Ordu Üniversitesi Ünye İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İş Akış Şemaları: % 10'a giren öğrencilerin Tesbit Edilmesi

(1)

% 10'a giren öğrencilerin Tesbit Edilmesi

Sorumlular

İşlev İşlev

şa m a

Dönem sonu sınavlarının sona ermesi, notların otomasyon

sistemine aktarılması

Otomasyon sisteminden verilerin kontrol edilmesi

Tüm derslerden başarılı olanlara ait sıralamanın yapılarak çıktıların alınması

Ö.İ.D.B.

Sıralamadaki öğrencilerin transkriptlerinin tek tek

kontrol erdilmesi

Sınıflardaki öğrenci sayılarının çıkarılması, her

bir sınıf için kontenjanın belirlenmesi

%10'a giren öğrencilere ait sıralama yapılması ve

Yönetim kurulu için Dekanlığa havale edilmesi

Listeler uygun hayır mu?

Yeniden kontrol edilmek üzere Kontrol edilmesi

Listelerin yönetim kurulunda karar

altına alınması

Kararın yazılması, web sayfasında ilan edilmesi,

ilgililere ve Rektörlük Makamına yazılması Eksiklik giderildikten sonra

Dekanlık Öğrenci İşleri

Dekanlık Öğrenci İşleri i

Fakülte Sekreteri

Hazırlayan: Onaylayan:

(2)

Askerlik Tecil Belgesi(Ek C) Hazırlanması

Sorumlular

İşlev İşlev

A şa m a

Erkek Öğrencinin Askerlik Çağına Gelmesi, mezun olması, ilişiğinin kesilmesi

Otomasyon proğramında öğrenci bilgilerinin

kontrol edilmesi

EK C belgesinin düzenlenmesi

Belgenin İncelenmesi

Belgenin İmzalanması

Belgenin kayda alınması

Belgenin 1. suretinin posta ile ilgili askerlik şubesine

gönderilmesi

Belgenin 2. suretinin öğrencinin dosyasına

konulması

Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Sekreteri

Fakülte Sekreteri

Evrak Kayıt Memuru

Hazırlayan Onaylayan:

(3)

Burs Başvuru İşlemleri

Sorumlular

İşlev İşlev

şa m a

Burs Duyurusunun Yapılması

Başvurular için belirli bir tarih aralığının verilmesi

Bursa Başvurmak isteyen öğrencilerin Dekanlık öğrenci

işlerinden başvuru formunu almaları

Başvuru formunun doldurulması ve süresi içerisinde varsa istenen belgelerle birlikte Dekanlığa

teslim edilmesi

Başvuru evraklarının Burs Komisyonuna

verilmesi

Komisyon tarafından belirlenen kriterler çerçevesinde öğrencilerin

tesbit edilmesi

Seçilen öğrencilerin komisyon raporu yazılarak

liste halinde, komisyon tarafından Dekanlığa teslim

edilmesi

Burs kazanan öğrencilerin listesinin ilan edilmesi ve

kazanan öğrencilerin isimlerinin ilgili yerlere

yazılması

İlgili Öğrenci

Burs Komisyonu

(4)

Ders Ekleme-Silme Başvurusu

Sorumlular

İşlev İşlev

A şa m a

Akademik takvimde ilan edilen sürenin gelmesi

Ders kayıt formunda eklenecek-silinecek dersin belirlenmesi

Ekle-Sil Formunun Danışman ile birlikte

doldurulması

Formun, Danışmana ve Bölüm Başkanına

imzalatılması

İmzalama süreci bittikten sonra formun, Dekanlık

öğrenci İşlerine teslim edilmesi

Formda yazılı olan dersin/derslerin

otomasyona işlenmesi

Alınan çıktının öğrenciye verilmesi, bir çıktının öğrencinin dosyasına konulması, diğer çıktının ise

danışmana gönderilmesi

Dekanlık

İlgili Öğrenci

İlgili Sınıf Danışmanı-İlgili Öğrenci

İlgili Öğrenci, Danışman,Bölüm Başkanı

İlgili Öğrenci

Dekanlık Öğrenci İşleri-İlgili Öğrenci

Hazırlayan Onaylayan

(5)

Ders Kaydının yapılması

Sorumlular

İşlev İşlev

şa m a

Ders kayıt yenileme tarihlerinin

başlaması

Otomasyon sisteminde derslerin

seçilmesi

Ders seçimi uygun mu?

hayır Başvurusunu

yeniden yapmalı

evet

Danışman tarafından, ders proğramı ve öğrencinin kaldığı

dersler esas alınarak ders kaydının incelenmesi, uygun ise

onaylanması

Çıktı alınarak, danışman ve öğrenci tarafından imza altına alınması

Çıktının biri danışmanda, ikincisinin öğrencide

kalması,

3. çıktının ise ders kayıt süresi bitiminde toplu olarak

Dekanlığa gönderilmesi Derslerin yeniden

seçilmesi

Dekanlık

İlgili Öğrenci

İlgili Sınıf Danışmanı

İlgili Sınıf Danışmanı, İlgili öğrenci

İlgili Sınıf Danışmanı, ilgili öğrenci

İlgili Sınıf Danışmanı

(6)

