Att testa förändrade arbetssätt, förbättrade rutiner samt ett nytt processanpassat IT-stöd för att nå så goda förutsättningar som möjligt inför ett breddinförande

Tillgängliga Samordnade Individuella Planer

Information om projektet tom september 2017 Sofi Nordmark

Karin Sundström

Tillgängliga Samordnade Individuella Planer

Pilot 25 april – 9 juni 2017

Piloten

Mål:

Att testa förändrade arbetssätt, förbättrade rutiner samt ett nytt processanpassat IT-stöd för att nå så goda förutsättningar som möjligt inför ett breddinförande

Att uppnå en god följsamhet till nya processen och att säkra den enskildes delaktighet i sin vård, stöd och omsorg

Omfattning:

4 hälsocentraler 8 vårdavdelningar 2 kommuner

25 april – 9 juni 2017

Piloten

Organisation och uppdrag:

2 projektledare

Övergripande ansvar för planering och genomförande

6 delprojektledare

Koordinera och stödja sina verksamheter

Bistå med kunskap vid planering och genomförande 14 kontaktpersoner

Samordna arbetet med tester vid sin enhet

Piloten

Aktiviteter:

Q1-Q2 2017

Utbildningsplanering Boka lokaler

Identifiera kontaktpersoner

Framtagande av processer, arbetsflöden och rutiner Kravställande och tester av IT-stödet

Workshop med 60 personal Workshop med 60 chefer

Hemsida för projektet

Framtagande av gemensamt informationsmaterial Informationsträffar ffa inom kommun,

Informationsträffar med länshandikappsråd, länspensionärsråd,

patientråd, senioruniversitetet, lokala pensionärsorganisationer

Utbildning av ca 200 utförare

Känd/okänd patient

Endast behov av insats/er från socialtjänsten

Inget behov av samordning = ingen SIP

Känd patient

Har insatser sedan tidigare som vid utskrivning är oförändrade

Om SIP saknas ska sådan upprättas efter utskrivning

Om SIP finns ska denna uppdateras efter utskrivning

Kräver ingen akut samordning efter

utskrivning. Samordnad individuell planering kan ske i hemmet 1-3 veckor efter utskrivning.

Känd eller okänd patient

Med eller utan tidigare upprättad SIP Behov av nya/förändrade

insatser/åtgärder

Upprätta eller följa upp SIP i nära

anslutning till hemgång, inom en till sex dagar.

Känd eller okänd patient

Med eller utan tidigare upprättad SIP

Behov av att inleda SIP i direkt anslutning till hemgång eller på sjukhus innan hemgång Behov av omfattande och/eller nya förändrade insatser/åtgärder

SPÅR

Piloten utvärdering

Datum för pilot framflyttad från januari till mars för att slutligen bli 25 april

Försenade IT-leveranser innebar:

Uteblivna manualer, lathundar och utbildningsmaterial

Instabilt IT-stöd gav problem att logga in samt svårigheter att följa processen

Support:

1:a hand kontaktperson, 2:a hand delprojektledare, 3:e hand projektledare Varierande kunskapsnivå hos delprojektledare innebar att även

verksamhetsnära frågor landade hos projektledarna

Avstämningsmöten:

Delprojektledare med utförare 1ggr/v

Delprojektledare med projektledare 1ggr/v

Uppskattat av utförare, gav ett mervärde och dialog, frustrerande då IT-frågor

ej löstes

Piloten utvärdering

Kommunikation:

Avsaknad av riktad information till berörda patienter/närstående skapade konflikter mellan vårdavdelningens personal och patient/närstående

Ingen information till medborgarna gav sämre förståelse för förändring av processen

Brister i den interna kommunikationen inom närsjukvården Luleå och Luleå

kommun medförde oklarheter om vem som ska göra vad i processen och hur

Pilot utvärdering:

Kopplat till rutiner:

Se rapport punkt 4.3 rutiner

Kopplat till IT-stöd:

Buggar gav stopp i arbetsprocessen

Avsaknad av att kunna dokumentera vissa delar som den kommande lagstiftningen kräver

Behov finns av exempelvis möjlighet att överskådligt dokumentera

information knuten till specifika professioner som är involverade i patientens utskrivningsprocess

Problem med utskrifter

Behov av ensning av termer och begrepp

Behov av översyn av hur behörigheter styrs i IT-stödet.

Några avvikelser har också inkommit under piloten. Avsaknad av att kunna

se historik för vårdtillfället har gjort att dessa varit svåra att utreda.

Pilot utvärdering:

Konklusion:

Beroendet till IT-leverantören kom att påverka resultatet negativt

Den sena leveransen av ett instabilt IT-stöd som ej hunnit anpassas till den kommande lagstiftningen gjorde att utförarna inte kunde genomföra en

fullvärdig pilot.

Utvärderingen av piloten visade den nya processens potential men utförarna var mycket tydliga med att de behöver få genomföra ny pilot när ett stabilt funktionellt IT-stöd finns på plats och att det finns framtagna

samverkansriktlinjer, manualer och tydliga rutiner att ta del av.

Alternativa utbildningsformer efterfrågas, så som e-learning för ett mer flexibelt lärande

Tydliggörande av roller och ansvar i den nya processen behöver utformas och förankras för att nå en följsamhet och säker utskrivningsprocess för den enskilde

Videomöten behöver utredas och beslutas om, vilken utrustning som ska

gälla, vilken videolösning som ska användas, handhavande

Nuläge aktiviteter

Utvärdering pilot genom enkäter och intervjuer Samverkansriktlinjer

Kartläggning utbildningsbehov inför breddinförande Boka utbildningslokaler

E-learning

Informationsturné

Film som stöd för SIP-möten

Informationsfolder patient/närstående Film till medborgare

Workshop 1177 genomförd

Workshop dubbeldokumentation genomförd

Workshop notifieringar planerad

Risker

• Beroende till leverantör

• Förskjuten tidsplan

- lokaltillgång utbildning

- personalplanering utbildning

• Förankring av förändringsarbetet hos chefer och verksamheter

• Chefernas interna arbete med att säkerställa roller och ansvar

• Personresurser för planering 7d/v

• Bristande kommunikation, bruten kommunikationskedja

• Bristande förankring, den enskildes delaktighet

Aktivitetsplan

12 oktober 2017 utbildning superanvändare 2 steg:

lag, samverkansriktlinjer Lifecare

Oktober – december 2017, pilot nr 2

Prel november 2017 breddinförande med utbildningsstart

Uppdrag till verksamheterna inför breddinförande

(checklistor kommer)

www.norrbotten.se/minplan