PROTOKOL YAZILARI

(1)

PROTOKOL YAZILARI

(2)

YAZILI İLETİŞİM

Yazılı iletişimde şekil ve içerik bakımından kurallara uymak

zorunluluktur. Resmi yazışmalarda uygulanan protokol kuralları, mektuplar ve zarfların yazımında da uygulanır. Kurallar;



Resmi yazılar ve mektuplar daima bilgisayarda yazılmalıdır.



Devletin üst kademesindeki kişilere gönderilen mektuplarda zarf üzerine sadece unvanın yazılması yeterlidir. “Sayın İçişleri Bakanı”.



Resmi kişilere eşleri ile birlikte zarf üstü hitap “Sayın Cumhurbaşkanı ve Bayan Recep Tayip ERDOĞAN” şeklinde yapılır. “Eşi” sözcüğü asla

kullanılmaz. “Sayın Milli Eğitim Bakanı ve Bayan Ziya SELÇUK”



Bu hitap şekli özel kuruluşlar ve çeşitli mesleklerde görevli yetkili kişiler için de aynen geçerlidir. “Sayın Rektör ve Bayan Erkan İBİŞ”

Diğer zarf üzeri hitap şekilleri:



“Prof. Dr. Sayın Hüseyin Ünver” , “Sayın Bayan Nilgün Demir”,

“Sayın Ahmet İlhan”(sadece erkekler için)

(3)

YAZILI İLETİŞİM



Mevki bakımından eşitlik olmadığı taktirde devletin üst kademelerindeki

kişilere yazılan mektupların özel kalem müdürlerine elden gönderilmesi uygun olur.



Elden gönderilen zarfların sağ üst kenarına “Elden Takdim” ifadesi eklenmelidir. Elden gönderilen mektubun zarfı kapatılmamalıdır.



Resmi yazışmalarda alt makamlara yazılan yazılar “rica ederim”, üst veya aynı düzey makamlara yazılan yazılar “arz ederim”, üst ve ast düzey

makamlara aynı anda dağıtım yapılacak yazılar “arz ve rica ederim”

sözcükleriyle bitirilmelidir.



Bir vatandaş olarak bir kuruluşa yazılan dilekçelerin sonunda “saygılarımla rica ederim” ifadesi kullanılabilir.



Mektupların sonunda “Saygılarımla” gibi uygun bitiriş ifadelerinin kullanılması

kibar bir davranıştır.

(4)

YAZILI İLETİŞİM

 Mektuplarda imza yerine “profesör”, “doktor” gibi unvanlar eklenmemeli, sadece isim ve soyadı yazılıp imzalanmalıdır.

 Sözlü ve yazılı iletişimde büyüklere başarı dilemek uygun değildir.

 Küçük büyüğe “beraber çalışmaktan duyacağı memnuniyeti”

belirtemez, “emrinde olmaktan onur duyduğunu, güvenine layık olma ümidini” vurgulayabilir.

 Bir seçim ya da atama nedeniyle kutlama yapmak, tebrik etmek

ve saygı sunulmak isteniyorsa genel ifadelerle kişinin görevinin

ülke ya da kuruma yapacağı katkıya değinmek yeterli olacaktır.

(5)

YAZILI İLETİŞİM

 Özel mektuplar daima el yazısı ile yazılmalıdır.

 Eğer el yazısı çok okunaksız ise bu konu mektup içinde belirtilmek kaydıyla bilgisayar kullanılabilir.

 Zarf üzerindeki adres için yine el yazısı kullanılmalıdır.

 Astlar üstlere, küçükler büyüklere gönderecekleri tebrik

kartlarını da mutlaka kendi el yazılarıyla yazarlar. Bu mümkün

değilse başlık mutlaka elle yazılmalı ve imzalanmalıdır. Buna aykırı

davranışlar saygısızlık olarak nitelendirilir.

(6)

PROTOKOL YAZILARI

Resmi Yazılarda Protokol Kuralları

 Metin

 Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez.

 Metin içerisinde gereksiz tekrardan kaçınılır

 Metin içinde kısaltma kullanılacaksa ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi sonra parantez içinde kısaltma yazılır.

 Alt makamlara yazılan yazılar “rica ederim”, üst ve aynı

düzey makamlara yazılan yazılar “arz ederim”, eş ya da üst

ve alt makamlara birlikte dağıtımı yapılacak yazılar “arz ve

rica ederim” biçiminde bitirilir.