Ders Muafiyeti Başvurusu

İşlev İşlev

A şa m a

Süresi içerisinde başvurunun

yapılması

Başvurunun Bölüm.Başkanlığına yapılması,

dilekçe ekinde transkript ve müfredat bulunması

Başvurunun kayda alınması, incelenerek komisyona havale edilmesi

Muafiyet başvurusunun, üst yazı ile ilgili Bölüm Muafiyet Komisyonuna

gönderilmesi

Komisyon tarafından başvuru evraklarının

incelenmesi

Komisyon raporunun Bölüm Başkanlığına

gönderilmesi

Muafiyet komisyonu raporunun üst yazı ile Dekanlığa gönderilmesi Başvuru uygun

mu?

evet Başvurusunun red

edildiği yazı ile bildirilmesi

Komisyon Kararının incelenmesi ve yönetim kurulunca görüşülmesi, karar

altına alınması

Kararın ilgiliere gönderilmesi

Dekanlık

İlgili öğrenci

Bölüm Başkanı, Bölüm Sekreteri

Bölüm Sekreteri

Bölüm Muafiyet Komisyonu

Bölüm Sekreteri,

Öğrenci İşleri

(7)

Diploma Bilgileri Formunun Hazırlanması

Sorumlular

İşlev İşlev

şa m a

Rektörlük Makamından ilgili yazının gelmesi, Öğretim yılı

sonu itibarı ile mezun öğrencilerin tesbit edilmesi,

Mezun olan ve çıkış belgesi alan öğrencilere ait mezuniyet

müracaat formlarının incelenmesi

Öğrenci kimlik fotokopileri ve ilgili formlar esas alınarak, bölüm bölüm diploma bilgileri

formunun yazılması

Formun Mezuniyet tarihi esas alınarak

sıralanması

Diploma bilgileri formuna mezuniyet müracaatında bulunmayan ancak dönem

sonu itibarı ile mezun öğrencinin de bilgilerinin

girilmesi

Diploma bilgileri formunun yazılımı bittikten sonra

kontrol edilmesi

Formların İlgili kısımlarının imzalatılması

Formların ekleri ile birlikte üst yazı ile kayda girdikten

sonra diplomalarının hazırlanması amacıyla

Rektörlük Ö.İ.D.B.

gönderilmesi

Formların bir suretinin dosyasına

konulması

Rektörlük Ö.İ.D.B., Dekanlık Öğrenci İşleri

Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Sekreteri, Evrak Kayıt Memuru

(8)

Haftalık Ders Proğramlarının hazırlanması

Sorumlular

İşlev İilev

A şa m a

Ders görevlendirilme

işleminin tamamlanması,

Proğramı hazırlamakla öğretim elemanı görevlendirilmesi

Her Bölüm için lisans proğramı ve lisans proğramındaki dersleri verecek öğretiğm elemanı

listesi hazırlanması

Listelerin ve proğram şablonunun, ders proğramını hazırlamakla görevli öğretim

elemanına verilmesi

İlgili öğretim elemanı tarafından ders proğramının

hazırlanması

Taslak proğramın Dekanlığa teslim

edilmesi

Proğramın Dekanlıkça incelenmesi, dersliklerin

belirlenmesi

Proğramın Dekan onayına sunulması, imzadan sonra ilgili

birimlere yazılması, web sayfasında ilan edilmesi

Dekanlık Personel İşleri

İlgili Öğretim Elemanı

Dekanlık Öğrenci İşleri İlgili Dekan Yardımcısı, Dekanlık

Öğrenci İşleri

(9)

İlişik kesme başvurusu

Sorumlular

İşlev İşlev

şa m a

İlişik kesme belgesinin Dekanlık öğrenci işleri bürosundan alınması

İlişik kesme belgesinin ilgili

birimlere imzalatılması

Belgenin imza işlemi sona erdikten sonra Öğrenci İşleri

Bürosuna teslim edilmesi

İlgili öğrencinin talebinin ve

belgenin incelenmesi

Başvurusu uygun mu hayır

Belgeyi tamamlatılması gerektiği bildirilir

evet

Kayıt silme başvurusu kabul

edilmesi

Öğrenci Dosyasındaki belgelerin asıllarının kendisine imza karşılığı

verilmesi

Kayıt Silme durumunun otomasyon proğramna

işlenmesi

İlgili Bölüme ve Rektörlük öğrenci

İşlerine yazılması

İlgili Öğrenci

İlgili öğrenci

İlgili Öğrenci

Dekanlık Öğrenci İşleri- İlgili Öğrenci

(10)

