında (irsaliyeler, faturalar, muhasebe fiĢleri vb.) CTRL+L tuĢlarına evrak kilitleme fonksiyonu yerine getirir Bu fonksiyonu çalıĢtırmak için, kilitlemek
istediğiniz evrak ekranınızdayken CTRL+L tuĢlarına basmanız yeterlidir. Evrak kilitlendikten sonra, hiç bir kullanıcınız o evrak üzerinde iĢlem yapamaz. Evrak üzerinde tekrar iĢlem yapabilmek için CTRL+A tuĢlarıyla evrak kilidinin açılması gerekir. Bu tuĢlara
basıldığında sizden Ģifre sorulacaktır. Evrak kilidini açan Ģifre, supervisor (SRV) Ģifresidir.
Bu Ģifre girildikten sonra evrakınız üzerinde tekrar iĢlem yapabilirsiniz.
CTRL+T(Tarih DeğiĢtir) : <Ctrl+T> tuĢları ile, yanlıĢ bir tarihe kesilmiĢ olan fiĢlerin tarihleri değiĢtirilir. Tarihi değiĢtirilecek fiĢ ekrana çağırılıp <Ctrl+T> tuĢlarına basıldığında, program bir tarih penceresi açarak değiĢecek olan fiĢin yeni tarihini ve sıra numarasını girmenizi ister.
Ġlgili tarih ve sıra numarası girildikten sonra fiĢ <ALT+S> tuĢu ile onaylanır ve iĢlem tamamlanmıĢ olur.
ALT+Q (Satır Ġptal) : Ġmlecin üzerinde bulunduğu fiĢ satırını iptal edebilmek için
<ALT+Q> tuĢlarına basmalısınız.
CTRL+U: (Toplu Evrak Dökümü) : Ctrl+U tuĢlarına birlikte basarak, tarih ve yevmiye numaralarını gireceğiniz birden fazla muhasebe fiĢini tek bir hareketle yazıcıya dökebilirsiniz.
Shift+F3 (E- posta ile gönder): SipariĢ, irsaliye, fatura ve irsaliyeli fatura gibi evraklarınızı .txt dosyası olarak e-posta ile gönderebilmeniz mümkündür. Bunun için yapmanız gereken ilgili evraklar üzerinde Shit+F3 tuĢlarına birlikte basmak olmalıdır. Bu tuĢlara bastığınızda, öncelikle bir mesaj ekranı ile karĢılaĢacaksınız. Evrakınızda yer almasını istediğiniz mesajı bu ekrandan girip <F2> tuĢuna basarsanız Microsoft Outlook ekranına ulaĢabilirsiniz. Bu
aĢamada yapmanız gereken ilgili evrakı göndereceğiniz kiĢilerin e-posta adresini girip gönder (send) butonuna basmak olmalıdır.
ALT+D (Evrak Detayı) : Ekranınızda yer alan muhasebe fiĢi ile ilgili detay bilgileri görebilmek için hareket giriĢ alanlarının herhangi birinde <ALT+D> tuĢlarına basmalısınız.
Bu tuĢlara bastığınızda karĢınıza aĢağıdaki gibi bir pencere gelecektir. MUHASEBE
modülüne ticari modüllerden yapılan tüm hareket giriĢleri anında entegre
edilebilmektedir (Bkz.
KUR9000
NT/Sistem/Muhasebe Parametreleri /Entegrasyon Parametreleri). Evrak detay bilgileri ekranında da, ekranınızda yer alan fiĢin entegrasyon ile mi yoksa doğrudan fiĢ girilerek mi?
oluĢtuğu, entegrasyon ile oluĢmuĢsa entegrasyon kaynağı, entegre edilen evrakın numarası ve tarihi, belge numarası ve tarihi bilgileri yer alır. Ekranda gördüğünüz evraka git butonunu tıklayarak tabloda yer alan muhasebe fiĢlerinin oluĢmasını sağlayan evraklara ulaĢıp değiĢiklik yapabilirsiniz.
