PERSONEL VE DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI İş Süreçleri ve Akış Şemaları

PERSONEL VE DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI

İş Süreçleri ve Akış Şemaları

İŞ AKIŞ ŞEMASI ŞEKİL VE SEMBOLLER

Başlangıç; İş akışının başlangıç noktasını (işlemi başlatan tetikleyici) belirtmek amacı ile kullanılmaktadır. Elips şeklindedir.

Bitiş; İş akışının bitiş noktasını belirtmek amacıyla kullanılmaktadır. Etrafı kalın siyah çizgili yuvarlak olarak gösterilir.

İş adımı; süreç boyunca yapılan işlerin, bu işleri yapan kişilerin ve işin yapılma sıklığının belirtildiği alanlardır. İş adımları dikdörtgen kutular içerisinde gösterilir.

Karar; süreç boyunca ortaya çıkan karar aşamalarının gösterimidir. Karar aşamaları baklava şeklinde kutular içerisinde gösterilir.

Doküman; İş Akış sürecindeki belgeleri ifade eder, Belgenin adı ve belge içerisinde sunulan bilginin ne olduğu belirtilir. Şekilden faaliyete doğru bir ok çizildiğinde iş akışına bir dokümanın dâhil edileceği/ kullanılacağı ifade edilir.

Faaliyetten şekle doğru bir ok çizildiğinde iş akışından çıkan bir doküman ifade edilir.

Tanımlı Süreç; Sürecin ilişkide olduğu alt veya diğer süreçleri

göstermektedir. İş akışı esnasında önceden tanımlanmış atıfta bulunmak için kullanılır.

Elektronik Sistem; İş akışında kullanılan web uygulamaları yazılımlarını ifade eder (ÇKYS, MBS, HBYS vb). Şekilden sürece doğru bir ok çıkartıldığında web uygulama yazılımının sürece bilgi sağladığını göstermek için kullanılır.

Süreçten şekle doğru bir ok çıkartıldığında web uygulama yazılımına veri sağlandığını göstermek için kullanılır.

Bağlayıcı; İş akış şemasının bir sayfaya sığmaması durumunda bir başka sayfaya geçişte bağlantı noktası olarak kullanılır.

Kontroller; İş akışlarında kontrol mekanizmalarının gösterilmesi için ilgili aktivite kutusunun sağ alt köşesine eklenecektir. İş adımlarına dair kontrolleri ayrı ayrı tanımlamak için numaralandırma yapılacak ve kontrol tablosu oluşturulacaktır.

Ek Notlar; İş akışlarında ek notlar gösterilmesi için ilgili aktivite kutusunun sağ alt köşesine eklenecektir.

Risk; İş adımlarındaki riskleri gösterir. Üçgen şeklinde ve rengi kırmızıdır.

PERSONEL VE DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI TEŞKİLAT YAPISI

Personel ve Destek Hizmetleri Başkanı

Personel Hizmetleri Başkan Yardımcısı

Destek Hizmetleri Başkan Yardımcısı

İstatistik ve Bilgi İşlem Birimi

Yatırımlar Birimi

İdari ve Mali Hizmetler Birimi

İş Sağlığı ve Güvenliği Koordinatörlüğü

Eğitim Birimi

İç Kontrol Birimi Personel Planlama ve Atama Birimi

Özlük Birimi

Disiplin Birimi

PERSONEL VE DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI

İstatistik ve Bilgi İşlem Birimi

İSTATİSTİK VE BİLGİ İŞLEM BİRİMİNDE YÜRÜTÜLEN İŞLER 1. SİSTEM YÖNETİMİ

2. NETWORK YÖNETİMİ

3. DONANIMSAL ARIZALARIN GİDERİLMESİ 4. SBNET PROJESİ İL KOORDİNATÖRLÜĞÜ 5. BİLGİ GÜVENLİĞİ FAALİYETLERİ

6. E-İMZA İŞLEMLERİ 7. EBYS İŞLEMLERİ

8. WEB SİTESİ İŞLEMLERİ

9. UYGULAMALAR İÇİN ŞİFRE, YETKİ VE DESTEK TALEBİ İŞLEMLERİ 10. TEKNİK RAPOR VE TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLAMA

11. E-POSTA TAKİBİ

12. BİRİMLER/KURUMLAR ARASI KOORDİNASYON, YAZIŞMA 13. PERSONEL İŞ VE İŞLEMLERİ

14. EK ÖDEME GÜN BİLDİRİMİ

15. HAFTALIK ÇALIŞMA RAPORU

İŞİN

KODU İŞİN ADI I. SORUMLU II. SORUMLU III. SORUMLU

I.

KONTROL (Paraf)

II.

KONTROL (Paraf)

III.

KONTROL (Paraf)

IV.