Kayıt Dondurma Başvurusu

Sorumlular

İşlev İşlev

A şa m a

Süresi İçerisinde Başvurunun Yapılması(Ders Kayıt

yenileme süresi öncesinde)

Başvurunun Mazerete ilişkin belge ile Dekanlığa

yapılması

Başvuru dilekçesinin kayda Alınması

Başvuru dilekçesinin Öğrenci İşlerine havale Edilmesi

Başvurunun İncelenmesi

Başvurusu uygun mu?

hayır Talebinin eksik

belge ile uygun olmadığının ilgili öğrenciye yazılması

evet

Başvuru dilekçesinin Yönetim Kurulunda karar altına alınması

Kararın ilgili öğrenciye, bölüme ve Rektörlüğe

yazılması

Kararın askerlik şubesine, KYK ya bildirilmesi, otomasyon sistemine

işlenmesi

İlgili Öğrenci

Evrak Kayıt Memuru

Fakülte Sekreteri

(11)

Mazeret Sınavı Başvuruları

Sorumlular

İşlev İşlev

A şa m a

Mazerete ilişkin belge ile başvurunun

yapılması

Mazeret Sınavı isteğinin kayıt altına

alınması

Başvurusu ve belgeleri uygun mu?

hayır Mazeret Sınavı

İsteğinin ret edilmesi

evet Mazaret Sınavı isteği uygun olanlara ait liste ve

sınav proğramı hazırlanması

Öğrencilere ait evrakların ve taslak mazeret sınav

proğramının.yönetim kurulunda görüşülmesi

Yönetim kurulu kararının yazılması

Kararın ve mazeret sınavı proğramının, başvurusu red edilen öğrencilerin isimlerinin ilan edilmesi,

Bölümlere yazılması

İlgili Öğrenci

Evrak Kayıt Memuru

Dekanlık Öğrenci İşleri,

Fakülte Sekreteri, Y.Kurulu

Fakülte Sekreteri

(12)

Mazeretli Ders Kaydı Yaptırma Başvurusu

Sorumlular

İşlev İşlev

A şa m a

Mazereti nedeniyle Süresi İçerisinde Ders

kaydını yaptıramaması

Başvurunun mazeret belgesi ile

birlikte Dekanlığa yapılması

Başvurunun kayda alınması, Dekanlıkça incelendikten sonra Öğrenci İşlerine havale

edilmesi

Başvurunun incelenmesi hayır

Belgenin uygun olmaması halinde

red yazısının yazılması

evet

Başvurunun Yönetim Kurulunda karar altına alınması

Kararın ilgili öğrenciye yazılması

Kararın Rektörlük Makamına yazılması, ilgili öğrencinin öğrenim harcını

yatırması, ders kaydının yapılması

İlgili Öğrenci

Evrak Kayıt Memuru,Fakülte Sekreteri

Fakülte Sekreteri

Dekanlık Öğrenci İşleri, İlgili Sınıf Danışmanı

(13)

Mezuniyet Belgesi Başvuru İşlemleri(Kayıp Nedeniyle)

İşlev İşlev Sorumlular

şa m a

Mezuniyet belgesinin yenisini almak için kaybettiğini belgelemek şartı ile Dekanlığa

Dilekçe ile başvuru yapılması

Dilekçenin ve ekindeki yerel gazetede yayımlanmış kayıp ilan küpürü ile birlikte kayda alınması

Dilekçenin Öğrenci İşlerine havale

edilmesi

Dilekçenin ve ekindeki belgenin

incelenmesi

Başvurusu Uygun mu?

hayır Başvurusunun eksik

olduğunun ilgiliye yazılması

evet

Mezun öğrenciye ait mezuniyet belgesinin dosyasında kalan 2. suretinin

2 adet fotokopisinin çekilmesi

Belgelerin arkasına belgenin kayıptan dolayı düzenlendiğine dair ibare

düşülmesi

Belgenin imzaya sunulması

Belgenin imzadan sonra kayda alınması, mühürlenerek, başvuru

sahibine imza karşılığı verilmesi

2. suretinin mezunun dosyasına konulması

Başvuru Sahibi

Evrak Kayıt Memuru

Fakülte Sekreteri, Dekan

(14)

Mezuniyet Belgesi Müracaatı

Sorumlular

İşlev İşlev

A şa m a

Mezuniyete hak kazanma, dönem sonu notlarının otomasyonda

aktarılması

Mezuniyet belgesi için ilişik kesme belgesinin

Dekanlık öğrenci İşlerinden alınması

İlişik kesme belgesinin ilgili yerlerinin

imzalatılması

İlişik kesme belgesi ile birlikte müracaat formu, kimlik fotokopisi, öğrenci kimliği ve fotoğrafın, Dekanlık öğrenci işleri

bürosuna teslim edilmesi

Öğrenciye ait başvuru evraklarının incelenmesi,

Mezuniyeti uygun mu?