CTRL+K (Kur Farkı GiriĢi). Döviz ile yapılan iĢlemler sonucunda ortaya çıkan kur farklarını otomatik olarak hesaplatabilmek ve bu kur farklarını ilgili hesaplara atarak muhasebe fiĢini otomatik olarak oluĢturabilmek için Ctrl+K tuĢlarını kullanacaksınız. Kur farkı hesabı için; muhasebe fiĢine iliĢkin genel bilgileri (tarih, fiĢ tipi gibi) girdikten sonra, hesap kodu alanında Ctrl+K tuĢlarına basınız. KarĢınıza parametreler baĢlıklı bir ekran gelecektir. Bu ekrandaki baĢlangıç ve bitiĢ kodu alanlarına, kur farkları hesaplanacak
muhasebe hesaplarına iliĢkin kodları girmelisiniz. Daha sonra hesaplama kriteri alanında, kur farkı hesaplamasının sadece döviz ile çalıĢan hesapları mı, yoksa tüm hesapları mı?
kapsayacağını belirlemeniz gerekir. Hesaplama kriteri seçildikten sonra sıra ortaya çıkan kur farklarının hangi hesaplara atılacağını, yani borçlu ve alacaklı kur farkı hesaplarını
belirlemeye gelmiĢtir. Bu giriĢler de yapılıp <F2> tuĢuna basıldığında, kur farkları hesaplanarak ilgili muhasebe hesaplarına borç ya da alacak olarak kaydedilecektir. Bu
ALT+F (Form Hazırla) : Programlarımızda yer alan bütün evraklar için (irsaliyeler,
faturalar, ambar fiĢleri, çek-senet bordroları vb.), o evrakların matbu formlarına uygun olarak form dizaynları yapabilirsiniz. Örneğin fatura formlarınız matbaadan baskılı olarak geliyor.
Bu formalarda faturanın kesildiği cari hesabın adı, vergi dairesi ve numarası, faturada yer alan stok bilgileri farklı koordinatlarda yer alıyor. ĠĢte matbu formunuz üzerine programdan
girdiğiniz fatura bilgilerini oturtturabilmek için form dizaynı yapmanız gerekir. ALT+F tuĢları her evrak programında yer alır ve o evraka özel form dizaynı yapmanıza olanak tanır.
Evrakları bastığınız formlar matbuu değilse, baĢka bir ifade ile herhangi bir editör
programından evrak formlarını kendiniz hazırlıyorsanız, programımızda yer alan evrakları hazırladığınız bu formlar üzerine de bastırabilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken iĢlem, tasarladığınız form ismini ALT+F penceresindeki “Ģablon dosya” alanına girmektir (Bkz.
ġablon Dosyası). ġimdi form tanımlamalarının nasıl yapılacağını açıklamaya baĢlayabiliriz.
Form dizaynı yapacağınız evrak programı açıkken ALT ve F tuĢlarına basınız. KarĢınıza evrak form dosyasının default (otomatik atanan) ismini gösteren bir pencere gelecektir. Form isimleri, ekranınızda açık olan evrak ismi ile özdeĢtir. Örneğin faturalar için fatura.frm, irsaliyeler için irsaliye.frm, muhasebe fiĢleri için muhfis.frm gibi. Bir evrak cinsi için birden fazla form dizaynı yapacaksanız, bu durumda formlarınıza default isminin dıĢında isimler de verebilirsiniz. Örneğin toptan ve perakende faturalar için ayrı form dizaynları yapılacak ise, bu durumda toptan fatura için ayrı bir form ismi, perakende fatura için ayrı bir form ismi verilecek demektir.
Bunları Biliyor Musunuz?
Series 9000 New Tech ürünlerimizde her evrak formuna ayrı isimler verilip, bunların ALT+F tuĢlarına basıldığında otomatik olarak görüntülenmesi sağlanabilir. Bunun için yapılması gereken iĢlem; KUR9000 NT programının KuruluĢ/Diğer Tanımlar/Evrak Genel Açıklamaları programından, imleci form ismi verilecek evrak tanımın bulunduğu satıra getirip ALT+F tuĢlarına
basmaktır. Bu tuĢlara basıldığında ekranda küçük bir pencere belirir ve ilgili evrak için form dizaynı yapılırken otomatik olarak gelmesi istenen isim bu pencereden girilir. Otomatik form isminin geleceği her evrak için ilgili giriĢler yapılıp ALT+S tuĢları ile kaydedildikten sonra, bu form isimleri ilgili evrakların ALT+F pencerelerine otomatik olarak gelecektir.