KONTROL (İmza-Onay)

5.2.1.01 Sistem Yönetimi Birim

Sorumlusu

Başkan

Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

5.2.1.02 Network Yönetimi Birim

Sorumlusu

Başkan

Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü 5.2.1.03 Donanımsal Arızaların

Giderilmesi

Birim Sorumlusu 5.2.1.04 SBNET Projesi İl

Koordinatörlüğü

Birim Sorumlusu

Başkan

Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü 5.2.1.05 Bilgi Güvenliği

Faaliyetleri

Birim Sorumlusu

Başkan

Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

5.2.1.06 E-İmza İşlemleri Birim

Sorumlusu

Başkan

Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

5.2.1.07 EBYS İşlemleri Birim

Sorumlusu

Başkan

Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

5.2.1.08 Web Sitesi İşlemleri Birim

Sorumlusu

Başkan

Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü 5.2.1.09

Uygulamalar İçin Şifre, Yetki ve Destek Talebi

İşlemleri

Birim Sorumlusu

Başkan

Yardımcısı Başkan 5.2.1.10 Teknik Rapor ve Teknik

Şartname Hazırlama

Birim Sorumlusu

Başkan

Yardımcısı Başkan

5.2.1.11 E-Posta Takibi Birim

Sorumlusu

Başkan

Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

İŞİN

KODU İŞİN ADI I. SORUMLU II. SORUMLU III. SORUMLU

I.

KONTROL (Paraf)

II.

KONTROL (Paraf)

III.

KONTROL (Paraf)

IV.

KONTROL (İmza-Onay) 5.2.1.12 Şubeler/Kurumlar Arası

Koordinasyon, Yazışma

Birim Sorumlusu

Başkan

Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

5.2.1.13 Personel İş ve İşlemleri Birim

Sorumlusu

Başkan

Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

5.2.1.14 Ek Ödeme Gün Bildirimi Birim

Sorumlusu

Başkan Yardımcısı

5.2.1.15 Haftalık Çalışma Raporu Birim

Sorumlusu

İŞ SÜREÇLERİ

Süreç Kodu: 5.2.1.01

İŞ SÜRECİ: Sistem Yönetimi

(1) IT Politikalarının belirlenmesi ve uygulanması.

(2) Güvenlik Duvarı üzerinde ihtiyaç duyulması halinde gerekli port yönlendirmelerinin, ip bloklama ve filtreleme işlemlerinin yapılması.

(3) Sunucular üzerinde gerekli güncelleme ve yapılandırmaların yapılması.

(4) Sunucularda koşmakta olan IIS ve SQL Server üzerinde bulunan verilerin günlük olarak yedeklerinin alınması (back-up), belirli periyotlarla kontrolünün sağlanması.

(5) Sistem odasının ısı, nem, sıcaklık, UPS, klima vb. rutin kontrollerinin sağlanması.

IT Politikaları belirlenir ve uygulanır.

Güvenlik Duvarı üzerinde port yönlendirmeleri, IP bloklama ve

filtreleme işlemleri yapılır.

Back-up işlemleri Yapılır, belirli periyotlarla kontrolü sağlanır.

Sunucular üzerinde güncellemeler ve konfigürasyonlar yapılır.

Sorun tespit edilerek gerekli düzenlemeler yapılır.

Back-up görevi yeniden zamanlanır.

Sorun Var mı?

Hayır

Sistem odasının ısı, nem, sıcaklık, UPS, klima vb. rutin kontrolleri yapılır.

Evet

Sorun

Var mı? Sorun tespit edilerek gerekli arıza ıslahı yapılır.

Son kontroller yeniden yapılır.

(Sistem odasının istenilen ısı, nem, sıcaklık)

Evet

Hayır

R1

K1

K2

R2

SİSTEM YÖNETİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

K1: Güvenlik Duvarı üzerinde yapılacak port yönlendirmeleri, IP bloklama ve filtreleme işlemlerine ihtiyaç duyulup duyulmadığı.

K2: Sunucular için ihtiyaç duyulan yeni bir güncelleştirmenin çıkıp çıkmadığı.

R1: Sorunla ilgili gerekli düzenleme yapılana kadar başka bir sorunla karşılaşılması durumunda veri kaybının yaşanması

R2: Arıza ıslahı yapılana kadar cihazların sıcaklık ve nem artışından etkilenerek zarar görmesi

Süreç Kodu: 5.2.1.02

İŞ SÜRECİ: Network Yönetimi

(1) 5651 sayılı kanun gereği Güvenlik Duvarı üzerinde gerekli loglama işlemlerinin yapılması.

(2) Güvenlik duvarı üzerinde, iç networkteki bilgisayarlardan gelebilecek olası atakların (virüs, zararlı yazılım vb.) tespit edilerek internet bant genişliği kontrolünün sağlanması.

(3) Network cihazlarının arıza takibinin ve konfigürasyonlarının yapılması.

(4) Router/Switch kontrollerinin sağlanması.