hayır Kendisine yazı ile

bildirilmesi

evet

Mezunuiyetin otamasyona işlenmesi, bilgilerinin

girilmesi

Mezuniyet belgesinin düzenlenmesi ve Dekan tarafından imzalanması, transkriptin Fakülte sekreterince

imzalanması

Dekanlık

İlgili mezun öğrenci

Dekanlık Öğrenci İşleri-Fakülte Sekreteri- Dekan

Dekanlık Öğrenci İşleri imzalanan belgenin üst

nüshasının mühürlenerek imza karşılığında ilgiliye teslim

edilmesi Mezuniyet Belgesinin suretinin

dosyasına konulması, diğer belgelerin diploma bilgileri formunun hazırlanması amacıyla

ayrı dosyada toplanması

(15)

Mezuniyet İki Ders Müracaatı

Sorumlular

İşlev İşlev

şa m a

Dönem Sonu itibarı ile Mezuniyet için iki dersin

bulunması

İki Ders Dilekçesinin Dekanlığa Akademik takvimde belirlenen süreler içerisinde

verilmesi

Dilekçenin kayda alınması, Öğrenci İşlerine havale

edilmesi

Dilekçenin incelenmesi (transkripti ve lisans proğramı ile birlikte)

Başvurusu uygun mu

evet

Dilekçenin Yönetim Kurulunda görüşülmesi, karar

altına alınması

Kararın üst yazı üst yazı ile ilgililere ve Rektörlük Makamına yazılması, kayda alındıktan sonra

gönderilmesi

Kararın web sayfamızda ilan

edilmesi hayır

İlgili öğrenciye red yazısının yazılması

İlgili Öğrenci

Evrak Kayıt Memuru, Fakülte Sekreteri

Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Sekreteri, F.Yön.Kurulu

Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Sekreteri, Evrak Kayıt Memuru

(16)

Öğrenci Belgesi Verilmesi

İşlev İşlev

A şa m a

Başvuru formunun doldurulması

Öğrenci belgesi kayıt defterine

işlenmesi

Başvuru uygun hayır mu?

Başvurusunu yeniden yapmalı

evet

Öğrenci belgesi kayıt numarası

verilmesi

Otomasyon sistemine bilgileri girilerek öğrenci belgesi çıktısının

alınması

Belgenin ilgili öğrenciye, Fakülte sekreterine

imzalatmak üzere verilmesi

Belgenin Fakülte sekreterince mühürlenip, imzalanarak ilgili öğrenciye

verilmesi

İlgili Öğrenci

Öğrenci İşleri

Öğrenci İşleri, İlgili Öğrenci

Fakülte Sekreteri bilgi

Dileyen öğrencinin e devlet şifresi ile öğrenci

belgesi alabileceğinin kendilerine bildirilmesi

(17)

Öğrenci Dilekçelerine cevap Verilmesi

Sorumlular

İşlev İşlev

şa m a

Öğrencinin isteğini belirtir Dilekçesini Dekanlığa

yazması

Dilekçenin kayda alınması, incelenerek öğrenci işlerine havale

edilmesi

Dilekçede belirtilen konu hakkında inceleme yapılması

Talebi, Bölüm ile ilgili ise, dilekçenin Bölüm Başkanlığına

yazılması ve cevap istenmesi

Gelen cevaba göre veya Dekanlıkça yapılacak incelemeden sonra yasal süre

sınırları içerisinde öğrenciye yazılması

Yazının İmzalanması, kayda

alınması

Yazının İlgili Öğrenciye tebliğ

edilmesi

İlgili Öğrenci

Evrak Kayıt memuru, Fakülte Sekreteri

Dekanlık Öğrenci İşleri ,Bölüm Başkanlığı

Dekan, Evrak Kayıt Memuru

(18)

Öğrenci Disiplin Soruşturması İş Akış Süreçleri

İşlev İşlev Sorumlular

A şa m a

Öğretim elemanı/şikayetçi kişi, işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayet dilekçesine

ekleyerek Bölüm Başkanlığına vermesi

Dilekçenin kayda alınması,dilekçe ve kanıtların üst yazı ile Dekanlık

Makamına gönderilmesi Yazının kayda

alınması, incelenmesi

Dekan(Disiplin Amiri) tarafından soruşturma açılması ve soruşturmacı

görevlendirilmesi, soruşturma yazısının soruşturmacıya tebliğ

edilmesi

Soruşturmacı tarafından ileri sürülen iddialarla ilgili olarak şüpheli veya şüphelilerin ifadeye

