Bunları Biliyor Musunuz?
Muhasebe fiĢinizin hareket giriĢlerinin yapıldığı bölümde ALT+B tuĢlarına basarak “basit alıĢ satıĢ fiĢi” ekranına ulaĢabilirsiniz. Bu ekrandan firmanızın basit alıĢ ve satıĢlarına yönelik hareketlerini girebilecek ve bu hareketlere iliĢkin muhasebe fiĢlerini anında oluĢturabileceksiniz. Bu yardım tuĢu ile ilgili ayrıntılı bilgiye Muhasebe fiĢleri yardım tuĢları bölümünden ulaĢabilirsiniz.
FiĢ tipi seçiminizi yaptıktan sonra, imleç hesap kodu alanında konumlanacaktır.
Açıklamalarımıza buradan devam ediyoruz.
No: Aynı yevmiye maddesi altında (aynı fiĢten) girilecek kayıtların satır numaraları bu alana otomatik olarak gelecektir. Dolayısı ile sizin bu alana herhangi bir giriĢ yapmanıza gerek yoktur.
Hesap Kodu: Bu alana, çalıĢacak muhasebe hesabının kodu girilmelidir. Muhasebe hesap kodlarını <F10> listesinden de seçebilirsiniz. Hesap kodu giriĢinizden sonra, ilgili hesabın ismi ekranınızın alt tarafında görüntülenecektir.
Açıklama: Muhasebe fiĢinizin ilgili satırındaki harekete iliĢkin belirtmek istediğiniz bir açıklama varsa, ilgili açıklamayı bu alana girebilirsiniz. Örneğin bir tahsilat fiĢi giriyorsanız, tahsilata karĢılık fatura numarasını bu alana girebilirsiniz.
Sorumluluk Merkezi: Muhasebe fiĢinizin ilgili satırındaki hesap hangi sorumluluk merkezi için çalıĢtıysa, ilgili sorumluluk merkezinin kodunu bu alana girmelisiniz. FiĢ giriĢlerinde sorumluluk merkezlerinin giriĢi; muhasebe fiĢinde çalıĢan hesabının kartı açılırken (hesap planı ve kartlar/hesap kartı bölümünden), sorumluluk merkezi kullanımı alanında yapılan
tanımlamaya göre değiĢir;
-Ġlgili muhasebe hesabının kartı açılırken sorumluluk merkezi kullanımı mutlaka var olarak seçilmiĢse , bu alana muhasebe hesabının hangi sorumluluk merkezi için çalıĢtığını girmek zorundasınız,
- Ġlgili muhasebe hesabının kartı açılırken sorumluluk merkezi kullanımı kesinlikle yok olarak seçilmiĢse, bu alana herhangi bir giriĢ yapamazsınız,
- Ġlgili muhasebe hesabının kartı açılırken sorumluluk merkezi kullanımı serbest olarak seçilmiĢse, sorumluluk merkezi giriĢi kullanıcının seçimine bırakılır.
TL Borç: Girmekte olduğunuz muhasebe fiĢinin ilgili satırında yer alan hesap borçlanacaksa, ilgili borç bedelini bu alana girmelisiniz. Aksi halde <TAB> tuĢuna basarak sonraki alana geçiniz.
TL Alacak: Girmekte olduğunuz muhasebe fiĢinin ilgili satırındaki hesap alacaklanacaksa, ilgili alacak tutarını bu alana girmelisiniz.
Muhasebe fiĢinde giriĢ yapılacak alanları yukarıda açıkladık. Ekranınızın alt tarafında size giriĢ yapmakta olduğunuz hesabınız ile ilgili bir takım bilgileri gösteren alanlar bulunmaktadır.
ġimdi bu alanların neler olduğunu inceleyelim.