5651 sayılı kanun gereği loglama işlemi yapılır.

Güvenlik duvarı üzerinden olası ataklar tespit edilerek internet bant genişliği

kontrolü sağlanır.

Atağın kaynağı tespit edilerek sorunlu bilgisayar ağdan çekilir.

Network cihazlarının arıza takibi ve konfigürasyonları yapılır.

Router\switch kontrolleri sağlanır.

Sorun Var mı?

Atak Var mı?

Hayır Evet

Sorunlu bilgisayara teknik serviste müdahale edilir.

Sorun tespit edilerek network cihazı yenisi ile değiştirilir.

Yeniden konfigüre edilir.

Hayır Evet

K1

K2

R1

K3

NETWORK YÖNETİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

K1: Olası bir atak sonucunda internet bant genişliğinin yoğun bir şekilde kullanılıp kullanılmadığı.

K2: Sorunlu bilgisayarın ağdan çekilmesine gerek olup olmadığı.

K3: Network cihazının değiştirilmesine ihtiyaç duyulup duyulmadığı.

R1: Sorunlu bilgisayara müdahale edilinceye kadar atağa sebep olan zararlı yazılımın bilgisayarda kalıcı hasara yol açması (dosya şifreleme vb.) ve ağ üzerinden başka bilgisayarlara da yayılması.

Süreç Kodu: 5.2.1.03

İŞ SÜRECİ: Donanımsal Arızaların Giderilmesi

(1) Bilgisayar, çevre birimleri, ağ bağlantılarında meydana gelen donanımsal ve sistemsel arızaların giderilmesi ve ihtiyaç duyulan program kurulumlarının ve bakımlarının yapılması amacıyla personellerden web tabanlı Arıza Bildirim Sistemi üzerinden destek talepleri alınır.

(2) Arıza bildirim sistemi üzerinden arıza tespit tutanağının çıktısı alınarak aynı gün içerisinde olabilecek en kısa sürede ilgili teknik personel tarafından arızaya yerinde müdahale edilir.

(3) Arızanın yerinde giderilememesi durumunda arızalı donanım ürünü teknik servise getirilerek arıza ile ilgili detaylı inceleme yapılır.

(4) Arıza tespit edildikten sonra arızanın giderilmesi amacıyla gerekli işlemler yapılır.

(5) Arızanın giderilmesi amacıyla donanımsal parça değişimi gerekiyorsa konu ile ilgili teknik servis raporu ve teknik şartname düzenlenerek ilgili birime teslim edilir.

(6) Arızanın giderilmesinden sonra Arıza Bildirim Sistemi üzerinden destek talebi sonlandırılır.

(7) Arıza tespit tutanağı destek talebini yapan personel ve teknik servis personeli tarafından imzalanarak dosyalanır.

Personellerden Arıza Bildirim Sistemi üzerinden destek talepleri gelir.

Sorumlu teknik personel tarafından arızaya yerinde müdahale edilir.

Arızalı donanım ürünü teknik servise getirilerek detaylı inceleme yapılır.

Arıza yerinde giderilebiliyor mu?

Arıza tespiti yapılır.

Hayır

Parça değişimi vs.

gerekiyor mu?

Teknik rapor ve teknik şartname düzenlenerek ilgili birime teslim edilir.

Arızanın giderilmesi amacıyla gerekli işlemler yapılır.

Arızanın giderilmesinin ardından Arıza Bildirim Sistemi üzerinden destek talebi

sonlandırılır.

Evet

Evet

Arıza Tespit Tutanağı Hayır

DONANIMSAL ARIZALARIN GİDERİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Süreç Kodu: 5.2.1.04

İŞ SÜRECİ: SBNET Projesi İl Koordinatörlüğü

(1) SBNET’e dâhil olan tüm lokasyonların (her iki VPN bulutuna dâhil tüm uç birimleri), şehir içi ve şehirlerarası VPN devrelerinin SBANMS (Sağlık Bilişim Ağı Network İzleme Sistemi) üzerinden takibi yapılır.

(2) Erişilemeyen lokasyon olması durumunda gerekli kontroller sağlanarak gerektiğinde SBA Yönetim Sistemi üzerinden arıza bildirimi yapılır.

(3) SBNET’e dâhil olan tüm lokasyonların, şehir içi ve şehirlerarası VPN devrelerinin bant genişliği kullanım oranları takip edilerek ihtiyaç duyulması halinde bant genişliği hız arttırımı yapılır.

(4) Yeni lokasyonların hizmete girmesi durumunda SBA Yönetim Sistemi üzerinden yeni lokasyon talebi oluşturulur.

(5) Yeni lokasyon kaydının oluşturulmasının ardından Bakanlık tarafından tahsis edilen IP aralığına göre ilgili lokasyonda IP planlaması yapılır.

(6) Yeni Lokasyon için kurulum talebi girilerek gerekli cihaz ve hat kurulumlarının yapılması sağlanır.

