Landstingets revisorer informerar, juni 2013
Styrning och uppföljning av avtal
andstinget har inte en tillräcklig intern kontroll över hantering av avtal med externa leverantörer.
-Det finns betydande brister, visar granskningen.
Under 2012 gjorde landstinget inköp från externa leveran- törer för 3, 25 miljarder kronor från 7 747 olika leverantörer.
Det gäller inköp av varor, tjänster och entreprenader. Uti- från de inköp som görs har landstinget avtal med ett stort antal företag.
När landstinget har ett avtal med en extern leverantör är det viktigt att landstinget får den kvalitet och det pris som avtalats. För detta krävs att det finns en god intern kontroll av hur fakturor som kommer in hanteras och kontrolleras.
Inköpen är reglerade i Lagen om offentlig upphandling, LOU. Om landstinget gör inköp i strid mot LOU riskerar landstinget att påföras en s k upphandlingsskadeavgift.
Utöver detta kan leverantörer som anser att upphandlingen inte genomförts korrekt begära överprövning av denna.
Detta kan medföra stora förseningar i upphandlings- processen och i vissa fall måste upphandlingen göras om.
Inom landstinget ska alla inköp ske genom division Ser- vice upphandlingsenhet.
PwC HAR PÅ revisorernas uppdrag granskat styrningen och uppföljningen av avtal inom landstinget och om lands- tingsstyrelsen har en tillräcklig internkontroll över denna hantering.
Granskningen har bland annat undersökt vilken organisation och ansvarsfördelning samt vilka regler och rutiner som finns för avtalshanteringen inom landstinget.
Vidare har en registeranalys genomförts av landstingets samlade inköp från externa leverantörer under 2012. Uti- från analysen har granskningen kontrollerat om landstinget har avtal med de leverantörer där stora belopp, mer än 1 miljon kronor, utbetalats under 2012.
GRANSKNINGENS SAMMANFATTANDE bedömning är att landstinget inte har en tillräcklig kontroll vad gäller han- tering av avtal med externa leverantörer. Det finns inga tydliga regler eller riktlinjer för hur avtal ska följas upp eller kontrolleras. Det är heller inte tydligt har ansvaret är fördel- at angående hantering av avtal efter det att en upphandling genomförts.
Granskningen visar att det inte finns något komplett avtalsregister. Det finns ett flertal leverantörer där det inte något avtal. Totalt har inköp gjort för ungefär 100 miljoner kronor där avtal saknas.
TOTALT HAR 80 FAKTUROR från åtta olika leverantörer stämts av mot avtal. Här upptäckte granskningen ett antal brister. Fakturorna stämde inte överens mot pris och
omfattning i förhållande till avtal. Det fanns fel pris jämfört med pris i avtal, avtal saknades och det fanns köp som inte omfattades av avtalet.
Granskningen har även undersökt köp från ett antal ram- avtal. Här visade det sig att köp från externa leverantörer som skett utanför division Service upphandlingsenhet uppgick totalt till 255 miljoner kronor. Av detta belopp har köp gjorts för 64 miljoner kronor utanför avtal.
Revisorernas kommentarer
Revisorernas sammanfattande bedömning är att lands- tingsstyrelsen inte har en tillräcklig intern kontroll över hantering av avtal med externa leverantörer. Det finns inga tydliga regler eller riktlinjer för hur avtal ska följas upp eller kontrolleras. Det är heller inte tydligt hur ansvaret är fördel- at vad gäller hantering av avtal efter det att upphandling är genomförd.
I sina kommentarer pekar revisorerna på de brister som granskningen funnit i revisionsrapporten och som beskrivits ovan.
Revisorernas skrivelse till landstingsstyrelsen, 2013-06-19 PwC:s rapport ”Styrning och uppföljning av avtal”, juni, 2013
För information, kontakta:
Landstingsrevisionens ordförande, Marita Forsman- Björkman, 070-350 79 27
PwC, Carina Olausson, 070-929 20 84