Hesap Adı: Yukarıda açıkladığımız Hesap Kodu alanına iĢlem yapacağınız hesabın kodunu girdikten sonra, ilgili hesabın adı bu alanda görüntülenecektir. Siz bir alt satıra yeni bir hesap kodu girdiğinizde, bu alandaki hesap adı da yeni girdiğiniz hesabın adı olarak değiĢecektir.
Ayrıca bu alanın hemen sağ tarafında, yani borç-alacak sütunlarının altında da, o ana kadar yapılan giriĢlerin toplamından oluĢan borç-alacak tutarları yer alacaktır.
Hesap Bakiyesi: O anda imlecin bulunduğu satırda yer alan muhasebe hesabının bakiyesidir.
Sorumluluk Merkezi Adı: Yukarıda açıkladığımız sorumluluk merkezi kodu alanına iĢlem yapacağınız sorumluluk merkezinin kodunu girdikten sonra, ilgili merkezin adı bu alanda görüntülenecektir. Siz bir alt satıra yeni bir sorumluluk merkezi girdiğinizde, bu alandaki isim de yeni girdiğiniz sorumluluk merkezinin adı olarak değiĢecektir.
Evet, muhasebe fiĢinizin ilk satırına giriĢlerimizi tamamladık. Eğer bu yevmiye maddesi altında çalıĢacak baĢka hesaplar varsa, giriĢlerinize yukarıdaki açıklamalarımız doğrultusunda devam edebilirsiniz. Eğer girecek baĢka bilgi yoksa, <ALT+S> tuĢlarına basarak bilgilerinizi kayıt etmelisiniz.
Önemli Not!
KUR9000 NT/Sistem/Muhasebe Parametreleri/Grup Parametreleri programında tanımlı olan hesap grupları için (ana grup, alternatif döviz, orijinal döviz ve stok grubu) bakiye kontrolü yapılması istenmiĢse, muhasebe fiĢinizin borç-alacak toplamlarının birbirine eĢit olması gerekir. Aksi halde, <ALT+S> tuĢları ile fiĢinizi kayıt etmek istemeniz durumunda, ana grup bakiyesi var mesajı ile karĢılaĢacak ve kayıt iĢlemi gerçekleĢmeyecektir.
Dövizli Muhasebe fişleri
Muhasebe fiĢleri menüsünün ikinci programı Dövizli Muhasebe fiĢleridir. Bu programı, bir önceki bölümde anlatmaya çalıĢtığımız standart muhasebe fiĢlerinden ayıran en önemli özellik, oluĢan muhasebe fiĢlerinin, orijinal döviz cinlerine göre değerlerini gösteriyor
olmasıdır. Yani bu evrakta bir önceki evraka ek olarak Dövizli meblağ kolonun yer almasıdır.
Dolayısıyla iĢleyiĢ olarak Standart Muhasebe fiĢlerinden herhangi bir farkı bulunmamaktadır.
Bundan dolayı dövizli Muhasebe fiĢlerini ayrıntılı olarak anlatma gereği duymuyoruz. Bilgi için Bkz. Standart Muhasebe fiĢleri
Dönem Sonu İşlem Fişi
Dönem sonu iĢlem fiĢi ile; MUHASEBE modülünüz tarafından hazırlanan belli baĢlı hesap cinslerinin (yansıtma hesap açılıĢı, Yansıtma hesap kapanıĢı, dönem kar zarar vb.) giriĢleri gerçekleĢtirilmektedir. Yalnız bu fiĢ giriĢlerinden önce, KUR9000 NT/Sistem/Muhasebe Parametreleri/Yansıtma Hesapları Öndeğer Hesap Kodları programından yansıtma iĢlemlerinin hangi hesap kodlarına yapılacağını belirtmelisiniz. Bu hesapların tanıtılmaması durumunda yansıtma iĢlemleriniz, programınız tarafından belirlenen default hesap kodları üzerine yapılacaktır. Evet bu hatırlatmadan sonra dönem sonu fiĢ giriĢlerinizi nasıl yapacağınıza değinelim. Bu fiĢe, sadece fiĢ tarihi, iĢlem cinsi seçimi gibi bir kaç giriĢ yapılacak, daha sonra
<Ctrl+O> tuĢlarına basılacaktır. Bu iĢlem sonrasında dönem sonu iĢlem fiĢinde çalıĢacak hesaplar, tutarları ile birlikte ekranınıza otomatik olarak taĢınacaktır. Belli baĢlı hesap cinsleri olarak nitelendirdiğimiz bu iĢlemlerin tanımları, programınızın ĠĢlem Cinsi alanında karĢınıza gelecektir. AĢağıda dönem sonu iĢlem fiĢi ekranında gördüğünüz alanların açıklamaları yer almaktadır.