çağrılması, ifadede sorulacak soruların olayı aydınlatmaya yönelik

seçilmesi, olayın varsa tanıklarının yazılı ifadesinin alınması, şikayetçinin yazılı ifadesinin

alınması

Soruşturmacının, alınan ifadeler, dinlenen tanık ifadeleri ve elde edilen belgelere göre değerlendirme yapması, şüphelileri savunmaya davet ederek savunmalarının alınması, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkından vazgeçmiş

sayılacağı belirtilerek, savunma için 7 günden az olmamak üzere süre verilmesi,

soruşturma 15 gün içinde tamamlanamıyor ise gerekçesini yazmak

şartı ile ek süre talep edilmesi Savunmaların alınmasından

sonra şüpheli/şüpheli öğrencilerin ceza durumu ile

ilgili Öğrenci İşlerinde yazılı bilgi istenmesi, cevabın

teslim alınması,

Toplanan deliller, alınan ifadeler isnat edilen suçu ispatlamak için

yeterli mi?

hayır

Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadelerinin alınması, gerekli yeni yanıkların yazılı ifadelerinin alınması, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni

kanıtların aranması, Bu doğrultuda soruşturmanın sürdürülmesi evet

Soruşturmacının, elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıkları,alınan ifade ve ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma

sürecinde ortaya konulan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren «Soruşturma Raporu»nu hazırlaması, Raporda Disiplin Yönetmeliği doğrultusunda önerilen cezanın

veya önerilmemiş ise gerekçesinin açıkça belirtilmesi, dizi pusulası hazırlayarak tüm raporu eklerinin üst yazı ekinde dizi pusulası

2 nüsha olarak Dekanlığa teslim etmesi

Soruşturma raporunun kayda alınması, Dekan tarafından incelenmesi, eksiklik

tesbit edilmiş ise, eksikliklerin belirtilerek süresi içerisinde tamamlanarak Dekanlığa gönderilmesi

gerektiğinin yazılması

Soruşturma Dosyası incelenmesinin tamamlanması, Uyarma, Kınama ve 1

haftadan 1 aya kadar uzaklaştırma cezası ise Dekan tarafından verilmesi, ilgili öğrenciye, kişinin ailesine ve YÖK e

bildirilmesi Önerilen ceza, 1 ya da ik i yarıyıl okuldan uzak laştırma

veya yükseköğretim kurumundan çıkarma ise, Fakülte Disiplin Kurulunda görüşülmesi, Görüşülme öncesinde raportör görev lendirilmesi ve raporun 2 gün içi nde

tesl im edilmesi, verilecek cezanın ilgi li öğrenciye , kişinin ailesine, ve YÖK e bildiril mesi

Gerekli Tebligatl arın y erlerine ulaşmasından sonra süresi içerisinde dosyanın ve tüm soruşturma evraklarının bir sureti Dekanlıkta kalmak şartıyla Rektörlük Makamına gönderilmesi,

öğrenciye yazılan y azıda it irazının Üniv ersite Yönetim Kuruluna v ey a idari yargı ya y azılı olarak yapabileceğinin

belirtilmesi

İlgili Öğretim Elemanı-Bölüm Sekreteri

Bölüm Sekreteri, Bölüm Başkanlığı

Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Sekreteri,Dekan, Soruşturmacı öğretim

elemanı

Soruşturmacı Öğretim Elemanı, Fakülte Sekreteri

Evrak Kayıt Memuru, Dekanlık Öğrenci İşleri, Dekan

Fakülte Sekreteri, Dekan, Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Disiplin Kurulu

Dekan, Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Sekreteri

Dekanlık Öğrenci İşleri Soruşturmacı Öğretim Elemanı,Dekanlık

Öğrenci İşleri

Soruşturmacı Öğretim Elemanı,Dekanlık Öğrenci İşleri

(19)

Öğrenci Kimlik Kartı Çıkarma Başvurusu

Sorumlular

İşlev İşlev

şa m a

Öğrenci Kimliğinin Kaybolması veya

yıpranması

Kaybolması halinde yerel gazetede kayıp

ilanının yapılması

İlgili Öğrenci

Dilekçe ile ekinde kayıp küpürü, ödendi dekontu

veya yıpranmış öğrenci kimlik kartı ile Dekanlığa

başvuru yapılması

Dilekçenin kayda alınması

Dilekçenin incelenmesi ve öğrenci işlerine havale edilmesi

Dilekçenin ve ekindeki belgelerin kontrol edilmesi,

belge uygun mu?

evet

Dilekçenin Rektörlük Makamına yazılması, kayda alındıktan sonra

Rektörlük Makamına gönderilmesi

Rektörlükçe kimlik basımı yapılması, Dekanlıkça teslim alınması ve ilgili öğrenciye teslim

edilmesi

İlgili Öğrenci

Evrak Kayıt Memuru

Fakülte Sekreteri

Dekanlık Öğrenci İşleri, Evrak Kayıt Memuru

Rektörlük Öğrenci İşleri, Dekanlık Öğrenci İşleri

hayır Başvurusunun red

edildiğinin öğrenciye yazılması

(20)