(7)

SBNET e dâhil olan tüm lokasyonların (Her iki VPN bulutuna dâhil tüm uçbirimlerin), şehir içi ve şehirlerarası VPN devrelerinin SBANMS (Sağlık Bilişim

Ağı Network İzleme Sistemi) üzerinden takibi yapılır.

Erişilemeyen lokasyon olup olmadığı kontrol edilir.

Lokasyonda enerji sorunu, cihazın kapanması gibi sorunların olup olmadığı kontrol edilir.

Gerektiğinde SBA Yönetim Sistemi üzerinden arıza bildirimi yapılır.

Lokasyonunbant genişliği trafiği incelenerek yeni hız değerine karar verilir.

SBA Yönetim Sistemi üzerinden hız arttırım talebi girilerek hız arttırımı sağlanır.

Yeni Lokasyon için kurulum talebi girilerek gerekli cihaz ve hat kurulumlarının yapılması

sağlanır.

Erişilemeyen Lokasyon Var mı?

SBNET e dâhil olan tüm lokasyonların, şehir içi ve şehirlerarası VPN devrelerinin bant genişliği

kullanım oranları takip edilir.

Hız Arttırımı Gerekiyor mu?

Yeni lokasyonların hizmete girmesi durumunda SBA Yönetim Sistemi üzerinden yeni lokasyon

talebi oluşturulur.

Yeni lokasyonkaydının oluşturulmasının ardından Bakanlık tarafından tahsis edilen IP aralığına göre

ilgili lokasyonda IP planlaması yapılır.

Evet

Hayır

Evet

Hayır

R1

K1

K1: Arızanın lokalde çözülüp çözülemeyeceği.

R1: Kazı izni alınamaması, fiber hat çekilememesi gibi sebeplerle Yüklenici Firma tarafından yapılması gereken kurulumların gecikmesi sonucunda yeni hizmete giren binanın vpn ve internet erişiminin sağlanamaması.

SBNET PROJESİ İL KOORDİNATÖRLÜĞÜ İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

Süreç Kodu: 5.2.1.05

İŞ SÜRECİ: Bilgi Güvenliği Faaliyetleri

(1) Adana İl Sağlık Müdürlüğü Bilgi Güvenliği Politikası, Bilgi Güvenliği Prosedürleri, Planları ve Formaları üzerinde ihtiyaç duyulması halinde gerekli güncellemelerin yapılması.

(2) Adana İl Sağlık Müdürlüğü Bilgi Güvenliği Komisyonu tarafından ihlal bildirimleri, internet erişim kısıtlaması, alınacak önlemlerin belirlenmesi vb. konularda değerlendirme yapmak amacıyla toplantı düzenlenmesi.

(3) Genel bilgilendirme yapılması amacıyla her Müdürlük\Şube\Birimden daha önce belirlenen Bilgi Güvenliği sorumlularıyla birlikte toplantı düzenlenmesi.

(4) Bakanlığımız SOME Birimi tarafından gelen talimatlar doğrultusunda gerekli önlemlerin alınması.

(5) Göreve yeni başlayan personellere Bilgi Güvenliği Farkındalık Eğitimi verilmesi.

Adana İl Sağlık Müdürlüğü Bilgi Güvenliği Politikası, Bilgi Güvenliği

Prosedürleri, Planları ve Formları üzerinde gerekli güncellemeler

yapılır.

Adana İl Sağlık Müdürlüğü Bilgi Güvenliği Komisyonu tarafından ihlal bildirimleri,

internet erişim kısıtlaması, alınacak önlemlerin belirlenmesi vb. konularda değerlendirme yapmak amacıyla toplantı

düzenlenir.

Genel bilgilendirme yapılması amacıyla her Müdürlük\Şube\Birimden daha önce belirlenen Bilgi Güvenliği sorumlularıyla

birlikte toplantı düzenlenir.

Bakanlığımız SOME Birimi tarafından gelen talimatlar doğrultusunda gerekli

önlemler alınır.

Göreve yeni başlayan personellere Bilgi Güvenliği Farkındalık Eğitimi verilir.

K1

K1: Bilgi güvenliği dokümanlarının güncellenmesine ihtiyaç duyulup duyulmadığı.

BİLGİ GÜVENLİĞİ FAALİYETLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Süreç Kodu: 5.2.1.06

İŞ SÜRECİ: E-İmza İşlemleri

(1) Müdürlüğümüz bünyesinde imza yetkisine sahip İl Sağlık Müdürü, İlçe Sağlık Müdürleri, Müdür Yardımcıları ve Şube Müdürleri ile e-imza ihtiyacı bulunan diğer personeller tarafından ilk başvuru, yenileme, kayıp-çalıntı durumlarına göre Sağlık Bakanlığı E-İmza Başvuru Portalinden bireysel başvuru yapılır.