FiĢ Tarihi: GiriĢini yapmakta olduğunuz muhasebe fiĢinizin tarihi, içinde bulunduğunuz günün tarihinden alınarak bu alana otomatik olarak gelecektir. Eğer ekrandaki tarih ile, girmek
istediğiniz fiĢin tarihi arasında bir fark varsa, gerekli düzeltmeyi yaparak <ENTER> tuĢuna basınız.
FiĢ Sıra No: Girmekte olduğunuz dönem sonu iĢlem fiĢinizin sıra numarası, MUHASEBE modülünüz tarafından otomatik olarak verilecektir. FiĢ sıra numaraları her yeni günde 1’den baĢlar ve 1 artarak devam eder.
Eğer ilgili tarihte iĢlem yaptığınız baĢka bir dönem sonu iĢlem fiĢini görmek isterseniz, fiĢinizin sıra numarasını bu alana girebilirsiniz. Yeni bir fiĢ giriyorsanız, bu alanı <ENTER> tuĢuna basarak geçiniz.
FiĢ Yevmiye No: Muhasebe fiĢlerinin yevmiye numaraları MUHASEBE modülünüz tarafından otomatik olarak verilir. Dolayısı ile bu alana geldiğinizde, fiĢinizin yevmiye numarası
programınız tarafından verilmiĢ olacaktır. FiĢ yevmiye numaraları, MUHASEBE modülünüzü kullanmaya baĢladığınız ilk gün 1’den baĢlayacak ve yıl sonuna kadar her yeni fiĢ giriĢinde birer artarak devam edecektir. Dolayısıyla, bu alanda görüntülenen rakam sizin dönem baĢından itibaren girmiĢ olduğunuz muhasebe fiĢlerinin sayısını verir.
Eğer giriĢ yaptığınız eski fiĢlerinizden birini görmek isterseniz, ilgili fiĢinizin yevmiye
numarasını bu alana girebilirsiniz. Yeni bir fiĢ giriyorsanız, bu alanı <ENTER> tuĢuna basarak geçiniz.
ĠĢlem Cinsi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda yada Alt ve AĢağı ok tuĢlarına aynı anda bastığınızda MUHASEBE modülünüz tarafından hazırlanan dönem sonu fiĢ tanımları bir pencere içinde karĢınıza gelecektir. Sizden istenilen, gireceğiniz dönem sonu fiĢinizi bu
pencereden seçmenizdir.
Dönem sonu iĢlem fiĢinizin cinsini seçtikten sonra imleç direkt olarak hesap kodu alanında konumlanacaktır. ġimdi, <Ctrl+O> tuĢlarına basarak, ilgili fiĢ için çalıĢacak borçlu ve alacaklı hesapları, TL bakiyeleri ile birlikte fiĢinize taĢımanızdır.
Evet, Dönem sonu iĢlem fiĢinde çalıĢacak hesapları <Ctrl+O> tuĢları ile çağırdıktan sonra, sıra mahsup fiĢinizi kaydetmeye gelmiĢtir. ALT+S tuĢu ile kayıt etmediğiniz dönem sonu iĢlem fiĢini tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız.