Öğrenci Temsilciliği Seçimi İşlemleri

İşlev İşlev Sorumlular

A şa m a

Seçim Sürecinin Rektörlük Makamından alınan

yazı ile başlaması

2 yılda bir yapılan öğrenci temsilciliği seçim takviminin ilan

edilmesi, aday olmak isteyen öğrenciler ile ilgili duyurunun ilgili yerlere asılması, seçim

kurulunun oluşturulması

Bölümlerden aday olmak isteyen öğrencilerin adaylık başvurularını

Dekanlığa yapması, kayda alındıktan sonra öğrenci işlerinde

beklemeye alınması

Adaylık süreci sona erdikten sonra, aday öğrencilerin ilgili yönergedeki adaylık şartlara uygun olup olmadığının

incelenmesi Başvuruları uygun olan

aday kesin listelerinin, hangi bölümlerde seçim olacağının ilan edilmesi, öğrenci seçmen listelerinin

askıya çıkarılması

Adaylara ve seçmen listelerine varsa itirazların

yapılması

İtirazlar var ise seçim kurulu tarafından incelenmesi, sonucun

ilan edilmesi

Seçimin 1. turunun yapılması, mühürlenmiş oy pusulaları ile oy kullanımı

bittikten sonra 3 kişilik kurul tarafından sayım yapılması, öngörülen katılım

sağlanmamış veya adaylardan biri öngörülen orana ulaşamamış ise 2. tura kalması, seçim sonucunun tutanak altına

alınması ve ilan edilmesi Seçimin 2. turunun yapılması,

mühürlenmiş oy pusulaları ile oy kullanımı bittikten sonra 3 kişilik kurul tarafından

sayım yapılması, öngörülen katılım sağlanmamış veya adaylardan biri öngörülen orana ulaşamamış ise 3. tura kalması, seçim sonucunun tutanak altına

alınması ve ilan edilmesi

Seçimin 3. ve son turunun yapılması, bu turda katılım oranı aranmaması ve en

fazla oyu alan adayın kazanması, mühürlenmiş oy pusulaları ile oy kullanımı

bittikten sonra 3 kişilik kurul tarafından sayım yapılması, seçim sonucunun ve

kazanan adayın ilan edilmesi

Her Bölümden kazanan öğrenci temsilcilerinin Fakülte öğrenci temsilcisini

seçmek üzere toplanması, seçimin mühürlenmiş oy pusulaları ile oy kullanılması ve seçim bittikten sonra

sayım yapılması

En fazla oyu alan adayın Fakülte öğrenci temsilcisi, ikin oyu alan adayın yardımcısı

olarak seçilmesi, seçilen öğrencinin isimlerinin üst yazı ile Rektörlük Makamına

bildirilmesi, Seçim tutanaklarının ve tüm evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi

Rektörlük Makamı

Aday Öğrenciler, Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Sekreteri

Seçim Kurulu, Dekanlık Öğrenci İşleri

Seçim Sayım Kurulu, Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Sekreteri

Seçim Kurulu, Dekanlık Öğrenci İşleri, Evrak Kayıt Memuru, Fakülte

Sekreteri

(21)

Önlisans Belgesi Talebi

Sorumlular

İşlev İşlev

şa m a

Başvurunun Yapılması

Başvuru sahibi öğrenciye ilişik kesme belgesi ve talep

formu verilmesi

Formun ilgili yerlere imzalatılması

Formun ve talep formunun Öğrenci İşlerine teslim

edilmesi

Başvuru sahibi öğrencinin durumunun incelenmesi ilk

iki yılın tüm derslerinin transkriptinden kontrol

edilmesi

Başvurusu uygun mu

evet

Önlisans belgesi düzenlenmesi, otomasyona bilgilerinin girilmesi,

sistemden ilişiğinin keslmesi hayır

Talebinin uygun olmadığının ilgili öğrenciye yazılması

Belgenin imzalatılması, imzadan sonra kayda alınması,

Belgenin imza karşılığı öğrenciye verilmesi

Diploma bilgileri formunun ve üst yazının Rektörlük Makamına

gönderilmesi

İlgili Öğrenci

Dekanlık Öğrenci İşleri Hazırlayan: Onaylayan:

(22)

Sınav Notu İtirazı Yapılması

İşlev İşlev

A şa m a

Sınav Sonucunun İlan edilmesi

Sonuca itiraz için başvuru dilekçesinin

Dekanlığa yazılması

Dilekçenin kayıt altına alınması

Başvurusunun Dekanlıkça incelenmesi

hayır Başvurusunu red

edildiğine dair Dekanlıkça ilgiliye

yazı yazılması

evet

Başvurusunun ilgili öğretim elemanına

yazılması

Başvurunun ilgili öğretim elemanı tarafından incelenerek sonucun

Dekanlığa yazılması

Gelen yazının ilgili öğrenciye yazılması

Notunda değişiklik var ise not bildirim formunun düzenlenmesi ve Rektörlük

Öğ.İş.D.B. gönderilmesi

İlgili Öğrenci

Evrak Kayıt

(23)