(2) İlk başvuru için NES(Nitelikli Elektronik Sertifika) ile beraber Mini Kart Okuyucu başvurusu da yapılır.

(3) E-İmza sertifika süresi 3 aydan az kalan personeller için yenileme başvurusu yapılır.

(4) Kayıp-çalıntı işlemlerinde ise kamusm.gov.tr adresinde belirtilen banka hesaplarına belirtilen ücretin yatırılması sağlanır.

(5) İlk başvuru ve kayıp çalıntı işlemlerinde, Sağlık Bakanlığı E-İmza Başvuru Portalinden yapılan bireysel başvurunun son adımında sistem tarafından oluşturulan formun çıktısı ıslak imza ile imzalanarak Kurum Yetkilisine iletilir.

(6) Yapılan başvurunun sistem üzerinden Kurum Yetkilisine gönderilmesi ve başvurunun uygun görülmesi halinde başvuru Kurum Yetkilisi tarafından onaylanır.

(7) Kurum Yetkilisine teslim edilen ıslak imzalı başvuru formu ve var ise ödeme dekontu üst yazı ile TÜBİTAK’a iletilir.

(8) NES ve var ise mini kart okuyucu TÜBİTAK tarafından kurye ile başvuru yapan personelin iş adresine gönderilir.

Sağlık Bakanlığı E-İmza Başvuru Portalinden bireysel başvuru yapılır.

kamusm.gov.tr adresinde belirtilen

banka hesaplarına belirtilen ücretin yatırılması sağlanır.

İlk Başvuru mu?

Yenileme Başvurusu mu ?

Bireysel başvurunun son adımında sistem tarafından oluşturulan formun çıktısı ıslak imza

ile imzalanarak Kurum Yetkilisine iletilir.

Bireysel başvurunun son adımında sistem tarafından oluşturulan form elektronik imza ile imzalanarak

başvuru Kurum Yetkilisine gönderilir.

Başvuru Kurum Yetkilisi tarafından onaylanır.

Kurum Yetkilisine teslim edilen ıslak imzalı başvuru formu ve\veya ödeme dekontu üst yazı ile TÜBİTAK a iletilir.

Evet

Hayır

Hayır

Evet

NES ile beraber mini kart okuyucu başvurusu da

yapılır.

K1

R1

K1: Başvurunun uygun olup olmadığı

R1: Postada yaşanan gecikmeler nedeniyle elektronik imzanın geç ulaşması.

E-İMZA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Süreç Kodu: 5.2.1.07

İŞ SÜRECİ: EBYS İşlemleri

(1) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinde yetki tanımlanması\kaldırılması, birim değişikliği vb. işlemler için üst yazı ile ilgili talep Birimimize iletilir.

(2) Talep değerlendirilerek EBYS İl Admini tarafından EBYS üzerinde gerekli tanımlamalar yapılır.

(3) Yetki kısıtlaması nedeniyle talebin karşılanamadığı durumlarda konu Yazılım Destek Sistemi üzerinden Bakanlığımız EBYS Birimine aktarılarak çözüm sağlanır.

(4) Talebin karşılanmasının ardından ilgili Birime üst yazı ile geri dönüş yapılarak konunun ilgili personele tebliğ edilmesi ve hazırlanacak tebliğ-tebellüğ belgesinin Birimimize gönderilmesi talep edilir.

(5) Birimimize gönderilen tebliğ-tebellüğ belgesi dosyalanır.

EBYS üzerinde yetki tanımlanması\

kaldırılması, birim değişikliği vb. işlemler için talepler üst yazı ile Birimimize iletilir.

Yetki Kısıtlaması Var mı?

EBYS İl Admini tarafından EBYS üzerinde gerekli tanımlamalar

yapılır.

Hayır

Yazılım Destek Sistemi üzerinden Bakanlığımız EBYS Birimine aktarılarak

çözüm sağlanır.

Evet

Talebin karşılanmasının ardından ilgili Birime üst yazı ile geri dönüş yapılarak konunun ilgili personele tebliğ edilmesi ve

hazırlanacak tebliğ-tebellüğ belgesinin Birimimize gönderilmesi talep edilir.

Tebliğ-Tebellüğ Belgesi

EBYS İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Süreç Kodu: 5.2.1.08

İŞ SÜRECİ: Web Sitesi İşlemleri

(1) Müdürlüğümüze ait web sayfalarının (adanasm.gov.tr, saglikturizmi.adanasm.gov.tr, healthtourism.adanasm.gov.tr) güncelliğinin sağlanması amacıyla bazı kamu kurum ve kuruluşlarına, Valiliklere, derneklere vb. ait web sayfasının takibi yapılarak haftalık web takip çizelgesi oluşturulur.

(2) Oluşturulan web takip çizelgesi ilgili Birim Sorumlusuna gönderilerek hangi duyuru ve\veya haberlerin web sayfalarımızda yayınlanması gerektiği değerlendirilir.