Özel Mahsup Fişi
Bu program ile, belli baĢlı (özel) bir takım mahsup iĢlemlerinin giriĢleri yapılacaktır. Belli baĢlı mahsup iĢlemleri olarak nitelendirdiğimiz bu iĢlemlerin tanımları, programa girdiğinizde
karĢınıza gelecek ekranın mahsup cinsi alanında yer almaktadır. Örneğin; bordro tahakkuku, kira tahakkuku, vergilendirme mahsubu gibi. Bir takım mahsup iĢlemlerinin bu programdan ayrıca girilmesinin nedeni; çok sık kullanılan bu iĢlemler için zamandan tasarruf sağlanmak ve bu mahsup iĢlemleri mali tabloların hazırlanmasında baz olarak alınacağı için, olası herhangi bir karıĢıklığı önlemek içindir. Yalnız özel mahsup fiĢlerinin giriĢlerine baĢlamadan önce, KUR9000 NT/Sistem/Muhasebe Parametreleri/Özel mahsup fiĢi parametreleri bölümünden, programınız tarafından otomatik olarak yüklenmiĢ olan 13 mahsup fiĢi için çalıĢacak borçlu ve alacaklı muhasebe hesaplarının girilmiĢ olması gerekir. Bu mahsup cinsleri bordro tahakkuku, kira tahakkuk, S.M.M. tahakkuk vb olarak özetlenebilir. Böylece tanımlamıĢ olduğunuz ve belirli aralıklar ile kesilen ve hesap kodu ve tutarları aynı olan fiĢlerinizi özel mahsup fiĢinize otomatik olarak yansıtabileceksiniz. Bu programın çalıĢma Ģekli ve ekranda gördüğünüz alanlar bir önceki bölümde açıklamaya çalıĢtığınız dönem sonu iĢlem fiĢi ile hemen hemen aynıdır. Yanı bu fiĢ içinde öncelikle yapmanız gereken; fiĢin tarihini ve mahsup cinsini seçerek tablo alanına gerçmeniz ve bu tablonun hesap kodu alanında Ctrl +O tuĢlarına
basmanızdır. Böylece seçtiğiniz mahsup cinsi için çalıĢan muhasebe hesaplarınız borç ve alacak tutarları ile birlikte ekranınıza otomatik olarak yansıyacaktır. Dolayısıyla bu ekranda
gördüğünüz alanları ayrıntılı olarak anlatma gereği duymuyoruz. Daha geniĢ bilgi için Dönem sonu iĢlem fiĢi programından yararlanabilirsiniz.
İki Tarih Arasındaki Muhasebe Fişlerini Kilitleme
Muhasebe modülünün bu programı; entegre ile oluĢan muhasebe fiĢleri üzerinde iĢlem
yapılabilmesini engellemek isteyen kullanıcılarımız için iĢlevsel olacaktır. ġöyleki gün içinde iĢlem hacminizin çok yoğun olduğunu ve bu yoğunluk içinde muhasebe fiĢlerinizi tek tek kilitlemek durumunda kaldığınızı düĢünelim. ĠĢte bu program ile kullanıcılarımız, istedikleri tarihler arasında kalan muhasebe fiĢlerini toplu olarak kilitleyebilecek, dolayısıyla bu evraklar üzerinde iĢlem yapabilmesini engelleyebileceklerdir. Programa girdiğinizde karĢınıza
parametreler baĢlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen, hangi tarihler arasında kalan muhasebe fiĢlerini kilitleyeceğinizi belirtmenizdir. Dolayısıyla ilk ve son tarih alanlarına ilgili tarihleri girin. Bu iĢlem sonrasında karĢınıza
seçeneklerinin yer aldığı bir onay ekranı gelecektir. Bu ekrandan Evet onaylıyorum
butonunu tıkladığınızda parametreler ekranından girdiğiniz tarihler arasında kalan muhasebe fiĢleriniz kilitlenecek, dolayısıyla bu fiĢler üzerinde iĢlem yapılamayacaktır. Eğer muhasebe fiĢlerini kilitleme iĢleminden vazgeçmiĢ iseniz ekranınızdaki Hayır onaylamıyorum butonunu tıklamanız yeterli olacaktır.