(7)

PROTOKOL YAZILARI

 Mektuplar

 Tebrik, Teşekkür Yazıları ve Kartlar

 Başsağlığı (Taziye) Yazıları

 Davetiyeler

 Kartvizitler

(8)

PROTOKOL YAZILARI

 Mektuplar

Kamu kurum ve kuruluşlarında mektuplar kurum yöneticisi tarafından özel antetli kağıtlara yazılan ve imzalanan özel kalem müdürlüğünde ya da sekreterlikte yazılan yarı resmi yazılardır.

 Tebrik, Teşekkür Yazıları ve Kartlar

Tebrik; göreve başlama, üst göreve atanma, okulu bitirme, evlenme çocuk sahibi olma, bayram gibi özel olaylarda kişiler için özel antetli (başlıklı) resmi kağıtlara yazılan yazılardır.

Teşekkür Yazıları; bir kişinin herhangi bir konuda yardımı olduğunda ya da gönderilen çiçek ya da hediyeye karşı yazılır. Teşekkür mektubu memnuniyet ifadesi ile başlar, teşekkürle bitirilir.

Kartlar; kısa mesajlar, iyi dilekler ya da sevgi, saygı ve selamlar sunulur.

8

(9)

PROTOKOL YAZILARI



Başsağlığı (Taziye) Yazıları:

Taziye, kurum mensupları ya da kurum mensuplarının birinci derece yakınlarından ya da kurumla ilgili kişilerden veya tanıdıklarından birinin vefat etmesi üzerine, yakınlarına ve\veya çalıştığı kurumun amirine yazılan baş sağlığı mektubudur.



Davetiyeler

Davetiye kart yada mektup olarak gönderilebilir. Saygılı bir dil kullanarak davetiyelerinin biçimsel ve niteliksel özelliklerine dikkat edilerek etkinlik konusu, yeri, saati, programı ve LCV gibi bilgiler yazılmalıdır.



Kartvizitler

M

eslek ve kariyer sahibi herkesin kartviziti olmalıdır.

Kartvizit hediye ve çiçek sepetine zarf içinde kartvizit iliştirilebilir. Yeni biri ile tanıştırılmada ya da kendini tanıtmadan sonra yaşça veya mevkice küçük olanın kart sunması uygundur. Eş düzeyde olan kişilerin birbirine kart sunması nazik bir davranıştır.

Üstler astlarına kart vermezler.

İş gereği dışında erkeklerin kadınlara, kadınlarında erkeklere kart vermesi uygun değildir.

9

(10)

RESMİ YAZI VE MEKTUPLARDA PROTOKOL KURALLARI

Kamu kurumlarında uygulanan resmi yazışma kuralları 2 Aralık 2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede

yayınlanan ve Bakanlar Kurulu kararıyla yayınlanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller

Hakkında Yönetmelik ile düzenlenmiştir.

10

(11)

RESMİ YAZILARDA PROTOKOL KURALLARI

Resmi Hitap Şekilleri

Kurum Dışı

CUMHURBAŞKANLIĞI YÜCE KATINA MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA

ANKARA VALİLİĞİNE

ANKARA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE

Kurum İçi

BAKANLIK MAKAMINA, VALİLİK MAKAMINA, REKTÖRLÜK MAKAMINA,

Yarı Resmi Hitap Şekilleri

Sayın Ziya Selçuk Milli Eğitim Bakanı

11

(12)

RESMİ YAZILARDA PROTOKOL KURALLARI

Resmi Yazının Bölümleri Başlık

Sayı Tarih Konu Muhatap İlgi

Metin İmza Ek

Dağıtım Olur Paraf

Koordinasyon Adres

Günlük Dereceli Belgeler Süreli Yazışmalar

Sayfa Numarası Üst Veri Elemanları

12

Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraflı

nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha düzenlenir.

(13)

KAYNAKÇA

 AYTÜRK, Nihat (2014). Protokol Yönetimi.

 AYTÜRK, Nihat (2007). Davranış Bilgisi

 DAFT, Richard (t.y.). Liderlik.

 URGANCI, Hakan (2008). Ben Kim Konuşmak Kim?

 URGANCI, Hakan (2009). Herkes İçin Karizma.

 Milli Eğitim Bakanlığı (2011). Protokol ve Görgü Kuralları.

 SEZER, Adem. Davet, Karşılama, Ağırlama ve Uğurlama…

 TECİMER, Yasemin (2016). Kamusal Alanda Protokol Kuralları.

 TECİMER, Yasemin (2016). Adabı Muaşeret.

 Resmi Gazete https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2004/12/20041202.htm