(3) Uygun görülen duyuru ve\veya haberler ilgili web sayfasında yayınlanır.

(4) Birimlerden daha önce belirlenen personellerce ihtiyaç duyulması halinde kendi Birimleriyle ilgili duyuru, doküman, evrak, form vb. içerikler Müdürlüğümüz resmi web sayfasına (adanasm.gov.tr) ait yönetim paneli kullanılarak yüklenir.

(5) Girilen içeriklerin kontrolü Birimimizce sağlanarak onay verilmesi durumunda resmi web sayfasında yayına girmesi sağlanır.

(6) Müdürlüğümüze ait web sayfaları ile ilgili tasarım, kodlama vb. güncellemelere ihtiyaç duyulduğu durumlarda talep ilgili personellerce değerlendirilerek yapılmasına karar verilen güncellemeler öncelikle test ortamında uygulanır.

(7) İlgili amirlerce değerlendirilerek onay verilmesi durumunda web sayfalarının koşmakta olduğu sunucuda gerekli güncellemeler yapılır.

(8) İlgili web sayfasında gerekli kontroller yapılarak sayfanın sorunsuz bir şekilde yayına devam etmesi sağlanır.

Bazı kamu kurum ve kuruluşlarına, Valiliklere, derneklere vb. ait web sayfasının takibi yapılarak

haftalık Web takip çizelgesi oluşturulur.

Seçilen duyuru ve\veya haberler web sayfasında yayınlanır.

Diğer birimlerden, duyuru, doküman, evrak, form vb.

içeriklerin Müdürlüğümüz resmi web sayfasında yayınlanması ile ilgili talepler, üst yazı ile alınır.

Talep edilen içeriklerin resmi web sayfasında yayına girmesi sağlanır.

K2 K1

K1: Birim sorumlusu tarafından seçilen duyuru ve\veya haberlerin uygun olup olmadığı.

K2: İçeriklerin web sayfası yayınlama kurallarına uygun olup olmadığı.

WEB SİTESİ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Süreç Kodu: 5.2.1.09

İŞ SÜRECİ: Uygulamalar için Şifre, Yetki ve Destek Talebi İşlemleri

(1) Bakanlığımızca geliştirilen Sağlık.Net, KDS, ÇKYS, TSİM uygulamaları üzerinde şifre ve yetki tanımlanması için talepler

Başkanlık\Birim\Müdürlük\Başhekimlik\TSM’lerden üst yazı ile Birimimize iletilir.

(2) Şifre ve yetki talepleri değerlendirilerek uygulamadan sorumlu personele iletilir.

(3) İlgili personelce şifre ve\veya yetki tanımlaması işlemi yapılır.

(4) İhtiyaç duyulması halinde Yazılım Destek Sistemi üzerinden Bakanlığımızdan teknik destek alınır.

(5) Tanımlanan şifreler kapalı zarf içerisinde üst yazı ekinde gönderilerek, ilgili personele tebliğ edilmesi istenir.

(6) İlgili personele tebliğ edilmesinin ardından Birimimize gönderilen tebliğ-tebellüğ belgesi dosyalanır.

Sağlık.Net, KDS, ÇKYS, TSİM uygulamaları üzerinde şifre ve yetki tanımlanması için

talepler üst yazı ile Birimimize iletilir.

Şifre ve yetki talepleri değerlendirilerek uygulamadan sorumlu personele iletilir.

İlgili personelce şifre ve\veya yetki tanımlaması işlemi yapılır.

İhtiyaç duyulması halinde Yazılım Destek Sistemi üzerinden Bakanlığımızdan teknik

destek alınır.

Tanımlanan şifreler kapalı zarf içerisinde üst yazı ekinde gönderilerek, ilgili personele

tebliğ edilmesi istenir.

Tebliğ-Tebellüğ Belgesi

UYGULAMALAR İÇİN ŞİFRE, YETKİ VE TEKNİK DESTEK TALEPLERİ

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Süreç Kodu: 5.2.1.10

İŞ SÜRECİ: Teknik Rapor ve Teknik Şartname Hazırlama

(1) Müdürlüğümüz ve bağlı birimlerinde ihtiyaç duyulan ve Birimimizin alanına giren malzemelerinin alımının yapılabilmesi amacıyla ilgili birim tarafından teknik şartname hazırlanması talebi Birimimize üst yazı ile iletilir.

(2) Talep edilen malzeme ve talebi yapan birim ihtiyaçları değerlendirilerek ilgili personeller tarafından asgari teknik özellikleri içeren teknik şartname hazırlanır.

(3) Arızalı malzemenin yerine yenisinin alınmak istendiği durumlarda Birimimizin alanına giren konularda arızalı malzeme ile ilgili teknik rapor düzenlenir.