Sınav Proğramının Hazırlanması

Sorumlular

İşlev İşlev

şa m a

Sınav tarihleri başlamadan 2 hafta

önce hazırlıkların Başlaması

Sınavlara ilişkin evrakların Öğrenci

İşleri Bürosunca Hazırlanması

İlgili evrakların sınav proğramını hazırlayacak ilgililere teslim

edilmesi

Sınav proğramının Yönetmeliğe ve akademik

takvime uygun olarak hazırlanarak Dekanlığa teslim

edilmesi

Taslak proğramın Dekanlıkça incelenmesi

Sınav proğramının imzaya sunulması, imzadan sonra ilan

edilmesi ve ilgili birimlere gönderilmesi

Sınav Proğramını hazırlamakla görevlendirilen öğretim

elemanları

Dekanlık

(24)

Sınıf Danışmanı Görevlendirilmesi

Sorumlular

İşlev İşlev

A şa m a

Danışman atanacak sınıfların Bölüm Başkanlığı tarafından tesbit edilmesi

Fakültede görevli tüm danışman listelerinin Dekana

sunulması

Sınıf Danışmanı olarak görevlendirilecek öğretim elemanlarını tesbit edilmesi

Görevlendirilme yazılarının yazılması

Yazıların imzaya sunulması,

Dekan tarafından imzalanması

Sınıf danışmanı olarak görevlendirilen öğretim

elemanlarına EBYS üzerinden tebliğ edilmesi

Dekan

Dekanlık Öğrenci İşleri, Dekan

Evrak Kayıt Memuru

(25)

Telafi Dersi Yapma Talebi

İşlev İşlev Sorumlular

şa m a

İlgili öğretim elemanının görevlii

olması

Telafi dilekçesinin, görevlendirme tarihinden önce İlgili

Bölüm Başkanlığına verilmesi

Telafi dersi talebi yazısının kayda alındıktan sonra

Dekanlığa gönderilmesi

Evrakın öğrenci işlerine havale

edilmesi

Evrakın incelenmesi

Talebi uygun mu?

Telafi dilekçesinin yönetim kurulunda karar altına

alınması Telafi proğramının

düzeltilerek yeniden gönderilmesinin

gerektiğinin yazılması

Kararın üst yazı ile Bölüme ve ilgili öğretim elemanına

yazılması

Kararın suretinin tahakkuk memuruna verilmesi, telafi ilanı duyurusunun yazılması

ve ilan edilmesi

Dekanlık

Bölüm Sekreterliği, Bölüm Başkanlığı

Dekanlık Öğrenci İşleri, Evrak Kayıt Memuru, Fakülte Sekreteri, Dekan

(26)

Transkript Başvurusu

Sorumlular

İşlev İşlev

A şa m a

Transkript isteğine ilişkin başvurunun başvuru formu ile

Dekanlık öğrenci işlerine yapılması

hayır Belgenin

verilmeyeceği kendisine bildirilmesi

evet

Otomasyon sisteminden ilgili öğrenciye ait transkript

çıktısı alınması

Transkript belgesinin ilgili öğrenciye verilmesi

Transkript belgesinin Fakülte sekreterince mühürlenerek imzalanması

ve öğrenciye verilmesi

İlgili Öğrenci

Hazırlayan: Onaylayan

(27)

Yatay Geçiş Başvurusunun Yapılması(Fakülte Dışına)

Sorumlular

İşlev İşlev

şa m a

Başvuru Tarihlerinin başlaması

Dilekçe ile müracaatın Dekanlığa yapılması

Dilekçenin kayda alınması Dekanlıkça incelenerek

öğrenci İşlerine havale edilmesi

Öğrenci İşleri bürosunca transkript, müfredat, lisans

proğramı, ve diğer belgelerin suretlerinin

hazırlanması

İlgili belgelerin onaylatılmak üzere ilgili

öğrenciye verilmesi

Belgelerin, ilgili öğrenci tarafından Fakülte

sekreterliğine onaylatılması

Dekanlık

İlgili öğrenci

Evrak Kayıt Görevlisi, Fakülte Sekreterliği

Öğrenci İşleri

İlgili Öğrenci-Fakülte Sekreteri

(28)

Yatay Geçiş Başvurularının Değerlendirilmesi İşlemleri

Sorumlular

İşlev İşlev

A şa m a

Başvuruların Belirlenen tarihler arasında Dekanlığa yazılı ve bizzat

yapılması

Başvuruların Bölümler bazında

tasnif edilmesi,

Başvuru dilekçeleri ve ekleri ile diğer evrakların yatay geçiş komisyonuna teslim

edilmesi

Komisyonca ilgili mevzuat çerçevesinde başvuruların

incelenmesi

Başvurular uygun mu?