Evrak form ismi girilip enter tuĢuna basıldıktan sonra form dizaynını yapacağınız ekrana geçilecektir. Bu ekranın bir örneği aĢağıda görülmektedir.
ALT+F ekranını iki bölümde inceleyebiliriz. Ekranın sol tarafındaki bölüm kayıt ve silme iĢlemlerinin yapılacağı, statik ve dinamik alanlar ile ilgili fontların
değiĢtirilebileceği, eklenen alanların koordinatlarının izlenebileceği, kısaca evrak
formunun Ģekilsel ve içerik özelliklerinin tanımlanacağı araçlardan oluĢmuĢtur. Ekranın sağ yarısı ise form dizaynının, baĢka bir ifade ile o evrakta yer alacak statik ve dinamik alanların, mesajların seçileceği, bunların form üzerinde istenilen konumlara taĢınacağı bölümdür. ġimdi ekranın sol yarısından baĢlayarak evrak form tanımlamalarının nasıl yapılacağını açıklamaya çalıĢalım.
Butonlar (Form Kayıt, Form Sil, Statik ve Dinamik Alan Fontları Değiştirme)
ALT+F ekranının sol üst tarafında üç adet buton
görülmektedir. Bunlardan ilki, tanımladığınız evrak formunu
kaydetmenizi sağlar. Birinci buton tıklandığınızda,
formunuza verdiğiniz ismi içeren küçük bir pencere belirir. Tanımladığınız formu bu isim ile kaydetmek için F2 tuĢuna basmalısınız. Dilerseniz farklı bir isim vererek de formu
kaydedebilirsiniz. Kayıt iĢlemi tamamlanınca otomatik olarak evrak ekranına geri dönülecektir.
Ġkinci buton, hücresel bölgede yapılan tanımlamaları silmenizi sağlar. Silme iĢlemi herhangi bir uyarı mesajı verilmeden direkt olarak yapılır. Tanımlamalarınızı yanlıĢlıkla sildiyseniz, formu kaydetmeden çıkarak (close (x) butonunu tıklayarak) yaptığınız tanımlamaların gerçekten silinmesini önleyebilirsiniz. Zira silme iĢleminden sonra kayıt yapılırsa, form Üçüncü ikon ise, statik ve dinamik alanların font tipini ve büyüklüğünü değiĢtirmenize imkan verir. Üçüncü ikonu tıkladığınızda karĢınıza aĢağıdaki gibi bir pencere gelecektir.
Bu pencereden windows ve Dos modunda dökümleriniz için statik ve dinamik alanlara yönelik istediğiniz font tipini seçebilmeniz ve font büyüklüğünü ayarlayabilmeniz
mümkündür. DOS modunda dökümünüz için ekranınızın en alt bölümünde yer alan “bu evrak dos modunda dökülsün” parametresini iĢaretlemeniz için yeterli olacaktır.
Özellikler
ALT+F ekranının sol yarısında, butonların hemen altında üç ayrı daha buton yer alır.
Bunlar özellikler, alt toplam seç ve alt toplam değiĢtir butonlarıdır. Form hazırlama ekranına geçildiğinde aktif olan sayfa özelliklerdir. Bu bölümden evrak formunuz ile ilgili olarak hem Ģekilsel hem de içeriksel özellikler tanımlanacaktır. ġimdi yukarıdan aĢağıda doğru bu
özelliklerin neler olduğunu açıklamaya çalıĢalım.
Koordinat Göstergesi
Evrak formunuzda yer alacak statik ve dinamik alanların konumlarını ekranın sağ yarısında ve ilgili alanı mouse ile sürükleyerek belirleyebilirsiniz. Mouse ile istediğiniz konuma getirdiğiniz alanın koordinatları bu tabloya otomatik olarak
Tablonun sol üst tarafında biraz önce sıraladığımız bu bilgilerin hangi alana ait olduğu, baĢka bir ifade ile statik veya dinamik (mesaj alanı da olabilir) alanın ismi yer alacaktır. Seçili alanların konumlarını mouse ile sürükleyerek belirleyebileceğiniz gibi, bunların konumlarını direkt olarak bu tabloya da girebilirsiniz. BaĢka bir ifade ile, seçilen alanın form üzerinde kaçıncı kolondan ve kaçıncı satırdan baĢlayacağını, geniĢliğinin ve varsa decimal
uzunluğunun ne olacağı bu tablodan direkt olarak girilebilir. Yapılan giriĢlerin ekranın sağ yarısındaki ilgili alana uygulanabilmesi için, “uygula” butonunu tıklamanız gerekir.