(4) Hazırlanan teknik şartname ve\veya teknik rapor üst yazı ile talebi yapan birime iletilir.

İhtiyaç duyulan malzemelerinin alımının yapılabilmesi amacıyla ilgili birim tarafından

teknik şartname hazırlanması talebi Birimimize üst yazı ile iletilir.

Talep edilen malzeme ve talebi yapan birim ihtiyaçları değerlendirilerek sorumlu personeller tarafından asgari teknik özellikleri

içeren teknik şartname hazırlanır.

Arızalı malzemenin yerine yenisinin alınmak istendiği durumlarda Birimimizin alanına

giren konularda arızalı malzeme ile ilgili teknik rapor düzenlenir.

TEKNİK RAPOR VE TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

Süreç Kodu: 5.2.1.11

İŞ SÜRECİ: E-Posta Takibi

(1) Müdürlüğümüz resmi e-posta adresine (adana@saglik.gov.tr) gelen e-postalar sorumlu personel tarafından gün içerisinde belirli periyotlarla kontrol edilir.

(2) Gelen e-postalar sorumlu personel tarafından konusuna göre değerlendirilir.

(3) E-posta Müdürlüğümüz bünyesinde yer alan başka bir birimi ilgilendiriyorsa ilgili birimin e-posta adresine yönlendirilerek ilgili personele telefon ile bilgi verilir.

(4) Ayrıca ilgili amirin e-posta adresine bilgi amaçlı gönderilir.

(5) Vatandaşlardan gelen talep\görüş\şikayet vb. e-postalar ilgili Başkanlık e-posta

adresine gönderilir. Başvuruyu sonuçlandırarak tarafımıza e-posta ile geri dönüş yapan ilgili Başkanlığın cevabı başvuru takip listesine işlenir.

(6) E-Postanın gereği yapıldıktan sonra bir kopyası sorumlu personelin bilgisayarında yedeklenir.

E-Posta kutusu sorumlu personel tarafından gün içerisinde belirli

periyotlarla kontrol edilir.

Gelen e-postalar sorumlu personel tarafından konusuna göre

değerlendirilir.

İlgili birimin e-posta adresine yönlendirilerek ilgili personele telefon

ile bilgi verilir.

Başka bir Birimi mi ilgilendiriyor?

Vatandaşlardan gelen talep\görüş\şikayet vb. e-postalar ilgili Başkanlık e-posta

adresine gönderilir.

Ayrıca ilgili Amir e-posta adresine bilgi amaçlı gönderilir.

Başvuruyu sonuçlandırarak tarafımıza e-posta ile geri dönüş

yapan ilgili Başkanlığın cevabı başvuru takip listesine işlenir.

Evet

Hayır

R1

K1

K1: Gelen e-postanın spam olup olmadığı.

R1: İlgili Başkanlığın süreci geç sonlandırması sonucu vatandaşa geç bilgi verilmesi.

E-POSTA TAKİBİ İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

Süreç Kodu: 5.2.1.12

İŞ SÜRECİ: Birimler-Kurumlar Arası Koordinasyon, Yazışma

(1) İlgili yazı Birime ulaşır.

(2) Birim Sorumlusu söz konusu yazı içeriğiyle ilgili görevli olan personele yazıyı havale eder.

(3) İlgili personel tarafından gelen yazının gereği yapılır.

(4) Konuyla ilgili gerekli cevabi yazı yazılır.

(5) Onaylanmak üzere ilgili amire gönderilir.

Birim Sorumlusu söz konusu yazı içeriğiyle ilgili görevli olan personele yazıyı havale eder.

İlgili personel tarafından gelen yazının gereği yapılır.

Diğer birimlerden evraklar Birimimize ulaşır

Gerekli cevabi yazı yazılır.

K1

K1: Gelen yazının birimimizi ilgilendirip ilgilendirmediği.

BİRİMLER-KURUMLAR ARASI KOORDİNASYON, YAZIŞMA İŞ AKIŞ

SÜRECİ ŞEMASI

Süreç Kodu: 5.2.1.13

İŞ SÜRECİ: Personel İş ve İşlemleri

(1) Birimimize yeni gelen personelin başlayışı için gerekli iş ve işlemler, yazışmalar yapılır.

(2) Personelin özlük haklarıyla (izin, rapor, şifre işlemleri vb. gibi) ilgili tüm yazışmalar yapılır.

(3) Personelin ayrılış işlemleriyle ilgili yazışmaların yapılması sağlanır.

Personelin başlayışı için gerekli iş ve işlemler, yazışmalar yapılır.

Personelin özlük haklarıyla (izin, rapor, şifre işlemleri vb. gibi) ilgili tüm yazışmalar

Yapılır.

Göreve yeni başlayacak olan

personelle ilgili Personel Planlama ve Atama Biriminden yazı gelİr.