Defterler
MUHASEBE modülünüzün bu seçeneğe girdiğinizde karĢınıza 4 programdan oluĢan bir alt menü gelecektir. Bu alt menüdeki programlar ile, muhasebe fiĢ
giriĢlerinizden derlenerek oluĢturulan kasa defteri, yevmiye defteri ve büyük defter dökümleri ile kambiyo defteri
alabileceksiniz. ġimdi dilerseniz bu programları sıra ile incelemeye baĢlayalım.
Kasa Defteri
Kasa defteri; iĢletmenin kasa ile ilgili hareketlerinin günlük olarak izlendiği defterdir. Kasa defteri seçeneği ile, firmanızın kasasına giren ve çıkan kaydettiğiniz paraların tümünü günlük olarak listeleme imkanı bulacaksınız. Kasa defteri alabilmek için aĢağıdaki parametreleri girmeniz gerekir;
Hesap Kodu: Daha önce de belirttiğimiz gibi, MUHASEBE modülünüz ile dilediğiniz kadar ayrı kasa takip edebilirsiniz (Bkz. Finans Modülü/Kasa Tanıtım Kartı). Bu alanaysa, defter dökümünüz almak istediğiniz kasa hesabının kodunu girmelisiniz. Muhasebe hesap kodları
<F10> listesinden de seçilebilir.
Hesap Adı: Kasa hesabının kodunu girdiğinizde, ilgili hesabın adı bu alana otomatik olarak gelecektir.
Ġstenen Grup: 9000 NT serisinin diğer modüllerinde olduğu gibi, MUHASEBE modülünde de iĢlemlerinizi birden fazla hesap grubu ile takip edebilirsiniz (Bkz. KUR9000
NT/Sistem/Muhasebe Parametreleri/Grup Parametreleri). Bu alanda da, kasa defterinin hangi grup bazında listeleneceği seçilecektir.
BaĢlangıç Tarihi:. Bu tarih karĢınıza önce muhasebe bilgilerini tuttuğunuz yılın ilk günü olarak gelecektir. Eğer kasa defteri dökümünü kendi seçtiğiniz bir tarihten itibaren baĢlatmak
istiyorsanız, istediğiniz tarihi gün/ay/yıl formatında giriniz ve <TAB> tuĢuna basarak bir alt satıra geçiniz.
BitiĢ Tarihi: BitiĢ tarihi olarak, içinde bulunduğunuz hesap yılının son günü (31.12.2002 gibi) gelecektir. Kasa defteri dökümü alacağınız periyoda ait bitiĢ tarihi sizin istediğiniz tarih değilse, gerekli düzeltmeyi yapınız.
Parametre giriĢleriniz tamamlanıp döküm yeri seçildikten sonra, baĢlangıç tarihine ait kasa defteri listelenecektir. Kasa defterinizin en üst tarafında, defter tarihi (tarih sınırları
ekranından vermiĢ olduğunuz baĢlangıç tarihi, ilk kasa defterinizin tarihidir) ve kasa hesap adı
yer almaktadır. Daha aĢağıdaysa defteriniz, ilgili tarihte gerçekleĢen hareketler tek tek listelenir. ġimdi Kasa Defterinizde yer alan alanları tek tek açıklamaya çalıĢalım.
Tarih: Kasa hareketlerinin gerçekleĢtiği tarihtir.
Sıra: Ġlgili satırdaki kasa hareketinin, hangi sıra numaralı muhasebe fiĢi ile gerçekleĢtiğini bu alanda görebilirsiniz.
Y. No: Ġlgili satırdaki kasa hareketinin, hangi yevmiye numaralı muhasebe fiĢi ile