Sayfa Çizgileri
ALT+F ekranının sağ yarısı, yatay ve dikey çizgilerin birleĢmesi ile hücresel bir görünümdedir. Bu hücreler form üzerindeki alanlarının
konumlarını belirlemede size yardımcı olmak amacıyla
konulmuĢtur. Bilgisayar konfigürasyonu yeteri kadar hızlı olmayan kullanıcılarımız, form dizaynı yaparken hız ile ilgili sorunlar yaĢayabilir. Bu durumda yatay, dikey ve her iki çizgi tipini kaldırıp, bilgisayarınızın biraz daha hızlanmasını sağlayabilirsiniz. Bu çizgileri kaldırmak için, ilgili çizgi tanımının sol tarafında yer alan kutucuğu bir kez klikleyerek, iĢaretinin kaldırılması gerekir. Yatay ve dikey çizgileri tekrar form üzerinde görebilmek için ilgili kutucuğu bir kez daha tıklayarak iĢaretini yeniden koymalısınız.
Döküm Sayısı
Tanımlamakta olduğunuz form ile basılacak evrakların döküm sayısı bu alanda belirtilecektir.
Örneğin fatura formu tanımlıyorsunuz ve bu formun kullanılacağı her fatura iki kopya olarak basılıyor. Bu durumda döküm sayısı alanına da 2 rakamını girmelisiniz.
Genel Veriler
Tanımlamakta olduğunuz form kullanılarak basılacak evrakların bir takım içeriksel ve Ģekilsel özellikleri bu bölümden belirtilecektir. Formunuz için geçerli olmasını istediğiniz bir özellik varsa, bunu o satırın sol tarafındaki kutucuğu klikleyerek (boĢ olan kutucuk tıklandığında o kutucuk iĢareti ile doldurulacaktır) belirleyeceksiniz. Seçilen bir özellik iptal edilmek istendiğinde, tekrar ilgili kutucuğu tıklayarak iĢaretinin kaldırılmasını sağlamalısınız.
ġimdi bu özelliklerin neler olduğunu açıklamaya çalıĢalım.
Stok BirleĢtir: Bir evrakta yer alan birden fazla hareket satırının toplanıp (birleĢtirilip), evrak formuna tek bir satır halinde yazdırılması için bu satırın kutucuğunu kliklemelisiniz. Örneğin
bir faturada aynı stoktan 2 kez giriĢ yapılmıĢ. Bu stokların
sadece miktarları farklı. Bu durumda bu 2 stok
kaleminin miktarları toplanarak, faturada tek bir satırda yer alması için bu kutucuğu
kliklemelisiniz. Stok birleĢtirme iĢlemi sadece aynı stoklar için değil, kod yapısının belirli bir dijitine kadar aynı kodları içeren stoklara da uygulanabilir. Örneğin bir konfeksiyoncu
firmanın stok kod yapısı Ģu Ģekilde oluĢturulmuĢ;
PT 101 BEJ 36 PT 101 BEJ 38 PT 101 KHV 36 PT 101 KHV 38 PT 101 LCT 36 PT 101 LCT 38 PT 101 SYH 36 PT 101 SYH 38
Bu stokların birim fiyatları aynı. Birim fiyatlar kod yapısının ilk 5 dijitine göre değiĢiyor ve yukarıda da görüldüğü gibi 8 stokun ilk 5 kodu aynı. DeğiĢkenlik sadece fiyatları etkilemeyen renk ve beden kodlarında. ĠĢte bu 8 stoku miktarları toplanarak, yapılan ıskonto veya
masraflar varsa, bunların dağıtımı yapılarak faturaya tek bir satır halinde bastırabilirsiniz.
Bunun için öncelikle yapılması gereken iĢlem, kuruluĢ programının Sistem/Sistem ve
Program Parametreleri/Program AkıĢ Parametreleri bölümünden “dökümlerde birleĢtirme kod uzunluğu” alanına, stok kod yapısındaki değiĢkenlik göstermeyen 5 rakamı girilmelidir. Daha sonra evrak formunun bu kutucuğu kliklenmelidir. Böylece fatura evrakında yer alan 8 stok, yazıcıdan döküm alınırken tek bir stok olarak basılacaktır.