hayır Talebi uygun

olmayanların, genel liste ile birlikte web sayfasında ilan

edilmesi

evet

Yatay geçişi kabul edilen veya edilmeyen öğrencilerin

durumları ile ilgili rapor tutulması ve listenin hazırlanarak Rapora

eklenmesi

Komisyon raporunun Dekanlığa sunulması

Komisyon raporunun ve ekindeki listenin incelenmesi

Komisyon raporunun Yönetim kurulunda karar

altına alınması

Kararın ve yatay geçiş listelerinin web sayfasında

ilan edilmesi,

İlgili Öğrenci

Yatay Geçiş İnceleme Komisyonu

Dekanlık Öğrenci İşleri Hazırlayan: Onaylayan:

(29)

Yatay Geçiş Başvurularının yapılması(Fakültemize)

Sorumlular

İşlev İşlev

şa m a

Yatay Geçiş Başvuru tarihlerinin

başlaması

Başvurunun Dekanlığa yapılması, (dilekçe ekinde transkript, müfredat, disiplin cezası belgesi, sonuç belgesi, öğrenci belgesi onaylı suretlerinin

bulunması), Dekanlıkta kayda alınması

Başvuru evraklarının öğrenci işlerine havale

edilmesi

İnceleme Komisyonu oluşturulması, Yatay geçiş başvuru süresi bittikten sonra

başvuru evraklarının bu komisyona havale edilmesi

Komisyon tarafından başvuru evraklarının incelenmesi

Başvuru uygun hayır mu?

Başvurusunun kabul edilmediğinin web

sayfasında ilan edilmek üzere bekletilmesi

Komisyon tarafından başvurulara ilişkin raporun Dekanlığa

gönderilmesi

Komisyon raporunun Yönetim Kurulunda karar altına alınması

Başvuruları uygun görülen ve görülmeyen adayların sonuçlarının süresi içerisinde

web sayfasında ilan edilmesi

Sonuçların ilgili birimlere yazılması, süresi içerisinde

kayıtlarının yapılması

Dekanlık

İlgili öğrenci İlgili Öğrenci

Öğrenci İşleri, Yatay Geçiş Başvuruları inceleme

Komisyonu

Yatay Geçiş Başvuruların İnceleme Komisyonu

Öğrenci İşleri, Fakülte Sekretreri

Öğrenci İşleri, Fakülte Sekreteri

Öğrenci İşleri

(30)

Yatay Geçiş İle kayıt yaptıran öğrencinin Dosyasının İstenmesi

Sorumlular

İşlev İşlev

A şa m a

Yatay geçiş hakkı kazanan öğrencinin öngörülen sürede

kesin kaydını yaptırması

Kayıt Bilgilerinin sisteme girilmesi

Öğrencinin kayıtlı olduğu Üniversite/

Fakülteye yazı yazılması

Yazının kayda alındıktan sonra posta ile ilgili Üniversiteye/Fakülteye

gönderilmesi

İlgili Üniversiteden/

Fakülteden öğrenciye ait evrakların Gelmesi

Evrakların kontrol edilerek, öğrencinin

dosyasına konulması

Evrakların alındığına dair dizi pusulası hazırlanarak üst yazı

ile İlgili Üniversiteye/

Fakülteye gönderilmesi

İlgili Öğrenci, Dekanlık Öğrenci İşleri

Evrak Kayıt Memuru

(31)

Yeni Kayıt Hakkı Kazanan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri

Sorumlular

İşlev İşlev

şa m a

Fakülteyi kazanan öğrencilerin otomasyon sistemine

aktarılması

Kazanan öğrencilere ait listelerin alınması, boş kayıt dosyalarının

temin edilmesi

ÖSYM ce ilan edilen kayıt tarihleri arasında kayıt bürosu hazırlanarak, gelen öğrencilerin

kayıt bürosuna alınması

Yeni kayıt için gelen öğrencilere kayıt

formlarının doldurtulması

Evrakları dolduran öğrencinin diploma, fotoğraf, bilgi formu ve diğer formlarının kontrol edilmesi

Kaydı uygun hayır mu?

Eksik belgelerinin tamamlaması gerektiği söylenmesi

evet Öğrencinin bilgileri

otomasyona işlenmesi, YÖKSİSten kontrol

edilmesi, kesin kaydının yapılması

Kayıt belgelerinin dosyasının içine

konulması

Öğrenciye ait öğrenci belgesinin düzenlenmesi,

imzalanarak öğrenciye verilmesi

Rektörlük Ö.İ.D.B

Dekanlık Öğrenci İşleri, İlgili Öğrenci