Yukarıdaki açıklamalarımız sırasında, MUHASEBE modülünüzün iĢletme özet bilançosunu hazırlayabilmesi için bilançoda yer alan kalemlerin hesaplanıĢ Ģekillerini programınıza
tanımlandığını açıklamakta fayda görüyoruz. Aktif parametrelerine girdiğinizde, karĢınıza aĢağıdaki ekran görüntüsü gelecektir.
Bu ekranda, bilançonun aktifinde yer alan hesap sınıfları, hesap grupları ve bunların ayrıntıları satırlar halinde yer almaktadır. ġimdi, bilançonun aktifinde yer alan unsurların nelerden oluĢtuğunu (ya da nasıl hesaplandığını) ayrı ayrı tanımlamamız gerekir. BaĢka bir ifade ile, bu tablonun tablo adı sütununda yer alan her satırın nasıl hesaplanacağını
MUHASEBE modülünüze tanıtacağız. Bu tanımlamalar hali hazırda ekranınızda yer almaktadır. Ancak hesaplamalar konusunda ileride ortaya çıkabilecek olası bir kanun değiĢikliğini düĢünerek, siz kullanıcılarımızın da bu tanımlamaların nasıl yapılacağını öğrenmesinde fayda görüyoruz. Bundan sonra bilanço unsurları olarak adlandıracağımız bu satırlar 2 Ģekilde hesaplanabilir.
1- Formül girilerek
2- Direkt olarak değer giriĢi yapılarak.
ġimdi, her iki Ģekilde de bilanço unsurlarının hesaplanıĢ tarzlarını programınıza tanıtmaya çalıĢalım.
Direkt Olarak Değer GiriĢi Yaparak:
Aktif parametreleri ekranınızın tablo adı sütununda yer alan her satırın değeri direkt olarak girilebilir. Bunun için, imleci bilanço unsurlarını tanımlayacağınız satıra getiriniz. Örneğin ekranınızın 3. satırında yer alan Menkul Kıymetlerin değeri girilecekse, imleç de bu satırda olmalıdır.
Ġmleç ilgili satıra geldiğinde,
<TAB> tuĢuna basarak yandaki tip sütununa geçiniz.
ġimdi satır sonu butonunu tıklayınız. KarĢınıza 4 seçenekten oluĢan küçük bir pencere gelmiĢtir. Bu pencereden ikinci seçenek olan GiriĢ seçeneğini seçiniz.
ġimdi imleç Seviye baĢlıklı sütuna gelmiĢtir. TAB tuĢuna basarak geçiniz.
ġimdi imleç hesap no/formül alanına gelmiĢtir. Bu alana direkt olarak ilgili bilanço unsurunun değeri giriniz.
Tüm bilanço unsurlarına ait değerleri yukarıdaki Ģekilde girdikten sonra, <ALT+S> tuĢları ile aktif parametrelerini kaydediniz.
Formül Girerek:
Aktif parametreleri ekranınızın tablo adı sütununda yer alan her satır formül girerek tanımlanabilir. Bunun için, imleci bilanço unsurlarını tanımlayacağınız satıra getiriniz.
Örneğin ekranınızın 3. satırında yer alan menkul kıymetlerin nasıl hesaplandığı programa tanıtılacaksa, imleç de bu satırda olmalıdır.
Ġmleç ilgili satıra geldiğinde, <TAB> tuĢuna basarak yandaki tip sütununa geçiniz. ġimdi satır sonu butonunu tıklayınız. KarĢınıza 4 seçenekten oluĢan küçük bir pencere gelmiĢtir. Bu pencerede yapacağınız iĢlemler 4 Ģekilde sınıflandırılmıĢtır.
1- FiĢformül: Bilanço unsurlarının hesaplanıĢını formül girerek tanımlamak.
2- GiriĢ: Bilanço unsurlarının değerini direkt olarak girmek.
3- Açıklama: Ġlgili satırın sadece bir açıklama satırı olduğunu belirtmek.
4- BoĢ: Ġlgili satırda herhangi bir giriĢ yapılmayacağını belirtmek.
Bilanço unsurlarının hesaplanıĢını fiĢformül girerek tanımlayabilmek için, ekranınızdaki pencereden 1-FiĢformül seçeneğini seçmelisiniz.
ġimdi imleç Seviye baĢlıklı sütuna gelmiĢtir. Bu sütunda, tanımlamakta olduğunuz bilanço unsurunun, bilançonuzda hangi sırada (1-2-3 Ģeklinde) yer alacağı tanımlıdır. Bilançonun 3 kademeden oluĢtuğunu daha önce belirtmiĢtik. Bunlar; hesap sınıfları, hesap grupları ve ana hesaplardır. ĠĢte bu alanda, her bir bilanço unsuruna ait değerlerin bilançoda hangi sırada yer alacağı tanımlıdır. Örneğin hesap sınıfları satırında 1 rakamı yer alıyorsa, hesap sınıflarına ait değerler bilançonun ilk kolonunda (ilk önceki dönem ve ilk cari dönem kolonlarında) yer alacaktır. Ana hesapların bulunduğu satırda 3 rakamı görülüyorsa, ana hesaplar bilançonun 3.
kolonlarında (3.önceki dönem ve 3. cari dönem kolonlarında) yer alacaktır. Bilanço unsurlarının sıralama Ģeklini değiĢtirmeyecekseniz bu alanı <TAB> tuĢuna basarak geçiniz.