Tutarı Ġngilizce Yaz: Bu kutucuğu kliklerseniz, yazı ile yazdırılacak olan evrak tutarı (statik alanlardan biri olan yazı ile toplam alanı) Ġngilizce olarak yazdırılacaktır.
Tutarı Türkçe Yaz (Orj. Döviz): Bu kutucuğu kliklerseniz, yazı ile yazdırılacak olan evrak tutarı (statik alanlardan biri olan yazı ile toplam alanı) türkçe olarak yazdırılacaktır.
Toplu Evrak Dökümünde Mesaj: Ctrl+U tuĢları ile toplu evrak dökümü yapılırken her bir evrak için mesaj giriĢ ekranına ulaĢmak istiyorsanız, satır sonu butonunu tıklayarak açılacak pencereden -evet- seçmelisiniz (Bkz. Mesaj Dosyası).
Alt Toplamlar Sabit Yerde: Evrak alt toplamlarının form üzerinde sabit bir yerde mi (belirlenecek statik alanın içinde sabit olarak mı), yoksa dinamik alanlardan (hareket satırlarından) hemen sonra mı yer alacağı bu alanda belirtilecektir. Uygulamada
kullanıcılarımızın genel tercihi alt toplamların sabit yerde olmasından yanadır. Bu kutucuk kliklenmezse, baĢka bir ifade ile alt toplamlar sabit yerde seçimi yapılmazsa, evrak alt toplamları hareket satırlarının hemen sonunda yer alır. Örneğin 10 hareket satırından oluĢan bir fatura formu bastırılırken alt toplamlar 11. satırdan itibaren yazdırılır. Bu durumda basılacak alt toplamların neler olacağı, “alt toplam seç” butonu tıklanarak belirlenecektir.
Word’e Gönder: Bu kutucuğu kliklerseniz, hazırlamıĢ olduğunuz evrak formunu Word programına gönderebilirsiniz.
Sayfa Ayarları
Tanımlamakta olduğunuz evrak formu ile ilgili sayfa ayarlarını bu bölümden yapacaksınız. Sayfa ayarlarının maksimum değerleri 255 ve 90’dır. Bunun anlamı,
formunuz üzerinde 255. kolona kadar tanımlama yapabilir ve bunların yazıcı dökümünü alabilirsiniz demektir. Aynı Ģekilde bir forma 90 satır bilgi yazdırılabilir. Tabii ki bu değerler kullandığınız kağıt ebatları ve yazıcınız ile doğru orantılıdır. GeniĢ bir yazıcı ve kağıt
kullanıyorsanız, programımızın maksimum değeri olan 255 kolona dek tanımlama
yapabilirsiniz. Anacak dar bir yazıcıdan döküm alacaksanız, yazıcının basabileceği kolondan fazla bir tanımlama yapmanın anlamı yoktur.
Form tanımlamaya baĢlarken, kullanacağınız kağıt ebatlarına göre kolon sayısını
değiĢtirmeniz, kolon (sayfa) dıĢına taĢan bir tanımlama yapmanızı engelleyecektir. Satır sayısı da aynı mantık ile düĢünülmelidir. Örneğin ALT+F ekranına girdiğinizde maksimum kolon sayısı 240 görülüyor. Ancak siz 80 kolonluk bir tanımlama yapacaksınız ve kağıt ebatlarınız
hücresel alanın geniĢliği girdiğiniz kolon sayısına göre daraltılıp, geniĢletilecektir. Kolon veya satır sayılarını değiĢtirdikten sonra “uygula” butonunu tıklamanız gerekir.