PERSONEL İŞ VE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Süreç Kodu: 5.2.1.14

İŞ SÜRECİ: Ek Ödeme Gün Bildirimi

(1) Her ayın son iş günü personelin çalıştığı gün sayısı hesaplanır.

(2) Ek ödeme gün bildirim formu hazırlanır.

(3) Form Birim Sorumlusu’nun onayına sunulur.

(4) Onaylanan form üst yazı ile İdari ve Mali Hizmetler Birimi’ne gönderilir.

Her ayın son iş günü personelin çalıştığı gün sayısı hesaplanır.

Ek ödeme gün bildirim formu hazırlanır.

Ek Ödeme Gün Bildirim

Form Birim Sorumlusu nun onayına sunulur.

K1

K1: Personelin çalışma gün sayılarının doğru olup olmadığı.

EK ÖDEME GÜN BİLDİRİMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ ŞEMASI

Süreç Kodu: 5.2.1.15

İŞ SÜRECİ: : Haftalık Çalışma Raporu

(1) Her haftanın son iş günü şube personeli, o haftaki yaptığı iş ve işlemlerin dökümünü kaydeder.

(2) Tüm personelden toplanan iş ve işlemler sorumlu personel tarafından Haftalık Çalışma Raporu Formuna kaydedilir.

(3) Form Birim Sorumlusuna e-mail ile bildirilir.

Birim personeli, her haftanın son iş günü o hafta yaptığı iş ve işlemlerin dökümünü

kaydeder.

Toplanan iş ve işlemler sorumlu personel tarafından Haftalık Çalışma Raporu

Formuna kaydedilir.

Haftalık Çalışma Raporu

HAFTALIK ÇALIŞMA RAPORU İŞ AKIŞ ŞEMASI

Başkanlık : Personel ve Destek Hizmetleri Başkanlığı

Birim : İstatistik ve Bilgi İşlem Birimi

Hassas Görevler Hassas Görevi Olan

Personel Risk Düzeyi

Görevin Yerine Getirilmeme

Sonucu

Alınması Gereken Önlemler ve Kontroller

Sistem Yönetimi Yüksek

Sunucular üzerinde veri kaybının

yaşanması.

Sunucuların donanımsal olarak

zarar görmesi.

Sunucu ve sistemlerin belirlenen prosedürlere göre düzenli takibinin yapılması. Yedekleme

Planının uygulanması.

Network Yönetimi Yüksek

İnternet erişim sorunu. Bakanlık

Uygulamalarına erişimin sağlanamaması.

Güvenlik Duvarı üzerinde bant genişliği kontrolünün sağlanması.

Güvenlik Duvarı ve network cihazlarının yedekliğinin sağlanması.

Donanımsal Arızaların Giderilmesi Orta

Personel bilgisayarlarının kullanılamaması ve

iş gücü kaybı.

Periyodik bakım çalışmaları

SBNET Projesi İl Koordinatörlüğü Yüksek

Lokasyonların internete ve Bakanlık

Uygulamalarına erişememesi.

SBA Network İzleme Sistemi üzerinden lokasyonların takibi.

Bilgi Güvenliği Faaliyetleri Yüksek

Bilgi güvenliği açıklıklarının

oluşması.

Bakanlık SOME Birimi ile koordineli çalışarak gerekli önlemlerin alınması. Düzenli

bilgilendirme ve eğitim faaliyetleri.

E-İmza İşlemleri Orta

Personellerin e-imza ile işlem yapmasını gerektirecek işlerinin

sekteye uğraması.

E-İmza başvuru ve temini adımlarının doğru işletilmesi.

EBYS İşlemleri Orta

Personellerin EBYS üzerinden takip etmesi gereken resmi yazılara erişememesi.

EBYS ile ilgili gelen kullanıcı ve yetki tanımlama taleplerine

ivedilikle cevap verilmesi.

Web Sitesi İşlemleri Orta

Web sayfasının güncelliğinin sağlanamaması.

Günlü duyuruların gecikmesi.

Haftalık web takip çizelgesinin düzenli olarak oluşturulması.

Uygulamalar İçin Şifre, Yetki ve

Destek Talebi İşlemleri Orta

Personellerin Bakanlık uygulamaları üzerinden yürütmesi

gereken işlerin sekteye uğraması.

Bakanlık Uygulamaları ile ilgili gelen kullanıcı ve yetki tanımlama taleplerine ivedilikle

cevap verilmesi.

Teknik Rapor ve Teknik Şartname

Hazırlama Orta

İhtiyaç duyulan teknik donanım ve malzemenin temin

edilememesi.

Gerektiğinde yerinde inceleme yapılarak ihtiyacın doğru

belirlenmesi.

E-Posta Takibi Orta

Acil e-postaların ilgili birime geç ulaştırılması ve ilgili birim tarafından geç

işlem yapılması.

E-Posta kutusuna gelen e- postaların uyarı şeklinde

görüntülenmesi.