Ġmleç hesap no/formül alanına geldi. ġimdi <ENTER> tuĢuna basınız. Ġlgili satırdaki bilanço unsuru için formülünün açılımı karĢınıza gelmiĢtir. Eğer yeni bir satır giriyorsanız, aĢağıdaki pencere boĢ olarak karĢınıza gelecektir.
Bu aĢamada formül giriĢini yapabilmek için <F2> tuĢuna basmalısınız. Bu tuĢa bastığınızda yandaki gibi bir pencere ile karĢılaĢacaksınız.
ġimdi, formülünüzü girmeye baĢlayabilirsiniz. KarĢınızdaki pencerenin iĢlem baĢlıklı 1.
satırına yapacağınız iĢlemin cinsi belirtilecektir.
Formülünüzün ilk iĢlemi toplama veya çıkarma olabilir.
ĠĢlem tercihinizi satır sonu butonunu tıklayarak açılacak penceren belirleyiniz. Menkul Kıymetler örneğimizde ilk iĢlem toplamadır. Toplamayı seçtiğimizde formülümüzün ilk adımı ortaya çıkmıĢ olur;
Pencerenin tip baĢlıklı 2. satırına inip satır sonu butonunu tıkladığınızda 3 seçenekten oluĢan bir baĢka pencere ile karĢılaĢacaksınız. Bu sefer sizden istenilen, bilanço unsurunun nasıl hesaplandığını tanımladığınız formülünüzde, Ģu anda bir hesabın mı, hesap grubunun mu, yoksa parametreler ekranındaki diğer satırlardan birinin mi? toplama dahil edileceğini seçmenizdir. Bizim menkul kıymetler örneğimizde, bu bilanço unsuru önce bir hesabın toplamı alınarak, daha sonra bu toplama bir hesap grubu ilave edilerek oluĢuyor.
Menkul Kıymetler...+H 5 119 + G 8 11
Penceredeki hesap seçeneği seçildiğinde, menkul kıymetler örneğimizdeki formülün 2. adımı atılmıĢ olacaktır;
II. Adım : Menkul Kıymetler...+H
ġimdi imleç hesap tipi ya da grup tipi baĢlıklı 3. satıra inmiĢtir. Satır sonu butonunu tıklayınız. KarĢınıza, hesap veya grupların 12 ayrı durumunu içeren bir pencere gelecektir.
Eğer bir önceki alandaki tercihiniz hesap ise bu alanda hesap tipi, grup ise grup tipi ibaresi yer alacaktır. Tipi alanındaki seçiminiz sıra ise bu alanda toplama dahil edilecek satır sıra numarasının girilmesi beklenecektir.
ġimdi yapmanız gereken, toplama dahil edilecek hesap veya grubun tipini seçmenizdir.
Menkul kıymetler örneğimizdeki formülümüzde, bir hesabın 5-alacak yekün dönem sonu durumu toplama dahil edilerek, formül aĢağıdaki halini almıĢtır;
III. Adım :Menkul Kıymetler...+H 5
Hesap veya grup tipini seçtikten sonra, imleç bir alt satıra inecektir. Bu aĢamada sizden istenilen, toplama dahil edilecek hesap veya grup numarasını seçmenizdir. Eğer hesap numaralarını doğru olarak hatırlayamıyorsanız, bu alanda <F10> tuĢuna basarak tüm hesap numaralarının kod ve isimleri ile birlikte yer aldığı bir yardım penceresine ulaĢabilir ve bu pencereden seçiminizi yapabilirsiniz. Hesap kodu veya grup no seçiminizi yaptıktan sonra, formülünüzün ilk adımı tamamlanmıĢ olacaktır. Menkul kıymetler örneğimizde 119-Menkul Kıy. Değer DüĢ. Kar (-) hesabının seçilmesi ile formülümüz aĢağıdaki halini almıĢtır,
IV. Adım : Menkul Kıymetler...+H 5 119
Evet, bilanço unsurlarının formül ile nasıl oluĢturulacağını yukarıda kısaca açıklamaya çalıĢtık.
Bizim menkul kıymetler örneğimizdeki formül henüz bitmedi. Hesap kodu seçiminden sonra bir kez daha <F2> tuĢuna basarak, formülün devamı girilebilir.
Formül giriĢiniz tamamlandıysa, <ESC> tuĢuna basarak aktif parametreleri ekranına geri dönünüz. Aktif parametrelerinin giriĢleri bittikten sonra, <ALT+S> tuĢlarına basarak bilgilerinizi kayıt etmelisiniz.