Şablon Dosya Adı
Series 9000 New Tech ürünlerimizde evraklarınızı herhangi bir editör programından tasarımı yapılan formlar üzerine bastırmanız mümkündür. Örneğin firmanızda sipariĢ fiĢi, irsaliye ve fatura gibi evrakları matbaadan bastırmak yerine, bu evrakların Ģekilsel detaylarını herhangi bir editör programı yardımıyla kendiniz çizip, faturalarınızı bu Ģablon formlar üzerine yazdırmak istiyorsunuz. Faturalarda çıkmasını istediğiniz bilgileri, bunların konumlarını, biraz sonra açıklayacağımız Ģekilde ALT+F penceresinden belirlediniz. ġimdi ALT+F penceresinden yaptığınız tanımlamalar ile, hazırladığınız Ģablon dosyanın iliĢkilendirilmesi gerekiyor. BaĢka bir ifade ile, Ģu an yapmakta olduğunuz form tanımının, hangi Ģablon dosya üzerine basılacağını belirtmek kalıyor. ĠĢte ALT+F ekranının bu alanına, oluĢturduğunuz Ģablon dosyanın adı girilecektir. ġablon dosyalar ile ilgili unutulmaması gereken önemli bir ayrıntı, oluĢturduğunuz Ģablon dosyanın uzantısının .SBL olması ve bu dosyanın Ģirket dizini altında SYSTEM dizinine kaydedilmesidir.
Örnek; C:\SERI9000\MIKRO\2002_1\SYSTEM\ORNEK.SBL.
Yukarıda Series 9000 New Tech programlarımızın C sürücüsünde ve SERI9000 dizini altında yüklü olduğu görülmektedir.
ÇalıĢtığımız firma kodu MIKRO, çalıĢma yılımız ise 2002_1 yani 2002’in 1. dönemidir.
ġablon dosyamızı da çalıĢtığımız Ģirket ve çalıĢma yılının altında bulunan SYSTEM dizinine uzantısı .SBL olarak kaydettik. ORNEK.SBL dosyamızı ve ALT+F penceresinden
yaptığımız tanımlamaları kullanarak döküm alabilmek için de Ģablon dosya adı alanına dosyamızın adı olan ORNEK giriĢini yaptık.
Mesaj Dosya Adı: ALT+F Form Hazırla yardım tuĢu Series 9000 New Tech ürünlerimizin bütün evrak programlarında kullanılabilmektedir. BaĢka bir ifade ile, programlarımızda yer alan bütün evrak cinsleri için, o evraka özel formlar tanımlanabilmektedir. Form
tanımlamaları yaparken, o evrak ile ilgili istenilen bütün detaylar da form üzerine
çağırılabilmekte, baĢka bir ifade ile tanımlanmakta olan form aracılığı ile bastırılabilmektedir.
Ancak kullanıcılarımızı tanımlı alanlar ile sınırlamamak için, her bir evrak formuna yazdırılabilecek serbest alanlar oluĢturulmuĢtur. Bunları mesaj olarak adlandırıyoruz.
Mesajları hem statik alanlara ayrılan bölümde hem de dinamik alanlara ayrılan bölümde dilediğiniz amaca göre kullanabilirsiniz. Örneğin yazı ile yekün yazdırılırken, yekünün baĢına bir mesaj atayıp, bu mesaj ile yekünden önce “yalnız” kelimesinin gelmesini sağlayabilirsiniz (Yalnız üçyüzmilyon TL’dir gibi). Her bir evrak formu için tanımlanabilecek mesaj sayısı 40’tır.
Mesajların konumları ALT+F ekranından belirlenir. Ġçeriği ise, baĢka bir ifade ile konumları belirlenen her bir mesaj alanına hangi bilginin geleceği ise, evraklar yazıcıya gönderilirken otomatik olarak gelen “mesajlar” baĢlıklı pencereden girilir. Bu pencere yazıcıya her evrak gönderiminde otomatik olarak görüntülenmektedir. Eğer Ģu anda form tanımlamasını yaptığınız evrakta çıkacak mesajlar çoğunlukla aynı ise, bu mesajları her seferinde tekrar tekrar girmenize gerek yoktur. Bunun yerine, ilk evrakınızı yazıcıya yollarken çıkacak
mesajları girip, daha sonra mesajlarınızı <ALT+S> tuĢları ile kayıt edebilirsiniz. Kayıt iĢlemi yapılırken mesaj dosyasına bir isim verilmesi istenecektir. Dilerseniz mesaj ismi olarak programınızın otomatik olarak getireceği ismi kullanabilirsiniz. Dilerseniz mesaj dosyası ismini kendiniz girebilirsiniz. Mesaj dosyası kaydedildikten sonra, form düzenleme ekranının
